Bijwerkquery's maken

In dit artikel wordt uitgelegd hoe u een bijwerkquery maakt en uitvoert. Een bijwerkquery wordt gebruikt om bestaande gegevens in een recordset bij te werken of te wijzigen.

 Opmerking   Houd er rekening mee dat u een bijwerkquery niet kunt gebruiken om nieuwe records toe te voegen aan een database of om hele records uit een database te verwijderen. Als u nieuwe records wilt toevoegen, moet u een toevoegquery gebruiken en als u hele records wilt verwijderen, moet u een verwijderquery gebruiken. U kunt een bijwerkquery echter wel gebruiken om de gegevens in een of meer velden een null-waarde te geven. Dit heeft hetzelfde effect als het verwijderen van een gedeelte van een record. U kunt een bijwerkquery ook gebruiken om null-waarden te vervangen door andere gegevens. Dit heeft hetzelfde effect als het toevoegen van gegevens.

Zie het artikel Toevoegquery's maken voor meer informatie over toevoegquery's. Zie het artikel Query's gebruiken om een of meer records uit een database te verwijderen voor meer informatie over het gebruik van verwijderquery's voor het verwijderen van gegevens en het gebruik van bijwerkquery's om bestaande gegevens een null-waarde te geven.

---

• Bijwerkquery's gebruiken
• Een back-up maken van uw gegevens
• Voorkomen dat een query wordt geblokkeerd door de modus Uitgeschakeld
• Bijwerkquery's maken en uitvoeren
• Gegevens in een tabel bijwerken met gegevens uit een andere tabel

---

Bijwerkquery's gebruiken

U kunt bijwerkquery's gebruiken om de gegevens in een of meer bestaande records toe te voegen, te wijzigen of te verwijderen. Een bijwerkquery zou je kunnen beschouwen als een uitgebreide versie van het dialoogvenster Zoeken en vervangen. U voert een selectiecriterium in (ruwweg vergelijkbaar met een gezochte tekenreeks) en een bijwerkcriterium (ruwweg vergelijkbaar met een vervangende tekenreeks). Het verschil met het dialoogvenster Zoeken en vervangen is dat bijwerkquery's meerdere criteria kunnen toepassen, zodat u een groot aantal records in één keer kunt bewerken en records in meer dan één tabel tegelijk kunt wijzigen.

Houdt u hierbij aan de volgende regels:

• U kunt een bijwerkquery niet gebruiken om nieuwe records toe te voegen aan een tabel, maar u kunt wel bestaande null-waarden wijzigen in niet-null-waarden. Als u nieuwe records wilt toevoegen aan een of meer tabellen, moet u een toevoegquery gebruiken.

Zie het artikel Toevoegquery's maken voor meer informatie over toevoegquery's.

• U kunt een bijwerkquery niet gebruiken om hele records (rijen) te verwijderen uit een tabel, maar u kunt wel bestaande waarden die niet null zijn wijzigen in null-waarden. Als u hele records wilt verwijderen (een proces waarbij ook de primaire-sleutelwaarde wordt verwijderd), moet u een verwijderquery gebruiken.

Zie het artikel Een verwijderquery gebruiken om een of meer records uit een database te verwijderen voor meer informatie over verwijderquery's.

• U kunt een bijwerkquery gebruiken om alle gegevens in een recordset te wijzigen.

Daarnaast kunt u een bijwerkquery niet uitvoeren op verschillende typen tabelvelden:

• Velden die het resultaat zijn van berekeningen. De waarden in berekende velden bevinden zich niet permanent in tabellen. Deze waarden bestaan alleen in het tijdelijke geheugen van uw computer nadat Access de waarden heeft berekend. Omdat berekende velden geen permanente opslaglocatie hebben, kunt u deze velden niet bijwerken.
• Velden die totalenquery's of kruistabelquery's gebruiken als recordbron.
• AutoNummering-velden. De waarden in AutoNummering-velden veranderen alleen wanneer u een record toevoegt aan een tabel.
• Velden in samenvoegquery's.
• Velden in query's voor unieke waarden en query's voor unieke records (query's die geen dubbele waarden of records als resultaat geven). Deze regel is van toepassing wanneer u een bijwerkquery gebruikt en wanneer u gegevens handmatig probeert bij te werken door gegevens in te voeren in een formulier of gegevensblad.
• Primaire sleutels die deel uitmaken van tabelrelaties, tenzij u de relaties instelt op automatisch trapsgewijs bijwerken via het sleutelveld en andere gerelateerde velden. Wanneer trapsgewijs bijwerken is ingeschakeld, worden waarden van externe sleutels automatisch bijgewerkt in een onderliggende tabel (de tabel aan de veel-kant van een een-op-veel-relatie) wanneer u de waarde van een primaire sleutel wijzigt in een bovenliggende tabel (de tabel aan de een-kant van een een-op-veel-relatie).

 Opmerking   U kunt records niet trapsgewijs bijwerken als de records een AutoNummering-veld gebruiken om primaire-sleutelwaarden te genereren.

Zie Trapsgewijs bijwerken inschakelen verderop in dit artikel voor informatie over het in- en uitschakelen van trapsgewijs bijwerken.

Zie het artikel Een of meer records toevoegen aan een database voor algemene informatie over andere manieren om records toe te voegen aan een database of om bestaande gegevens te wijzigen.

Terug naar boven

Een back-up maken van uw gegevens

Het is verstandig een back-up te maken van uw database voordat u een bijwerkquery uitvoert. Het resultaat van een bijwerkquery kan niet ongedaan worden gemaakt, maar als u een back-up maakt, weet u zeker dat u alle wijzigingen eventueel ongedaan kunt maken.

1. Klik op de Microsoft Office-knop , wijs Beheren aan en klik vervolgens onder Deze database beheren op Back-up maken van de database.

2. Geef in het dialoogvenster Back-up opslaan als een naam en een locatie voor de back-up op en klik vervolgens op Opslaan.

Het oorspronkelijke bestand wordt gesloten, er wordt een back-up gemaakt en vervolgens wordt het oorspronkelijke bestand weer geopend.

U kunt terugkeren naar een back-up door het oorspronkelijke bestand te sluiten en de naam daarvan te wijzigen, zodat u de back-up de naam van de oorspronkelijke versie kunt geven. Geef de back-up de naam van de oorspronkelijke versie en open vervolgens de back-up met de gewijzigde naam in Access.

Terug naar boven

Voorkomen dat een query geblokkeerd wordt door de modus Uitgeschakeld

In Access worden standaard alle actiequery's (bijwerk-, toevoeg-, verwijder- of tabelmaakquery's) geblokkeerd tenzij uw database op een vertrouwde locatie staat of tenzij de database is ondertekend en vertrouwd is. Als u geen van beide acties hebt uitgevoerd, kunt u de query toch voor alleen de huidige databasesessie uitvoeren door op Inhoud inschakelen te klikken op de berichtenbalk.

Als u probeert een actiequery uit te voeren en het lijkt alsof er niets gebeurt, kunt u kijken of het volgende bericht op de statusbalk van Access staat:

De actie of gebeurtenis is geblokkeerd door de modus Uitgeschakeld.

Voer de volgende stappen uit als u dat bericht ziet:

Geblokkeerde inhoud inschakelen

• Klik op de berichtenbalk op Opties.

Het dialoogvenster Microsoft Office-beveiligingsopties wordt geopend.

• Klik op Deze inhoud inschakelen en klik vervolgens op OK.
• Voer uw query nog een keer uit.

Als de berichtenbalk niet wordt weergegeven

• Klik op het tabblad Hulpmiddelen voor databases in de groep Weergeven/Verbergen op Berichtenbalk.

Zie het artikel Een database beveiligen voor meer informatie over de modus Uitgeschakeld en beveiliging in Access.

Terug naar boven

Bijwerkquery's maken en uitvoeren

De veiligste manier om een bijwerkquery te gebruiken is eerst een selectiequery te maken om de selectiecriteria te testen. Stel dat u bijvoorbeeld een reeks Ja/nee-velden voor een bepaalde klant wilt wijzigen van Nee in Ja. Daarvoor kunt u criteria toevoegen aan de selectiequery totdat alle records met Nee in de records van die klant als resultaat worden gegeven. Als u er zeker van bent dat de query de juiste records als resultaat geeft, converteert u de selectiequery naar een bijwerkquery, voert u de bijwerkcriteria in en voert u de query uit om de geselecteerde waarden te wijzigen. In de stappen in deze sectie wordt uitgelegd hoe u een selectiequery maakt en vervolgens converteert naar een bijwerkquery.

Een selectiequery maken

1. Open de database met de records die u wilt bijwerken.
2. Klik op het tabblad Maken in de groep Overige, op Queryontwerp.

De ontwerpfunctie voor query's wordt geopend en het dialoogvenster Tabel weergeven wordt geopend.

3. Selecteer de tabel of de tabellen met de records die u wilt bijwerken, klik op Toevoegen en vervolgens op Sluiten

De tabel of tabellen worden in de ontwerpweergave voor query's als een of meer vensters weergegeven, samen met alle velden van elke tabel. In deze afbeelding wordt een tabel weergegeven in de ontwerpfunctie voor query's.

4. Dubbelklik op de velden die u wilt bijwerken. De geselecteerde velden worden weergegeven in de rij Veld in het queryontwerpraster.

U kunt in het queryontwerpraster één tabelveld per kolom toevoegen.

Als u alle velden van een tabel snel wilt toevoegen, dubbelklikt u op het sterretje (*) boven aan de lijst met tabelvelden. In deze afbeelding ziet u het queryontwerpraster waarbij alle velden zijn toegevoegd.

5. Eventueel kunt u een of meer criteria invoeren in de rij Criteria van het queryontwerpraster. In de volgende tabel worden enkele voorbeeldcriteria getoond en wordt uitgelegd wat dit voor gevolgen heeft voor de resultaten van een query.

 Opmerking   In veel van de voorbeelden in deze tabel worden jokertekens gebruikt om de query flexibeler of krachtiger te maken.

Zie het artikel Naslaginformatie over jokertekens in Access voor meer informatie over het gebruik van jokertekens in query's.

6. Klik op het tabblad Ontwerpen, in de groep Resultaten, op Uitvoeren.

Controleer of de query de records die u wilt bijwerken als resultaat geeft. U kunt indien gewenst velden selecteren die u niet wilt opnemen in het queryontwerp en op DELETE drukken om deze velden te verwijderen. U kunt ook extra velden naar het ontwerpraster slepen.

7. Ga door met de volgende stappen.

Records bijwerken

1. Klik op het tabblad Ontwerpen, in de groep Type query, op Bijwerkquery.

Deze procedure laat zien hoe u de selectiequery wijzigt in een bijwerkquery. Wanneer u dit doet, wordt de rij Bijwerken toegevoegd aan het queryontwerpraster. In de volgende afbeelding wordt een bijwerkquery weergegeven die alle activa die na 5 januari 2005 gekocht zijn als resultaat geeft en de locatie wijzigt in "Magazijn 3" voor alle records die voldoen aan het criterium.

2. Zoek het veld dat de gegevens bevat die u wilt wijzigen en geef uw expressie (uw vervangende criteria) op in de rij Bijwerken van dat veld.

U kunt elke geldige expressie gebruiken in de rij Bijwerken. In deze tabel staan enkele voorbeeldexpressies en wordt uitgelegd hoe deze expressies gegevens wijzigen.

3. Klik op het tabblad Ontwerpen, in de groep Resultaten, op Uitvoeren.

Er verschijnt een waarschuwing.

4. Klik op Ja om de query uit te voeren en de gegevens bij te werken.

5.  Opmerking   Wanneer u de query uitvoert, valt het u misschien op dat sommige velden ontbreken in de resultaatset. Als uw query velden bevat die u niet bijwerkt, worden die velden standaard niet weergegeven in de resultaten. U zou bijvoorbeeld id-velden van twee tabellen kunnen opnemen om ervoor te zorgen dat de query resultaten geeft en wordt toegepast op de juiste records. Als u deze id-velden niet bijwerkt, worden ze niet weergegeven in de resultaten.

Terug naar boven

Gegevens in een tabel bijwerken met gegevens uit een andere tabel

Vaak merken databasegebruikers dat ze de gegevens in de ene tabel moeten bijwerken met gegevens uit een andere tabel. Veel gebruikers vinden dit een moeilijke taak. Wanneer u gegevens in een tabel moet bijwerken met gegevens uit een andere tabel, moet u rekening houden met de volgende regel: de gegevenstypen voor de bron- en doelvelden moeten ofwel gelijk, of compatibel zijn.

Wanneer u gegevens in een tabel bijwerkt met gegevens uit een andere tabel en u gebruikt compatibele gegevenstypen in plaats van overeenkomende gegevenstypen, worden de gegevenstypen voor die velden in de doeltabel geconverteerd. Hierdoor kunnen sommige gegevens in de doelvelden worden afgekapt (verwijderd). In de sectie Beperkingen voor gegevenstypeconversies wordt beschreven hoe u gegevenstypen wel en niet kunt converteren. In de tabel wordt ook uitgelegd wanneer de conversie van een gegevenstype sommige of alle gegevens in een veld kan wijzigen of verwijderen en welke gegevens kunnen worden verwijderd.

Voer de volgende stappen uit om gegevens in een tabel bij te werken met gegevens uit een andere tabel:

• Maak een bijwerkquery en voeg zowel de brontabel als de doeltabel toe aan de query.
• Koppel deze tabellen aan de velden die de gerelateerde gegevens bevatten.
• Voeg in het queryontwerpraster de namen van uw doelvelden toe aan de rij Veld.
• Voeg in het queryontwerpraster de namen van uw bronvelden toe aan de rij Wijzigen in met de volgende syntaxis: [brontabel].[bronveld].

Bij de stappen in dit gedeelte wordt uitgegaan van het gebruik van twee vergelijkbare tabellen. In dit voorbeeld bevindt de tabel Cliënten zich in een database die u pas hebt overgenomen en deze tabel bevat meer recente gegevens dan de tabel Klanten. U kunt zien dat de namen van sommige managers zijn veranderd en dat ook sommige adressen een wijziging hebben ondergaan. Daarom besluit u om de tabel Klanten bij te werken met gegevens uit de tabel Cliënten.

De tabel Cliënten    

De tabel Klanten    

Houd er rekening mee dat hoewel de gegevenstypen voor elk tabelveld niet overeen hoeven te komen, de typen wel compatibel moeten zijn. Met andere woorden, Access moet de gegevens in de brontabel kunnen converteren naar een gegevenstype dat de doeltabel kan gebruiken. In sommige gevallen kunnen bepaalde gegevens tijdens het conversieproces worden verwijderd. Zie de sectie Beperkingen voor gegevenstypeconversies voor meer informatie over beperkingen bij het converteren van gegevenstypen.

In de stappen in dit gedeelte worden de twee bovenstaande voorbeeldtabellen gebruikt. U kunt de stappen aanpassen aan uw eigen gegevens.

De bijwerkquery maken en uitvoeren

1. Klik op het tabblad Maken in de groep Overige, op Queryontwerp.

2. Dubbelklik in het dialoogvenster Tabel weergeven op de bron- en doeltabellen om deze toe te voegen aan de query. Elke tabel wordt weergegeven in een venster in de ontwerpfunctie voor query's. Als u klaar bent met het toevoegen van tabellen, klikt u op Sluiten om het dialoogvenster Tabel weergeven te sluiten.
3. Koppel de tabellen aan de velden die de gerelateerde gegevens bevatten. Dit doet u door het gerelateerde veld uit de ene tabel te slepen en neer te zetten op het overeenkomstige veld in de andere tabel.

Als u bijvoorbeeld de hiervoor weergegeven voorbeeldtabellen gebruikt, sleept u het veld Cliënt-id naar het veld Klant-id. Hierdoor wordt een relatie gelegd tussen deze velden in de twee tabellen en wordt die relatie gebruikt om gerelateerde records te koppelen.

4. Klik op het tabblad Ontwerpen, in de groep Type query, op Bijwerkquery.

5. Dubbelklik in de doeltabel op de velden die u wilt bijwerken. Elk veld wordt in het queryontwerpraster weergegeven in de rij Veld

Als u de voorbeeldtabellen gebruikt, voegt u alle velden toe behalve het veld Klant-id. U ziet dat de naam van de doeltabel verschijnt in de rij Tabel van het ontwerpraster.

6. In elke kolom van de query die een doelveld bevat voegt u in de rij Wijzigen in de naam toe van de brontabel en het veld in de brontabel dat overeenkomt met het veld in de doeltabel. Gebruik hiervoor de volgende syntaxis: [Tabel].[Veld], waarbij u de tabel- en veldnamen tussen vierkante haken plaatst en de tabel- en veldnamen scheidt met een punt.

In deze afbeelding ziet u een gedeelte van het ontwerpraster met daarin de voorbeeldtabellen. Let op de syntaxis voor de tabel- en veldnamen in de rij Wijzigen in.

Wees erop bedacht dat u de tabel- en veldnamen in de rij Wijzigen in correct moet spellen en dat u alle interpunctie in de originele tabel- en veldnamen precies moet overnemen. Hoofdletters en kleine letters hoeven niet overeen te komen.

7. Klik op het tabblad Ontwerpen, in de groep Resultaten, op Uitvoeren.

8. Als u wordt gevraagd om het bijwerken te bevestigen, klikt u op Ja.

Beperkingen voor gegevenstypeconversies

In de volgende tabel staan de gegevenstypen die in Access beschikbaar zijn, wordt uitgelegd welke beperkingen er gelden bij het converteren van gegevenstypen en wordt kort beschreven wat voor gegevensverlies er eventueel kan optreden tijdens de conversie.

Terug naar boven