Om de totale uitgaven voor januari op te tellen, is het niet nodig om alle waarden opnieuw in te voeren. U kunt daarentegen gebruikmaken van een vooraf opgestelde formule. Een dergelijke formule wordt een functie genoemd.
Het totaal voor januari verkrijgt u door cel B7 te selecteren en vervolgens op AutoSom te klikken 
op de taakbalk Standaard. Hiermee voert u de functie SOM in, die alle waarden in een reeks cellen optelt. U kunt tijd besparen door elke keer gebruik te maken van de functie wanneer u een groot aantal waarden moet optellen. Zo hoeft u de formule niet opnieuw in te voeren.
Als u op ENTER drukt, wordt in cel B7 95,94 weergegeven als resultaat van de functie SOM. De formule =SOM(B3:B6) verschijnt in de formulebalk wanneer u B7 selecteert.
B3:B6 is de informatie, die het argument wordt genoemd. Het argument laat de functie SOM weten welke waarden er moeten worden opgeteld. Door gebruik te maken van een celverwijzing (B3:B6) in plaats van de waarden in deze cellen, kan Excel de resultaten automatisch bijwerken als de waarden later worden gewijzigd. De dubbele punt (:) in B3:B6 geeft een celbereik aan in kolom B, rij 3 tot en met 6. De haakjes zijn nodig om het argument te onderscheiden van de functie.
In de volgende twee lessen komen celverwijzingen en functies nader aan bod.
