Lage etiketter for en masseutsendelse

Når du vil bruke adresseetiketter til å sende en masseutsendelse basert på adresselisten, kan du bruke utskriftsfletting til å opprette et ark med adresseetiketter. Hver etikett inneholder en adresse fra listen.

Utskriftsflettingen består av følgende hovedtrinn:

1. Opprette etikettene. Du definerer oppsettet for alle etikettene i utskriftsflettingen én gang. I en utskriftsfletting kalles dokumentet du bruker til dette, for hoveddokument. I hoveddokumentet for etiketter kan du også angi innhold som skal gjentas på hver etikett, for eksempel en firmalogo eller avsenderadressen på fraktetiketter.
2. Koble etikettene til adresselisten. Adresselisten er datakilden som Microsoft Word bruker i utskriftsflettingen. Det er en fil som inneholder adressene som skal skrives ut på etikettene.
3. Begrense listen over mottakere. Det genereres en etikett for hver adresse i adresselisten. Hvis du bare vil generere etiketter for bestemte adresser i adresselisten, kan du velge hvilke adresser, eller poster, du vil inkludere.
4. Legge til plassholdere, som kalles flettefelt, på etikettene. Når du utfører utskriftsflettingen, fylles flettefeltene med informasjon fra adresselisten.
5. Forhåndsvise og fullføre flettingen og skrive ut etikettene. Du kan forhåndsvise hver etikett før du skriver ut hele settet.

Du bruker kommandoene i kategorien Masseutsendelser til å utføre en utskriftsfletting.

 Viktig!   Hvis du har tenkt å bruke egendefinerte kontaktfelt med kontaktlisten i Microsoft Outlook, eller hvis du har tenkt å bruke en kontaktmappe i Fellesmapper, må du begynne prosessen for utskriftsfletting i Outlook.

Opprette etikettene

Du har sannsynligvis en pakke med etiketter fra én av etikettprodusentene, for eksempel Avery, AOne eller Formtec. Hvert ark har en bestemt størrelse og inneholder et bestemt antall etiketter med bestemte mål.

Når du skal opprette hoveddokumentet for etiketter, må målene i dette dokumentet samsvare med målene for etikettene på de arkene du har.

1. Start Word.

Det åpnes et tomt dokument som standard. La det være åpent. Hvis du lukker det, er ikke kommandoene i neste trinn tilgjengelige.

2. Klikk Start utskriftsfletting i Start utskriftsfletting-gruppen i kategorien Masseutsendelser.

3. Klikk Etiketter.
4. Du må gjøre flere valg i dialogboksen Etikettalternativer.

---

---

5. Klikk skrivertypen du skal bruke til å skrive ut etikettene, under Skriverinformasjon.
6. Klikk navnet på firmaet som har laget etikettarkene du bruker, i Etikettleverandører-listen.
7. Klikk produktnummeret som er oppført på esken med etikettark, i Produktnummer-listen.

Produktnummeret for etikettene jeg har, samsvarer ikke med noen av alternativene i dialogboksen Etikettalternativer.

8. Klikk OK når du har valgt etikettalternativene du vil bruke.

Et dokument som inneholder etikettarket, opprettes. Etikettene vises i et tabelloppsett. Hvis du ikke ser linjene som skiller etikettene, klikker du kategorien Oppsett under Tabellverktøy, og deretter klikker du Vis rutenettlinjer i Tabell-gruppen.

Fortsette en utskriftsfletting

Hvis du må stanse arbeidet med en utskriftsfletting, kan du lagre hoveddokumentet for etiketter og fortsette flettingen senere. Datakilden og feltinformasjonen beholdes.

1. Når du er klar til å fortsette flettingen, åpner du dokumentet.

Det vises en melding der du blir bedt om å bekrefte at du vil åpne dokumentet, som kjører en SQL-kommando.

2. Siden dokumentet er koblet til en datakilde og du ønsker å hente dataene, klikker du Ja. Hvis du åpnet et dokument som du ikke visste var koblet til en datakilde, kunne du ha klikket Nei for å hindre potensielt skadelig tilgang til data.

Teksten i dokumentet vises sammen med eventuelle felt du har satt inn.

3. Klikk kategorien Masseutsendelser, og fortsett arbeidet.

Til toppen av siden

Koble etikettene til adresselisten

Når du skal flette informasjon inn i etikettene, må du koble etikettene til adresselisten, som også kalles en datakilde eller datafil. Hvis du ikke allerede har en datafil, kan du opprette en datafil i løpet av utskriftsflettingen.

 Viktig!   Hvis du bruker en eksisterende liste, kontrollerer du at den inneholder informasjonen du vil bruke, inkludert alle kolonnene og radene. Du kan gjøre enkelte endringer under flettingen, men du kan ikke åpne datakilden separat under flettingen. Fletteprosessen er enklere hvis datakilden er klar før du kobler til den.

Velge en datafil

1. Klikk Velg mottakere i gruppen Start utskriftsfletting i kategorien Masseutsendelser.
   
   
   
   
2. Gjør ett av følgende:
• Bruke Outlook-kontakter    Hvis du vil bruke kontaktlisten i Microsoft Outlook, klikker du Velg blant Outlook-kontaktene.
  
  

   Viktig!   Hvis du vil ha mer informasjon om bruk av kontaktlisten, kan du se Tips for å arbeide med kontaktlisten i Microsoft Outlook.

  
  
• Bruke en eksisterende datakildefil    Hvis du har et Microsoft Office Excel-regneark, en Microsoft Access-database eller en annen datafiltype, klikker du Bruk eksisterende liste, og deretter finner du filen i dialogboksen Velg datakilde.
  
  I Excel kan du velge data fra et hvilket som helst regneark eller navngitt område i en arbeidsbok. I Access kan du velge data fra en hvilken som helst tabell eller spørring (spørring: En måte å finne alle poster som er lagret i en datakilde, og som tilsvarer et sett med kriterier du har oppgitt. Spørringer kan inneholder operatorer, anførselstegn, jokertegn og parenteser som hjelper deg med å avgrense søket.) som er definert i databasen.
  
  

   Viktig!   Hvis du vil ha tips for formatering av dataene i Excel-regnearket for utskriftsfletting, kan du se Tips for formatering av data i Excel.

  
  
  Hvis du har en annen datafiltype, velger du filen i dialogboksen Velg datakilde. Hvis filen ikke vises, velger du den aktuelle filtypen eller Alle filer i Filtype-boksen. Du kan bruke følgende typer datafiler til utskriftsfletting:
• Filer fra filbaserte ettnivådatabaseprogrammer som det er installert en OLE DB (OLE DB: En komponentdatabasearkitektur som implementerer effektiv nettverks- og Internett-tilgang for mange typer datakilder, inkludert relasjonsdata, e-postfiler, flate filer og regneark.)-leverandør eller ODBC (Open Database Connectivity (ODBC): En standardmetode for å dele data mellom databaser og programmer. ODBC-drivere bruker standard Structured Query Language (SQL) til å få tilgang til eksterne data.)-driver for (flere av disse leveres med Microsoft Office 2010).
• En HTML-fil med én enkelt tabell. Den første raden i tabellen må inneholde kolonnenavn, og de andre radene må inneholde data.
• Elektronisk adressebøker:
• Microsoft Outlook-adressebok
• Microsoft Schedule+ 7.0-kontaktliste
• Enhver lignende adresseliste opprettet i et MAPI (MAPI: Grensensittspesifikasjonen for Microsoft som lar forskjellige meldings- og arbeidsgruppeprogrammer (inkludert e-post, talepost og telefaks) arbeide sammen gjennom én klient.)-kompatibelt meldingssystem, for eksempel Microsoft Outlook.
• Et Microsoft Word-dokument. Dokumentet bør inneholde én enkelt tabell. Den første raden i tabellen må inneholde overskrifter, og de andre radene må inneholde postene du vil flette. Du kan også bruke en hovedpostkilde (hovedpostkilde: Et dokument som inneholder overskriftsraden (eller overskriftsposten) som brukes sammen med datakilden som er angitt for hoveddokumentet for utskriftsfletting.) som datakilde.
• Enhver tekstfil som har datafelt (datafelt: En kategori med informasjon som tilsvarer én kolonne med informasjon i en datakilde. Navnet på hvert datafelt vises i listen i første rad (overskriftsrad) i datakilden. "Postnummer" og "Etternavn" er eksempler på datafeltnavn.) som er atskilt (eller delt) med tabulatortegn eller komma, og dataposter (datapost: Et fullstendig sett med beslektet informasjon som tilsvarer én rad med informasjon i datakilden. All informasjon om én kunde i en kundeadresseliste er et eksempel på en datapost.) som er atskilt med avsnittsmerker.
• Opprette en ny datafil i Word    Hvis du ikke har en datafil, klikker du Skriv inn ny liste, og deretter bruker du skjemaet som åpnes, til å lage listen. Listen lagres som en databasefil (MDB-fil) du kan bruke på nytt. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Skrive inn en ny liste.

 Obs!   Hvis du installerte Microsoft Office 2010 (i stedet for å installere Word 2010 alene), kan du også bruke Microsoft Query til å lage en spørring (spørring: En måte å finne alle poster som er lagret i en datakilde, og som tilsvarer et sett med kriterier du har oppgitt. Spørringer kan inneholder operatorer, anførselstegn, jokertegn og parenteser som hjelper deg med å avgrense søket.) og hente ønskede data fra en ekstern datakilde (ekstern datakilde: En datakilde som inneholder dataene en bruker vil ha tilgang til, for eksempel en Microsoft Excel-liste eller en Microsoft Access-database.).

Gå til neste trinn hvis du er klar til å fortsette.

Les videre hvis du trenger mer informasjon.

Tips for å arbeide med kontaktlisten i Microsoft Outlook

Det er vanligvis en enkel sak å koble til Outlook-kontaktmappen, men av og til kan det oppstå problemer. Nedenfor finner du løsninger på vanlige problemer du kan støte på:

• Jeg finner ikke Outlook-kontaktmappen.
• Jeg får feilmeldinger om e-postklienter og tabeller.
• Jeg kan ikke koble til en Outlook-kontaktmappe i fellesmappene.

Jeg finner ikke Outlook-kontaktmappen

Du må kanskje aktivere egenskapen Vis denne mappen som en adressebok for e-post i Outlook eller endre brukerprofilen i Outlook.

Aktivere egenskapen Vis denne mappen som en adressebok for e-post

1. Klikk Kontakter i Microsoft Outlook.
2. Høyreklikk Kontakter-mappen som inneholder informasjonen du vil bruke i en utskriftsfletting, og klikk deretter Egenskaper på hurtigmenyen.
3. Kontroller at det er merket av for Vis denne mappen som en adressebok for e-post i kategorien Outlook-adressebok, og klikk deretter OK.

Tilbake til tips for Outlook

Endre Outlook-brukerprofilen

En Outlook-brukerprofil er en gruppe e-postkontoer og adressebøker. Vanligvis trenger du bare én profil, men hvis du deler datamaskinen med andre eller har forskjellige adressebøker til forskjellige formål, kan du definere flere profiler. Hvis du når du starter utskriftsflettingen bruker en profil som ikke omfatter kontaktmappen, vil ikke denne mappen være tilgjengelig.

Når du vil bytte til en annen brukerprofil, starter du Outlook på nytt. Når du får spørsmål om profil, velger du profilen som inneholder kontaktmappen du vil bruke i utskriftsflettingen.

Hvis du ikke får spørsmål om profil og du vet du har flere enn én, kan det hende du bør konfigurere Outlook slik at du får spørsmål om profil. Slik gjør du det:

1. Avslutt Outlook.
2. Klikk Brukerkontoer i Kontrollpanel, og klikk deretter E-post.
3. Klikk Vis profiler.
4. Hvis du vil bli bedt om å velge en profil hver gang du starter Outlook, klikker du Spør om profil som skal brukes og deretter OK.

Tilbake til tips for Outlook

Jeg får feilmeldinger om e-postklienter og tabeller

Hvis du prøver å koble til kontaktmappen under en utskriftsfletting i Word og Outlook ikke er konfigurert som standard e-postprogram i Windows Internet Explorer, får du denne meldingen:

Enten finnes det ikke noen standard e-postklient eller den gjeldende e-postklienten kan ikke utføre meldingsforespørselen. Kjør Microsoft Outlook og angi det som standard e-postklient.

Hvis du vil unngå denne meldingen under en utskriftsfletting, gjør du følgende:

1. Klikk kategorien Fil.
2. Klikk Alternativer.
3. Merk av for Gjør Outlook til standardprogram for e-post, kontakter og kalender under Oppstartsalternativer, og klikk deretter OK.

Start Word på nytt, åpne dokumentet for utskriftsfletting, og koble til Outlook-kontaktmappen.

Tilbake til tips for Outlook

Jeg kan ikke koble til en Outlook-kontaktmappe i fellesmappene

Hvis du starter en utskriftsfletting i Word og prøver å koble til en Outlook-kontaktmappe i fellesmappene, får du følgende melding:

Operasjonen kan ikke fullføres på grunn av dialogboks- eller databasemotorfeil. Prøv på nytt senere.

Hvis du prøver på nytt senere, får du samme melding.

Hvis du vil bruke en kontaktmappe i fellesmappene som datafil for utskriftsflettingen, må du starte utskriftsflettingen fra Microsoft Outlook.

Tilbake til tips for Outlook

Tips for formatering av data i Excel

Hvis datafilen er et Excel-regneark som inneholder prosenter, valutaverdier eller postnumre, kan du beholde den numeriske formateringen ved å bruke dynamisk datautveksling (DDE) til å koble til Excel-regnearket fra Word. Du kan for eksempel forsikre deg om at det firesifrede postnummeret 0583 i datafilen ikke vises som tallet 583 (uten innledende null).

Før du kobler til regnearket, gjør du følgende i Word:

1. Klikk kategorien Fil.
2. Klikk Alternativer.
3. Klikk Avansert.
4. Bla til Generelt-delen, og merk av for Bekreft konvertering av filformat ved åpning.
5. Klikk OK.
6. Åpne hoveddokumentet for utskriftsfletting, klikk Velg mottakere i gruppen Start utskriftsfletting i kategorien Masseutsendelser, og klikk deretter Bruk eksisterende liste.
7. Finn Excel-regnearket i dialogboksen Velg datakilde, og dobbeltklikk det.
8. Klikk MS Excel-regneark via DDE (*.xls) i dialogboksen Bekreft datakilde, og klikk deretter OK.

 Obs!   Hvis MS Excel-regneark via DDE (*.xls) ikke vises, merker du av for Vis alle.

9. Merk celleområdet eller regnearket som inneholder informasjonen du vil flette, under Navngitt område eller celleområde i dialogboksen Microsoft Excel, og klikk deretter OK.

 Obs!   Hvis du ikke ønsker å få spørsmål hver gang du åpner en datafil, kan du fjerne merket for Bekreft konvertering ved Åpne etter at du har koblet til regnearket.

Skrive inn en ny liste

1. Skriv inn informasjonen for den første adressen, eller posten, som du vil inkludere i etikettflettingen, i dialogboksen Ny adresseliste.

Hvis du vil legge til eller fjerne kolonner, klikker du Tilpass kolonner, og deretter gjør du de ønskede endringene.

2. Klikk Ny oppføring når du har skrevet inn all informasjonen for den første posten, og skriv deretter inn informasjonen for neste post. Fortsett til du har skrevet inn informasjonen for alle postene som skal være med.
3. Klikk OK når den nye listen er ferdig.
4. Skriv inn et navn på den nye listen i dialogboksen Lagre adresseliste, og klikk deretter Lagre.

Til toppen av siden

Begrense listen over mottakere

Når du kobler til en bestemt datafil, kan det hende at du ikke vil flette informasjon fra alle postene (radene) i datafilen inn i etikettene.

Hvis du skal bruke hele listen, kan du gå til neste trinn.

Hvis du vil begrense mottakerlisten eller bruke et delsett av elementene i datafilen, gjør du følgende:

1. Klikk Rediger mottakerliste i gruppen Start utskriftsfletting i kategorien Masseutsendelser.

2. Gjør ett av følgende i dialogboksen Mottakere for utskriftsfletting:
• Merk enkeltposter    Denne metoden passer best til korte lister. Merk av for mottakerne du vil inkludere, og fjern merket for mottakerne du vil utelate.
  
  Hvis du vet at du bare vil inkludere noen få poster i utskriftsflettingen, kan du fjerne merket i avmerkingsboksen i overskriftsraden og deretter merke av for bare de postene du vil ha. Hvis du vil inkludere mesteparten av listen, kan du likeledes merke av i avmerkingsboksen i overskriftsraden og deretter fjerne merket for bare de postene du vil utelate.
  
• Sorter poster    Klikk kolonneoverskriften til elementet du vil sortere etter. Listen sorteres i stigende alfabetisk rekkefølge (fra A til Å). Klikk kolonneoverskriften på nytt hvis du vil sortere listen i synkende alfabetisk rekkefølge (Å til A).
  
  Hvis du vil bruke mer avansert sortering, klikker du Sorter under Begrens mottakerliste og angir sorteringsinnstillingene du vil bruke, i kategorien Sorter poster i dialogboksen Filtrer og sorter. Du kan for eksempel bruke denne typen sortering når du vil alfabetisere mottakeradressene på etternavn innenfor hvert postnummer, eller når du vil vise postnumrene i numerisk rekkefølge.
  
• Filtrer poster    Dette er nyttig hvis listen inneholder poster som du vet du ikke vil vise eller ta med i flettingen. Etter at du har filtrert listen, kan du merke av i eller fjerne merket i avmerkingsboksene for å inkludere eller utelate poster.

Slik filtrerer du poster:

1. Klikk Filtrer under Begrens mottakerliste.
2. Angi vilkårene du vil bruke i filteret, i kategorien Filtrer poster i dialogboksen Filtrer og sorter.

Hvis du for eksempel vil generere etiketter bare til adresser som har Norge som land/område, klikker du Land eller område i Felt-listen, klikker Lik i Sammenligning-listen og skriver inn eller velger Norge i Sammenlign med-listen.

3. Hvis du vil begrense filteret ytterligere, klikker du Og eller Eller og angir flere vilkår.

Hvis du for eksempel vil generere etiketter bare for bedrifter i Bergen, filtrerer du på postene som har Bergen i Poststed-feltet og data i Firmanavn-feltet. Hvis du bruker Eller i stedet for Og i dette feltet, vil utskriftsflettingen innholde alle adresser i Bergen i tillegg til alle adresser som inneholder et firmanavn, uavhengig av poststed.

• Legge til mottakere    Slik legger du til mottakere i listen:
1. Klikk navnet på datafilen under Datakilde.
2. Klikk Rediger.
3. Klikk Ny oppføring i dialogboksen Rediger datakilde, og skriv deretter inn informasjon om denne mottakeren.

 Tips!   Avhengig av typen datakilde du bruker, kan det hende at enkelte prosesser ikke er tilgjengelige. Hvis det er mulig, bør du kontrollere at datafilen er fullført før du kobler den til hoveddokumentet for etiketter.

 Obs!   Hvis du har installert programvare for adressevalidering, kan du klikke Valider adresser i dialogboksen Mottakere for utskriftsfletting for å validere adressene til mottakerne.

Til toppen av siden

Legge til plassholdere, som kalles flettefelt, på etikettene

Når du har koblet etikettene til adresselisten, er du klar til å legge til plassholderne som angir hvor adressene skal vises på hver etikett. Du kan også skrive inn tekst som du vil gjenta på hver etikett, for eksempel firmalogoen eller avsenderadressen på en fraktetikett.

Hvis du vet hvordan flettefelt fungerer, kan du gå til tilordning og fletting.

Les videre hvis du vil lære mer om hvordan flettefelt fungerer.

Flettefelt

Plassholderne for adressene kalles flettefelt. Feltene i Word tilsvarer kolonneoverskriftene i datafilen du velger.

---

---

Ved å sette inn et felt i den første etiketten du lager (hoveddokumentet for etiketter), angir du at en bestemt informasjonskategori, for eksempel navn eller adresse, skal vises på dette stedet.

 Obs!   Når du setter inn et flettefelt i hoveddokumentet for etiketter, er feltnavnet alltid omgitt av vinkeltegn (« »). Vinkeltegnene vises ikke på de endelige etikettene. De gjør det bare enklere å skille feltene fra den vanlige teksten i hoveddokumentet for etiketter.

Hva skjer når du fletter?

Når du fletter, settes informasjonen fra den første raden i datafilen inn i feltene for å opprette den første etiketten. Informasjon fra den andre raden i datafilen settes inn i feltene for å opprette den andre etiketten og så videre.

Eksempler på hvordan du arbeider med felt

Du kan legge til en hvilken som helst kolonneoverskrift fra datafilen som et felt på etiketten. Det gir deg fleksibilitet når du utformer etikettene.

La oss for eksempel anta at adresselisten inneholder navnene på dem som abonnerer på nyhetsbrevet ditt, og at datafilen inneholder en kolonne som heter Utløpsdato og inneholder datoen da hvert abonnement utløper. Hvis du setter inn et «Utløpsdato»-felt i hoveddokumentet for etiketter før du kjører flettingen, kan hver enkelt abonnent se utløpsdatoen for sitt abonnement på etiketten.

Du kan sette sammen felt og skille dem ved hjelp av skilletegn. Du kan for eksempel opprette en adresse ved å sette opp følgende felt i hoveddokumentet for etiketter:

«Fornavn» «Etternavn»

«Gateadresse»

«Postnummer» «Poststed»

Word støtter sammensatte felt som grupperer en rekke felt, og de kan du bruke til elementer som brukes ofte, for eksempel adresseområder og hilsningslinjer. Adresseblokk-feltet innholder for eksempel en kombinasjon av flere felt, inkludert fornavn, etternavn, gateadresse, poststed og postnummer.

Du kan tilpasse innholdet i disse feltene. Det kan for eksempel være du vil bruke et formelt navneformat i adressen (Mr. Joshua Randall Jr.).

Tilordne flettefeltene til datafilen

Hvis du vil forsikre deg om at Word kan finne en kolonne i datafilen som tilsvarer hvert adresseelement, må du kanskje tilordne flettefeltene i Word til kolonnene i datafilen.

Når du skal tilordne feltene, klikker du Tilordne felt i gruppen Skriv og sett inn felt i kategorien Masseutsendelser.

Dialogboksen Tilordne felt åpnes.

Elementene i en adresse vises til venstre. Kolonneoverskriftene fra datafilen vises til høyre.

Word søker etter kolonnen som tilsvarer hvert element. I illustrasjonen tilordnet Word automatisk datafilens Tittel-kolonne til Høflig tittel, men Word klarte ikke å tilordne andre elementer. Word kunne for eksempel ikke tilordne Mellomnavn fra denne datafilen.

I listen til høyre kan du velge kolonnen i datafilen som tilsvarer elementet til venstre. Det er i orden at Høflig tittel og Unik identifikator ikke er tilordnet. Du trenger ikke å bruke alle feltene på etiketten. Hvis du legger til et felt fra datafilen som ikke inneholder data, vises det som en tom plassholder, vanligvis i form av en tom linje eller et skjult felt, i det flettende dokumentet.

Skrive inn innholdet og legge til plassholderne, eller feltene

1. Skriv inn innhold du vil skal vises på alle etiketter, i den første etiketten du lager (hoveddokumentet for etiketter).

Hvis du vil legge til et bilde, for eksempel en logo, klikker du Bilde i Illustrasjoner-gruppen i kategorien Sett inn.

2. Klikk der du vil sette inn feltet.
3. Bruk gruppen Skriv og sett inn felt i kategorien Masseutsendelser.

4. Legg til ett av følgende:

Adresseområde med navn, adresse og annen informasjon

Individuelle felt

Egendefinerte felt fra Outlook-kontakter

5. Når du har utformet den første etiketten slik du vil ha den, klikker du Oppdater etiketter i gruppen Skriv og sett inn felt.

Innholdet i den første etiketten kopieres til de andre etikettene.

 Obs! 

• Du kan ikke skrive inn flettefelttegnene («« »») manuelt eller bruke kommandoen Symbol på Sett inn-menyen. Du må bruke utskriftsfletting.
• Hvis flettefeltene vises inne i parenteser, for eksempel { MERGEFIELD By }, vises feltkodene (feltkode: Plassholdertekst som viser hvor angitt informasjon fra datakilden vil vises - elementene i et felt som genererer resultatet for et felt. Feltkoden inkluderer felttegn, felttype og instruksjoner.) i stedet for feltresultatene (feltresultater: Tekst eller grafikk som settes inn i et dokument når Microsoft Word utfører feltinstruksjoner. Når du skriver ut dokumentet eller skjuler feltkoder, erstattes feltkodene med feltresultater.) i Word. Dette påvirker ikke utskriftsflettingen, men hvis du vil vise resultatene i stedet, høyreklikker du feltkoden og velger Aktiver/deaktiver feltkoder på hurtigmenyen.

Formatere flettede data

I database- og regnearkprogrammer, som Microsoft Access og Microsoft Excel, lagres informasjonen du skriver inn i celler, som rådata. Formatering du bruker i Access eller Excel, som skrifter og farger, lagres ikke sammen med rådataene. Når du fletter informasjon fra en datafil i et Word-dokument, fletter du rådataene uten formateringen.

Legge til formatering

1. Merk flettefeltet. Pass på at du også merker vinkeltegnene (« ») som omgir feltet.
2. Bruk formateringen du ønsker, i Skrift-gruppen i kategorienHjem. Klikk dialogboksvelgeren for Skrift hvis du vil ha flere alternativer.

 Viktig!   Hvis du vil minimere den ekstra avstanden mellom linjer i adressene på etikettene, må du merke linjene, klikke dialogboksvelgeren for Avsnitt i kategorien Hjem og deretter skrive inn 0 i Før- og Etter-boksen. Hvis du bruker flettefeltet Adresseområde, merker du hele feltet, inkludert vinkeltegnene (« »), og deretter justerer du avstanden.

Til toppen av siden

Forhåndsvise og fullføre flettingen og skrive ut etikettene

Når du har lagt til feltene i den første etiketten du lager (hoveddokumentet for etiketter), er du klar til å forhåndsvise resultatene av utskriftsflettingen. Når du er fornøyd med forhåndsvisningen, fullfører du utskriftsflettingen.

Forhåndsvise flettingen

Du kan forhåndsvise etikettene og gjøre endringer før du faktisk fullfører utskriftsflettingen.

Gjør ett av følgende i gruppen Forhåndsvis resultater i kategorien Masseutsendelser hvis du vil forhåndsvise:

• Klikk Forhåndsvis resultater.
• Bla gjennom hver etikett ved å klikke knappene Neste post og Forrige post i gruppen Forhåndsvis resultater i kategorien Masseutsendelser.
• Forhåndsvis et bestemt dokument ved å klikke Søk etter mottaker.

 Obs!   Klikk Rediger mottakerliste i gruppen Start utskriftsfletting i kategorien Masseutsendelser for å åpne dialogboksen Mottakere for utskriftsfletting, der du kan filtrere listen eller fjerne mottakere hvis du ser poster som du vil utelate.

 Obs!   I Word brukes en tabell til å plassere etikettene på siden. Når du blar gjennom etikettene, vises den aktive posten i den første cellen i tabellen, og de påfølgende postene vises i etterfølgende celler. Denne metoden kan gi inntrykk av at det genereres et ark med etiketter for hver post i datafilen, men det er ikke tilfelle.

Fullføre flettingen

Du kan skrive ut etikettene eller endre dem individuelt. Du kan skrive ut eller endre alle etikettene eller bare et delsett av dem.

Hvis du vil skrive ut et delsett av etikettene, kan du angi settet ved å angi et område med postnumre. Hvis du vil skrive ut sider i stedet for å angi postnumre, følger du instruksjonene i delen Endre individuelle etiketter.

Skrive ut etikettene

1. Klikk Fullfør og slå sammen i Fullfør-gruppen i kategorien Masseutsendelser, og klikk deretter Skriv ut dokumenter.
   
   
   
2. Angi om du vil skrive ut hele settet med etiketter, bare etiketten som vises for øyeblikket, eller et delsett av etikettene som du angir etter postnummer.

Endre individuelle etiketter

1. Klikk Fullfør og slå sammen i Fullfør-gruppen i kategorien Masseutsendelser, og klikk deretter Rediger enkeltdokumenter.
   
   
   
2. Angi om du vil redigere hele settet med etiketter, bare etiketten som vises for øyeblikket, eller et delsett av etikettene som du angir etter postnummer. Etikettene som du vil redigere, lagres i én enkelt fil.

Når du er ferdig med å redigere den nye filen med etiketter, kan du skrive ut etikettene ved å klikke kategorien Fil, klikke Skriv ut og deretter klikke Skriv ut.

Lagre hoveddokumentet for etiketter

Husk at de flettede etikettene som du lagrer, er atskilt fra den første etiketten du laget (hoveddokumentet for etiketter). Det er en god idé å lagre selve hoveddokumentet for etiketter hvis du har planer om å bruke det til en annen utskriftsfletting.

Når du lagrer hoveddokumentet for etiketter, lagrer du også dets kobling til datafilen. Neste gang du åpner hoveddokumentet for etiketter, blir du bedt om å angi om du vil flette dataene fra datafilen inn i hoveddokumentet for etiketter på nytt.

• Hvis du klikker Ja, åpnes dokumentet med informasjon fra den første posten flettet inn.
• Hvis du klikker Nei, brytes koblingen mellom hoveddokumentet for etiketter og datafilen. Hoveddokumentet for etiketter blir et vanlig Word-dokument. Feltene erstattes med den unike informasjonen fra den første posten.

Til toppen av siden