Het visitekaartje gebruiken

Soms hebt u snel antwoord nodig op een dringende vraag over een contactpersoon: Hoe kom ik erachter wanneer ze klaar zijn met vergaderen? Kan ik nu tijd in zijn of haar agenda blokkeren, zodat ik met de persoon kan spreken zodra hij of zij beschikbaar is? Hoe bereik ik iemand anders in de werkgroep van deze persoon? Wie is zijn of haar manager? Kan ik op een andere manier in contact komen met deze persoon, misschien op een website voor sociaal netwerken?

U vindt antwoord op deze en andere vragen op één plek, namelijk het visitekaartje. Hier kunt u nagaan waar u erachter kunt komen met wie en waarvoor iemand werkt, of de persoon later die dag beschikbaar zal zijn om mee te praten, of de persoon een telefoonnummer buiten het werk of een tweede e-mailadres heeft, enzovoort.

Eerst wordt uitgelegd hoe u een visitekaartje kunt weergeven en daarna wordt beschreven wat u hiermee kunt doen.

Een visitekaartje openen vanuit de lijst met Lync-contactpersonen

  • Zoek in de lijst met contactpersonen naar de contactpersoon, plaats de muisaanwijzer op de foto van de contactpersoon (of het aanwezigheidspictogram als in de lijst met contactpersonen geen foto's worden weergegeven) en klik op de knop Visitekaartje weergeven.

Schermafbeelding van een contactpersoonsvermelding waarbij het visitekaartpictogram is geselecteerd en het bijbehorende visitekaartje wordt weergegeven

Een visitekaartje openen vanuit Office-toepassingen

Het visitekaartje kan overal in Office-toepassingen worden geopend waar u de foto van een persoon of de naam van een persoon met een aanwezigheidspictogram ziet.

  • Plaats de muisaanwijzer op de foto van de contactpersoon (of het aanwezigheidspictogram naast de naam van een persoon) en klik op de pijl-omlaag om het kaartje te openen.

Een chatbericht of e-mailbericht verzenden of een audio- of videogesprek starten

Open het visitekaartje van de persoon (zoals hierboven wordt beschreven) en voer een van de volgende handelingen uit:

  • Als u een chatbericht wilt verzenden, klikt u op de knop Chatbericht op de werkbalk Snel starten (rechts van de foto) of klikt u op de koppeling Chatberichten (onder aan het visitekaartje).
  • Als u een audiogesprek wilt starten, klikt u op de knop Audio-oproep om de persoon te bellen op het nummer op het werk of klikt u op de vervolgkeuzepijl naast de knop Bellen om een ander telefoonnummer te selecteren.
  • Als u een videogesprek wilt starten, klikt u op de knop Videogesprek op de werkbalk Snel starten.
  • Als u een e-mailbericht wilt verzenden, klikt u op de knop E-mail op de werkbalk Snel starten of klikt u op het e-mailadres van de contactpersoon onder het label E-mail verzenden.

Een vergadering met een contactpersoon plannen

  1. Open het visitekaartje van de persoon.
  2. Klik op het tabblad Contactpersoon onder Agenda op Een vergadering plannen.
  3. Vul de informatie over het vergaderverzoek in de uitnodiging voor de vergadering van Outlook in en klik op Verzenden..

De organisatie van een contactpersoon weergeven

  • Open het visitekaartje van de persoon en klik op Organisatie(direct onder de knop Bellen). U kunt op elke persoon in de organisatie klikken om het visitekaartje van deze persoon weer te geven.

Uw kopie van de contactgegevens van een persoon bewerken

U kunt informatie toevoegen aan uw exemplaar van het visitekaartje van een persoon, zoals de verjaardag van de persoon, het werkadres, extra telefoonnummers en/of e-mailadressen. Deze gegevens worden opgeslagen in Outlook. U kunt ook de naam van de persoon zo wijzigen dat deze als bijnaam of als een andere persoonlijke naam wordt weergegeven in de lijst met contactpersonen.

  1. Klik op het visitekaartje van de persoon op het tabblad Contactpersoon en voer een van de volgende handelingen uit:
  • Klik op Bewerken voor een contactpersoon in uw organisatie.

OF

  • Klik op Toevoegen en op Bewerken voor een contactpersoon buiten uw organisatie.
  1. Als u meerdere profielen voor deze contactpersoon hebt, wordt er een dialoogvenster geopend waarin u wordt gevraagd welk profiel u wilt wijzigen en of u het gewijzigde profiel wilt opslaan als standaardinstelling nadat u dit hebt gewijzigd. Selecteer de gewenste opties en klik op OK.
  2. Als u op de kopie van het visitekaartje dat wordt geopend de naam van de contactpersoon wilt wijzigen, zoals deze wordt weergegeven in Lync, typt u een alternatieve naam voor de contactpersoon in het veld Naam.
  3. Klik op het plusteken (+) naast de koppen E-mail, Telefoon, Adres en/of Verjaardag en typ de informatie die u wilt toevoegen aan een van deze velden. (U kunt geen informatie wijzigen of toevoegen onder de kop Werk.)
  4. Klik op Opslaan.

De wijzigingen worden binnen enkele minuten weergegeven in Lync en Outlook.

Een visitekaartje op het bureaublad vastmaken of losmaken

Wanneer u het visitekaartje van een persoon vastmaakt aan het bureaublad, blijft het kaartje geopend, zodat u de gegevens van de persoon snel kunt bekijken of snel contact kunt opnemen.

  • Als u een visitekaartje wilt vastmaken aan het beeldscherm, opent u het visitekaartje van de persoon en klikt u op de knop Vastmaken rechtsboven op het visitekaartje.
  • Als u het kaartje wilt losmaken, klikt u nogmaals op de vastmaakknop of als u het kaartje wilt losmaken en sluiten, klikt u op de knop Visitekaartje sluiten (X).

Andere opties voor visitekaartjes gebruiken

Het visitekaartje bevat de volgende extra opties voor de interactie met of voor informatie over een contactpersoon:

  • Als u de naam van de contactpersoon wilt horen (alleen beschikbaar als de contactpersoon zijn of haar naam heeft opgenomen in Outlook voor voicemail), klikt u op de geluidsknop naast de naam van de contactpersoon.
  • Als u de contactpersoon wilt toevoegen aan de lijst Favorieten van Lync, klikt u op de knop Meer opties ( ) en klikt u vervolgens op Toevoegen aan Favorieten.
  • Als u de contactpersoon wilt toevoegen aan een of meer van uw groepen contactpersonen van Lync, klikt u op Toevoegen aan contactpersonen voor chatberichten en selecteert u de groepen waaraan u de contactpersoon wilt toevoegen in de vervolgkeuzelijst.
  • Als u de updates in het sociale netwerk van de contactpersoon wilt weergeven (als u bevriend bent met hem of haar op een gedeeld sociaal netwerk of als hun updates openbaar zijn), klikt u op het tabblad Nieuw.
  • Als u de distributielijsten waartoe de contactpersoon behoort, wilt weergeven, klikt u op het tabblad Lidmaatschap.
  • Als u recente updates in de informatie van de contactpersoon wilt zien, klikt u op het tabblad Opmerkingen.
  • Als u in Lync een melding wilt ontvangen wanneer de contactpersoon beschikbaar is, klikt u op de knop Meer opties () en klikt u vervolgens op Melding geven bij statuswijziging.

Terug naar boven Terug naar boven

 
 
Van toepassing op:
Lync 2013, Lync Basic 2013