In dit artikel wordt uitgelegd wat regels zijn en hoe u regels kunt gebruiken om uw Postvak IN te organiseren en up-to-date te houden.
In dit artikel
Hoe u met regels berichten kunt beheren
Een regel is een actie die automatisch door Microsoft Outlook wordt uitgevoerd wanneer een binnengekomen of verzonden bericht voldoet aan de voorwaarden die u in de regel hebt opgegeven. Met het gebruik van de wizard Regels en waarschuwingen hebt u een ruime keuze aan voorwaarden en acties tot uw beschikking. Regels worden niet uitgevoerd op berichten die al zijn gelezen, maar alleen op ongelezen berichten.
Er zijn twee categorieën met regels: organisatie en melding. De wizard Regels en waarschuwingen bevat sjablonen voor de meest gebruikte regels.
- Georganiseerd houden Dit zijn regels die u helpen bij het opbergen en opvolgen van berichten. U kunt bijvoorbeeld een regel maken waarbij berichten van een specifieke afzender, zoals Jeroen Cool, met het woord 'verkoop' in de Onderwerpregel, worden gemarkeerd voor opvolgen, worden gecategoriseerd als Verkoop en worden verplaatst naar een map genaamd 'Jeroens verkopen'.
- Up-to-date houden Wanneer u meldingsregels gebruikt, wordt u op de een of andere manier gewaarschuwd wanneer u een bepaald bericht ontvangt. U kunt bijvoorbeeld een regel maken die automatisch een e-mailbericht naar uw mobiele telefoon verstuurt wanneer u een bericht van een familielid ontvangt.
- Beginnen met een lege regel Dit zijn regels die u helemaal zelf maakt.
Afb. 2 De wizard Regels en waarschuwingen bevat verschillende vooraf gedefinieerde regels, genaamd sjablonen.
Uitzonderingen
U kunt voor speciale omstandigheden uitzonderingen aan uw regels toekennen, bijvoorbeeld wanneer een bericht is gemarkeerd voor een opvolgactie of als uiterst urgent is gemarkeerd. Een regel wordt niet op een bericht toegepast als zelfs maar één van de opgegeven uitzonderingen van toepassing is.
Terug naar boven
Regels maken met sjablonen
- Klik op E-mail (navigatiedeelvenster: een kolom die toegang biedt tot mappen die voor het indelen van uw gegevens worden gebruikt. Klik op een map om de items daarin weer te geven. Dit venster bevat ook de sectie Favoriete mappen en knoppen om te schakelen tussen E-mail, Agenda, Taken en andere weergaven.) in het navigatiedeelvenster.
- Klik in het menu Extra op Regels en waarschuwingen.
- Als u meer dan één e-mailaccount hebt, selecteert u het gewenste Postvak IN in de lijst Wijzigingen op deze map toepassen.
- Klik op Nieuwe regel.
- Selecteer bij Stap 1: selecteer een sjabloon de sjabloon die u wilt gebruiken uit de sjabloonverzamelingen Georganiseerd houden of Up-to-date houden.
- Klik onder Stap 2: bewerk de beschrijving van de regel op een onderstreepte waarde. Wanneer u bijvoorbeeld op de koppeling personen of distributielijst klikt, wordt het adresboek geopend.
- Selecteer bij Stap 1: selecteer een of meerdere voorwaarden de voorwaarden waaraan de berichten moeten voldoen voor het toepassen van de regel.
- Klik, als u dit nog niet gedaan hebt, bij Stap 2: bewerk de beschrijving van de regel op een onderstreepte waarde en klik vervolgens op Volgende.
- Selecteer bij Stap 1: selecteer een of meerdere acties de actie die de regel moet uitvoeren wanneer aan de opgegeven voorwaarden is voldaan.
- Klik, als u dit nog niet gedaan hebt, bij Stap 2: bewerk de beschrijving van de regel op een onderstreepte waarde en klik vervolgens op Volgende.
- Selecteer bij Stap 1: selecteer een of meerdere uitzonderingen de eventuele uitzonderingen op de regel en klik vervolgens op Volgende.
- Voer een naam in voor de regel en selecteer eventueel overige opties om de regel te voltooien.
- Als u deze regel wilt toepassen op berichten die zich al in uw mappen bevinden, schakelt u het selectievakje Deze regel nu toepassen op berichten die al aanwezig zijn in 'mapnaam' in.
- Als u deze regel wilt toepassen op al uw e-mailaccounts en het Postvak IN van iedere account, schakelt u het selectievakje Deze regel maken voor alle accounts in.
- Klik op Voltooien.
Terug naar boven
Zelf nieuwe regels maken
Wanneer u een regel wilt maken waarbij u zelf de voorwaarden, acties en uitzonderingen wilt opgeven, gaat u als volgt te werk:
- Klik op E-mail (navigatiedeelvenster: een kolom die toegang biedt tot mappen die voor het indelen van uw gegevens worden gebruikt. Klik op een map om de items daarin weer te geven. Dit venster bevat ook de sectie Favoriete mappen en knoppen om te schakelen tussen E-mail, Agenda, Taken en andere weergaven.) in het navigatiedeelvenster.
- Klik in het menu Extra op Regels en waarschuwingen.
- Als u meer dan één e-mailaccount hebt, selecteert u het gewenste Postvak IN in de lijst Wijzigingen op deze map toepassen.
- Klik op Nieuwe regel.
- Selecteer onder Beginnen met een lege regel de optie Berichten controleren als deze aankomen of Berichten controleren na het verzenden en klik vervolgens op Volgende.
- Selecteer bij Stap 1: selecteer een of meerdere voorwaarden de voorwaarden waaraan de berichten moeten voldoen voor het toepassen van de regel.
- Klik, als u dit nog niet gedaan hebt, bij Stap 2: bewerk de beschrijving van de regel op een onderstreepte waarde en klik vervolgens op Volgende.
- Selecteer bij Stap 1: selecteer een of meerdere acties de actie die de regel moet uitvoeren wanneer aan de opgegeven voorwaarden is voldaan.
- Klik, als u dit nog niet gedaan hebt, bij Stap 2: bewerk de beschrijving van de regel op een onderstreepte waarde en klik vervolgens op Volgende.
- Selecteer bij Stap 1: selecteer een of meerdere uitzonderingen de eventuele uitzonderingen op de regel en klik vervolgens op Volgende.
- Voer een naam in voor de regel en selecteer eventueel overige opties om de regel te voltooien.
- Als u deze regel wilt toepassen op berichten die zich al in uw mappen bevinden, schakelt u het selectievakje Deze regel nu toepassen op berichten die al aanwezig zijn in 'mapnaam' in.
- Als u deze regel wilt toepassen op al uw e-mailaccounts en het Postvak IN van iedere account, schakelt u het selectievakje Deze regel maken voor alle accounts in.
- Klik op Voltooien.
Terug naar boven
Regels maken van berichten
U kunt direct een regel maken op basis van een bericht. U kunt bijvoorbeeld een regel maken die alle berichten van een bepaalde persoon naar een specifieke map verplaatst.
- Klik met de rechtermuisknop op het bericht waarop u de regel wilt baseren en klik vervolgens op Regel maken in het snelmenu.
Schakel in het dialoogvenster Regel maken de selectievakjes in voor de opties die al zijn ingevuld met gegevens uit het geselecteerde bericht.
- Schakel het selectievakje E-mail naar map verplaatsen in.
- Klik op een bestaande map of klik op Nieuw als u een nieuwe map wilt maken waarin de berichten moeten worden opgeslagen.
- Als u meer voorwaarden, acties of uitzonderingen aan de regel wilt toevoegen, klikt u op Geavanceerde opties en volgt u de overige instructies in de wizard Regels en waarschuwingen.
Tip Als u wilt dat de regel wordt uitgevoerd zodra u deze hebt gemaakt, schakelt u het selectievakje Deze regel nu toepassen op berichten die al aanwijzig zijn in mapnaam in op de laatste pagina van de wizard Regels en waarschuwingen.
Alle berichten in het Postvak IN of in een andere geselecteerde map, die voldoen aan de voorwaarden en uitzonderingen van de regel, worden naar de opgegeven map verplaatst. Als u de nieuwe regel wilt testen, kijk dan in de nieuwe map. Zijn de juiste berichten verplaatst?
Terug naar boven
Regels periodiek, maar niet altijd uitvoeren
Als u een regel op gezette tijden, maar niet voortdurend wilt uitvoeren, gaat u als volgt te werk:
- Klik in het menu Extra op Regels en waarschuwingen.
- Schakel in het dialoogvenster Regels en waarschuwingen de regel uit door het bijbehorende selectievakje uit te schakelen.
- Klik op Regels nu uitvoeren.
- Schakel in het dialoogvenster Regels nu uitvoeren onder Uit te voeren regels selecteren het selectievakje in naast de regel die u wilt uitvoeren.
- Selecteer de map waarop u de regel wilt toepassen.
- Selecteer de categorie berichten waarop u de regel wilt toepassen.
U kunt de regel bijvoorbeeld uitsluitend toepassen op ongelezen berichten in een map.
- Klik op Nu uitvoeren.
Terug naar boven
Regels op de server en regels op de client
Regels op de server Als u een Microsoft Exchange-account hebt, kan de server regels op uw berichten toepassen, zelfs als Outlook niet wordt uitgevoerd. Dit worden serverregels genoemd. De regels moeten zijn ingesteld voor toepassing op berichten die u ontvangt in het Postvak IN op de server en de regels moeten volledig op de server kunnen worden uitgevoerd. Een regel kan bijvoorbeeld niet op de server worden uitgevoerd als de actie bepaalt dat een bericht moet worden afgedrukt. Als een regel niet op de server kan worden uitgevoerd, wordt deze uitgevoerd wanneer u Outlook start.
Regels op de client een 'client' is het e-mailprogramma dat op uw eigen computer wordt uitgevoerd. Een regel die niet op de server kan worden uitgevoerd is een 'clientregel', omdat de regel alleen uitgevoerd kan worden op uw eigen computer. Als uw lijst met regels zowel regels bevat die op de server kunnen worden uitgevoerd als regels die niet op de server kunnen worden uitgevoerd, worden eerst de serverregels en daarna de lokale clientregels uitgevoerd.
Terug naar boven
Ontvangstbevestigingen, stemreacties en afwezigheidsmeldingen
Ontvangstbevestigingen, leesbevestigingen, stemreacties en afwezigheidsmeldingen worden allemaal beschouwd als berichten. Wanneer u bijvoorbeeld een regel maakt die items (item: een basiselement in Outlook dat informatie bevat (vergelijkbaar met een bestand in andere programma's). Items zijn e-mailberichten, afspraken, contactpersonen, taken, logboekitems, notities, geposte items en documenten.) met het woord 'vergadering' in het vak Onderwerp verplaatst naar een specifieke map, worden alle ontvangstbevestigingen, stemreacties en afwezigheidsmeldingen die aan deze voorwaarde voldoen, eveneens verplaatst.
Opmerking Wanneer een stemreactie wordt verplaatst vanuit het Postvak IN, wordt de reactie niet automatisch bijgehouden in het oorspronkelijke bericht.
Terug naar boven
Vergaderverzoeken, taakverzoeken en documenten
Vergaderverzoeken, taakverzoeken en documenten worden beschouwd als berichten. Wanneer u bijvoorbeeld een regel maakt die items (item: een basiselement in Outlook dat informatie bevat (vergelijkbaar met een bestand in andere programma's). Items zijn e-mailberichten, afspraken, contactpersonen, taken, logboekitems, notities, geposte items en documenten.) met het woord 'vergadering' in het vak Onderwerp verplaatst naar een specifieke map, wordt elk taakverzoek of vergaderverzoek dat aan de voorwaarde voldoet, eveneens verplaatst. Houd echter rekening met de volgende beperkingen wanneer u regels maakt die betrekking hebben op dergelijke items:
- Als een item wordt verplaatst naar een map die niet voor e-mail is bestemd, is het mogelijk dat het item niet meer werkt zoals u verwacht. Als bijvoorbeeld een bericht naar de map Agenda wordt verplaatst, wordt er geen nieuwe afspraak gemaakt.
- Als een antwoord op een vergaderverzoek of taak door een regel naar de map Verwijderde items is verplaatst, wordt het antwoord niet meer voor het oorspronkelijke item bijgehouden.
- Als een vergaderverzoek automatisch naar de map Verwijderde items is verplaatst, wordt de vergadering niet aan de agenda toegevoegd.
- Regels die invloed hebben op berichten die u verzendt, worden niet toegepast op taak- en vergaderverzoeken.
Terug naar boven
Distributielijsten
Wanneer u een nieuwe regel voor een distributielijst maakt, hangt het gedrag van de regel af van de manier waarop u de regel hebt gemaakt:
- Berichten die zijn verzonden naar een distributielijst naar een map verplaatsen Als u deze regelsjabloon kiest, worden alleen de berichten die verzonden zijn aan de distributielijst naar de opgegeven map verplaatst. Berichten van individuele geadresseerden die ook op de distributielijst staan, worden niet naar de opgegeven map verplaatst.
Opmerking Deze regel werkt alleen voor Microsoft Exchange-account.
- Berichten van iemand naar een map verplaatsen Als u deze regelsjabloon kiest, worden berichten van individuele geadresseerden die deel uitmaken van de opgegeven distributielijst ook verplaatst naar de opgegeven map.
Terug naar boven
Berichten doorsturen buiten uw organisatie
Als u bij een organisatie werkt waar Exchange wordt gebruikt, worden de berichten die u met behulp van een regel naar externe e-mailadressen buiten uw organisatie doorstuurt niet verzonden. Hiermee wordt voorkomen dat bedrijfsgegevens worden vrijgegeven. Deze instelling wordt door de Microsoft Exchange-beheerder beheerd.
Terug naar boven
