De omvang van uw postvak in Microsoft Outlook groeit naarmate u meer items (item: een basiselement in Outlook dat informatie bevat (vergelijkbaar met een bestand in andere programma's). Items zijn e-mailberichten, afspraken, contactpersonen, taken, logboekitems, notities, geposte items en documenten.) maakt en ontvangt. Om uw postvak op uw e-mailserver hanteerbaar te houden, hebt u wellicht een andere locatie nodig waar u oude items die belangrijk zijn maar zelden worden gebruikt, kunt opslaan of archiveren. AutoArchiveren voert dit opslagproces automatisch uit, waarbij items naar een archieflocatie worden verplaatst - een Outlook-bestand voor persoonlijke mappen (PST-bestand) (bestand met persoonlijke mappen (.pst): gegevensbestand voor opslag van uw berichten en andere items op uw computer. U kunt een .pst-bestand opgeven als standaardlocatie voor e-mailberichten. In een PST-bestand kunt u ook reservekopieën van items opslaan en deze sorteren.) - maar u kunt het merendeel van de standaardinstellingen aan uw eigen wensen aanpassen. .
Opmerking Items die zich in uw postvak bevinden, moeten mogelijk voldoen aan het beleid voor archivering of registratiebeheer van berichten binnen uw organisatie. Dergelijk beleid beperkt de mogelijkheden van gebruikers om berichten en andere gegevens langer te bewaren dan de periode die door de organisatie is ingesteld. Indien van toepassing, heeft dit beleid voorrang boven instellingen van AutoArchiveren en wordt de functie AutoArchiveren verwijderd uit Outlook-profielen die Microsoft Exchange gebruiken.
Wat wilt u doen?
Standaardinstellingen van AutoArchiveren controleren of wijzigen
Bij AutoArchiveren worden items verplaatst van hun oorspronkelijke locatie in Outlook naar een archiefbestand wanneer zij verlopen, dat wil zeggen, wanneer zij hun levensduur overschrijden. U kunt ook instellen dat items worden verwijderd wanneer ze zijn verlopen.
Belangrijk Meer informatie over het opslaan en verwijderen van items
- Items worden opgeslagen in hun archieflocatie tenzij u een of meer instellingen voor AutoArchiveren wijzigt. U kunt bijvoorbeeld opgeven dat items worden verwijderd wanneer ze zijn verlopen. De items worden niet verwijderd uit hun archieflocatie; ze kunnen alleen automatisch worden verwijderd voordat ze naar de archieflocatie worden verplaatst. Zodra ze zijn gearchiveerd, kunnen ze alleen handmatig worden verwijderd.
- Als u ervoor kiest items permanent te verwijderen, worden de items automatisch verwijderd zodra ze zijn verlopen. Ze worden dan niet gearchiveerd. Als u bijvoorbeeld klikt op Verlopen items verwijderen (alleen in e-mailmappen), verwijdert deze optie alle berichten in uw e-mailmappen, zoals Postvak IN, Verzonden of Concepten, zodra ze het eind van hun levensduur hebben bereikt en worden ze niet gearchiveerd.
De verschillende typen Outlook-items, zoals berichten, afspraken en taken, hebben allemaal verschillende levensduren. Deze standaardlevensduren veranderen niet, tenzij u hun instellingen handmatig wijzigt.
Wanneer verlopen de verschillende items in Outlook
De standaardperioden voor het verlopen of verwijderen van items in Outlook-mappen zijn:
| Map |
Levensduur |
| Postvak IN en Concepten |
6 maanden |
| Verzonden items en Verwijderde items |
2 maanden |
| Postvak UIT |
3 maanden |
| Agenda |
6 maanden |
| Taken |
6 maanden |
| Notities |
6 maanden |
| Journaal |
6 maanden |
| Contactpersonen |
Verlopen niet |
Opmerking Mappen met hetzelfde type items zoals Postvak IN, Agenda, Taken, Notities of Logboek hebben ook een levensduur van 6 maanden.
De manier waarop de ouderdom van een item wordt bepaald, is afhankelijk van het type item.
| Type item |
Wanneer de levensduur begint |
| E-mailbericht |
De ontvangstdatum/-tijd toen u het bericht voor het laatst hebt gewijzigd en opgeslagen (de laatste van deze twee). |
| Vergadering, gebeurtenis of afspraak |
De datum wanneer u het item voor het laatst hebt gewijzigd of opgeslagen (de laatste van deze twee). Terugkerende items worden niet automatisch gearchiveerd. |
| Taak |
De datum waarop de taak is voltooid of voor het laatst is gewijzigd/opgeslagen. Taken die niet als voltooid zijn gemarkeerd, worden niet automatisch gearchiveerd. Taken die aan anderen zijn toegewezen, worden alleen gearchiveerd indien ze als voltooid zijn gemarkeerd. |
| Notitie |
Wanneer u de notitie het laatst hebt gewijzigd/opgeslagen. |
| Logboekitem |
De datum waarop het logboekitem werd gemaakt of voor het laatst is gewijzigd/opgeslagen. |
| Contactpersonen |
Contactpersonen worden standaard niet gearchiveerd. U kunt dit echter handmatig doen. |
De eerste keer dat u Outlook uitvoert, is AutoArchiveren standaard ingeschakeld en wordt het elke 14 dagen uitgevoerd. U kunt wijzigen hoe vaak AutoArchiveren wordt uitgevoerd, u kunt het PST-bestand opgeven waarin de gearchiveerde items moeten worden opgeslagen en u kunt kiezen wanneer items in uw Outlook-mappen in aanmerking komen om te worden gearchiveerd.
- Klik op Opties in het menu Extra en klik vervolgens op het tabblad Overige.
- Klik op AutoArchiveren.
Opmerking Afhankelijk van de instellingen en invoegtoepassingen op uw computer, kunnen er verschillende tabbladen beschikbaar zijn in het dialoogvenster Opties.
- Schakel het selectievakje Elke n dagen in en geef hierbij op hoe vaak AutoArchiveren moet worden uitgevoerd.
- Selecteer de gewenste opties.
Klik hier voor meer informatie over de instellingen voor AutoArchiveren en de opties 1-9 in onderstaande afbeelding.
Elke Kies hoe vaak u AutoArchiveren wilt uitvoeren. Als u veel items tegelijkertijd archiveert, kan dit de prestaties van uw computer nadelig beïnvloeden. Het is daarom aan te bevelen een kortere tijdsperiode te kiezen voor het AutoArchiveringsproces. Bedenk hoeveel items u meestal ontvangt gedurende een bepaalde periode en pas de periode voor AutoArchivering daaraan aan.
Waarschuwen vóór AutoArchiveren Kies deze optie als u een bericht wilt zien met een herinnering voordat AutoArchiveren uw Outlook-items verwerkt. In het bericht kunt u op de knop
Nee klikken als u deze AutoArchiveringssessie wilt annuleren.
Verlopen items verwijderen (alleen in e-mailmappen) Deze optie is niet standaard ingeschakeld. U kunt ervoor kiezen e-mailberichten automatisch te verwijderen zodra hun levensduur is overschreden. De standaardperiode voor de items in Postvak IN en Concepten is zes maanden en voor Verzonden items drie maanden, maar u kunt deze perioden aan uw eigen voorkeur aanpassen met de optie
Items wissen die ouder zijn dan.
Oude items verwijderen of archiveren Als u wilt dat AutoArchiveren sommige of alle items verwijdert zodra ze verlopen zijn, kiest u deze optie. Deze optie activeert andere opties waarmee u kunt bepalen welke items worden gearchiveerd en welke worden verwijderd zodra ze hun levensduur hebben overschreden. Vervolgens kiest u nog andere instellingen die betrekking hebben op zowel archivering als verwijdering.
Opmerking In het dialoogvenster AutoArchiveren verwijzen 'mappen' naar de belangrijkste functiegebieden in Outlook, zoals de mappen Agenda en Taken en afzonderlijke e-mailmappen. Dit is zo omdat de items in Agenda en Taken respectievelijk zijn opgeslagen in de mappen Agenda en Taken.
Archiefmap weergeven in mappenlijst Hier kunt u ervoor kiezen de archiefmap weer te geven bij uw andere werkmap in het navigatiedeelvenster. In de hoofdmap
Archief kunt u de submappen openen en uw gearchiveerde items bekijken. Zo kunt u controleren of de juiste items zijn gearchiveerd en kunt u, indien nodig, items die u nog nodig hebt, terugslepen naar een werkmap.
Items wissen die ouder zijn dan Kies de standaardinstelling voor het tijdstip van archivering van uw items, in dagen, weken of maanden. U kunt een periode instellen tussen 1 dag en 60 maanden. 'Wissen' betekent hier archiveren (opslaan). Het betekent niet 'verwijderen', tenzij u elders hebt ingesteld dat de mappen moeten worden verwijderd.
Oude items verplaatsen naar De standaardinstelling voor deze locatie verschilt op computers waarop het besturingssysteem Microsoft Windows Vista of Windows XP wordt uitgevoerd.
Windows Vista: C:\Users\gebruiker\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst.
Windows XP: C:\Documenten en settings\gebruiker \Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst.
Als u een andere bestemming wilt opgeven voor de gearchiveerde items, kunt u bladeren naar een andere locatie en deze instellen. Items worden dan naar deze locatie verplaatst zodra ze hun levensduur hebben overschreden.
Opmerking Items die in een aangepaste locatie zijn gearchiveerd, worden niet verwijderd, tenzij u de mappen opent en de items handmatig verwijdert.
Items permanent verwijderen Met deze optie worden de verlopen items onmiddellijk verwijderd in plaats van te worden verplaatst naar de standaardlocatie, naar een andere map die u hebt aangewezen of naar de map Verwijderde items.
Deze instellingen nu op alle mappen toepassen Met deze optie worden de instellingen voor AutoArchiveren, inclusief uw wijzigingen, toegepast op al uw mappen. Als u voor een of meer mappen andere instellingen wilt opgeven, moet u deze optie niet kiezen. Handel in dat geval volgens de instructies voor het opgeven van instellingen voor afzonderlijke mappen, die worden weergegeven onder de knop. Deze instructies bevinden zich ook in de volgende sectie, 'Instellingen van AutoArchiveren voor afzonderlijke mappen opgeven'. Wijzigingen die worden aangebracht in specifieke mappen, zijn alleen van toepassing op die mappen.
Informatie over bewaarbeleid In uw organisatie stelt een systeembeheerder mogelijk bewaarbeleid in waarmee wordt bepaald hoe en wanneer de items in uw postvak automatisch worden gearchiveerd. U kunt dit beleid hier bekijken, maar u kunt het niet wijzigen zonder de daarvoor benodigde machtigingen.
- Klik op OK.
Opmerkingen
- Als u onder Oude items verplaatsen naar een ander archiefbestand opgeeft, wordt dit nieuwe bestand gebruikt telkens wanneer AutoArchiveren wordt uitgevoerd.
- Stel eerst de opties in voor de standaardmap en pas vervolgens de instellingen voor afzonderlijke mappen aan, anders wijzigt u onbedoeld misschien de standaardinstellingen.
Terug naar boven
Instellingen van AutoArchiveren voor afzonderlijke mappen wijzigen
- Klik in de Mappenlijst in het navigatievenster (navigatiedeelvenster: een kolom die toegang biedt tot mappen die voor het indelen van uw gegevens worden gebruikt. Klik op een map om de items daarin weer te geven. Dit venster bevat ook de sectie Favoriete mappen en knoppen om te schakelen tussen E-mail, Agenda, Taken en andere weergaven.) met de rechtermuisknop op de map die u wilt wijzigen en klik vervolgens op Eigenschappen in het snelmenu.
- Klik op het tabblad AutoArchiveren.
- Selecteer vervolgens de gewenste opties.
Opmerking Zie Stap 4 in de bovenstaande sectie, 'Standaardinstellingen van AutoArchiveren controleren of wijzigen' voor meer informatie over de instellingen.
- Klik op OK.
Terug naar boven
