Een contactpersoon maken

U kunt nieuwe contactpersonen (contactpersoon: iemand binnen of buiten uw organisatie waarover u verschillende soorten informatie kunt opslaan, zoals (e-mail)adressen, telefoon- en faxnummers en URL's van webpagina's.) toevoegen aan Contactpersonen in Microsoft Office Outlook 2007 door alle gegevens direct in een nieuw contactpersoonformulier (contactpersoonformulier: een weergave van een afzonderlijke contactpersoon met alle gegevens die hiervoor zijn opgeslagen.) te typen. U kunt ook contactgegevens gebruiken die u van anderen hebt ontvangen om automatisch enkele of alle gegevens in te vullen. In de volgende gedeelten komen verschillende opties hiervoor aan bod.

WeergevenTip:     Een groep contactpersonen maken

U kunt mappen met contactpersonen gebruiken om groepen contactpersonen te ordenen. Maak een nieuwe map in Contactpersonen, geef deze een naam en verplaats of kopieer specifieke contactpersonen naar deze map. Uw mappen met contactpersonen worden weergegeven in het navigatiedeelvenster (navigatiedeelvenster: een kolom die toegang biedt tot mappen die voor het indelen van uw gegevens worden gebruikt. Klik op een map om de items daarin weer te geven. Dit venster bevat ook de sectie Favoriete mappen en knoppen om te schakelen tussen E-mail, Agenda, Taken en andere weergaven.) onder Miijn contactpersonen.

U kunt ook distributielijsten voor groepen contactpersonen maken. Een bericht dat naar een distributielijst wordt verzonden, gaat naar alle geadresseerden die zijn opgenomen in de distributielijst. Zie Een distributielijst maken en hiermee werken voor meer informatie.


In Office Outlook 2007 wordt iedere contactpersoon tevens weergegeven als een elektronisch visitekaartje (Elektronisch visitekaartje: weergave van specifieke informatie over een contactpersoon in een opmaak die lijkt op het gangbare, papieren visitekaartje. Het elektronische visitekaartje kan worden ingevoegd in berichten.). Informatie die u toevoegt aan een contactpersoon, wordt automatisch ook opgenomen in het elektronische visitekaartje en vice versa.

Elektronisch visitekaartje bevat een subset van de gegevens in het verwante contactpersoonformulier

Toelichting 1 Een contactpersoonformulier met de gegevens van Jon Morris.
Toelichting 2 Het dialoogvenster Visitekaartje bewerken met de ingevulde, corresponderende velden voor het elektronische visitekaartje van Jon Morris.
Wat wilt u doen?


Een contactpersoon maken in de map Contactpersonen

  1. Plaats de aanwijzer op Nieuw in het menu Bestand en klik vervolgens op Contactpersoon.

Sneltoets  Druk op CTRL+SHIFT+C om een contactpersoon te maken.

  1. Typ een naam voor de contactpersoon.
  2. Voer de gewenste gegevens voor de contactpersoon in.

 Opmerkingen 

  • Als u wilt bepalen hoe de naam van de contactpersoon wordt weergegeven in het vak Aan van een bericht, typt u de naam in het vak Weergeven als.
  • Als u meerdere items voor een veld wilt invoeren, zoals verschillende telefoonnummers of e-mailadressen, klikt u op de pijl-omlaag naast het veld.
  • Als een contactpersoon meerdere postadressen heeft, schakelt u het selectievakje Dit adres gebruiken in adressenlijst in om aan te geven welk adres gebruikt moet worden bij het samengevoegd afdrukken.

 Tip   U kunt snel nog een contactpersoon maken met dezelfde bedrijfsgegevens door bij de huidige contactpersoon te klikken op Nieuwe contactpersoon van hetzelfde bedrijf in het menu Acties.

Terug naar boven Terug naar boven

Een contactpersoon maken vanuit een andere contactpersoon

U kunt een nieuwe contactpersoon (contactpersoon: iemand binnen of buiten uw organisatie waarover u verschillende soorten informatie kunt opslaan, zoals (e-mail)adressen, telefoon- en faxnummers en URL's van webpagina's.) maken vanuit een bestaande contactpersoon door de bestaande contactpersoon te gebruiken als sjabloon en vervolgens indien nodig de informatie geheel of gedeeltelijk te wijzigen.

  1. Klik in Contactpersonen, in de weergave Visitekaartjes, op de contactpersoon die u wilt gebruiken als sjabloon.

 Opmerking   U kunt deze procedure ook voltooien in de weergaven Adreskaartjes en Gedetailleerde adreskaartjes.

  1. Druk op CTRL+C en vervolgens op CTRL+V.
  2. Selecteer in het vak ubbele contactpersoon ontdekt de optie Nieuwe contactpersoon toevoegen.

Als u een contactpersoon of een elektronisch visitekaartje (Elektronisch visitekaartje: weergave van specifieke informatie over een contactpersoon in een opmaak die lijkt op het gangbare, papieren visitekaartje. Het elektronische visitekaartje kan worden ingevoegd in berichten.) opslaat met dezelfde naam of hetzelfde e-mailadres als een item dat reeds beschikbaar is in uw map Contactpersonen, wordt in Microsoft Outlook een dialoogvenster weergegeven met opties om de dubbele contactpersoon toe te voegen als nieuwe contactpersoon of om de bestaande contactpersoon bij te werken met de nieuwe informatie van de dubbele contactpersoon. Zie Dubbele contactpersonen verwijderen voor meer informatie.

  1. Klik op Toevoegen.

De nieuwe contactpersoon wordt weergegeven in de weergave Visitekaartjes naast de contactpersoon die u hebt gekopieerd.

  1. Dubbelklik op de nieuwe contactpersoon om het item te openen en de informatie zo nodig te bewerken.
  2. Klik op Opslaan en sluiten.

Terug naar boven Terug naar boven

Een contactpersoon maken op basis van een ontvangen e-mailbericht

  1. Open of bekijk het e-mailbericht dat de naam bevat die u aan uw lijst met contactpersonen wilt toevoegen.
  2. Klik met de rechtermuisknop op de naam van de afzender waarvan u een contactpersoon wilt maken en klik vervolgens op Toevoegen aan contactpersonen in het snelmenu.

 Opmerking   In Outlook kunt u contactpersoongegevens niet automatisch aan Contactpersonen of het Adresboek toevoegen door een bericht van een contactpersoon te beantwoorden.

Terug naar boven Terug naar boven

Een contactpersoon maken van een elektronisch visitekaartje dat u ontvangt

Wanneer u een elektronisch visitekaartje opslaat dat u hebt ontvangen in een e-mailbericht, maakt u een nieuwe contactpersoon. Als u al een contactpersoon hebt met dezelfde naam, kunt u de dubbele gegevens opslaan als een nieuwe contactpersoon of het origineel bijwerken.

  1. Klik in een geopend bericht met de rechtermuisknop op het kaartje en klik vervolgens in het snelmenu op Toevoegen aan contactpersonen. De nieuwe contactpersoon wordt geopend in het contactpersoonformulier.
  2. Ga naar het tabblad Contactpersoon en klik in de groep Opslaan op Opslaan en sluiten.
  3. Als u al een contactpersoon hebt met dezelfde naam, wordt vastgesteld dat deze dubbel voorkomt. Ga op een van de volgende manieren te werk:
    • Selecteer Nieuwe contactpersoon toevoegen. Hiermee wordt een dubbele contactpersoon gemaakt, inclusief een contactpersoonformulier en een elektronisch visitekaartje.
    • Selecteer Gegevens van de geselecteerde contactpersoon bijwerken. Bestaande dubbele contactpersonen worden weergegeven. Dubbelklik op de contactpersoon die u wilt bijwerken, werk de gegevens in het contactpersoonformulier bij en sla het formulier op.

De nieuwe contactinformatie wordt nu opgeslagen in Contactpersonen en is beschikbaar als elektronisch visitekaartje en tevens in andere weergaven. U kunt zowel voor- als nadat u de contactinformatie opslaat wijzigingen aanbrengen in deze gegevens. Als u wijzigingen wilt aanbrengen in het visitekaartje nadat u het hebt opgeslagen, raadpleegt u de instructies in Elektronische visitekaartjes maken.

 Opmerkingen 

  • U kunt ook met de rechtermuisknop op het bijgesloten VCF-bestand in de berichtkop klikken, waarmee het snelmenu wordt geopend en u de contactpersoon toe kunt voegen of een andere optie kunt selecteren.
  • Als u op de optie Opslaan en nieuw klikt in het contactpersoonformulier wordt de geopende contactpersoon opgeslagen en wordt een nieuw, leeg contactpersoonformulier geopend.

Terug naar boven Terug naar boven

Een contactpersoon in een openbare map maken

Voor deze functie moet u gebruikmaken van een Microsoft Exchange Server 2000-, Exchange Server 2003- of Exchange Server 2007-account. De meeste privé-accounts maken geen gebruik van Microsoft Exchange.

  1. Open de openbare map waarin u een contactpersoon wilt maken.

WeergevenWerkwijze

  1. Als de mappenlijst niet wordt weergegeven, klikt u op Mappenlijst in het menu Ga naar
  2. Klik op Openbare mappen en vervolgens op de map die u wilt openen.

Als de openbare map die u wilt openen een submap is, klikt u op het plusteken naast de verschillende mappen totdat u de gewenste map hebt gevonden.

  1. Plaats de aanwijzer op Nieuw in het menu Bestand en klik vervolgens op Contactpersoon.
  2. Typ een naam voor de nieuwe contactpersoon.
  3. Voer de gewenste gegevens voor de contactpersoon in.

 Opmerkingen 

  • Als u wilt bepalen hoe de naam van de contactpersoon wordt weergegeven in het vak Aan van een bericht, typt u de naam in het vak Weergeven als.
  • Als u meerdere items in een veld wilt invoeren, bijvoorbeeld meer dan één type telefoonnummer of adres, klikt u op de pijl-omlaag naast het veld.
  • Als een contactpersoon meerdere postadressen heeft, schakelt u het selectievakje Dit adres gebruiken in adressenlijst in om op te geven welk adres gebruikt moet worden bij het samengevoegd afdrukken.
  1. Klik op Opslaan en sluiten.

U kunt alleen nieuwe contactpersonen maken in de map Contactpersonen. U kunt bijvoorbeeld geen nieuwe contactpersoon in een e-mailmap maken.

Terug naar boven Terug naar boven

 
 
Van toepassing op:
Outlook 2007