E-mailberichten beheren met behulp van regels

Een regel is een actie die in Microsoft Outlook automatisch wordt uitgevoerd voor binnenkomende of uitgaande berichten op basis van voorwaarden die u hebt opgegeven. U kunt een regel maken op basis van een sjabloon of een bericht, of zelf voorwaarden opgeven.

Gebruikt u Outlook Web App? Zie Regels voor Postvak IN voor meer informatie over het maken en beheren van regels die ook werken met het Outlook-bureaubladprogramma.

In dit artikel:


Hoe u met regels e-mailberichten kunt beheren

Een regel is een actie die automatisch in Microsoft Outlook wordt uitgevoerd wanneer een binnengekomen of verzonden bericht voldoet aan de voorwaarden die u in de regel hebt opgegeven. In de wizard Regels kunt u een groot aantal voorwaarden en acties kiezen.

Er zijn twee categorieën voor regels:  organisatie en melding. Regels worden niet uitgevoerd op berichten die al zijn gelezen, maar alleen op ongelezen berichten.

Regelsjablonen in wizard Regels

De wizard Regels bevat sjablonen voor de meest gebruikte regels, zoals:

  • Georganiseerd houden     Deze regels helpen u bij het opbergen en opvolgen van berichten. U kunt bijvoorbeeld een regel maken waarbij berichten van een specifieke afzender, zoals Elize Richter, met het woord 'verkoop' in de onderwerpregel worden gemarkeerd voor opvolging, worden gecategoriseerd als Verkoop en worden verplaatst naar een map genaamd 'Elizes verkopen'.
  • Up-to-date houden     Deze regels stellen u op een of andere manier op de hoogte wanneer u een bepaald bericht ontvangt. U kunt bijvoorbeeld een regel maken die automatisch een melding naar uw mobiele telefoon verstuurt wanneer u een bericht van een familielid ontvangt.
  • Beginnen met een lege regel     Deze regels worden gemaakt zonder hulp van een regelsjabloon en u kun deze regels volledig aanpassen.

Terug naar boven Terug naar boven

Een regel maken

Outlook bevat regelsjablonen voor algemene scenario's. Gebruik deze regelsjablonen of ontwerp uw eigen, aangepaste regels.

Regelsjablonen in Outlook gebruiken

  1. Klik op het tabblad Bestand.
  2. Klik op Regels en waarschuwingen beheren .
  3. Klik in het dialoogvenster Regels en waarschuwingen, op het tabblad E-mailregels, op Nieuwe regel.
  4. Selecteer bij Stap 1: selecteer een sjabloon de sjabloon die u wilt gebruiken uit de sjabloonverzamelingen Georganiseerd houden of Up-to-date houden.
  5. Klik onder Stap 2: bewerk de beschrijving van de regel op een onderstreepte waarde. Wanneer u bijvoorbeeld op de koppeling personen of openbare groep klikt, wordt het adresboek geopend.
  6. Klik op Volgende.
  7. Selecteer onder Stap 1: selecteer een of meerdere voorwaarden de voorwaarden waaraan de berichten waarop de regel moet worden toegepast, moeten voldoen.
  8. Klik onder Stap 2: bewerk de beschrijving van de regel op een onderstreepte waarde voor een voorwaarde die u hebt toegevoegd en geef vervolgens de waarde op.
  9. Klik op Volgende.
  10. Selecteer bij Stap 1: selecteer een of meerdere acties de actie die de regel moet uitvoeren wanneer aan de opgegeven voorwaarden is voldaan.
  11. Klik onder Stap 2: bewerk de beschrijving van de regel op een onderstreepte waarde voor een actie die u hebt toegevoegd en geef vervolgens de waarde op.
  12. Klik op Volgende.
  13. Selecteer bij Stap 1: selecteer een of meerdere uitzonderingen de eventuele uitzonderingen op de regel en klik vervolgens op Volgende.
  14. Klik onder Stap 2: bewerk de beschrijving van de regel op een onderstreepte waarde voor een uitzondering die u hebt toegevoegd en geef vervolgens de waarde op.
  15. Klik op Volgende.
  16. Voer een naam in onder Stap 1: geef een naam op voor deze regel.
  17. Schakel bij Stap 2: stel regelopties in de selectievakjes in voor de gewenste opties.
    • Desgewenst kunt u deze regel toepassen op berichten die zich in uw Postvak IN van uw mappen bevinden door het selectievakje Deze regel nu toepassen op berichten die al aanwezig zijn in het Postvak IN in te schakelen.
    • De nieuwe regel is standaard ingeschakeld. Als u de regel wilt uitschakelen, schakelt u het selectievakje Schakel deze regel in uit.
    • Als u deze regel wilt toepassen op alle e-mailaccounts die in Outlook zijn ingesteld, schakelt u het selectievakje Deze regel maken voor alle accounts in.
  18. Klik op Voltooien.

Terug naar boven Terug naar boven

Een aangepaste regel ontwerpen

  1. Klik op het tabblad Bestand.
  2. Klik op Regels en waarschuwingen beheren .
  3. Klik in het dialoogvenster Regels en waarschuwingen, op het tabblad E-mailregels, op Nieuwe regel.
  4. Klik onder Beginnen met een lege regel op Berichten controleren als deze aankomen of Berichten controleren na het verzenden.
  5. Klik op Volgende.
  6. Selecteer onder Stap 1: selecteer een of meerdere voorwaarden de voorwaarden waaraan de berichten waarop de regel moet worden toegepast, moeten voldoen.
  7. Klik onder Stap 2: bewerk de beschrijving van de regel op een onderstreepte waarde voor een voorwaarde die u hebt toegevoegd en geef vervolgens de waarde op.
  8. Klik op Volgende.
  9. Selecteer bij Stap 1: selecteer een of meerdere acties de actie die de regel moet uitvoeren wanneer aan de opgegeven voorwaarden is voldaan.
  10. Klik onder Stap 2: bewerk de beschrijving van de regel op een onderstreepte waarde voor een actie die u hebt toegevoegd en geef vervolgens de waarde op.
  11. Klik op Volgende.
  12. Selecteer bij Stap 1: selecteer een of meerdere uitzonderingen de eventuele uitzonderingen op de regel en klik vervolgens op Volgende.
  13. Klik onder Stap 2: bewerk de beschrijving van de regel op een onderstreepte waarde voor een uitzondering die u hebt toegevoegd en geef vervolgens de waarde op.
  14. Klik op Volgende.
  15. Voer een naam in onder Stap 1: geef een naam op voor deze regel.
  16. Schakel bij Stap 2: stel regelopties in de selectievakjes in voor de gewenste opties.
    • Desgewenst kunt u deze regel toepassen op berichten die zich in uw Postvak IN van uw mappen bevinden door het selectievakje Deze regel nu toepassen op berichten die al aanwezig zijn in het Postvak IN in te schakelen.
    • De nieuwe regel is standaard ingeschakeld. Als u de regel wilt uitschakelen, schakelt u het selectievakje Schakel deze regel in uit.
    • Als u deze regel wilt toepassen op alle e-mailaccounts die in Outlook zijn ingesteld, schakelt u het selectievakje Deze regel maken voor alle accounts in.
  17. Klik op Voltooien.

Terug naar boven Terug naar boven

Een regel maken op basis van de afzenders of geadresseerden van een bericht

U kunt snel een regel maken op basis van elk gewenst bericht. Deze methode heeft als voordeel dat regels worden voorgesteld op basis van de afzender of de geadresseerden van het bericht. Wanneer u bijvoorbeeld met een bericht begint, wordt een regel voorgesteld die alle berichten van die afzender naar een door u gekozen map verplaatst.

  1. Klik op het bericht waarvoor u een regel wilt maken en klik op het tabblad Start in de groep Verplaatsen op Regels.

Er worden regels gesuggereerd op basis van de afzender en de geadresseerden van het bericht.

  1. Voer een van de volgende stappen uit:
  • Klik op een van de gesuggereerde regels, klikt op een doelmap en klik vervolgens op OK.
  • Klik op Regel maken voor meer regelopties die zijn gebaseerd op afzender, geadresseerden of onderwerp van het bericht.

Als u bij stap 2 Regel maken hebt gekozen, wordt het dialoogvenster Regel maken weergegeven. Ga door met de volgende stappen.

  1. Schakel onder Wanneer ik e-mail ontvang met alle geselecteerde voorwaarden de selectievakjes in voor de gewenste voorwaarden.
  2. Schakel bij Ga als volgt te werk de selectievakjes in voor de actie die de regel moet uitvoeren wanneer aan de opgegeven voorwaarden is voldaan.
  3. Schakel het selectievakje E-mail naar map verplaatsen in.
  4. Klik op een bestaande map of klik op Nieuw als u een map wilt maken waarin de berichten moeten worden opgeslagen.

Als u meer voorwaarden, acties of uitzonderingen aan de regel wilt toevoegen, klikt u op Geavanceerde opties en volgt u de overige instructies in de wizard Regels. Dit is dezelfde wizard die wordt weergegeven wanneer u in de weergave Backstage klikt op Regels en waarschuwingen beheren (door op het tabblad Bestand te klikken). Zie Een aangepaste regel ontwerpen voor meer informatie.

  1. Klik op OK.

Terug naar boven Terug naar boven

Regels importeren of exporteren

In Een set regels importeren of exporteren leest u hoe u regels kunt importeren of exporteren, zodat anderen ze kunnen gebruiken.

Een regel handmatig uitvoeren

Als u een of meer regels handmatig wilt uitvoeren, gaat u als volgt te werk:

  1. Klik op het tabblad Bestand.
  2. Klik op Regels en waarschuwingen beheren .
  3. Klik op Regels nu uitvoeren.
  4. Schakel in het dialoogvenster Regels nu uitvoeren onder Uit te voeren regels selecteren het selectievakje in naast de regels die u wilt uitvoeren.
  5. Als u een andere map wilt selecteren, klikt u in het vak Uitvoeren in map op Bladeren, klikt u op de map en klikt u op OK.

Schakel het selectievakje Submappen opnemen in om alle mappen onder de map op te nemen bij bij stap 5 is opgegeven.

  1. De standaardwaarde in de lijst Regels toepassen op is alle berichten. U kunt dit wijzigen in gelezen of ongelezen berichten.
  2. Klik op Nu uitvoeren.

Terug naar boven Terug naar boven

Het verschil tussen regels op servers en regels op clients

Er zijn twee soorten regels in Outlook: regels op de server en regels op de client.

  • Regels op de server     Als u een Microsoft Exchange Server-account gebruikt, zijn bepaalde regels die u maakt serverregels. Serverregels worden op de Exchange-e-mailserver uitgevoerd voor uw postvak, zelfs als Outlook niet is gestart op uw computer. Serverregels moeten op berichten worden toegepast wanneer deze in uw Postvak IN worden bezorgd en de regels moeten kunnen worden uitgevoerd totdat ze zijn voltooid op de server. Een regel die bijvoorbeeld bepaalt dat een bericht moet worden afgedrukt, kan pas worden uitgevoerd nadat deze is voltooid op de server. Als een regel niet kan worden toegepast op de server, wordt deze toegepast wanneer u Outlook start en wordt deze een clientregel.
  • Regels op de client     Clientregels zijn regels die alleen op uw computer worden uitgevoerd. Het zijn regels die pas kunnen worden uitgevoerd als ze zijn voltooid op de server, zoals een regel die aangeeft dat bepaalde berichten moeten worden afgedrukt. Clientregels kunnen alleen worden uitgevoerd wanneer Outlook wordt uitgevoerd.

Als uw lijst met regels beide soorten regels bevat, worden eerst de serverregels en vervolgens de clientregels uitgevoerd.

Terug naar boven Terug naar boven

Regels toepassen op andere Outlook-items

Ontvangstbevestigingen, stemreacties en automatische antwoorden

Wanneer regels worden toegepast, worden ontvangstbevestigingen, leesbevestigingen, stemreacties en automatische antwoorden (afwezigheidsberichten) verwerkt alsof het berichten zijn. Met een regel waarmee bijvoorbeeld items (item: een basiselement in Outlook dat informatie bevat (vergelijkbaar met een bestand in andere programma's). Items zijn e-mailberichten, afspraken, contactpersonen, taken, logboekitems, notities, geposte items en documenten.) met het woord 'vergadering' in het onderwerp worden verplaatst naar een specifieke map, worden alle ontvangstbevestigingen, stemreacties en automatische antwoorden met het woord 'vergadering' in het onderwerp, ook verplaatst.

 Opmerking    Wanneer met een regel stemantwoorden vanuit het Postvak IN naar een andere map worden verplaatst, is dit van invloed op het bijhouden van stemmen. Wanneer u een verzonden bericht opent waarin stemknoppen zijn opgenomen, worden in de bijgehouden gegevens geen reacties geteld die door een regel zijn verplaatst. Als u antwoorden handmatig verplaatst of verwijdert, is dit niet van invloed op het bijhouden van stemmen.

Terug naar boven Terug naar boven

Vergaderverzoeken, taakverzoeken en documenten

Bij het toepassen van regels worden vergaderverzoeken, taakverzoeken en documenten beschouwd als berichten. Wanneer u bijvoorbeeld een regel maakt die items (item: een basiselement in Outlook dat informatie bevat (vergelijkbaar met een bestand in andere programma's). Items zijn e-mailberichten, afspraken, contactpersonen, taken, logboekitems, notities, geposte items en documenten.) met het woord 'vergadering' in het vak Onderwerp verplaatst naar een specifieke map, wordt elk taakverzoek of vergaderverzoek dat aan de voorwaarde voldoet, ook verplaatst. Houd echter rekening met de volgende beperkingen wanneer u regels maakt die betrekking hebben op dergelijke items:

  • Als een item wordt verplaatst naar een andere map dan een map die voor e-mail is bestemd, is het mogelijk dat het item niet meer werkt zoals u verwacht. Als bijvoorbeeld een bericht naar de map Agenda wordt verplaatst, wordt er geen nieuwe afspraak gemaakt.
  • Als een antwoord op een vergaderverzoek of taak door een regel naar de map Verwijderde items is verplaatst, wordt het antwoord niet meer door het oorspronkelijke item bijgehouden.
  • Als een vergaderverzoek automatisch naar de map Verwijderde items is verplaatst, wordt de vergadering niet aan de agenda toegevoegd.
  • Regels die invloed hebben op berichten die u verzendt, worden niet toegepast op taak- en vergaderverzoeken.

Terug naar boven Terug naar boven

Groepen met contactpersonen

Wanneer u een regel maakt waarin een groep met contactpersonen is opgenomen, hangt het gedrag van de regel af van de manier waarop u de regel maakt:

  • Berichten verplaatsen die zijn verzonden naar een map met een groep contactpersonen     Deze regel is alleen beschikbaar als u een Exchange Server-account gebruikt, Alleen berichten die zijn verzonden naar de groep contactpersonen, worden naar de opgegeven map verplaatst. Berichten van personen die lid zijn van de groep contactpersonen, worden niet naar de opgegeven map verplaatst.

Terug naar boven Terug naar boven

Berichten doorsturen buiten uw organisatie

Als u een Microsoft Exchange Server 2010-account gebruikt, kunt u standaard geen regels gebruiken om berichten door te sturen naar e-mailadressen buiten uw organisatie. Met deze instelling wordt voorkomen dat vertrouwelijke en privégegevens van het bedrijf openbaar worden gemaakt. Deze instelling kan alleen worden gewijzigd door een Exchange-beheerder.

Raadpleeg De versie van Microsoft Exchange Server bepalen waarmee mijn account verbinding maakt voor meer informatie.

Terug naar boven Terug naar boven

 
 
Van toepassing op:
Outlook 2010