Dubbele contactpersonen oplossen of verwijderen

Als u in de map Contactpersonen een contactpersoon probeert op te slaan met dezelfde naam of hetzelfde e-mailadres als een bestaande contactpersoon, wordt een dialoogvenster weergegeven waarin u kunt opgeven of u een dubbele contactpersoon wilt maken of de bestaande contactpersoon wilt bijwerken. Dezelfde opties worden ook weergegeven als u dubbele elektronische visitekaartjes (Elektronisch visitekaartje: weergave van specifieke informatie over een contactpersoon in een opmaak die lijkt op het gangbare, papieren visitekaartje. Het elektronische visitekaartje kan worden ingevoegd in berichten.) wilt oplossen.

Wanneer u contactpersonen importeert in Outlook, bestaat ook de mogelijkheid dat er dubbele contactpersonen worden gemaakt. In dat geval kunt u ongewenste dubbele items verwijderen. U kunt de functie voor het controleren op dubbele contactpersonen uitschakelen wanneer u veel contactpersonen tegelijk opslaat en u dit proces wilt versnellen.

In dit artikel


Opties voor het oplossen van dubbele contactpersonen

Het dialoogvenster Dubbele contactpersoon gevonden bevat twee opties waarmee u het probleem van dubbele contactpersonen kunt oplossen:

  • Een dubbel item toevoegen als een nieuwe contactpersoon    De nieuwe contactpersoon wordt toegevoegd aan de map Contactpersonen. Als u bijvoorbeeld een nieuwe contactpersoon maakt met de naam Tjeerd Veninga en er al een contactpersoon is met die naam in de map Contactpersonen, hebt u dus twee contactpersonen met de naam Tjeerd Veninga.

 Tip    Wanneer u de weergave (weergave: met weergaven kunt u dezelfde gegevens in een map op verschillende manieren bekijken door de gegevens anders te rangschikken of een andere opmaak te geven. Er zijn standaardweergaven beschikbaar voor elke map. U kunt ook aangepaste weergaven maken.) Elektronische visitekaartjes gebruikt, wordt er voldoende informatie weergegeven om duidelijk onderscheid te kunnen maken tussen contactpersonen met dezelfde naam.

  • Bestaande contactpersonen bijwerken met nieuwe gegevens van een dubbele contactpersoon    Alle inhoudsvelden worden vergeleken en nieuwe of gewijzigde gegevens van de nieuwe contactpersoon worden toegevoegd aan de bestaande contactpersoon. Alleen de bestaande contactpersoon wordt opgeslagen.

Kleurcategorieën en de tekst in het tekstvak van de nieuwe contactpersoon worden niet gekopieerd naar een bestaande contactpersoon. Als u deze gegevens wilt kopiëren naar de bestaande contactpersoon, moet u dit handmatig doen. Certificaten (certificaat: een digitaal middel om uw identiteit aan te tonen. Waneer u een digitaal ondertekend bericht verzendt, verzendt u uw certificaat en openbare sleutel. Certificaten worden uitgegeven door een certificeringsinstantie en kunnen verlopen of worden ingetrokken, net als bij een rijbewijs.) en koppelingen naar contactpersonen op het tabblad Activiteiten worden gekopieerd van de dubbele contactpersoon en toegevoegd aan de bestaande contactpersoon zonder de oorspronkelijke gegevens te overschrijven. Koppelingen op het tabblad Activiteiten naar andere items dan contactpersonen, bijvoorbeeld naar taken en afspraken, worden echter niet gekopieerd.

Nadat een bestaande contactpersoon is bijgewerkt, wordt een kopie van de contactpersoon zoals die was vóór de wijzigingen, opgeslagen in de map Verwijderde items. U kunt deze kopie van de contactpersoon gebruiken als u de oorspronkelijke contactpersoon moet herstellen of gegevens moet kopiëren die ten onrechte zijn verwijderd.

Terug naar boven Terug naar boven

Dubbele contactpersonen verwijderen

U moet de ongewenste dubbele contactpersonen handmatig verwijderen. Dit kunt u het best doen op de volgende manier:

  1. Selecteer in Contactpersonen de map met de dubbele contactpersonen.
  2. Ga naar het tabblad Weergave en klik in de groep Huidige weergave achtereenvolgens op Weergave wijzigen en op Telefoon. Dit is de beste weergave om de lijst met contactpersonen te scannen en dubbele contactpersonen weer te geven. U kunt de lijst nu sorteren op wijzigingsdatum en de dubbele contactpersonen groeperen.

Het kan eenvoudiger zijn de lijst te sorteren op de wijzigingsdatum en de dubbele contactpersonen te groeperen:

  1. Klik op het tabblad Weergave in de groep Huidige weergave op Weergave-instellingen.

Opdracht Weergave-instellingen op het lint

  1. Klik op Kolommen en klik vervolgens in de lijst Beschikbare kolommen selecteren uit op Veelgebruikte velden.
  2. Klik in de lijst Beschikbare velden achtereenvolgens op Gewijzigd en op Toevoegen.
  3. Klik op Omhoog totdat Gewijzigd boven aan de lijst Velden weergeven in deze volgorde staat.
  4. Klik tweemaal op OK.
  1. Houd Ctrl ingedrukt terwijl u elke dubbele contactpersoon selecteert.
  2. Druk op Delete wanneer u alle dubbele contactpersonen hebt geselecteerd.

 Opmerking    Als u dubbele contactpersonen wilt vermijden wanneer u contactpersonen importeert, selecteert u Dubbele items niet importeren of Duplicaten vervangen door geïmporteerde items in de wizard Importeren en exporteren.

  • Dubbele items niet importeren    Bestaande gegevens blijven behouden en de dubbele gegevens in het Outlook-gegevensbestand (.PST) worden niet naar de map Contactpersonen gekopieerd.
  • Duplicaten vervangen door geïmporteerde items    Bestaande gegevens in de map Contactpersonen worden vervangen door de gegevens uit het Outlook-gegevensbestand (.PST) dat wordt geïmporteerd.

Terug naar boven Terug naar boven

Controleren op dubbele contactpersonen uitschakelen

Outlook beschikt over een functie voor het controleren op dubbele contactpersonen. Als u veel contactpersonen wilt opslaan in Outlook, kunt u het proces versnellen door deze functie uit te schakelen.

  1. Klik op het tabblad Bestand.
  2. Klik op Opties.
  3. Klik op Contactpersonen.
  4. Schakel onder Namen en archiveren het selectievakje Controleren op dubbele items bij het opslaan van nieuwe contactpersonen uit.

Terug naar boven Terug naar boven

 
 
Van toepassing op:
Outlook 2010