Een Lync-vergadering instellen

Als u Outlook of Outlook Web App gebruikt, kunt u een terugkerende of eenmalige onlinevergadering op dezelfde manier plannen als wanneer u in Outlook gewone vergaderingen plant. De koppeling naar de Lync-vergadering wordt automatisch aan uw vergaderverzoek toegevoegd. Als uw account is geconfigureerd voor vergaderen via een inbelverbinding, bevat het vergaderverzoek alle gegevens die nodig zijn om in te bellen (telefoonnummer en vergadering-id).

Als u niet werkt met een versie van Outlook (of Windows), kunt u nieuwe vergaderingen instellen met Lync Web Scheduler. Ga hiervoor naar https://sched.lync.com of ga voor meer informatie naar Lync Web Scheduler.

Een onlinevergadering instellen met Outlook Web App

   
  1. Ga op een van de volgende manieren te werk in de Office 365-portal:
  • Als u een vergadering wilt plannen op een bepaalde datum, opent u het tabblad Agenda en klikt u in de linkerbovenhoek op Nieuwe gebeurtenis.
  • Als u een vergadering wilt plannen op basis van de mensen die u wilt uitnodigen, opent u het tabblad Personen en klikt u op een contactpersoon of een groep in de lijst met contactpersonen. Klik vervolgens onder de naam van de persoon of de groep op Vergadering plannen.

 Tip    Als u een contactpersoon of een groep wilt toevoegen, gaat u naar het tabblad Personen en klikt u in de linkerbovenhoek op Nieuw . Vervolgens hebt u twee mogelijkheden. Klik op Contactpersoon maken en vul de gevraagde gegevens in of klik op Groep maken , typ een groepsnaam, klik in het tekstvak Leden toevoegen en typ de e-mailadressen van de personen die u wilt toevoegen. Als u begint te typen, verschijnen er onder het tekstvak suggesties uit uw lijst met contactpersonen. Klik hier op de naam van de persoon die u wilt toevoegen.

  1. Klik in het midden van het vergadervenster, boven het berichtgebied, op Onlinevergadering. Als uw account is geconfigureerd voor inbelvergaderingen, ziet u in het berichtgebied verschillende inbelgegevens. Bij Locatie wordt Onlinevergadering weergegeven.
  2. Stel de vergadering op de gebruikelijke manier in door een naam in te voeren, deelnemers toe te voegen of te verwijderen, een begintijd en duur te kiezen, enzovoort. Als er deelnemers fysiek bij de vergadering aanwezig zullen zijn, typt u bij Locatie een locatie voor de vergadering, zoals een vergaderruimte, of klikt u op Ruimte toevoegen om te zoeken naar een vergaderruimte.

 Tip    Als u een tijdstip wilt zoeken waarop iedereen kan, klikt u boven aan het vergadervenster op Planningsassistent .

 Tip    Klik op Opties voor onlinevergadering als u instellingen wilt bekijken voor wie er toegang heeft tot de vergadering, wie er moet wachten om door u te worden toegelaten en wie er kan presenteren tijdens de vergadering

.
  1. Typ een agenda in het tekstgebied. Pas op dat u daarbij geen gegevens van de onlinevergadering wijzigt.
  2. (Optioneel) Als u een afbeelding of bijlage wilt toevoegen aan de agenda, klikt u boven aan het vergadervenster op het pictogram Meer acties (…), rechts van de Planningsassistent. Klik vervolgens op Invoegen en dan op Bijlage of Afbeelding.
  3. Klik boven aan het vergadervenster op Verzenden.

Een Lync-vergadering instellen met Outlook 2013

   
  1. Open Outlook en ga naar Agenda.
  2. Ga op het lint Lync-vergadering naar het tabblad Start en klik op Nieuwe Lync-vergadering.
  3. Stel de vergadering op de gebruikelijke manier in, dat wil zeggen:
  • Typ in het vak Aan de e-mailadressen van de mensen die u uitnodigt, met een puntkomma als scheidingsteken.
  • Typ in het vak Onderwerp een naam voor de vergadering.
  • Als bij de vergadering deelnemers in persoonlijk aanwezig zullen zijn, klikt u op Ruimte zoeken (op het lint Opties van het tabblad Vergadering) en zoekt u een ruimte, of typt u de gegevens van de ruimte in het vak Locatie .
  • Selecteer een begin- en een eindtijd.

 Opmerking    Als u een tijdstip wilt zoeken waarop iedereen kan, klikt u op Planningsassistent (op het lint Weergeven van het tabblad Vergadering).

  1. Typ een agenda in het tekstgebied. Pas op dat u daarbij geen gegevens van de Lync-vergadering wijzigt.
  2. (Optioneel) Klik op Planningsassistent op het Outlook-lint om na te gaan of u het meest geschikte tijdstip voor de vergadering hebt geselecteerd.
  3. Klik op Verzenden.

 Belangrijk    Zojuist hebben we een vergadering gepland met gebruikmaking van de standaardopties. Deze methode is het meest geschikt voor kleine, interne vergaderingen met een paar collega's. Voor een vergadering met mensen buiten uw bedrijf of met heel veel deelnemers moet u de opties voor de vergadering aanpassen aan de vereisten die voor de vergadering gelden voordat u uitnodigingen verstuurt. Ga in het vergaderverzoek naar het lint Lync-vergadering op het tabblad Vergadering en klik op Opties voor vergadering. Selecteer vervolgens de juiste opties.

Terug naar boven Terug naar boven

Een ongeplande vergadering starten met Lync

Als u een onderwerp wilt bespreken dat onmiddellijke aandacht vereist, kunt u snel een ad-hocvergadering starten met Lync. Zie Een ongeplande Lync-vergadering starten.