Basistaken voor een Access 2013-bureaubladdatabase

Met Access-databases kunt u bijna alle soorten informatie opslaan en bijhouden, zoals voorraden, contactpersonen of bedrijfsprocessen. In dit artikel leest u over verschillende manieren om een Access-bureaubladdatabase te maken en er gegevens aan toe te voegen en hoe u uw nieuwe database aanpast en gebruikt.

 Opmerking    Als u meer wilt weten over het nieuwe type Access-app voor op het web, kunt u een kijkje nemen hoe u een Access-app maakt en lezen over basistaken voor een Access-app.

Zie voor meer informatie over beschikbare nieuwe functies Nieuw in Access 2013.

Een sjabloon kiezen

Access-sjablonen bevatten ingebouwde tabellen, query's, formulieren en rapporten die klaar zijn voor gebruik. Wanneer u Access start, ziet u als eerste een aantal sjablonen waaruit u kunt kiezen. U kunt online nog meer sjablonen zoeken.

sjabloonweergave in het beginscherm

  1. Klik in Access op Bestand > Nieuw.
  2. Selecteer een sjabloon voor een bureaubladdatabase en geef een naam op voor de database in het vak Bestandsnaam. Als er geen geschikte sjabloon voor u bij staat, gebruikt u het vak Onlinesjablonen zoeken .
  3. U kunt de standaardlocatie gebruiken die wordt weergegeven onder het vak Bestandsnaam of klikken op het mappictogram om een locatie te kiezen.
  4. Klik op Maken.

een bureaubladdatabase maken op basis van een sjabloon

Afhankelijk van de sjabloon, moet u mogelijk een van de volgende stappen uitvoeren om aan de slag te kunnen:

  • Als u in Access een dialoogvenster Aanmelden ziet met een lege gebruikerslijst:
  1. Klik op Nieuwe gebruiker.
  2. Vul het formulier Gebruikersdetails in.
  3. Klik op Opslaan & Sluiten.
  4. Selecteer de ingevoerde gebruikersnaam en klik op Aanmelden.
  • Als er in Access een bericht Beveiligingswaarschuwing op de berichtenbalk wordt weergegeven en u vertrouwt de bron van de sjabloon, klikt u op Inhoud inschakelen. Meld u nogmaals aan bij de database als dit wordt gevraagd.

Zie voor meer informatie een Access-bureaubladdatabase maken vanaf een sjabloon.

Een volledig nieuwe database maken

Als geen van de sjablonen aan uw wensen voldoet, kunt u met een lege bureaubladdatabase beginnen.

  1. Klik vanuit Access op Nieuw > Lege bureaubladdatabase.
  2. Typ een naam voor de database in het vak Bestandsnaam.
  3. U kunt de standaardlocatie gebruiken die wordt weergegeven onder het vak Bestandsnaam of klikken op het mappictogram om een locatie te kiezen.
  4. Klik op Maken.

Een tabel toevoegen

In een database worden uw gegevens opgeslagen in meerdere gerelateerde tabellen. Ga als volgt te werk om een tabel te maken:

  1. Wanneer u de database voor het eerst opent, ziet u een lege tabel in de gegevensbladweergave waarin u gegevens kunt toevoegen. Om nog een tabel toe te voegen klikt u op het tabblad Maken > Tabel. U kunt gegevens invoeren in het lege veld (cel) of gegevens plakken uit een andere bron, bijvoorbeeld een Excel-werkmap.
  2. Als u de naam van een kolom(veld) wilt wijzigen, dubbelklikt u op de kolomkop en typt u een andere naam.

 Tip    Als u betekenisvolle namen geeft, weet u wat voor informatie een veld bevat zonder de inhoud te bekijken.

  1. Klik op Bestand > Opslaan.
  • Typ in de kolom Klik om toe te voegen om meer velden toe te voegen.
  • Als u een kolom wilt verplaatsen, selecteert u deze door op de kolomkop te klikken en de kolom te verplaatsen naar de gewenste locatie. U kunt ook aaneengesloten kolommen selecteren en deze tegelijk naar een nieuwe locatie slepen.

Zie Inleiding tot tabellen voor meer informatie.

Gegevens kopiëren en plakken

U kunt gegevens vanuit een ander programma, zoals Excel of Word, naar een Access-tabel kopiëren of plakken. Dit gaat het beste als de gegevens zijn verdeeld in kolommen. Als de gegevens zich in een tekstverwerkingsprogramma bevinden, bijvoorbeeld in Word, kunt u de kolommen scheiden met behulp van tags of converteren naar een tabelindeling voordat u ze kopieert.

  1. Als de gegevens moeten worden bewerkt, bijvoorbeeld om volledige namen op te splitsen in voor- en achternaam, doet u dat eerst in het bronprogramma.
  2. Open de bron en kopieer de gegevens met Ctrl+C.
  3. Open de Access-tabel waaraan u de gegevens wilt toevoegen in de gegevensbladweergave en plak de gegevens met Ctrl+V.
  4. Dubbelklik op elke kolomkop en typ een betekenisvolle naam.
  5. Klik op Bestand > Opslaan en geef de nieuwe tabel een naam.

 Opmerking    In Access wordt het gegevenstype van elk veld ingesteld op basis van de informatie die u in de eerste rij van elke kolom plakt. Zorg er dus voor dat de gegevens in de volgende rijen van hetzelfde type zijn als de eerste rij.

Gegevens importeren of koppelen

U kunt gegevens uit andere bronnen importeren of een koppeling naar de gegevens maken vanuit Access zonder de informatie uit de oorspronkelijke bron te verplaatsen. Koppelen kan handig zijn als de gegevens worden bijgewerkt door meerdere gebruikers en u er zeker van wilt zijn dat u de actuele versie ziet of als u ruimte wilt besparen. Voor de meeste indelingen kunt u kiezen of u gegevens wilt importeren of een koppeling naar de gegevens wilt gebruiken.

Opties op het tabblad Externe gegevens

Het proces verschilt enigszins per gegevensbron maar met deze instructies kunt u een begin maken:

  1. Klik op het tabblad Externe gegevens op de gegevensindeling vanwaaruit u wilt importeren of waarnaar u een koppeling wilt maken. Als u de gewenste indeling niet ziet, klikt u op Meer.

 Opmerking    Als u de juiste indeling nog steeds niet kunt vinden, moet u de gegevens mogelijk eerst exporteren naar een bestandsindeling die wordt ondersteund door Access, zoals een tekstbestand met scheidingstekens (tekstbestand met scheidingstekens: een gegevensbestand waarin de afzonderlijke veldwaarden zijn gescheiden door een teken, zoals een komma of een tab.).

  1. Volg de instructies in het dialoogvenster Externe gegevens ophalen.

Bij het koppelen van gegevens zijn enkele indelingen beschikbaar als alleen-lezen. Dit zijn de externe bronnen vanwaaruit u gegevens kunt importeren of koppelen:

Importeren Koppelen
Microsoft Excel Ja Ja
(alleen-lezen)
Microsoft Access Ja Ja
ODBC-databases zoals SQL Server Ja Ja
Tekstbestanden of door komma's gescheiden waarden (CSV) Ja Ja
(alleen nieuwe records toevoegen)
SharePoint-lijst Ja Ja
XML Ja
Data Services Ja
(alleen-lezen)
HTML-document Ja Ja
Outlook-map Ja Ja

Zie Gegevens importeren in een Access-database en Gegevens importeren uit een Access-database voor meer informatie.

Gegevens ordenen met de functie Tabelanalyse

Met de wizard Tabelanalyse kunt u snel overbodige gegevens opsporen en de gegevens eenvoudig in aparte tabellen onderbrengen. De oorspronkelijke tabel blijft bewaard als back-up.

  1. Open de Access-database met de tabel die u wilt analyseren.
  2. Klik op Hulpmiddelen voor databases > Tabel analyseren.

De eerste twee pagina's van de wizard bevatten een korte zelfstudie met voorbeelden. Als u een selectievakje Inleidingspagina's weergeven ziet, schakelt u dit in en klikt u twee keer op Terug om de inleiding te bekijken. Als u de inleidingspagina's niet opnieuw wilt zien, schakelt u het selectievakje Inleidingspagina's weergeven uit.

Terug naar boven Terug naar boven

Volgende stappen

De rest van het ontwerpproces is afhankelijk van wat u wilt doen. U wilt waarschijnlijk query's, formulieren, rapporten en macro's maken. Hierbij kunnen de volgende artikelen helpen:

Terug naar boven Terug naar boven

 
 
Van toepassing op:
Access 2013