Een Outlook-gegevensbestand naar een andere computer verplaatsen

Gefeliciteerd, u hebt net een nieuwe computer gekocht! Of misschien hebt u besloten een grote schoonmaak te houden en alle software opnieuw te installeren op een nieuwe of opnieuw geformatteerde vaste schijf. Microsoft Office Outlook 2007 opnieuw installeren is eenvoudig, maar hoe zit het met die duizenden e-mailberichten die u zo zorgvuldig hebt opgeslagen of gearchiveerd? Hoe krijgt u hier toegang toe in uw nieuwe installatie van Outlook? Hoe zorgt u ervoor dat uw nieuwe e-mailberichten worden bezorgd in het gegevensbestand dat u hiervóór gebruikte?

In dit artikel


 Waarschuwing   In dit artikel wordt ervan uitgegaan dat u weet hoe u een back-up moet maken van uw Outlook-gegevensbestanden en dat u dit al hebt gedaan. Formatteer een vaste schijf die uw Outlook-gegevensbestanden bevat niet voordat u eerst een back-up maakt van de gegevens op een andere vaste schijf, een ander netwerkstation of een ander verwisselbaar opslagmedium. Als u de vaste schijf formatteert, vernietigt u de gegevens op die schijf voorgoed. Behalve uw gegevensbestanden zijn er mogelijk nog andere configuratiebestanden waarvan u een back-up wilt maken. Zie het gedeelte Zie ook voor meer informatie over bestandslocaties in Outlook.

 Opmerking   In dit artikel wordt beschreven hoe u bestaande Outlook-gegevens kunt verplaatsen en Outlook zo kunt configureren dat nieuwe items worden opgeslagen in het oude gegevensbestand. Dit artikel bevat geen informatie over het kopiëren van andere configuratiegegevens, zoals regels, groepen voor verzenden/ontvangen, accountinstellingen en suggesties voor automatisch aanvullen.

Terug naar boven Terug naar boven

Waar worden uw e-mailberichten opgeslagen?

Of uw e-mailberichten worden opgeslagen op de e-mailserver of lokaal op uw computer in een Outlook-gegevensbestand, is afhankelijk van het type e-mailaccount dat u gebruikt en van hoe u het account hebt geconfigureerd in Outlook. De plaats waar uw nieuwe berichten worden opgeslagen, wordt gedefinieerd als de standaardbezorgingslocatie.

  • Microsoft Exchange-account    

Als u een Exchange-account gebruikt, worden uw e-mailberichten, agenda-items, contactpersonen en overige items normaal gesproken bezorgd en opgeslagen in uw postvak (postvak: de locatie op de Microsoft Exchange-server waar uw e-mailberichten worden afgeleverd. De beheerder stelt een postvak in voor elke gebruiker. Als u een bestand met persoonlijke mappen hebt opgegeven als locatie voor het bezorgen van berichten, worden berichten vanuit uw postvak naar deze locatie doorgestuurd.) op de server. Wanneer u Outlook op een nieuwe computer installeert en een Exchange-account configureert, zijn al uw items op de server waarop Exchange wordt uitgevoerd, weer beschikbaar voor u. De resterende informatie in dit artikel is niet van toepassing op u, tenzij u een archief of lokale gegevensbestanden hebt gemaakt, of hebt opgegeven dat uw Exchange-berichten moeten worden bezorgd in een lokaal gegevensbestand.

Met Exchange-accounts kunt u ook offline werken of de Exchange-modus met cache gebruiken. Als u een van deze functies gebruikt, worden er lokale kopieën van uw items bewaard op uw computer in een bestand met offlinemappen (.OST) (bestand met offline mappen: het bestand op de vaste schijf van de computer dat offline mappen bevat. Het bestand met offline mappen heeft de extensie .ost. U kunt het bestand automatisch maken wanneer u Outlook instelt of wanneer u voor het eerst een map offline beschikbaar stelt.). Het OST-bestand wordt regelmatig gesynchroniseerd met de items op de server waarop Exchange wordt uitgevoerd. Aangezien uw gegevens opgeslagen blijven op de server waarop Exchange wordt uitgevoerd, kunt u dit OST-bestand opnieuw maken op uw nieuwe computer zonder dat u er een back-up van hoeft te maken.

  • Bepalen of Exchange-modus met cache is ingeschakeld    
    1. Klik op E-mailaccounts in het menu Extra.
    2. Selecteer het Exchange-account en klik vervolgens op Wijzigen.
    3. Als het selectievakje Exchange-modus met cache gebruiken is ingeschakeld bij Microsoft Exchange-server, is de Exchange-modus met cache geactiveerd.

U kunt uw Exchange-accountitems ook verplaatsen naar of archiveren in een bestand met persoonlijke mappen (.PST) (bestand met persoonlijke mappen (.pst): gegevensbestand voor opslag van uw berichten en andere items op uw computer. U kunt een .pst-bestand opgeven als standaardlocatie voor e-mailberichten. In een PST-bestand kunt u ook reservekopieën van items opslaan en deze sorteren.). Of u configureert Outlook zodanig dat nieuwe items in een PST-bestand worden bezorgd in plaats van deze op de server te bewaren. U moet een back-up maken van deze PST-bestanden en een nieuwe verbinding maken met uw nieuwe installatie van Outlook.

  • Bepalen of de standaardbezorgingslocatie een PST-bestand is    
  1. Klik op E-mailaccounts in het menu Extra.
  2. Controleer bij Het geselecteerde e-mailaccount bezorgt nieuwe e-mailberichten op de volgende locatie de weergegeven standaardlocatie voor berichtbezorging.

 Opmerking   Bezorging van nieuwe e-mail naar een Exchange-postvak wordt normaal gesproken weergegeven als Postvak - <gebruikersnaam> of alleen uw gebruikersnaam. Bezorging van nieuwe e-mail in een PST-bestand wordt weergegeven als Persoonlijke mappen of als een aangepaste weergavenaam die u hebt opgegeven voor het PST-bestand.

  • POP3-, IMAP- en HTTP-accounts    

Als u een POP3 (POP3: een algemeen gebruikt protocol voor het ophalen van e-mailberichten van een e-mailserver op internet.)-e-mailaccount gebruikt (dit is een van de meestgebruikte typen persoonlijke e-mailaccounts), worden uw e-mailberichten van de POP3-e-mailserver bij uw internetprovider gedownload naar uw computer en lokaal opgeslagen in een bestand met persoonlijke mappen (.PST) met de naam Outlook.pst. Outlook.pst is de standaardnaam van het gegevensbestand. Het bestand wordt opgeslagen in de map <station>:\Documents and Settings\<gebruiker>\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook.

Met IMAP (IMAP (Internet Message Access Protocol): in tegenstelling tot e-mailprotocollen voor internet, zoals POP3, die slechts één Postvak IN op een server bieden, kunt u met IMAP meerdere servermappen maken voor het opslaan en indelen van berichten. Deze mappen zijn toegankelijk vanaf meerdere computers.)- en HTTP-accounts worden uw e-mailberichten opgeslagen op een server, net als met een Exchange-account. Net als bij elk type Outlook-e-mailaccount kunt u ervoor kiezen items van de server te archiveren in of te verplaatsen naar een lokaal PST-bestand. Als u items van de server hebt gearchiveerd in of verplaatst naar een lokaal PST-bestand, moet u een back-up maken van het PST-bestand en hiermee vervolgens opnieuw verbinding maken in uw nieuwe installatie van Outlook. Als u alles op de server hebt bewaard, zijn alle items op de e-mailserver weer beschikbaar voor u in Outlook nadat u de wizard E-mailaccounts hebt gebruikt om uw IMAP- of HTTP-account in te stellen.

Terug naar boven Terug naar boven

Stap 1: Uw oude gegevensbestanden verplaatsen

U hebt Outlook geïnstalleerd op een nieuwe computer of een nieuwe vaste schijf, en u wilt uw oude gegevens gebruiken.

  • Gebruik Windows Verkenner om alle bestanden met persoonlijke mappen (.PST) van de back-uplocatie (netwerkstation of verwisselbaar medium, zoals een cd-rom, dvd of een draagbare vaste schijf) te kopiëren naar de map <station>:\Documents and Settings\<gebruiker>\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook.

Hoewel u uw gegevensbestanden in elke gewenste map kunt bewaren, is dit de standaardlocatie die door Outlook wordt gebruikt bij het maken van PST-bestanden.

 Opmerking   Deze locatie is een verborgen map. Als u Windows Verkenner wilt gebruiken om naar deze map te gaan, moet u eerst de weergave van verborgen mappen inschakelen. Klik hiertoe in Windows Verkenner op Mapopties in het menu Extra. Klik op het tabblad Weergave op Geavanceerde instellingen en selecteer onder Bestanden en mappen en Verborgen bestanden en mappen de optie Verborgen bestanden en mappen weergeven. Als u alle bestandsnaamextensies wilt weergeven, schakelt u het selectievakje Extensies voor bekende bestandstypen verbergen uit. Verborgen mappen worden grijs weergegeven om aan te geven dat het geen standaardmappen zijn.

Terug naar boven Terug naar boven

Stap 2: Uw account instellen wanneer u Outlook voor het eerst start

Wanneer u Outlook voor de eerste keer start, wordt u gevraagd om uw e-mailaccountgegevens. Afhankelijk van het type account dat u gebruikt, wordt er mogelijk een nieuw gegevensbestand gemaakt, namelijk een bestand met persoonlijke mappen (.PST). Dat is handig als u een nieuwe gebruiker bent, maar niet als u al een Outlook-gebruiker was. Dan hebt u al een PST-bestand met berichten dat u wilt blijven gebruiken. U kunt dit bestand wel behouden, maar voltooi eerst de installatie van Outlook door antwoord te geven op de vragen die u worden gesteld. Zodra u zich in Outlook bevindt, moet u een aantal belangrijke stappen uitvoeren om uw oude gegevens terug te krijgen en ervoor te zorgen dat nieuwe berichten bij het PST-bestand worden bezorgd dat u hiervóór gebruikte.

Terug naar boven Terug naar boven

Stap 3: Het oude Outlook-gegevensbestand openen

Als u een POP3-account gebruikt of uw Exchange-account instelt voor bezorging bij een lokaal bestand met persoonlijke mappen (.PST), moet u Outlook zodanig instellen dat het bestand wordt geopend.

  1. Wijs Openen aan in het menu Bestand en klik op Outlook-gegevensbestand.
  2. Selecteer het PST-bestand dat u wilt openen en klik op OK.

De naam van de map die aan het gegevensbestand is gekoppeld, verschijnt in de mappenlijst in het navigatiedeelvenster. Als u de weergavenaam nooit hebt gewijzigd, is dit nog steeds de standaardmap Persoonlijke mappen.

U bent nu halverwege. Waarschijnlijk worden er nu twee Persoonlijke mappen vermeld in het navigatiedeelvenster. De eerste is gemaakt door Outlook toen u Outlook voor het eerst startte en gegevens hebt ingevoerd over uw account. De tweede map bevat uw oude gegevens. U kunt controleren of uw oorspronkelijke gegevens weer worden weergegeven in Outlook door het Postvak IN of de submappen onder een van de items te bekijken. Alle oude items zouden aanwezig moeten zijn.

Als u in het navigatiedeelvenster twee items ziet met de naam Persoonlijke mappen, is het aan te raden de snelle stappen te volgen in de sectie 'De weergavenaam van het gegevensbestand aanpassen' om de volgende procedure soepeler te laten verlopen. Als u op het hoogste niveau maar één map ziet met de naam Persoonlijke mappen, gaat u naar de sectie 'Berichten bezorgen bij het hiervóór gebruikte PST-bestand'.

Terug naar boven Terug naar boven

Stap 4: De weergavenaam van het gegevensbestand aanpassen

Als u de standaardinstellingen hebt behouden en er uiteindelijk twee sets Persoonlijke mappen worden weergegeven, kan dit voor verwarring zorgen. U hebt nu twee gegevensbestanden: het bestand dat Outlook heeft gemaakt toen u Outlook voor het eerst startte en uw oude gegevensbestand dat net is toegevoegd. Pas de weergavenaam van een van de twee bestanden aan om verwarring te voorkomen.

  1. Klik in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op Persoonlijke mappen en klik vervolgens op Eigenschappen voor Persoonlijke mappen.
  2. Klik op Geavanceerd.
  3. Typ in het tekstvak Naam een beschrijvende naam, bijvoorbeeld Mijn berichten.
  4. Klik tweemaal op OK.

Nu wordt op het hoogste niveau in het navigatiedeelvenster de map Mijn berichten weergegeven. U kunt uw gegevensbestand nu altijd snel herkennen tussen alle andere bestanden.

 Tip   Het is ook verstandig om de bestandsnamen aan te passen als u meerdere PST-bestandsarchieven bijhoudt. Als u een maandelijks PST-bestand maakt om alle verzonden items voor die maand in op te slaan, kunt u de weergavenaam wijzigen van Persoonlijke mappen in bijvoorbeeld Archief met verzonden e-mail - december 2007.

Terug naar boven Terug naar boven

Stap 5: Berichten bezorgen bij het hiervóór gebruikte PST-bestand

U kunt een of meer PST-bestanden gebruiken, maar nieuwe berichten kunnen maar bij één bestand worden bezorgd.

Nu uw oude items beschikbaar zijn in Outlook, moet u aangeven welk gegevensbestand uw primaire gegevensbestand is en instellen dat alle nieuwe items worden opgeslagen in het Postvak IN van dat PST-bestand. Het bestand of het postvak waar uw nieuwe berichten worden bezorgd, wordt gedefinieerd als de standaardbezorgingslocatie.

  1. Klik op Accountinstellingen in het menu Extra.
  2. Ga naar het tabblad E-mail, selecteer het nieuwe e-mailaccount en klik vervolgens op Map wijzigen.
  3. Selecteer in het dialoogvenster Nieuwe bezorgingslocatie voor e-mail het postvak van het oude PST-bestand.
  4. Klik op Voltooien.
  5. Sluit Outlook af en start het programma opnieuw.

Terug naar boven Terug naar boven

Stap 6: Het overbodige gegevensbestand verwijderen

Mogelijk wilt u het bestand Persoonlijke mappen verwijderen dat is gemaakt toen u Outlook instelde. Het is heel belangrijk dat u, voordat u doorgaat, klikt op het Postvak IN voor dat bestand Persoonlijke mappen en controleert of daarin tot dan toe geen nieuwe items zijn geplaatst. U kunt op items uit het Postvak IN van het nieuwe PST-bestand klikken en deze naar het oude PST-bestand slepen. Klik met de rechtermuisknop op het bestand Persoonlijke mappen dat u wilt verwijderen en klik vervolgens op Persoonlijke mappen sluiten. Als de optie Persoonlijke mappen sluiten niet beschikbaar is, probeert u ofwel het PST-bestand te verwijderen dat door Outlook is gemaakt toen u Outlook voor het eerst startte, of de standaardbezorgingslocatie wijst nog steeds niet naar het juiste bestand. Controleer of het te verwijderen bestand Persoonlijke mappen geen van uw items bevat, of herhaal de stappen in het gedeelte 'Berichten bezorgen bij het hiervóór gebruikte PST-bestand' om de standaardbezorgingslocatie te wijzigen.

Als u een PST-bestand sluit, wordt het niet verwijderd en worden er ook geen items uit verwijderd. Het bestand wordt niet meer weergegeven in het navigatiedeelvenster. U kunt een PST-bestand altijd opnieuw toevoegen aan de weergave:

  1. Wijs Openen aan in het menu Bestand en klik op Outlook-gegevensbestand.
  2. Selecteer het PST-bestand dat u wilt openen en klik op OK.
 
 
Van toepassing op:
Outlook 2007