Rapporten en grafieken gebruiken in Business Contact Manager

Een rapport is een uitstekend hulpmiddel om inzicht te verkrijgen in uw accounts (account: een bedrijf of organisatie waarmee u zaken doet. Als er een dienst wordt verleend, bijvoorbeeld op tandheelkundig of medisch gebied, kan een account ook een klant zijn.), zakelijke contactpersonen (zakelijke contactpersoon: een persoon met wie u zaken doet bij een bedrijf of organisatie.), potentiële klanten (lead: een potentiële klant met wie een verkoper contact moet opnemen en die al dan niet moet worden gekwalificeerd als verkoopkans.), verkoopkansen (verkoopkans: een kans uw producten of diensten te verkopen aan een account of zakelijke contactpersoon.), zakelijke projecten (bedrijfsproject: een project dat in Business Contact Manager voor Outlook is gemaakt. Een bedrijfsproject bestaat uit een of meer projecttaken.) en marketingactiviteiten (marketingactiviteit: een actie die is bedoeld om producten en services voor een geselecteerde doelgroep te verkopen of identificeren. Marketingactiviteiten kunnen gesprekslijsten, e-mailberichten en afgedrukte brochures omvatten. Meerdere marketingactiviteiten kunnen onderdeel zijn van een marketingcampagne.). U kunt tientallen standaardrapporten in Business Contact Manager voor Outlook openen en een vrijwel onbeperkt aantal aanvullende rapporten wijzigen, opslaan, bijwerken en opnieuw gebruiken.

In dit artikel komen de rapportfuncties in Business Contact Manager voor Outlook aan de orde en wordt beschreven hoe u rapporten bewerkt, aanpast en gebruikt om andere zakelijke activiteiten te starten.

Wat wilt u doen?


Een rapport openen en wijzigen

Business Contact Manager voor Outlook bevat veel vooraf gedefinieerde rapporten. Als u niet precies ziet wat u nodig hebt, kunt u een vergelijkbaar rapport openen en zo nodig wijzigen. U kunt ook aangepaste rapporten opslaan zodat u deze later opnieuw kunt gebruiken.

Een rapport openen

  1. Klik op het lint (lint: een element waarmee de meeste menu's, taakbalken en taakvensters worden vervangen. Het lint bevat op taken gebaseerde tabbladen met hulpprogramma's en opties die in logische groepen zijn georganiseerd.) op het tabblad Rapporten. Beschikbare rapporten worden gegroepeerd op werkruimte: Contactpersonen, Verkoop, Marketing of Projectmanagement. De groep Open bevat rapporten die u hebt gewijzigd en opgeslagen.

Tabblad Rapporten op het lint

  1. Als u een vooraf gedefinieerd rapport wilt openen, klikt u op de knop voor het type rapport dat u wilt weergeven. Vervolgens klikt u in de lijst op de naam van het rapport.
  2. Als u een gewijzigd rapport wilt openen dat u hebt opgeslagen, klikt u op Opgeslagen rapporten. Vervolgens klikt u in het dialoogvenster Opgeslagen rapporten openen achtereenvolgens op de rapportnaam en op Openen.

 Tip    Als u niet zeker weet welke groep of categorie het gewenste rapport bevat, kunt u de lijst met standaardrapporten bekijken.

Zie Een rapport wijzigen zodat dit nuttiger wordt voor meer informatie over het wijzigen van een rapport.

Terug naar boven Terug naar boven

Een rapport wijzigen

U kunt in grote mate zelf de opmaak van uw rapporten in Business Contact Manager voor Outlook bepalen.

In dit gedeelte


De indeling van een rapport wijzigen

U kunt op verschillende manieren de indeling, of opmaak, van een rapport wijzigen. U kunt deze methoden afzonderlijk of in combinatie gebruiken; het maakt niet uit in welke volgorde u de wijzigingen aanbrengt.

  • Het deelvenster Rapport aanpassen gebruiken     Klik op het lint in de groep Indeling op een van de opties om het deelvenster Rapport aanpassen te openen:
    • Kolom kiezen. Als u wilt wijzigen welke kolommen worden weergegeven, klikt u op deze knop. Vervolgens klikt u op het plusteken (+) om de lijst uit te vouwen en alle betreffende items weer te geven. De beschikbare opties variëren overeenkomstig het rapport dat u wijzigt. Schakel de selectievakjes in voor de kolommen die u wilt weergeven en schakel de selectievakjes uit voor de items die u niet wilt weergeven in het rapport.
    • Koptekst en voettekst. Als u een kop- of voettekst wilt toevoegen aan het rapport of opmerkingen wilt toevoegen aan het rapport, klikt u op deze knop. Vervolgens schakelt u de selectievakjes in en voert u gegevens in voor de kolommen die u wilt weergeven. Schakel de selectievakjes uit voor kolommen die u niet wilt weergeven in het rapport.
    • Lettertypen. Als u wilt wijzigen hoe lettertypen en getallen worden weergegeven, klikt u op Lettertypen. Klik op de opties die u wilt wijzigen en werk deze zo nodig bij. U kunt het lettertype van de hoofdtekst in het rapport, op de labels voor rijen en kolommen en in de numerieke velden voor totalen en subtotalen wijzigen.
  • Besturingselementen van Sorteren en filteren gebruiken      Voer op het lint in de groep Sorteren en filteren een van de volgende handelingen uit:
    • Filter. U kunt beperken welke resultaten worden weergegeven in het rapport door dit te filteren. Zie Records filteren in Business Contact Manager voor meer informatie over het filteren van een rapport.
    • Oplopend of Aflopend. Klik op een van deze opties als u de sorteervolgorde van records in het rapport wilt wijzigen. Lijsten worden standaard in alfabetische volgorde gesorteerd op basis van het primaire veld in het rapport. In het rapport Zakelijke contactpersonen op account wordt de lijst bijvoorbeeld aanvankelijk gesorteerd op de accountnaam. Onder de accountnaam wordt iedere zakelijke contactpersoon die is gekoppeld aan een account, in alfabetische volgorde weergegeven.

 Tip    Namen worden weergegeven volgens de gegevens in het veld Volledige naam. Als u titels opneemt in de volledige naam, worden deze opgenomen in de sorteerbewerking. Zo wordt de volledige naam Sr. Carlos Lacerda weergegeven onder S.

  • Kolommen opnieuw rangschikken     Als u de volgorde van kolommen in een rapport wilt wijzigen, klikt u op de naam van een kolom en sleept u deze naar de gewenste plaats.
  • Items sorteren in een secundair gegevensveld    Als u de volgorde van tekst of nummers in een secundair veld wilt wijzigen, klikt u op de naam van het veld in het rapport. In het rapport Zakelijke contactpersonen op account kunt u bijvoorbeeld op de kolom Naam van zakelijke contactpersoon klikken om de namen van de vermelde zakelijke contactpersonen onder elke accountnaam te sorteren in omgekeerde alfabetische volgorde. Klik nogmaals op de kolomtitel om de oorspronkelijke volgorde te herstellen. Als u op de kolomnaamAdres - Postcode klikt, wordt de lijst met zakelijke contactpersonen onder elke accountnaam opnieuw gesorteerd in omgekeerde numerieke volgorde.
  • Groepen in een secundair gegevensveld samen- of uitvouwen     Klik op het minteken (-) voor een rij in het rapport als u alle subitems wilt samenvouwen en alleen de eerste regel van het rapportitem wilt weergeven. In het rapport Zakelijke contactpersonen op account kunt u bijvoorbeeld op het minteken (-) bij een accountnaam klikken als u de lijst met gekoppelde zakelijke contactpersonen wilt verbergen. Het minteken (-) verandert in een plusteken (+) om aan te geven dat een lijst is samengevouwen. Deze functie kan handig zijn als u de grootte en complexiteit van het rapport wilt bewerken. Klik op het plusteken (+) als u het rapport wilt uitvouwen.

Terug naar boven Terug naar boven

Een rapport wijzigen zodat dit handiger wordt

U kunt rapporten op verschillende manieren wijzigen zodat dit handiger wordt voor uzelf of collega's.

Zie Recordtypen en lijsten maken en aanpassen voor meer informatie over het bewerken van waarden in lijsten.

 Opmerking    Als een door een gebruiker gedefinieerd veld dat u hebt toegevoegd, wordt verwijderd uit de Business Contact Manager-database (Business Contact Manager-database: de database waarin informatie over de record Accounts, Zakelijke contactpersonen, Verkoopkansen of Bedrijfsprojecten en over andere items wordt opgeslagen.), bevat het opgeslagen rapport niet de gegevens van het verwijderde veld. Als u een rapport exporteert naar Excel voordat het veld is verwijderd, is dit niet van invloed op deze rapporten.

Terug naar boven Terug naar boven

Gegevensfouten in een rapport corrigeren

Terwijl u een rapport bekijkt, komt u mogelijk fouten tegen die u wilt corrigeren. Zo kunt u een zakelijke contactpersoon zien die aan het verkeerde account is gekoppeld. Een dergelijke fout kan niet worden gecorrigeerd in het rapport, maar moet apart worden gecorrigeerd in de betreffende records.

Als u de fout in dit voorbeeld wilt corrigeren, opent u de Business Contact-record en voert u op de pagina Algemeen van de record in het veld Gekoppeld account het juiste account in. Als u vervolgens terugkeert naar het rapport en in de groep Acties op Vernieuwen klikt, wordt het rapport gecorrigeerd.

Terug naar boven Terug naar boven

Een geopend rapport opslaan, vernieuwen of afdrukken

Nadat u een rapport hebt bekeken, wilt u mogelijk eventuele wijzigingen opslaan, de gegevens bijwerken of het rapport afdrukken. Begin met een geopend rapport als u een van deze bewerkingen wilt uitvoeren.

Een gewijzigd rapport opslaan

U hoeft een gewijzigd rapport niet op te slaan omdat dit beschikbaar is op het tabblad Rapporten van het lint. Opgeslagen rapporten worden opgeslagen in de Business Contact Manager voor Outlook-database.

  1. Ga naar het lint en klik op het tabblad Rapporten op het type rapport dat u wilt openen en klik op de naam van het rapport om dit te openen.
  2. Pas het rapport aan zoals is beschreven in Een rapport openen en wijzigen.
  3. Ga naar het lint en klik in de groep Acties op Opslaan als.
  4. Typ in het geopende dialoogvenster Opslaan als een naam voor het rapport en klik op OK.

Klik op Opgeslagen rapporten als u een aangepast rapport wilt openen.

 Tip    Het rapport wordt opgeslagen in dezelfde categorie als het rapport dat u hebt gewijzigd om het opgeslagen rapport te maken.

De gegevens in een rapport vernieuwen

Rapportgegevens worden vernieuwd zodra u een opgeslagen rapport opent. U kunt dit ook zo nodig bijwerken.

  1. Ga naar het lint en klik op het tabblad Rapporten op het type rapport dat u wilt openen en klik op de naam van het rapport om dit te openen.
  2. Ga naar het lint en klik in de groep Acties op Vernieuwen.

Een rapport afdrukken

  1. Ga naar het lint en klik op het tabblad Rapporten op het type rapport dat u wilt openen en klik op de naam van het rapport om dit te openen.
  2. Ga naar het lint en klik in de groep Acties op Vernieuwen.

Terug naar boven Terug naar boven

Een grafiek maken op basis van een rapport

U kunt een grafiek maken op basis van de meeste rapporten in Business Contact Manager voor Outlook en de aangepaste rapporten die u hebt gemaakt op basis van een rapport. Rapporten die kunnen worden weergegeven in grafiekindeling, bevatten een actieve knop Grafiek (Knop Grafiek ) op het lint. Rapporten zonder gegevens kunnen niet worden weergegeven als grafiek.

  1. Open het rapport dat u als grafiek wilt weergeven.
  2. Klik op het lint in de groep Weergeven op Grafiek. Als een grafiek te breed is voor weergave op het scherm, wordt een horizontale schuifbalk onder de grafiek weergegeven.

 Tip    Als u geavanceerdere grafieken wilt maken, exporteert u de rapportgegevens naar Excel en gebruikt u dit programma om de grafiek te maken. Zie Een rapport voor analyse exporteren naar Excel of een ander programma voor meer informatie over het exporteren van rapportgegevens naar Excel.

Voorbeeld van grafiek

  1. Gebruik de besturingselementen in de groep Grafiek op het lint om grafieken aan te passen.
  • Labels     Klik op Labels als u astitels en een legenda wilt toevoegen of verwijderen.
  • Waarden     Klik op Waarden als u wilt selecteren welke gegevens worden weergegeven in het rapport. Zo kunt u in het rapport Verkoopkansen op bron de gegevens voor Aantal verkoopkansen    of Omzet weergeven.
  • Verwacht     en Totaal    Schakel deze selectievakjes in als u in de grafiek de werkelijke en/of verwachte omzet wilt weergeven.

 Opmerking    Deze selectievakjes zijn niet beschikbaar voor elke grafiek.

Terug naar boven Terug naar boven

Een rapport voor analyse exporteren naar Excel of een ander programma

U kunt eenvoudig een Business Contact Manager voor Outlook-rapport exporteren naar Microsoft Excel of een ander programma voor nadere analyse. Als u de rapportgegevens naar een ander programma dan Excel wilt exporteren, exporteert u eerst de gegevens naar Excel. Vervolgens kunt u in Excel de gegevens opslaan in een bestandsindeling die in het andere programma kan worden geopend. Zo kan een Excel-bestand dat is opgeslagen in de bestandsindeling .CSV (Comma Separated Value) worden geopend in allerlei programma's.

Voer een van de volgende handelingen uit:

Het rapport als Excel-bestand opslaan op de computer    

  1. Open het rapport dat u wilt exporteren naar Excel.
  2. Ga naar het lint en klik in de groep Acties op Exporteren naar Excel. Het rapport wordt geopend in Excel.
  3. Klik in Excel op de knop Opslaan om het dialoogvenster Opslaan als te openen. Kies uit meer dan twintig bestandsindelingen waarin u het rapport kunt opslaan.

Het rapport per e-mail verzenden als Excel-bestandsbijlage    

  1. Open het rapport dat u als e-mailbijlage wilt verzenden.
  2. Ga naar het lint en klik in de groep Acties op Als e-mailbericht verzenden. Er wordt een e-mailbericht van Outlook geopend met het rapport als Excel-bestand (XLSX-indeling) bijgevoegd.
  3. Vul de regels Aan en Onderwerp in, typ een bericht (optioneel) en klik op Verzenden.

Terug naar boven Terug naar boven

Een marketingactiviteit starten op basis van een rapport

U kunt een rapport met de adressen, telefoonnummers of e-mailadressen van accounts, zakelijke contactpersonen of potentiële klanten gebruiken om een marketingactiviteit te starten in Business Contact Manager voor Outlook.

  1. Open het rapport dat u als basis van een marketingactiviteit wilt gebruiken.
  2. Klik op Ctrl+A om alle records in de lijst te markeren.
  3. Ga naar het lint en klik in de groep Communiceren op Lijst met nieuwe gesprekken, Massa-e-mail of Direct mail afdrukken en klik op Alle geadresseerden of Geselecteerde geadresseerden.
  4. Maak in het geopende formulier voor marketingactiviteiten de lijst met geadresseerden voor de activiteit en de inhoud.

Zie Oproeplijsten maken en gebruiken in Business Contact Manager voor meer informatie over het maken van een oproeplijst. Zie Producten en services op de markt brengen in Business Contact Manager voor meer informatie over het maken van andere marketingactiviteiten.

Terug naar boven Terug naar boven

Een rapport openen vanuit een gadget

Als u een rapport wilt openen vanuit een gadget, klikt u in de gadget op het rapportpictogram. Rapporten die worden geopend vanuit gadgets, gedragen zich net zoals rapporten die worden geopend via het lint.

Zie Gadgets gebruiken in Business Contact Manager voor meer informatie over gadgets.

Terug naar boven Terug naar boven

De lijst met standaardrapporten bekijken

De volgende lijst met standaardrapporten in Business Contact Manager voor Outlook is georganiseerd op recordtype.

 Tip    De meeste rapporten kunnen worden geconverteerd naar een grafiek, zoals is beschreven in Een grafiek maken op basis van een rapport.

WeergevenAccountrapporten    

  • Accounts op Toegewezen aan
  • Accounts op plaats
  • Accounts op provincie
  • Accounts op postcode
  • Accounts op rayon
  • Accounts op categorie
  • Accounts op waardering
  • Accounts op betalingsstatus
  • Accounts op bron
  • Accountactiviteiten
  • Activiteit op account
  • Verwaarloosde accounts
  • Snelle lijst van accounts

WeergevenRapporten over zakelijke contactpersonen    

  • Zakelijke contactpersonen op account
  • Zakelijke contactpersonen op Toegewezen aan
  • Zakelijke contactpersonen op plaats
  • Zakelijke contactpersonen op provincie
  • Zakelijke contactpersonen op provincie
  • Zakelijke contactpersonen op categorie
  • Zakelijke contactpersonen op waardering
  • Zakelijke contactpersonen op betalingsstatus
  • Zakelijke contactpersonen op bron
  • Zakelijke contactpersonen op speciale datum
  • Zakelijke contactpersonen op verjaardag
  • Activiteiten van zakelijke contactpersonen - overzicht
  • Activiteit op zakelijke contactpersoon
  • Verwaarloosde zakelijke contactpersonen
  • Snelle lijst van zakelijke contactpersonen

WeergevenRapporten over potentiële klanten

  • Potentiële klanten op Toegewezen aan
  • Potentiële klanten op Toegewezen aan en waardering
  • Potentiële klanten op score

WeergevenRapporten over verkoopkansen

  • Verkoopkansen op product- of service-item
  • Verkoopkansen op Toegewezen aan
  • Verkoopkansen op bron
  • Verkoopkansen op account
  • Verkoopkansen op zakelijke contactpersoon
  • Vervallen verkoopkansen
  • Verkoopoverzicht
  • Verkooppijplijn
  • Activiteit op verkoopkans

WeergevenOverige verkooprapporten

  • Belangrijkste klanten op omzet: accounts
  • Belangrijkste klanten op omzet: zakelijke contactpersonen
  • Belangrijkste producten: best verkopende producten
  • Belangrijkste producten: meest winstgevende producten
  • Belangrijkste producten: producten met hoogste marge
  • Meest bezochte verwijzende sites: op aantal potentiële klanten
  • Meest bezochte verwijzende sites: op totale verkoop
  • Slapende klanten: in afgelopen 30 dagen
  • Slapende klanten: in afgelopen 90 dagen
  • Slapende klanten: in afgelopen 180 dagen
  • Slapende klanten: in afgelopen 365 dagen

WeergevenMarketingrapporten

  • Verkoopkansen op marketingactiviteit
  • Zakelijke contactpersonen op marketingactiviteit
  • Accounts op marketingactiviteit
  • Marketingactiviteiten op campagne
  • Marketingactiviteiten op type
  • Telefoonlogboeken op oproeplijst

WeergevenRapporten over zakelijke projecten

  • Zakelijke projecten - Alle
  • Zakelijke projecten - Volgende einddatum
  • Zakelijke projecten - Achterstallig
  • Zakelijke projecten op status
  • Zakelijke projecten op einddatum
  • Zakelijke projecten op Toegewezen aan
  • Zakelijke projecten op type
  • Zakelijke projecten op prioriteit
  • Zakelijke projecten op account
  • Zakelijke projecten op zakelijke contactpersoon
  • Projecttaken - Alle
  • Projecttaken - Volgende einddatum
  • Projecttaken - Achterstallig
  • Projecttaken op project
  • Projecttaken op toegewezen aan

 
 
Van toepassing op:
Outlook 2013, Outlook 2010