Aanbevolen procedures voor het maken en beheren van teamsites

Als u de eigenaar van een teamsite bent, is het een goed idee om een een beheermodel te maken voor het beleid, de processen, de regels en de verantwoordelijkheden van uw site.

In dit artikel


Wat is een beheermodel?

Een belangrijk, maar vaak onzichtbaar onderdeel van een site is het beheermodel, de reeks regels, rollen, verantwoordelijkheden en processen die u opstelt om te bepalen hoe personen in uw groep SharePoint gebruiken.

Veel organisaties hebben een beheermodel ingesteld voor sites in Centraal beheer of op het siteverzamelingsniveau. Het model kan worden gemaakt en onderhouden door de IT-afdeling (Information Technologies) of het team.

Als u de site-eigenaar bent van een subsite in een siteverzameling, zoals een teamsite, is het een goed idee om uw eigen, extra beheermodel te maken om specifieke kwesties op te lossen.

Een beheermodel vergemakkelijkt het volgende:

  • Gebruikers weten wanneer zij een nieuwe subsite in plaats van een lijst of andere site-inhoud moeten maken.
  • Subsites en inhoud worden buitengebruikgesteld wanneer ze verouderd zijn in plaats van opslagruimte in beslag te nemen en de zoekresultaten te verdunnen.
  • De juiste personen hebben toegang tot de juiste inhoud.
  • Eigenaren van subsites weten welke sjablonen en thema's ze kunnen gebruiken.
  • De eigendomsoverdracht van een site verloopt soepel van de ene persoon naar de andere.

Elementen van een beheermodel

Met uw beheermodel moeten de volgende kwesties worden opgelost:

  • Maken van sites
  • Machtigingenbeheer
  • Gegevensarchitectuur
  • Levenscyclus en buitengebruikstelling van sites
  • Opslaglimieten
  • Classificatie van gegevens
  • Aanpassing
  • Gegevensbescherming
  • Navigatie
  • Zoeken
  • Rollen en verantwoordelijkheden ter ondersteuning van de site

Sommige van deze vragen zijn mogelijk al voor u bepaald door het beheermodel van de siteverzameling of de organisatie, zoals de hoeveelheid opslagruimte voor uw site en de manier waarop u het uiterlijk van de site kunt aanpassen. Andere vragen zijn mogelijk niet relevant, afhankelijk van de complexiteit van uw teamsite en het aantal personen dat hiervan gebruikmaakt. Zelfs als u geen beslissingen over deze onderwerpen hoeft te nemen, is het echter een goed idee om te weten welke beslissingen zijn genomen zodat u uw sitegebruikers kunt informeren en beleidslijnen op de juiste manier kunt afdwingen.

Hier volgt een aantal dingen waarmee u rekening moet houden wanneer u een nieuwe site instelt.

Een subsite maken

U wilt mogelijk dat uw teamleden in staat zijn subsites te maken onder de teamsite voor gebruik tijdens specifieke projecten.

Spontaan nieuwe subsites kunnen maken kan een groot voordeel zijn voor de groep, maar onbeperkt sites maken kan uit de hand lopen. Wanneer subsites de vrije loop krijgen, kunnen er problemen ontstaan. Bijvoorbeeld:

  • Gebruikers kunnen moeilijk de juiste subsite vinden, of weten niet zeker of ze deze hebben.
  • Gegevens kunnen op verschillende subsites zijn gedupliceerd, verbruiken dure opslagruimte en vereisen tweemaal zoveel moeite om ze te onderhouden.
  • Verouderde gegevens potentieel jarenlang op subsites blijven staan en worden in de zoekresultaten weergegeven. Het wordt dan moeilijk om te bepalen welke versie van de gegevens correct is.
  • Het beheer van machtigingen voor een verscheidenheid aan subsites kan een omvangrijke taak worden. Gebruikers kunnen per ongeluk toegang krijgen tot gegevens die ze nooit zouden mogen inzien.
  • Wanneer medewerkers de groep verlaten, blijven de subsites achter die zij hebben gemaakt. Dit leidt tot verwarring en verwarrende zoekresultaten voor de resterende sitegebruikers.

Terug naar boven Terug naar boven

U kunt tijd en energie besparen wanneer u een aantal regels instelt voor het maken van sites en waarbij de volgende kwesties aan bod komen:

  • Wie mogen subsites maken?
  • Moeten nieuwe subsites tevoren worden goedgekeurd? Indien ja, wat zijn de goedkeuringscriteria en wie verleent goedkeuring?
  • Moeten bestaande sjablonen en thema's voor nieuwe subsites worden gebruikt?
  • Hoeveel gegevens mogen op een site worden opgeslagen? Dat wil zeggen, hoeveel schijfruimte mag op de server worden gebruikt?
  • Welke regels gelden er voor het opnemen van navigatiestrategieën op de site?
  • Hoe lang mogen gegevens zijn opgeslagen op subsites voordat deze worden verwijderd of gearchiveerd?

Machtigingenbeheer

De integriteit, vertrouwelijkheid en privacy van de missiekritieke gegevens van uw organisatie hangen af van de beveiliging van uw site, met name wie u toegang tot uw site verleent.

Het verlenen en beperken van toegang tot uw site wordt machtigingenbeheer genoemd. Dit is een van de belangrijkste verantwoordelijkheden van site-eigenaren.

Hierna volgt een aantal tips dat u moet onthouden wanneer u een machtigingenstrategie ontwikkelt.

  • Volg het principe van het laagste machtigingsniveau: geef gebruikers het laagste machtigingsniveau dat zij nodig hebben om de aan hen toegewezen taken te kunnen uitvoeren.
  • Verleen gebruikers toegang door hen toe te voegen aan de standaardgroepen (zoals Leden, Bezoekers en Eigenaren). Maak de meeste gebruikers lid van de groep Leden of Bezoekers en beperk het aantal personen in de groep Eigenaren.
  • Gebruik de overname van machtigingen om een duidelijke, eenvoudig te visualiseren hiërarchie te maken. Dat wil zeggen dat u moet voorkomen dat u machtigingen aan individuen verleent in plaats van met groepen te werken. Laat indien mogelijk subsites de machtigingen overnemen van uw teamsite in plaats van unieke machtigingen te maken.
  • Deel uw inhoud in om te profiteren van de overname van machtigingen: overweeg om uw inhoud te segmenteren op beveiligingsniveau. Maak voor gevoelige documenten een specifieke site of bibliotheek in plaats van de documenten in een grotere bibliotheek te plaatsen en ze met unieke machtigingen te beveiligen.

Gegevensarchitectuur

De informatiearchitectuur van een site is als de inhoudsopgave van een boek: de architectuur bepaalt hoe de gegevens van die site (webpagina's, documenten, lijsten en gegevens) worden ingedeeld en gepresenteerd aan de gebruikers van de site. De informatiearchitectuur wordt vaak geregistreerd als een hiërarchische lijst met site-inhoud, zoektrefwoorden, gegevenstypen en andere concepten.

Als u een informatiearchitectuur wilt maken, moet u de gegevens analyseren die u op de site presenteert. Hier volgt een aantal vragen dat u kunt gebruiken om een informatiearchitectuur te ontwikkelen:

  • Welk soort inhoud gebruikt u op de site? Hoe vertaalt zich dit in subsites, lijsten, bibliotheken, enzovoort?
  • Hoe worden de gegevens op de site gepresenteerd?
  • Hoe navigeren gebruikers door de site?
  • Hoe worden de gegevens op een bepaalde doelgroep gericht?
  • Hoe wordt het zoeken geconfigureerd en geoptimaliseerd?

Terug naar boven Terug naar boven

Een deel van uw informatiearchitectuur omvat mogelijk de classificatie van gegevens.

Als de gegevens waarmee u te maken hebt, van hoge waarde zijn voor het bedrijf, speciale beveiliging vereisen of beheerst worden door overheidsregels, wilt u mogelijk een classificatieschema instellen om specifieke inhoudstypen te identificeren die zorgvuldig moeten worden beheerd.

Nadat u gegevens in specifieke lijsten en bibliotheken hebt ingedeeld, kunt u beheerfuncties gebruiken om te bepalen hoe de inhoud wordt beheerd. Bijvoorbeeld:

Het uitchecken van bestanden vereisen

Door het verplicht uitchecken van een bestand kan dit slechts door één persoon tegelijk worden bewerkt totdat het bestand weer wordt ingecheckt. Hiermee voorkomt u dat meerdere personen tegelijkertijd wijzigingen aanbrengen in een document, zodat er geen conflicten en verwarring kunnen ontstaan bij het bewerken. Het verplicht uitchecken is ook een geheugensteuntje voor teamleden om een opmerking toe te voegen wanneer ze het bestand weer inchecken, zodat het makkelijker is om bij te houden wat er in elke versie is gewijzigd.

Versies bijhouden

Als u voorgaande versies van bestanden wilt bewaren, zijn bibliotheken een handig hulpmiddel om de bestanden bij te houden, op te slaan en te herstellen. U kunt kiezen om alle versies op dezelfde manier bij te houden, of u kunt sommige versies als primair bestempelen (bijvoorbeeld wanneer een nieuw hoofdstuk aan een handleiding wordt toegevoegd) en andere versies als secundair (bijvoorbeeld als alleen een spelfout wordt gecorrigeerd). Als u uw opslagruimte zorgvuldig wilt beheren, kunt u ook aangeven hoeveel versies van elk type u wilt opslaan.

Goedkeuring van documenten vereisen

U kunt aangeven dat een document verplicht moet worden goedgekeurd. Documenten behouden de status In behandeling totdat ze worden goedgekeurd of afgekeurd door iemand die daartoe is gemachtigd. U kunt beheren welke groepen gebruikers een document kunnen bekijken voordat het wordt goedgekeurd. Deze functie kan nuttig zijn als uw bibliotheek belangrijke richtlijnen of procedures bevat die pas door anderen mogen worden bekeken wanneer ze definitief zijn.

Op de hoogte blijven van wijzigingen

Bibliotheken ondersteunen RSS-technologie, zodat leden van uw werkgroep updates, of feeds, van nieuws en informatie op een geconsolideerde locatie, automatisch ontvangen en kunnen bekijken. Via de RSS-technologie kunt u waarschuwingen ontvangen over wijzigingen in een bibliotheek, bijvoorbeeld wanneer er wijzigingen worden aangebracht in bestanden die in de bibliotheek zijn opgeslagen. Via RSS-kanalen kunnen de leden van uw werkgroep een samengevoegde lijst bekijken van de bestanden die zijn gewijzigd. U kunt ook e-mailwaarschuwingen maken, zodat u weet wanneer bestanden worden gewijzigd.

Werkstromen maken

Voor een documentbibliotheek of inhoudstype kunnen de werkstromen worden gebruikt die door uw organisatie zijn gedefinieerd voor bedrijfsprocessen, zoals het beheren van goedkeuringen en revisies voor documenten. Uw groep kan op documenten bedrijfsprocessen, ook werkstromen genoemd, toepassen waarin acties worden opgegeven die in een bepaalde volgorde moeten worden uitgevoerd, zoals het goedkeuren of vertalen van documenten. Een werkstroom is een manier om documenten of items automatisch te verplaatsen via een reeks acties of taken. Voor bibliotheken zijn standaard drie werkstromen beschikbaar: Goedkeuring: een document wordt ter goedkeuring naar een groep mensen gerouteerd; Feedback verzamelen: een document wordt voor feedback naar een groep mensen gerouteerd en vervolgens geretourneerd naar de persoon die de werkstroom heeft geïnitieerd; Handtekeningen verzamelen: een document wordt naar een groep mensen gerouteerd om hun handtekeningen op te halen

Inhoudstypen definiëren

Als uw groep met verscheidene bestandstypen werkt, zoals werkbladen, presentaties en documenten, kunt u de functionaliteit van de bibliotheek uitbreiden door meerdere inhoudstypen in te schakelen en te definiëren. Met inhoudstypen kunt u op een flexibele en consistente manier in meerdere bibliotheken tegelijk werken. Elk inhoudstype kan een sjabloon en zelfs werkstroomprocessen aangeven. Sjablonen worden gebruikt als uitgangspunt voor opmaak en standaardtekst en voor eigenschappen die gelden voor de documenten van dat type, zoals een naam van een afdeling of een contractnummer.

Terug naar boven Terug naar boven

Gecontroleerd bijhouden

Als u een groep vertrouwelijke bestanden hebt en het nuttig zou zijn om te weten hoe de documenten worden gebruikt, kunt u een beleid definiëren waardoor het gecontroleerd bijhouden van gebeurtenissen, zoals het wijzigen, kopiëren of verwijderen van bestanden, is toegestaan.

Levenscyclus en buitengebruikstelling van sites

Sites zoals documentwerksites en discussiesites blijven vaak alleen achter wanneer ze geen nut meer hebben, en gebruiken waardevolle opslagruimte en verwarren de zoekresultaten. Het is een goed idee om een planning in te stellen voor het reviseren van sites en hun inhoud (ten minste eenmaal per jaar) om te controleren of het de moeite loont om ze te behouden.

Het is ook een goed idee om te onthouden dat het grotere beheermodel van uw organisatie ook op zoek is naar verouderde sites. Een beheerder kan bijvoorbeeld automatisch sites verwijderen die al 90 dagen niet meer zijn gebruikt. Als site-eigenaar ontvangt u een e-mailwaarschuwing wanneer uw site op het punt staat om te worden verwijderd.

Opslaglimieten

Een beheerder kan een limiet hebben ingesteld voor de hoeveelheid opslagruimte die uw groep kan gebruiken. U moet weten of er een limiet is en, als dit het geval is, bepalen hoe u de limiet opdeelt tussen uw sites, pagina's en bibliotheken.

Standaard wordt in SharePoint Server een limiet van 50 MB opgelegd voor de grootte van één document dat naar een documentbibliotheek kan worden geüpload. Daarnaast ontvangen teamsite-eigenaren meldingen wanneer de opslag 90% van het quotum heeft bereikt.

Wanneer u weet wat de limieten zijn, kunt u functies zoals versiebeheer of gecontroleerd bijhouden gebruiken om ervoor te zorgen dat uw site binnen de limieten blijft.

Aanpassing

De mogelijkheid bestaat dat uw organisatie een standaardmerk, sitesjablonen of sitelay-outs heeft die de voorkeur hebben of die verplicht zijn. In hoeverre kunnen gebruikers het uiterlijk van hun sites en pagina's aanpassen?

Als u de aanpassing aan banden wilt leggen, kunt u besluiten om het aantal personen dat gemachtigd is om de site aan te passen, te beperken. U kunt er ook voor kiezen om standaardpagina-indelingen te gebruiken om ervoor te zorgen dat aan bepaalde vereisten wordt voldaan, bijvoorbeeld om de naam van de site-eigenaar in de linkerbovenhoek van alle sites weer te geven.

U wilt mogelijk ook richtlijnen instellen voor de functionaliteit die personen op hun subsite kunnen gebruiken. U wilt mogelijk vragen om geen webonderdelen te gebruiken waarvoor aangepaste codering nodig is.

U kunt ook het tegenovergestelde doen, namelijk iedereen in uw team van SharePoint Designer voorzien zodat zij alle gewenste wijzigingen kunnen aanbrengen,

Navigatie

Navigatie-elementen helpen u bij het zoeken naar de gewenste inhoud. De twee navigatie-elementen die u kunt aanpassen zijn de bovenste koppelingsbalk en de balk Snel starten.

Op de pagina's met instellingen voor elke lijst of bibliotheek kunt u kiezen welke lijsten en bibliotheken u wilt weergeven in Snel starten. U kunt ook de volgorde van koppelingen wijzigen, koppelingen toevoegen of verwijderen, en secties toevoegen of verwijderen waarin de koppelingen zijn georganiseerd. Als er bijvoorbeeld te veel lijsten in de sectie Lijst staan, kunt u een nieuwe sectie voor Takenlijsten toevoegen waar u koppelingen naar uw takenlijsten kunt opnemen.

Terug naar boven Terug naar boven

Met de bovenste koppelingsbalk kunnen gebruikers van uw site boven aan elke pagina een rij met tabs weergeven en deze gebruiken om naar andere sites in de siteverzameling te gaan. Als u een nieuwe site maakt, kunt u opgeven of de site in de bovenste koppelingsbalk van de bovenliggende site moet worden opgenomen en of u de bovenste koppelingsbalk van de bovenliggende site wilt gebruiken.

Zoeken

Inhoud wordt weergegeven op een groot aantal plaatsen, waaronder sites, lijsten, bibliotheken, webonderdelen en kolommen. Wanneer iemand op uw site zoekt, wordt standaard alle inhoud van uw site en de subsites ervan in de zoekresultaten weergegeven.

Als site-eigenaar kunt u kiezen of de inhoud van uw site in de zoekresultaten wordt weergegeven. Wanneer u voorkomt dat de inhoud van een site in de zoekresultaten wordt weergegeven, wordt de inhoud van de subsites eronder ook niet in de zoekresultaten weergegeven.

Standaard wordt inhoud met beperkte machtigingen niet weergegeven in de zoekresultaten voor gebruikers die geen leesmachtigingen hebben. U kunt dit zo wijzigen dat beperkte inhoud in de zoekresultaten wordt weergegeven, maar gebruikers de inhoud waarvoor ze niet zijn gemachtigd, niet kunnen openen.

Rollen en verantwoordelijkheden ter ondersteuning van de site

Het is een goed idee om rollen en verantwoordelijkheden te definiëren om de chaos te beperken die kan worden veroorzaakt wanneer medewerkers lid worden van het team of het team verlaten. Hierna volgt een aantal van de dingen dat u moet doen om te bepalen wie wat op uw site doet:

  • Training: training voor basisnavigatie, zoeken en documentbeheer kunnen zeer nuttig zijn voor personen voor wie het product nieuw is.
  • Ondersteuning: u wilt mogelijk een expert in uw team aanwijzen die problemen oplost en de verbinding met een beheerder is.
  • Naleving van wettelijke of organisatierichtlijnen: soms is dit alleen een kwestie van up-to-date koppelingen naar de juiste richtlijnen onderhouden, maar het is een goed idee om iemand hiervoor verantwoordelijk te stellen.

Gegevensbescherming

Back-up- en herstelfuncties beschermen uw gegevens tegen onvoorzien verlies. Een beheerder stelt de regelmaat waarmee de back-up wordt gemaakt en het herstelniveau in.

Terug naar boven Terug naar boven

 
 
Van toepassing op:
SharePoint Foundation 2013, SharePoint Online Enterprise (E3 en E4), SharePoint Online voor kleine bedrijven, SharePoint Online voor ondernemingen (E1 en E2), SharePoint Server 2013 Enterprise, SharePoint Server 2013 Standard