Problemen oplossen met rangschikken, groeperen en sorteren

Standaard worden uitsluitend ongelezen en gemarkeerde berichten in de groep Discussie weergegeven, zodat u in deze rangschikking (rangschikking: een vooraf gedefinieerde combinatie van gegroepeerde en gesorteerde berichten in tabelweergave.) discussies of discussielijnen snel kunt volgen. Als u alle berichten in een discussie wilt weergeven, klikt u op de pijl boven aan de discussie.

 Opmerking   Als u alleen ongelezen en gemarkeerde berichten wilt weergeven, klikt u nogmaals op deze pijl.

Als u wilt voorkomen dat ongelezen en gemarkeerde berichten worden weergegeven, wijst u Groepen uit- en samenvouwen aan in het menu Beeld en klikt u op Ongelezen en gemarkeerde berichten altijd weergeven.

De gegroepeerde items (item: een basiselement in Outlook dat informatie bevat (vergelijkbaar met een bestand in andere programma's). Items zijn e-mailberichten, afspraken, contactpersonen, taken, logboekitems, notities, geposte items en documenten.) zijn mogelijk samengevouwen. Klik op Uitvouwen als u de details van de groepen (groep: een reeks items met één gemeenschappelijk kenmerk, bijvoorbeeld prioriteit of status. Groeperen is het combineren van items met een gemeenschappelijk kenmerk onder een gezamenlijke kop in een tabel of op een tijdlijn.) wilt weergeven. Klik op Samenvouwen als u de details van de groepen wilt verbergen.

Het veld is mogelijk niet in de huidige weergave opgenomen. Voeg het veld toe.

Werkwijze

In het dialoogvenster Groeperen op worden alle velden (veld: een onderdeel van een tabel dat een specifiek gegevensitem bevat, zoals een achternaam. Een veld Aanhef kan de items Dhr of Mej bevatten. In Microsoft SQL Server en vergelijkbare databases worden velden kolommen genoemd.) onderverdeeld in verschillende sets, zodat u ze gemakkelijk kunt vinden. Het kan zijn dat u een andere set moet selecteren. Hiertoe klikt u op een andere veldenset in het vak Beschikbare velden selecteren uit.

Items (item: een basiselement in Outlook dat informatie bevat (vergelijkbaar met een bestand in andere programma's). Items zijn e-mailberichten, afspraken, contactpersonen, taken, logboekitems, notities, geposte items en documenten.) in de tabel (tabel: een weergavetype waarbij een lijst met items (rijen) en de bijbehorende kenmerken (kolommen) wordt afgebeeld. Gebruik deze weergave als u details over items wilt bekijken. De tabel is het standaardweergavetype voor het Postvak IN en voor Taken.) kunnen zijn gegroepeerd (groep: een reeks items met één gemeenschappelijk kenmerk, bijvoorbeeld prioriteit of status. Groeperen is het combineren van items met een gemeenschappelijk kenmerk onder een gezamenlijke kop in een tabel of op een tijdlijn.) op een veld (veld: een onderdeel van een tabel dat een specifiek gegevensitem bevat, zoals een achternaam. Een veld Aanhef kan de items Dhr of Mej bevatten. In Microsoft SQL Server en vergelijkbare databases worden velden kolommen genoemd.) dat meerdere waarden (waarde: een tekst, datum, getal of logische expressie die moet worden toegevoegd aan de voorwaarde waaraan een veld moet voldoen in een zoekopdracht of filter. Zo moet aan de combinatie van het veld Auteur met de voorwaarde is gelijk aan een waarde worden toegevoegd, bijvoorbeeld Jan, omdat de voorwaarde anders onvolledig zou zijn.) kan bevatten, zoals Categorieën. Als een item bijvoorbeeld aan twee categorieën is toegewezen, zoals aan Werk en aan Ideeën, staat het item zowel onder de groepskop Werk als onder de groepskop Ideeën. Hoewel het item meerdere keren wordt weergegeven, wordt het maar één keer opgeslagen. Wanneer u op één plaats wijzigingen aanbrengt in het item, worden deze wijzigingen ook aangebracht op alle andere plaatsen waar het item voorkomt.

In de opmaak over meerdere regels wordt in groepskopteksten het totale aantal items in de groep niet weergegeven. Het aantal ongelezen items is alleen zichtbaar als de groep is samengevouwen. Als u het totale aantal items in de groep wilt weergeven, schakelt u voor de map over naar de opmaak over één regel.

Werkwijze

De kolom kan een aangepast veld (aangepast veld: een veld dat u zelf maakt. Een aangepast veld kan leeg zijn of een combinatieformule of een formule bevatten.) of een formuleveld (veld: een onderdeel van een tabel dat een specifiek gegevensitem bevat, zoals een achternaam. Een veld Aanhef kan de items Dhr of Mej bevatten. In Microsoft SQL Server en vergelijkbare databases worden velden kolommen genoemd.) zijn. Op deze velden kan niet worden gesorteerd.