Uw communicatie met klanten bijhouden in Business Contact Manager

In Business Contact Manager voor Outlook bestaat de communicatie niet alleen uit e-mailberichten en telefoonlogboeken, maar ook uit informatie, zoals een bestand, een verkoopkans (verkoopkans: een kans uw producten of diensten te verkopen aan een account of zakelijke contactpersoon.) of een zakelijk project met betrekking tot een bepaalde klant. De items worden onderdeel van de communicatiegeschiedenis (item van communicatiegeschiedenis: een item, zoals een afspraak, zakelijke notitie, bestad of taak, dat is gekoppeld aan een record Account, Zakelijke contactpersoon Verkoopkans of Bedrijfsproject.) voor die klant.

In dit artikel wordt beschreven hoe u communicatiegeschiedenisitems maakt en hoe u bestaande items bewerkt.

Wat wilt u doen?


Communicatiegeschiedenisitems maken en koppelen

Communicatiegeschiedenisitems omvatten e-mailberichten, afspraken en taken van Outlook. Ook kunnen in de communicatiegeschiedenis records voor zakelijke projecten (bedrijfsproject: een project dat in Business Contact Manager voor Outlook is gemaakt. Een bedrijfsproject bestaat uit een of meer projecttaken.), projecttaken (taak: een project, verplichting of opdracht op privé- of zakelijk gebied die u tot aan de voltooiing ervan wilt vastleggen.), verkoopkansen, zakelijke notities (zakelijke notitie: hiermee kan een gebruiker details van een zakelijk bericht of een transactie worden vastgelegd in een logbestand en een koppeling naar de geschiedenis van een record Account, Zakelijke contactpersoon, Verkoopkans of Bedrijfsproject worden gemaakt.) en telefoonlogboeken (telefoonlogboek: de details van een telefoongesprek die kunnen worden gekoppeld aan de communicatiegeschiedenis van een record Account, Zakelijke contactpersoon, Verkoopkans of Bedrijfsproject.) zijn opgenomen.

Alle communicatiegeschiedenisitems moeten aan een record zijn gekoppeld. U kunt bestaande items koppelen, zoals een e-mailbericht of een bestand, of u kunt een communicatiegeschiedenisitem vanuit een record maken. Het item wordt automatisch aan de record gekoppeld.

De items worden weergegeven op de pagina Geschiedenis van de record en in de map Communicatiegeschiedenis.

Alleen verkoopkansen en zakelijke projecten zijn communicatiegeschiedenisitems die ook andere communicatiegeschiedenisitems kunnen bevatten.

Communicatiegeschiedenisitem Communicatiegeschiedenisitems die hieraan kunnen worden gekoppeld
Verkoopkans
  • E-mailbericht
  • Zakelijke notitie
  • Telefoonlogboek
  • Bestand
  • Outlook-taak
  • Afspraak
Zakelijk project
  • Zakelijke notitie
  • Telefoonlogboek
  • Bestand
  • Outlook-taak
  • Afspraak
De pagina Communicatiegeschiedenis van accounts en zakelijke contactpersonen

Accounts en zakelijke contactpersonen nemen de communicatiegeschiedenisitems van de gekoppelde records over.

Als een communicatiegeschiedenisitem, zoals een telefoonlogboek, is gekoppeld aan een ander communicatiegeschiedenisitem, zoals een zakelijk project, wordt het telefoonlogboek weergegeven op de pagina Geschiedenis van het zakelijke project en op de pagina Geschiedenis van de record van het type Account of Zakelijke contactpersoon waaraan het zakelijke project is gekoppeld.

Records van het type Account en Zakelijke contactpersoon nemen ook de projecttaken uit de records van zakelijke projecten over.

Terug naar boven Terug naar boven

Een communicatiegeschiedenisitem maken

Klik in het navigatiedeelvenster onder Business Contact Manager op een van de volgende mappen om de werkruimte weer te geven:

  • Contactpersonen.
  • Verkoop.
  • Projectmanagement (alleen zakelijke projecten)

WeergevenWaarom wordt de map Marketing niet weergegeven?

Standaard bevat de map Marketing geen records van het type Account of Zakelijke contactpersoon. U kunt geen communicatiegeschiedenisitem toevoegen aan records voor marketingactiviteiten, omdat deze niet zijn gekoppeld aan een record van het type Account of Zakelijke contactpersoon.

  1. Klik op het tabblad met de gewenste record.

 Opmerking   U kunt geen communicatiegeschiedenisitem toevoegen aan projecttaakrecords, omdat deze niet zijn gekoppeld aan een record van het type Account of Zakelijke contactpersoon.

  1. Dubbelklik op de record waaraan u een nieuw communicatiegeschiedenisitem wilt koppelen.
  2. Klik op het lint in de groep Weergeven op Geschiedenis.
  3. Klik op de knop Nieuw en klik vervolgens op het type communicatiegeschiedenisitem dat u wilt toevoegen.

 Opmerking   U kunt geen nieuwe bestanden maken in Business Contact Manager voor Outlook. U kunt alleen bestaande bestanden aan records koppelen. U kunt onder andere Microsoft Excel-, PowerPoint-, Publisher-, Word- en afbeeldingsbestanden koppelen. Zie Een bestaand Microsoft Excel-, PowerPoint-, Publisher- of Word-bestand aan een record koppelen verderop in dit artikel voor meer informatie.

  1. Vul het formulier in voor het nieuwe item en klik vervolgens op Opslaan en sluiten of verzend het e-mailbericht.

Het item wordt weergegeven op de pagina Geschiedenis.

 Tip   Bestanden in de communicatiegeschiedenis zijn gekoppeld in plaats van dat ze zijn opgeslagen in uw Business Contact Manager-database. Als u uw database deelt en een gebruiker geen toegang tot uw netwerk heeft en bestanden wil gebruiken die zich bevinden in de communicatiegeschiedenis, voegt u de bestanden toe in de sectie Opmerkingen in plaats van dat u de bestanden koppelt aan de communicatiegeschiedenis. Vergeet niet dat de database niet groter dan 4 GB mag zijn en dat bijgevoegde bestanden ruimte in beslag nemen.

Terug naar boven Terug naar boven

Bestaande communicatiegeschiedenisitems aan records koppelen

Zakelijke notities, telefoonlogboeken, e-mailberichten, afspraken, taken en bestanden kunnen aan meer dan een record worden gekoppeld.

Verkoopkansen kunnen slechts aan één record van het type Account of Zakelijke contactpersoon worden gekoppeld.

Zakelijke projecten kunnen aan meer dan een record van het type Account of Zakelijke contactpersoon worden gekoppeld, maar slechts één account of zakelijke contactpersoon kan de primaire record zijn.

Projecttaken kunnen slechts aan één record voor een zakelijk project worden gekoppeld.

U kunt opgeven dat communicatiegeschiedenisitems aan een andere record moeten worden gekoppeld. Zie Communicatiegeschiedenisitems weergeven en bewerken verderop in dit artikel voor meer informatie.

Bestaande e-mailberichten, afspraken of taken uit Outlook aan een record koppelen

  1. Open het Outlook-item (Outlook-item: het basisonderdeel dat informatie bevat in Outlook (vergelijkbaar met een bestand in andere programma's). Items zijn onder andere e-mailberichten, afspraken, contactpersonen, taken, logboekitems, notities, geposte items en documenten.) dat u aan een record wilt koppelen.
  2. Klik op het lint in de groep Zakelijk op Aan een record koppelen.
  3. Ga in het dialoogvenster Koppelen aan Business Contact Manager-record naar de lijst Soort item en klik op het type record waaraan u het item wilt koppelen.
  4. Klik op een record in de lijst met records.

Als u het item aan meerdere records wilt koppelen, selecteert u die records.

WeergevenHoe selecteer ik meerdere records?

Als u aangrenzende records wilt selecteren, drukt u op Shift en klikt u vervolgens op de eerste en de laatste record van de groep die u wilt toevoegen. Als u meerdere niet-aangrenzende records wilt selecteren, drukt u op Ctrl en klikt u vervolgens op de afzonderlijke records. Als u alle records wilt selecteren, klikt u op één record en drukt u vervolgens op Ctrl+A.

  1. Klik onder Gekoppelde records op Koppeling naar.

De records die u hebt geselecteerd, worden weergegeven in het vak Koppeling naar.

 Tip   Als u een Outlook-item aan verschillende typen records wilt koppelen, klikt u op het type record in de lijst Soort item en klikt u vervolgens op de record.

  1. Klik op OK.

 Tip   Als u wilt garanderen dat alle e-mailberichten naar of van een account of zakelijke contactpersoon worden opgenomen in de communicatiegeschiedenis van een record, klikt u in Outlook met de rechtermuisknop op een e-mailbericht dat u wilt koppelen aan de record, en klikt u vervolgens op Koppelen en bijhouden. Zie E-mailberichten koppelen en bijhouden in Business Contact Manager voor informatie over het automatisch koppelen van e-mailberichten aan records.

 Opmerking   U kunt niet aan de hand van een indicator zien of er een e-mailbericht, afspraak of taak aan een record is gekoppeld. U kunt op de knop Aan een record koppelen in het Outlook-item klikken om te controleren of het item is gekoppeld en om te zien aan welke records het item mogelijk is gekoppeld.

Terug naar boven Terug naar boven

Een bestaand Microsoft Excel-, PowerPoint-, Publisher- of Word-bestand aan een record koppelen

  1. Open in Excel, PowerPoint, Publisher of Word het bestand dat u aan een record wilt koppelen.

Klik op het tabblad Bestand.

  1. Klik op het tabblad Business Contact Manager en klik vervolgens op Aan een record koppelen.
  2. Klik in het dialoogvenster Koppelen aan Business Contact Manager-record in de lijst Map op het type record waaraan u het bestand wilt koppelen.
  3. Klik op een record in de lijst met records.

Als u het bestand aan meerdere records wilt koppelen, selecteert u die records.

WeergevenHoe selecteer ik meerdere records?

Als u aangrenzende records wilt selecteren, drukt u op Shift en klikt u vervolgens op de eerste en de laatste record van de groep die u wilt toevoegen. Als u meerdere niet-aangrenzende records wilt selecteren, drukt u op Ctrl en klikt u vervolgens op de afzonderlijke records. Als u alle records wilt selecteren, klikt u op één record en drukt u vervolgens op Ctrl+A.

  1. Klik onder Gekoppelde records op Koppeling naar.

De records die u hebt geselecteerd, worden weergegeven in het vak Koppeling naar.

  1. Klik op OK.

Zie Een bestand aan een Business Contact Manager-record koppelen voor meer informatie.

Terug naar boven Terug naar boven

Communicatiegeschiedenisitems weergeven en bewerken

U kunt communicatiegeschiedenisitems op de communicatiegeschiedenispagina van een record of in de map Communicatiegeschiedenis (map Communicatiegeschiedenis: een map die vanuit het menu Business Contact Manager kan worden geopend en die alle items van de communicatiegeschiedenis en de records waarnaar deze zijn gekoppeld bevat.) weergeven en bewerken. Bewerkbare items zijn onder andere taken, afspraken, zakelijke notities en telefoonlogboeken. E-mailberichten kunnen niet worden bewerkt.

  1. Ga op een van de volgende manieren te werk:

Klik in het navigatiedeelvenster onder Business Contact Manager op een van de volgende mappen om de werkruimte weer te geven:

  • Contactpersonen.
  • Verkoop.
  • Projectmanagement (alleen zakelijke projecten)

WeergevenWaarom wordt de map Marketing niet weergegeven?

Marketingactiviteiten hebben standaard geen pagina Geschiedenis. U kunt geen communicatiegeschiedenisitem toevoegen aan records voor marketingactiviteiten, omdat deze niet zijn gekoppeld aan een record van het type Account of Zakelijke contactpersoon.

  1. Klik op het tabblad met de gewenste record.
  2. Dubbelklik op de record met de communicatiegeschiedenisitems die u wilt bekijken.
  3. Klik op het lint in de groep Weergeven op Geschiedenis.

Alle communicatiegeschiedenisitems die aan de record zijn gekoppeld, worden weergegeven.

Klik in het navigatiedeelvenster op de knop Business Contact Manager.knop Business Contact Manager in het navigatiedeelvenster

  1. Dubbelklik op de map Zakelijke records om deze uit te vouwen en klik vervolgens op Communicatiegeschiedenis.

 Opmerking   Communicatiegeschiedenisitems die aan meerdere records zijn gekoppeld, worden vaker weergegeven in de map Communicatiegeschiedenis. Wanneer u één exemplaar van een communicatiegeschiedenisitem verwijdert dat meerdere keren wordt weergegeven, zijn de andere exemplaren nog steeds aan records gekoppeld. De namen van gekoppelde records worden weergegeven in de kolom Gekoppeld aan van de map Communicatiegeschiedenis.

 Tip   U kunt de lijst sorteren of filteren om de gewenste items weer te geven. Klik op het tabblad Weergave en kies vervolgens de gewenste sortering of gebruik een filter. Zie Records filteren in Business Contact Manager voor informatie over het toepassen van een geavanceerd filter.

  1. Dubbelklik op het communicatiegeschiedenisitem dat u wilt bewerken.
  2. Breng de wijzigingen aan sla deze op.
Terug naar boven Terug naar boven

Waarom sommige communicatiegeschiedenisitems vaker worden weergegeven

Een item kan vaker op de pagina Geschiedenis en in de map Communicatiegeschiedenis worden weergegeven, als het item is gekoppeld aan meerdere records.

Op de pagina Geschiedenis van een record van het type Account of Zakelijke contactpersoon kan een item vaker worden weergegeven in de volgende gevallen:

  • Het item is gekoppeld aan de record van het type Account en records die zijn gekoppeld aan de accountrecord zijn ook aan het item gekoppeld. Een record van het type Account neemt de communicatiegeschiedenisitems van gekoppelde records over.
  • Het item is gekoppeld aan een record van het type Zakelijke contactpersoon en een verkoopkans of zakelijk project dat is gekoppeld aan de zakelijke contactpersoon, bevat een koppeling naar hetzelfde communicatiegeschiedenisitem. Een record van het type Zakelijke contactpersoon neemt de communicatiegeschiedenis over van gekoppelde verkoopkansen en zakelijke projecten.

In de map Communicatiegeschiedenis wordt een item alleen vaker weergegeven als het item aan meerdere records is gekoppeld. Als een item op de pagina Geschiedenis van een record van het type Account wordt weergegeven omdat dit record het item heeft overgenomen, maar het item niet rechtstreeks is gekoppeld aan de accountrecord, wordt het item niet weergegeven in de mapCommunicatiegeschiedenis als zijnde gekoppeld aan de accountrecord.

Als u een item in een record bewerkt, wordt het item in alle gekoppelde records gewijzigd.

Terug naar boven Terug naar boven

Een communicatiegeschiedenisitem verwijderen

Niet alle verwijderde communicatiegeschiedenisitems gedragen zich op dezelfde manier.

Wanneer u een afspraak, vergadering, e-mailbericht, taak of bestand uit een record verwijdert, blijft het item intact op de oorspronkelijke locatie. U kunt het op elk gewenst moment aan een andere record koppelen. Een verwijderde afspraak, vergadering, e-mailbericht of taak wordt verplaatst naar de map Verwijderde items (map Verwijderde items: een map waarin items worden opgeslagen die door de gebruiker zijn verwijderd. Alleen de eigenaar van de database kan deze items permanent verwijderen.) in Business Contact Manager voor Outlook.

Als u een afspraak, vergadering, e-mailbericht of taak op de oorspronkelijke locatie verwijdert maar niet in Business Contact Manager voor Outlook, blijft ongeveer 4 kB van het item in Business Contact Manager voor Outlook aanwezig. Als u een afspraak, vergadering, e-mailbericht, taak of bestand opent dat op de oorspronkelijke locatie is verwijderd, wordt het weergegeven in een formulier Zakelijke activiteit. Zie Een formulier Zakelijke activiteit gebruiken verderop in dit artikel voor informatie.

Wanneer u een zakelijke notitie, bedrijfskans of telefoonlogboek uit een record verwijdert en het item niet aan een andere record is gekoppeld, wordt de eigenlijke zakelijke notitie, bedrijfskans of telefoonlogboek verplaatst naar de map Verwijderde items in Business Contact Manager voor Outlook.

Als u een communicatiegeschiedenisitem helemaal uit Business Contact Manager voor Outlook wilt verwijderen, moet u het verwijderen uit elke record waaraan het item is gekoppeld, en de map Verwijderde items leegmaken.

 Opmerking   Alleen de eigenaar van de database kan de map Verwijderde items in Business Contact Manager voor Outlook leegmaken.

Zie Business Contact Manager-records verwijderen voor meer informatie over het verwijderen van records.

Klik in het navigatiedeelvenster op de knop Business Contact Manager.knop Business Contact Manager in het navigatiedeelvenster

  1. Dubbelklik op de map Zakelijke records om deze uit te vouwen en klik vervolgens op Communicatiegeschiedenis.
  2. Klik op een of meer exemplaren van het communicatiegeschiedenisitem dat u wilt verwijderen.

WeergevenHoe selecteer ik meerdere records?

Als u aangrenzende records wilt selecteren, drukt u op Shift en klikt u vervolgens op de eerste en de laatste record van de groep die u wilt toevoegen. Als u meerdere niet-aangrenzende records wilt selecteren, drukt u op Ctrl en klikt u vervolgens op de afzonderlijke records. Als u alle records wilt selecteren, klikt u op één record en drukt u vervolgens op Ctrl+A.

  1. Klik met de rechtermuisknop op de geselecteerde items en klik vervolgens op Verwijderen.

 Opmerking   Klik bij een record niet op de knop Verwijderen in de groep Acties op het lint, omdat u hierdoor de hele record verwijdert, niet alleen het geselecteerde communicatiegeschiedenisitem.

In de volgende tabel ziet u een overzicht van de communicatiegeschiedenisitems en de locatie waar deze in Business Contact Manager voor Outlook zijn opgeslagen. Als het item alleen in Business Contact Manager voor Outlook is opgeslagen, wordt het samen met het gekoppelde record voor de account, de zakelijke contactpersoon, de bedrijfskans of het bedrijfsproject verwijderd.

Type communicatiegeschiedenisitem Alleen opgeslagen in
Business Contact Manager voor Outlook?
Zakelijke notitie Ja
Zakelijk project Ja
Projecttaak Ja
Verkoopkans Ja
Telefoonlogboek Ja
E-mailbericht Nee
Afspraak Nee
Taak Nee
Bestand Nee

 Opmerking   Wanneer de map Verwijderde items wordt leeggemaakt, worden alle items in de map definitief verwijderd. Als het item dat is gekoppeld aan een record, echter ergens anders als een bestand of als een afspraak, taak of e-mailbericht in Outlook bestaat, kan het zijn gekoppeld aan andere records. Telefoonlogboeken en zakelijke notities zijn een speciaal geval, omdat deze niet zelfstandig voorkomen maar moeten zijn gekoppeld aan een record voor een account, zakelijke contactpersoon, bedrijfskans of zakelijk project. Daarom kunnen deze items niet worden hersteld, wanneer de records waaraan ze zijn gekoppeld, definitief worden verwijderd. Zie Een record herstellen in Business Contact Manager voor meer informatie over het herstellen van verwijderde items.

Terug naar boven Terug naar boven

Communicatiegeschiedenisitems sorteren

U kunt communicatiegeschiedenisitems op een aantal manieren sorteren.

  1. Ga op een van de volgende manieren te werk:

WeergevenDe communicatiegeschiedenisitems op de pagina Geschiedenis van een record sorteren

Klik in het navigatiedeelvenster onder Business Contact Manager op een van de volgende mappen om de werkruimte weer te geven:

  • Contactpersonen.
  • Verkoop.
  • Projectmanagement (alleen zakelijke projecten)

WeergevenWaarom wordt de map Marketing niet weergegeven?

Standaard bevat de map Marketing geen records van het type Account of Zakelijke contactpersoon. U kunt geen communicatiegeschiedenisitem toevoegen aan records voor marketingactiviteiten, omdat deze niet zijn gekoppeld aan een record van het type Account of Zakelijke contactpersoon.

  1. Klik op het tabblad met de gewenste record.
  2. Dubbelklik op de record met de communicatiegeschiedenisitems die u wilt bekijken.
  3. Klik op het lint in de groep Weergeven op Geschiedenis.

WeergevenDe records in de map Communicatiegeschiedenis sorteren

Klik in het navigatiedeelvenster op de knop Business Contact Manager.knop Business Contact Manager in het navigatiedeelvenster

  1. Dubbelklik op de map Zakelijke records om deze uit te vouwen en klik vervolgens op Communicatiegeschiedenis.

  1. Klik op het lint op het tabblad Weergave.
  2. Klik op een van de beschikbare opties in de groep Volgorde:
  • Op type of Type
  • Op aanmaakdatum
  • Op datum laatste wijziging
  • Op maker
  • Op gekoppeld aan
  • Omgekeerd sorteren
  • Uitvouwen/samenvouwen

 Tip   U kunt de lijst ook sorteren door op een kolomkop te klikken.

 Opmerking   De sortering blijft behouden zolang de record of de map Communicatiegeschiedenis is geopend. Wanneer u de record of map sluit, wordt de sortering ongedaan gemaakt.

Terug naar boven Terug naar boven

Een formulier Zakelijke activiteit gebruiken

Als u een communicatiegeschiedenisitem, zoals een vergadering, e-mailbericht, taak of bestand, opent en het item niet beschikbaar is, wordt het geopend in een formulier Zakelijke activiteit. Het oorspronkelijke communicatiegeschiedenisitem is mogelijk niet beschikbaar omdat het is verwijderd van de oorspronkelijke locatie of omdat u niet meer bent verbonden met de computer waarop het oorspronkelijke item zich bevindt.

Het formulier Zakelijke activiteit bevat enkele basisgegevens. Bij e-mailberichten bijvoorbeeld bevat het formulier gegevens voor Onderwerp, Koppeling naar en de eerste vier kilobytes (kB) van het bericht. Bij een bestand bevat het formulier gegevens voor de bestandsnaam, Koppeling naar en de oorspronkelijke locatie van het bestand.

 Opmerking   De velden met gegevens die uit de oorspronkelijke items afkomstig zijn, kunnen niet worden bewerkt.

  • Onderwerp     Het onderwerp of de titel van het oorspronkelijke item.
  • Koppeling naar     Een record waaraan dit item was gekoppeld.
  • Gemaakt/vervaldatum     De datum waarop het oorspronkelijke item is gemaakt of is vervallen.
  • Verzonden     De datum waarop het oorspronkelijke item is verzonden (heeft alleen betrekking op een vergadering of e-mailbericht).
  • Gewijzigd     De datum waarop de meest recente wijzigingen in het oorspronkelijke item zijn opgeslagen.
  • Opmerkingen     De eerste vier kilobytes (kB) van het e-mailbericht, basisinformatie over de vergadering of taak, of de oorspronkelijke locatie van het bestand.
Terug naar boven Terug naar boven
 
 
Van toepassing op:
Outlook 2013, Outlook 2010