Een vergadering of afspraak maken

In Outlook is een vergadering een gebeurtenis waarbij anderen en eventueel resources zoals vergaderzalen zijn betrokken. Als u een vergadering in Outlook wilt plannen, maakt u een uitnodiging voor een vergadering die u naar de genodigden stuurt. Reacties op uw uitnodigingen worden weergegeven in uw postvak IN.

Afspraken in Outlook zijn gebeurtenissen waarvoor u geen andere mensen hoeft uit te nodigen of resources hoeft te reserveren.

Ga op een van de volgende manieren te werk:

WeergevenEen vergadering maken

  1. Klik onder aan het navigatievenster (navigatievenster: Het deelvenster aan de linkerzijde van het hoofdvenster van Outlook. In de e-mailweergave wordt in het navigatievenster de mappenlijst weergegeven. In de weergaven Agenda, Contactpersonen, Taken en Notities kunt u in het navigatievenster items weergeven en verbergen vanuit de categorielijst.) op AgendaKnop Agendaweergave.
  2. Klik op het tabblad Start op Vergadering.

Tabblad Start van Agenda, groep 1

 Tip   U kunt ook op een tijdsperiode in de dag-, week- of maandweergave dubbelklikken. De datum en het tijdstip die u hebt geselecteerd, worden automatisch in een venster voor de nieuwe afspraak ingevoerd. Klik vervolgens op het tabblad Afspraak op Uitnodigen om de afspraak om te zetten in een vergadering.

  1. Als u een bericht wilt verzenden vanuit een ander account dan uw standaardaccount, klikt u in het snelmenu Van op het account.
  2. Geef in het vak Aan de namen van mensen of resources op die u wilt opnemen in de vergadering.

Klik rechts naast het vak Aan op Contactpersonen zoeken openen om naar aanvullende contactpersonen te zoeken.

  1. Typ in het vak Locatie een beschrijving of locatie.

 Tip   

  1. Geef de gegevens voor de gebeurtenis op en voer een van de volgende handelingen uit:
Handeling Doe het volgende
Het menu Tijdzone voor de gebeurtenis weergeven

Klik op het tabblad Vergadering op Tijdzone.

Tabblad Vergadering, groep 5

Bijlagen toevoegen aan de vergadering Klik in het menu Vergadering achtereenvolgens op Bijlagen en op Toevoegen.
Een terugkerende gebeurtenis van de vergadering maken

Klik op het tabblad Vergadering op Terugkeerpatroon en selecteer een terugkeerpatroon.

Tabblad Vergadering, groep 5

Controleren of de genodigden beschikbaar zijn (alleen Exchange-accounts)

Klik op het tabblad Vergadering op Planning.

Tabblad Vergadering, Planning

Met de knop Planning geeft u het deelvenster Planningsassistent onder aan de uitnodiging weer. Als u geen beschikbaarheidsgegevens in het deelvenster Planningsassistent ziet, controleert u of uw Exchange-account is geselecteerd in het snelmenu Van boven aan de uitnodiging.

  1. Als u de uitnodiging hebt voltooid, klikt u op het tabblad Vergadering op Verzenden.

Groep Verzenden


 Opmerkingen 

  • Standaard is de functie Antwoorden vragen ingeschakeld voor nieuwe vergaderingen. Als u een Microsoft Exchange-account hebt, worden antwoorden van de genodigden geregistreerd wanneer u de vergadering opent vanuit de agenda en de gegevens in de Planningsassistent weergeeft.
  • Als u een Microsoft Exchange-account hebt, is de status die u kiest voor een gebeurtenis van invloed op de weergave van de gebeurtenis voor anderen als deze uw agenda bekijken. Als u de status niet wijzigt, wordt uw status in Outlook als 'Bezet' weergegeven tijdens de gebeurtenis. Als u de status wilt wijzigen in bijvoorbeeld 'Vrij' of 'Afwezig', klikt u op het tabblad Vergadering op het snelmenu Status.

WeergevenEen afspraak maken

  1. Klik onder aan het navigatievenster (navigatievenster: Het deelvenster aan de linkerzijde van het hoofdvenster van Outlook. In de e-mailweergave wordt in het navigatievenster de mappenlijst weergegeven. In de weergaven Agenda, Contactpersonen, Taken en Notities kunt u in het navigatievenster items weergeven en verbergen vanuit de categorielijst.) op AgendaKnop Agendaweergave.
  2. Klik op het tabblad Start op Afspraak.

Tabblad Start van Agenda, groep 1

 Tip   U kunt ook een afspraak maken in de agenda door te dubbelklikken op een tijdstip of periode in de dag-, week- of maandweergave. De datum en het tijdstip die u hebt geselecteerd, worden automatisch in een venster voor de nieuwe gebeurtenis ingevoerd.

  1. Geef de gegevens voor de gebeurtenis op en voer een van de volgende handelingen uit:
Handeling Doe het volgende
Het menu Tijdzone voor de gebeurtenis weergeven

Klik op het tabblad Afspraak op Tijdzone.

Tabblad Afspraak, groep 4

Een terugkerende gebeurtenis van de afspraak maken

Klik op het tabblad Afspraak op Terugkeerpatroon en selecteer een terugkeerpatroon.

Tabblad Afspraak, groep 4

De afspraak omzetten in een vergadering door anderen uit te nodigen

Klik op het tabblad Afspraak op Uitnodigen.

Tabblad Afspraak, Uitnodigen

  1. Klik op het tabblad Afspraak op Opslaan en sluiten.

Tabblad Afspraak, Opslaan & sluiten

Zie ook

Een vergadering bijwerken of annuleren

Over tijdzones

Een contactpersoon of gebeurtenis markeren als privé

 
 
Van toepassing op:
Outlook voor Mac 2011