De ontwikkeling van de communicatie per e-mail is gepaard gegaan met een eigen stijl en opmaak, die tamelijk informeel is. Deze informele manier van communiceren kan sterk afwijken van geschreven of gedrukte brieven, vooral van zakelijke correspondentie. Een e-mailbericht hoeft niet per se met een aanhef te beginnen; vaak wordt dit ook niet verwacht. U kunt echter, wanneer u dit wilt, nog steeds een traditionele aanhef gebruiken. Een aanhef, zoals een begroeting als Geachte heer/mevrouw, kan aan elke berichttekst worden toegevoegd.
Maar misschien denkt u wel aan een type aanhef en afsluiting die niet specifiek met e-mail te maken heeft. Wilt u dat de geadresseerde weet waar het bericht over gaat voordat het bericht wordt geopend? Wilt u automatisch een specifieke afsluiting aan uw berichten toevoegen? Wilt u misschien een meer traditionele briefaanhef en pagina-indeling gebruiken in uw e-mailberichten? In dat geval zijn de volgende onderdelen mogelijk bruikbaar.
Wat wilt u doen?
Inleidende tekst toevoegen aan het vak Onderwerp
U kunt inleidende tekst toevoegen aan het vak Onderwerp van een bericht. In het algemeen is deze informatie zichtbaar in het Postvak IN van de geadresseerde voordat het bericht wordt geopend, zodat de geadresseerde een idee krijgt waar het bericht over gaat. Wanneer u een nieuw bericht maakt, kunt u elke willekeurige informatie in het vak Onderwerp typen.
- Open een nieuw bericht in Microsoft Outlook en typ de gewenste tekst in het vak Onderwerp.
Het vak Onderwerp wordt niet weergegeven in mijn berichten
Opmerking Als u een bericht hebt ontvangen zonder de regel Onderwerp, kunt u desgewenst, wanneer u het bericht beantwoordt of doorstuurt, een onderwerp typen in het vak Onderwerp. Als u het vak Onderwerp leeg laat wanneer u het bericht beantwoordt of doorstuurt, wordt in het vak Onderwerp respectievelijk alleen RE: of FW: weergegeven.
Terug naar boven
Een handtekening maken en deze toevoegen aan berichten die u verzendt
U kunt persoonlijke handtekeningen maken voor uw e-mailberichten die bestaan uit tekst, uw elektronisch visitekaartje (Elektronisch visitekaartje: weergave van specifieke informatie over een contactpersoon in een opmaak die lijkt op het gangbare, papieren visitekaartje. Het elektronische visitekaartje kan worden ingevoegd in berichten.), een bedrijfslogo of andere afbeeldingen.
U kunt zoveel handtekeningen maken als u wilt. U kunt ook Microsoft Office Outlook zodanig configureren dat automatisch een handtekening wordt toegevoegd aan uitgaande berichten, of u kunt de handtekening handmatig toevoegen wanneer dat nodig is.
Stap 1: Een handtekening maken
Klik in een nieuw bericht op het tabblad Bericht in de groep Toevoegen op Handtekening en vervolgens op Handtekeningen.
- Klik op Nieuw op het tabblad E-mailhandtekening.
- Typ een naam voor de handtekening en klik vervolgens op OK.
- Typ in het vak Handtekening bewerken de tekst die u in de handtekening wilt opnemen.
- Als u de tekst wilt opmaken, selecteert u de tekst en gebruikt u de opmaak- en stijlknoppen voor de gewenste opties.
Opmerkingen
Meer informatie over verschillende berichtindelingen
Microsoft Office Outlook 2007 ondersteunt drie berichtindelingen:
- Tekst zonder opmaak Dit is een indeling die door alle e-mailprogramma's wordt ondersteund. U kunt Outlook zodanig instellen dat alle berichten die u ontvangt uitsluitend in tekst zonder opmaak worden geopend. Tekst zonder opmaak ondersteunt geen vette en cursieve opmaak, gekleurde lettertypen of andere tekstopmaak. Het is evenmin mogelijk afbeeldingen in de berichttekst weer te geven. U kunt afbeeldingen wel als bijlagen opnemen.
- RTF-bestand (Rich Text Format) U kunt RTF gebruiken bij het verzenden van berichten binnen een organisatie die gebruikmaakt van Microsoft Exchange. Microsoft adviseert echter gebruik te maken van de HTML-indeling. De RTF-indeling ondersteunt tekst, waaronder opsommingstekens, uitlijning en gekoppelde objecten. In Outlook worden berichten in RTF-indeling standaard automatisch geconverteerd naar HTML als u deze naar een internetgeadresseerde verzendt, zodat de berichtopmaak wordt gehandhaafd en bijlagen probleemloos worden ontvangen. In Outlook worden vergader- en taakverzoeken en berichten met stemknoppen ook automatisch opgemaakt, zodat deze items ongeacht de standaardindeling van het bericht via internet naar andere gebruikers van Outlook kunnen worden verzonden.
- HTML Dit is de standaardindeling voor berichten in Outlook. Het is tevens de meest geschikte indeling bij het maken van berichten die lijken op traditionele documenten, met verschillende lettertypen, kleuren en lijst met opsommingstekens. Als u een van de opties kiest waarbij opmaak is toegestaan (HTML of RTF), wordt het bericht standaard verzonden in HTML-indeling. Als u dus HTML gebruikt, weet u zeker dat de ontvanger het bericht ontvangt zoals u het hebt verzonden.
Opmerking Als u een bericht beantwoordt, wordt in Outlook de opmaak van het oorspronkelijke bericht bewaard. Als u echter de optie Alle standaardberichten als tekst zonder opmaak lezen selecteert, worden uw antwoord opgemaakt in tekst zonder opmaak in Outlook. Ook kunt u op de informatiebalk klikken, de indeling van het bericht wijzigen in HTML of RTF) en het bericht vervolgens beantwoorden Als u de indeling van een bericht wijzigt, wordt het antwoord van de nieuwe weergave-indeling voorzien.
Zie De berichtindeling wijzigen in HTML, RTF of tekst zonder opmaak voor meer informatie over het wijzigen van berichtindelingen.
- Als u elementen wilt toevoegen aan tekst, zet u de cursor op de plek waar u het element wilt weergeven en voert u een van de volgende bewerkingen uit:
| Opties: |
Procedures |
Opmerkingen |
| Een elektronisch visitekaartje toevoegen |
Klik eerst op Visitekaartje en vervolgens op een contactpersoon in de lijst Opgeslagen als. Klik daarna op OK. |
Door simpelweg uw visitekaartje toe te voegen aan een handtekening, kunt u snel en duidelijk alle contactinformatie opnemen die u wilt verstrekken. |
| Een hyperlink toevoegen |
Klik op de knop Hyperlink invoegen, blader naar een hyperlink, klik hierop om deze te selecteren en klik vervolgens op OK. |
|
| Een afbeelding toevoegen |
Klik op de knop Afbeelding, blader naar een afbeelding, klik hierop om deze te selecteren en klik vervolgens op OK.
Veelgebruikte indelingen voor afbeeldingen zijn: BMP, GIF, JPG en PNG.
|
Meer informatie over het toevoegen van een afbeelding van uw handgeschreven handtekening kunt u vinden in:
|
- Als u klaar bent met het maken van de handtekening, klikt u op OK.
Opmerking De handtekening die u zojuist hebt gemaakt of gewijzigd, wordt niet weergegeven in het momenteel geopende bericht. Deze handtekening moet worden ingevoegd in het bericht. Zie "Stap 2: Een handtekening toevoegen aan berichten" voor meer informatie.
Stap 2: Een handtekening toevoegen aan een bericht
U kunt een handtekening instellen die automatisch wordt toegevoegd aan berichten die u verzendt of u kunt handmatig een handtekening invoegen als dat nodig is.
Opmerking U kunt slechts één handtekening per e-mailbericht toevoegen. Meerdere handtekeningen zijn niet mogelijk. Als u meer informatie wilt opnemen, maakt u één handtekening met alle informatie en slaat u deze vervolgens op onder een nieuwe naam.
Automatisch een handtekening invoegen
- Klik in een nieuw bericht op het tabblad Bericht in de groep Toevoegen op Handtekening en vervolgens op Handtekeningen.
- Klik onder Standaardhandtekening kiezen in de lijst E-mailaccount op een e-mailaccount waar u de standaardhandtekening mee wilt verbinden.
- Selecteer de gewenste handtekening in de lijst Nieuwe berichten.
- Als u een handtekening wilt opnemen in antwoorden op berichten en in berichten die u doorstuurt, selecteert u de handtekening in de lijst Antwoorden en doorgestuurde berichten. Als u dit niet wilt, selecteert u geen.
- Klik op OK.
Handmatig een handtekening handmatig invoegen
Klik in een nieuw bericht op het tabblad Bericht in de groep Toevoegen op Handtekening en selecteer vervolgens de gewenste handtekening.
Terug naar boven
Een handgeschreven handtekening voor berichten maken
Als u uw handgeschreven handtekening wilt opnemen in uw e-mailberichten, kunt u een afbeelding van de handgeschreven tekst toevoegen aan een e-mailhandtekening in Outlook.
Methoden voor het reproduceren van een handgeschreven handtekening als afbeelding zijn onder andere:
- De handtekening scannen
- Een digitale foto maken van de handtekening
Nadat de afbeelding is gereproduceerd, slaat u de afbeelding op in een van de algemene bestandsindelingen voor afbeeldingen, zoals BMP, GIF, JPG of PNG.
Opmerking Zie Een handgeschreven handtekening op de Tablet PC maken als u een handgeschreven handtekening wilt maken die is gemaakt op een Tablet PC.
De handtekening maken
- Klik in een nieuw bericht op het tabblad Bericht in de groep Toevoegen op Handtekening en vervolgens op Handtekeningen.
- Klik op Nieuw op het tabblad E-mailhandtekening.
Tip U kunt ook de afbeelding van uw handgeschreven handtekening toevoegen aan een bestaande e-mailhandtekening. Klik op de handtekening die u wilt wijzigen, plaats de cursor op de plek waar u de handgeschreven handtekening wilt toevoegen en voer daarna stappen 4 t/m 7 uit.
- Typ een naam voor de handtekening en klik vervolgens op OK.
- Klik in het gedeelte Handtekening bewerken op Afbeelding invoegen.
- Blader naar het afbeeldingsbestand voor de handgeschreven handtekening en klik vervolgens op Invoegen.
- Desgewenst kunt u andere elementen toevoegen, zoals tekst, uw elektronische visitekaartje (Elektronisch visitekaartje: weergave van specifieke informatie over een contactpersoon in een opmaak die lijkt op het gangbare, papieren visitekaartje. Het elektronische visitekaartje kan worden ingevoegd in berichten.) of andere afbeeldingen. Zie "Een handtekening maken en deze toevoegen aan berichten die u verzendt" in het gedeelte hierboven voor meer informatie over het maken van handtekeningen.
- Klik op OK wanneer u klaar bent met het maken van de handtekening.
Opmerking De handtekening die u zojuist hebt gemaakt of gewijzigd, wordt niet weergegeven in het momenteel geopende bericht. Deze handtekening moet worden ingevoegd in het bericht. Zie "Stap 2: Een handtekening toevoegen aan berichten" in het gedeelte hierboven voor meer informatie.
Terug naar boven
Een briefsjabloon gebruiken in een Outlook-bericht
Als u een e-mailbericht wilt opstellen met een meer traditioneel zakelijke indeling of met een ander type indeling, kunt u het bericht zelf opstellen of een sjabloon gebruiken. Microsoft Office Word 2007 biedt vele sjablonen voor zakelijke en persoonlijke brieven voor verschillende doeleinden en doelgroepen, zoals voor het bedrijfsleven, voor evenementen, agenda's en taken. Wanneer u de sjablonen bekijkt op de website van Microsoft Office Online, treft u daar ook sjablonen aan voor vele andere typen brieven, evenals brief- en postpapier, enveloppen, etiketten, bestelformulieren en kalenders.
Wanneer u een sjabloon selecteert en downloadt, hoeft u deze alleen nog maar in een Outlook-bericht te knippen en plakken en vervolgens aan uw wensen aan te passen.
Zie voor meer informatie:Word-sjablonen gebruiken
Terug naar boven
