Møtearrangøren sender en møteinnkallelse til deltakerne. Innkallelsen sendes både til innboksen og kalenderen til deltakerne. Svarene sendes tilbake til møtearrangøren.
Du kan gjøre prosessen langt mer effektiv ved å planlegge og vedlikeholde møter i Outlook. Outlook holder oversikt over detaljene ved hjelp av innboksen og kalenderen. Når detaljene endres, kan de oppdateres for alle på en gang ved å klikke på én enkelt knapp.
Her er en enkel oversikt over prosessen:
- Møtearrangøren planlegger møtet og sender alle deltakerne en spesiell melding som kalles møteinnkallelse. Innkallelsen sendes til innboksene til alle møtedeltakerne.
- Når innkallelsen har ankommet innboksen til deltakeren, gjenkjennes den som et element som tilhører kalenderen, og den legges der som en foreløpig oppføring til deltakeren har anledning til å svare.
- Deltakerne leser innkallelsen og svarer. Et svar på møteinnkallelsen, som ligner på selve møteinnkallelsen, sendes tilbake til innboksen til møtearrangøren, og akkurat som med innkallelsen gjenkjenner Outlook hvert svar som noe spesielt. Møteoppføringen oppdateres i arrangørens kalender med informasjon om hvem som kommer.
I de to neste leksjonene skal du lære mer om hvordan du oppretter og svarer på møteinnkallelser.
