Een digitale handtekening toevoegen aan of verwijderen uit Office-bestanden

In dit artikel wordt uitgelegd wat een digitale handtekening is, waarvoor u deze kunt gebruiken en hoe u digitale handtekeningen kunt gebruiken in de Microsoft Office-programma's Word, Excel en PowerPoint.

In dit artikel


Een handtekeningregel maken in Word of Excel

  1. Plaats de aanwijzer op de locatie in het document of werkblad waarop u een handtekeningregel wilt toevoegen.
  2. Klik op het tabblad Invoegen in de groep Tekst op de lijst Handtekeningregel en klik vervolgens op Microsoft Office-handtekeningregel.
  3. Typ in het dialoogvenster Handtekeninginstellingen informatie die onder de handtekeningregel wordt weergegeven:
    Dialoogvenster Details van handtekening
  • Voorgestelde ondertekenaar     De volledige naam van de ondertekenaar.
  • Functie van de voorgestelde ondertekenaar     De functie van de ondertekenaar.
  • E-mailadres van de voorgestelde ondertekenaar     Het e-mailadres van de ondertekenaar.
  • Instructies voor de ondertekenaar     Voeg instructies toe voor de ondertekenaar.
  1. Schakel een of beide selectievakjes in:
  • De ondertekenaar mag opmerkingen toevoegen aan het ondertekenvenster     Sta toe dat de ondertekenaar een doel voor de ondertekening typt.
  • Datum van ondertekening weergeven op handtekeninglijn     De datum van de handtekening wordt weergegeven bij de handtekening.

 Tip   Herhaal deze stappen als u meer handtekeningregels wilt toevoegen.

 Opmerking   Als het document niet wordt ondertekend, wordt de berichtenbalk Handtekeningen weergegeven. Klik op Handtekeningen weergeven om de ondertekening te voltooien.

Berichtenbalk met handtekeningen, niet-ondertekend document

Terug naar boven Terug naar boven

De handtekeningregel ondertekenen in Word of Excel

Wanneer u een handtekeningregel ondertekent, worden een zichtbare weergave van uw handtekening en een digitale handtekening toegevoegd.

Een handtekeningregel zonder handtekening

  1. Klik in het document met de rechtermuisknop op de handtekeningregel.

 Opmerking   Als het bestand wordt geopend in de beveiligde weergave, klikt u op Toch bewerken als het bestand afkomstig is van een betrouwbare bron.

  1. Selecteer Ondertekenen in het menu.
    • Als u een afgedrukte versie van uw handtekening wilt toevoegen, typt u uw naam in het vak naast X.

De handtekeningregel

  • Als u een afbeelding van uw geschreven handtekening wilt selecteren, klik u op Afbeelding selecteren. Zoek in het dialoogvenster Handtekeningafbeelding selecteren naar de locatie van het bestand met uw handtekeningafbeelding. Selecteer het gewenste bestand en klik vervolgens op Selecteren.


 Opmerkingen 

Voor klanten die taalversies voor Chinees (traditioneel of vereenvoudigd), Koreaans of Japans gebruiken, wordt de optie Stempelhandtekeningregel weergegeven.

Bovendien kunt u een handtekening op een handtekeningregel plaatsen door hierop te dubbelklikken. Typ uw naam naast de X. U kunt ook in het handtekeningdeelvenster in het gedeelte Aangevraagde handtekeningen op de pijl naast de handtekening klikken. Klik in het menu op Ondertekenen.

  • Als u een handgeschreven handtekening wilt toevoegen (alleen voor gebruikers van een Tablet PC), tekent u uw naam in het vak naast X met behulp van de inktfunctie.
  • Klik op Ondertekenen.
  • De rode knop Handtekeningen wordt onder aan het document of werkblad weergegeven.

De volgende afbeelding bevat de knop Handtekeningen.

De rode knop Handtekening

Terug naar boven Terug naar boven

Digitale handtekeningen verwijderen uit Word of Excel

  1. Open het document of werkblad met de zichtbare handtekening die u wilt verwijderen.
  2. Klik met de rechtermuisknop op de handtekeningregel.
  3. Klik op Handtekening verwijderen.
  4. Klik op Ja.

 Opmerking   Bovendien kunt u een handtekening verwijderen door op de pijl naast de handtekening in het handtekeningdeelvenster te klikken. Klik op Handtekening verwijderen

Terug naar boven Terug naar boven

Onzichtbare digitale handtekeningen toevoegen aan Word, Excel of PowerPoint

Als u de echtheid van de inhoud in een document wilt beschermen, kunt u een onzichtbare digitale handtekening toevoegen. Bij ondertekende documenten wordt de knop Handtekeningen onder aan het document weergegeven.

Knop Document beveiligen met opties

  1. Klik op het tabblad Bestand.
  2. Klik op Info.
  3. Klik onder Machtigingen op Document beveiligen, Werkmap beveiligen of Presentatie beveiligen.
  4. Selecteer Een digitale handtekening toevoegen.
  5. Lees het bericht van Word, Excel of PowerPoint en klik op OK.
  6. Typ het doel in het vak Doel van het ondertekenen van dit document in het dialoogvenster Ondertekenen.
  7. Klik op Ondertekenen.

Wanneer een bestand digitaal is ondertekend, wordt de knop Handtekeningen weergegeven en krijgt het bestand de status alleen-lezen, zodat het niet kan worden gewijzigd.

Terug naar boven Terug naar boven

Onzichtbare digitale handtekeningen verwijderen uit Word, Excel of PowerPoint

  1. Open het document, het werkblad of de presentatie met de onzichtbare handtekening die u wilt verwijderen.
  2. Klik op het tabblad Bestand.
  3. Klik op Info.
  4. Klik op Handtekeningen weergeven.
  5. De document-, werkblad- of presentatieweergave wordt opnieuw weergegeven met het deelvenster Handtekeningen.
  6. Klik naast de handtekening op de pijl.
  7. Klik op Handtekening verwijderen
  8. Klik op Ja.

Terug naar boven Terug naar boven

Wat is een digitale handtekening?

Een digitale handtekening is een elektronisch, versleuteld verificatiezegel op digitale gegevens, zoals e-mailberichten, macro's of elektronische documenten. Op basis van de handtekening wordt gecontroleerd of de gegevens afkomstig zijn van de ondertekenaar en niet zijn gewijzigd.

Handtekeningcertificaat en certificeringsinstantie

Handtekeningcertificaat     Als u een digitale handtekening wilt maken, hebt u een handtekeningcertificaat nodig waarmee u uw identiteit aantoont. Wanneer u een digitaal ondertekende macro of ondertekend document verzendt, verzendt u ook uw certificaat en een openbare sleutel. Certificaten worden uitgegeven door een certificeringsinstantie en kunnen verlopen of worden ingetrokken, net zoals een rijbewijs. Een certificaat is normaal gesproken geldig gedurende een jaar, waarna de ondertekenaar het handtekeningcertificaat moet verlengen of een nieuw exemplaar moet aanvragen om zijn of haar identiteit aan te tonen.

 Opmerking   Meer informatie over openbare en privésleutels vindt u in dit artikel.

Certificeringsinstantie     Een certificeringsinstantie is een entiteit die vergelijkbaar is met een notaris: de instantie geeft digitale certificaten uit, ondertekent certificaten om de geldigheid te controleren en houdt bij welke certificaten zijn ingetrokken of verlopen. Microsoft biedt diverse oplossingen voor het verkrijgen van certificaten via Office Store, digitale handtekeningen.

Garanties van digitale handtekeningen

  • Echtheid     De ondertekenaar is bevestigd als de ondertekenaar.
  • Integriteit     De inhoud is niet gewijzigd of gemanipuleerd sinds deze digitaal is ondertekend.
  • Onweerlegbaarheid     Bevat een bewijs van oorsprong van de ondertekende inhoud voor alle partijen. Weerlegbaarheid houdt in dat een ondertekenaar ontkent dat bepaalde ondertekende inhoud van hem of haar komt.
  • Notarisatie     Handtekeningen in Word-, Excel- of PowerPoint-bestanden die een tijdstempel van een beveiligde tijdstempelserver bevatten, hebben in bepaalde omstandigheden de geldigheid van een legalisatie.

Om deze verzekeringen te kunnen geven, moet de inhoud digitaal zijn ondertekend door de maker van de inhoud, met een handtekening die aan de volgende criteria voldoet:

  • De digitale handtekening is ongeldig.
  • Het certificaat dat aan de digitale handtekening is gekoppeld, is niet verlopen.
  • De ondertekenende persoon of organisatie, ook wel uitgever genoemd, is vertrouwd.

 Belangrijk   Ondertekende documenten die een geldig datumstempel hebben, worden geacht een geldige handtekening te bevatten, ongeacht de ouderdom of intrekkingsstatus van het handtekeningcertificaat.

  • Het certificaat dat bij de digitale handtekening hoort en aan de ondertekende uitgever is verleend, is uitgegeven door een vertrouwde certificeringsinstantie.

Terug naar boven Terug naar boven

Handtekeningregels in Word en Excel

Een handtekeningregel lijkt op een normale tijdelijke aanduiding voor handtekeningen die kan worden weergegeven in een afgedrukt document. De regel werkt echter anders. Wanneer een handtekeningregel wordt ingevoegd in een Office-bestand, kan de auteur informatie over de beoogde ondertekenaar en aanwijzingen voor de ondertekenaar opgeven. Wanneer een elektronisch exemplaar van het bestand wordt verzonden naar de beoogde ondertekenaar, ziet deze persoon de handtekeningregel en een melding dat zijn of haar handtekening is gewenst. De ondertekenaar kan het volgende doen:

  • een handtekening typen;
  • een digitaal handtekeningbestand selecteren;
  • een handtekening plaatsen met de inktfunctie van de Tablet PC.

Wanneer de ondertekenaar een zichtbare handtekening op het document plaatst, wordt tegelijkertijd een zichtbare versie van een handtekening toegevoegd om de identiteit van de ondertekenaar te verifiëren.

Gemarkeerd als definitieve berichtenbalk

 Belangrijk   Een digitaal ondertekend document wordt alleen-lezen zodat dit niet meer kan worden gewijzigd.

Risico's verminderen met digitale handtekeningen

Via handtekeningregels in Office-bestanden kunnen organisaties risico's verminderen wanneer u elektronische transacties gebruikt en afdrukprocessen voor contracten of andere overeenkomsten stroomlijnen. Digitale handtekeningen bieden een overzicht van wat er precies is ondertekend en kunnen later worden gecontroleerd.

Wanneer de ondertekenaar een zichtbare handtekening toevoegt aan het document, wordt tegelijk een digitale handtekening toegevoegd om de identiteit te verifiëren. Wanneer een document digitaal is ondertekend, krijgt het de status alleen-lezen, zodat het niet kan worden gewijzigd.

Terug naar boven Terug naar boven

Onzichtbare digitale handtekeningen in Word, Excel of PowerPoint

Een onzichtbare handtekening, zoals een zichtbare digitale handtekeningregel, garandeert de echtheid, integriteit en herkomst van een document. U kunt onzichtbare digitale handtekeningen toevoegen aan Word-documenten, Excel-werkmappen en PowerPoint-presentaties.

Bij ondertekende documenten wordt de knop Handtekeningen onder aan het document weergegeven. Daarnaast wordt voor ondertekende documenten handtekeninginformatie weergegeven in het gedeelte Info nadat u op het tabblad Bestand hebt geklikt.

Terug naar boven Terug naar boven

 
 
Van toepassing op:
Excel 2013, PowerPoint 2013, Word 2013, Excel 2010, PowerPoint 2010, Word 2010