I løpet av de siste årene har organisasjoner skapt et stort volum ustrukturert innhold som omfatter dokumenter, e-postmeldinger, videoer, direktemeldinger, websider med mer. Dette innholdet finnes ofte i en tilstand av ubehandlet kaos, noe som hindrer en organisasjon i å bruke disse verdifulle aktivaene på riktig måte for bedre kunnskapsdeling, forbedret kundekommunikasjon og økt prosesseffektivitet. Enterprise Content Management (ECM) fra Microsoft er en nøkkelkomponent i en organisasjons infrastruktur, som kan hjelpe firmaer å overvinne disse utfordringene.

ECM fra Microsoft bygger på en godt integrert plattform og utvider enkelt innholdsbehandling til alle informasjonsarbeidere i en organisasjon gjennom integrasjon med velkjente verktøy som Microsoft Office-systemet. En Microsoft ECM-løsning kan hjelpe forretninger med følgende:

Behandle forskjellig innhold

Funksjonene for dokumentbehandling i den integrerte Microsoft ECM-løsningen kan hjelpe organisasjoner med å samle forskjellig innhold fra flere delte filressurser og personlige harddisker i et sentralt håndtert lager med konsekvent kategorisering. Integrerte søkefunksjoner kan hjelpe brukerne med å finne og dele denne informasjonen. IT-organisasjoner kan også beskytte innholdet i dette sentralt håndterte lageret mot uautorisert tilgang.

Integrerte samarbeidsfunksjoner, for eksempel automatisk arbeidsflyt, hjelper brukerne med å samarbeide for å opprette, vurdere og godkjenne dokumenter på en mer strukturert måte. På den måten er de ikke lenger avhengige av bare e-post for å dele dokumenter. Arbeidere som er på farten, kan også bruke disse dokumentene frakoblet når de ikke er koblet til nettverket.

Overholde kompatibilitetskrav og juridiske krav

Microsoft ECM-løsningen inneholder også integrerte funksjoner for postbehandling som gir organisasjonene muligheten til å lagre og beskytte forretningsposter i endelig tilstand. Utløpspolicyer som er brukt på disse postene, sikrer at postene beholdes i en passende tidsperiode for å overholde lover, regler eller organisasjonens egne forretningspolicyer, slik at organisasjonen dermed ikke løper noen juridisk risiko. Sporingsregistre viser for interne og eksterne revisorer at postene er behold i tilstrekkelig lang periode. Bestemte poster kan sperres under juridisk behandling for å hindre at de ødelegges.

Effektiv håndtering av flere webområder

Integrerte funksjoner for håndtering av webinnhold gjør at brukerne kan publisere webinnhold med et brukervennlig verktøy for innholdsredigering og en innebygd godkjenningsprosess. Dette sikrer at innhold lastes opp på webområder til riktig tid, uten at IT-staben blir overlesset med jobb. Maler i form av hoveddokumenter og sideoppsett gir et konsekvent utseende til alle sider, slik at merkevarer brukes på riktig måte. En enkel infrastruktur for distribusjon og håndtering for intranett-, ekstranett- og Internett-områder, i tillegg til flerspråklige områder, reduserer kostnadene og vanskelighetsgraden for IT-avdelinger.

Effektivisere forretningsprosesser

Med Microsoft ECM-løsningen kan firmaer effektivisere innholdsdrevne, samarbeidende forretningsprosesser ved at løsningen inneholder verktøyene og plattformen for automatisering av oppgavene i disse prosessene. Elektroniske skjemaløsninger gir en mekanisme for innsamling og validering av inndata for disse forretningsprosessene på tvers av webområder, mobile enheter og Microsoft Office-systemprogrammer. Skjemaer kan opprettes én gang, og deretter kan IT-avdelingen enkelt bruke behandlingsverktøy til å distribuere og spore bruken av disse skjemaene på tvers av flere kanaler.

Disse funksjonene leveres av Microsoft i en enkel, integrert infrastruktur for forretningsproduktivitet. Dette reduserer behandlingsbyrden for IT-organisasjonen betydelig, ettersom de nå har et felles sett verktøy og metoder for behandling av løsningen. Tett integrasjon med velkjente verktøy som Microsoft Office-systemprogrammer gjør at Microsoft ECM-løsningen enkelt utvider disse funksjonene til alle informasjonsarbeidere i organisasjonen. Dette reduserer byrden for brukerne, som ikke lenger trenger å lære nye verktøy eller endre måten de fungerer på, for å kunne delta i organisasjonens strategi for innholdsbehandling.

Arbeidsflytfunksjoner hjelper med å redusere grensene slik at denne løsningen kan tas i bruk. Vis et større bilde.

Funksjoner i Microsoft ECM

Microsofts ECM-løsning inneholder funksjoner for å behandle hele livssyklusen for ustrukturert innhold, fra oppretting til utløp, på én samlet plattform. Disse funksjonene inkluderer dokumentbehandling, postbehandling, webinnholdsbehandling og skjemaløsninger.

Dokumentbehandling

• Spar tid og bruk enkelt informasjon på nytt.  Ordne og kategoriser innhold i et sentralt dokumentlager, slik at man kan ta i bruk en konsekvent metode for å ordne, kategorisere, navigere i og raskt søke i den riktige informasjonen.
• Hjelp med å beskytte sensitiv informasjon.  Hjelp med å beskytte dokumenter med integrert rettighetsbehandling, som følger dokumenter samme hvor de er. Brukerrettigheter kan angis for individuelle elementer, og metadata kan fjernes fra dokumenter før endelig publisering.
• Effektiviser oppretting av samarbeidsdokumenter.  Ved hjelp av innebygde dokumentarbeidsflyter kan du starte, spore og samarbeide om dokumentorienterte prosesser direkte fra Microsoft Office-skrivebordsprogrammer. Viktige varslinger og aktivitetsinformasjon kan vises i dokumentet, noe som bidrar til å sikre at arbeidsflyttrinn følges på riktig måte.

Postbehandling

• Forbedre juridisk overensstemmelse og lover og forskrifter.  Bruk informasjonsoppbevaring, beskyttelse og redigeringspolicyer for forretningsposter til å bidra til at disse postene blir forskriftsmessig oppbevart.
• Hjelp med å beskytte forretningsposter og andre viktige poster.  Et sikkerhetsforbedret lager hjelper med å låse postene i sin endelige status.
• Enkel oppdaging av rettstvist.  Hjelp med at den obligatoriske informasjonen som kreves for juridisk oppdaging, kan fremskaffes på en billig måte og lagres etter krav om oppdagelse.

Postlager for oppbevaring i lang tid. Vis et større bilde.

Webinnholdsbehandling

• Skriv og publiser innhold raskt og enkelt.  Forretningsgrupper kan skrive og publisere webinnhold til rett tid ved hjelp av enkle redigeringsverktøyer og integrerte arbeidsflyter med minimal IT-bruk.
• Oppretthold et fast utseende på alle webområdene.  Oppretthold konsekvens ved å publisere godkjente hovedsider og sideoppsett som gjør det mulig for utformingen av og navigasjonen på området å bli angitt én gang og deretter brukes på nytt av innholdsforfattere.
• Lavere kostnader for distribusjon til og behandling av webområdene.   Implementer én infrastruktur med flere nivåer for publisering av innhold på intranett-, ekstranett- og Internett-områder.

Skjemaløsninger

• Automatiser forretningsprosesser.  Automatiser mange manuelle oppgaver ved hjelp av Windows Workflow Foundation. Opprett nye arbeidsflyter med verktøy som Microsoft Visual Studio 2005 og Microsoft Office SharePoint Designer 2007.
• Samle informasjon ved hjelp av elektroniske skjemaer.  Ved hjelp av Microsoft Office InfoPath 2007 kan firmaer opprette elektroniske skjemaer som deretter distribueres til ulike kanaler, inkludert webområder, mobile enheter og rike klientprogrammer.
• Distribuer og håndter skjemaløsninger på en rask måte.  Distribuer sidestilte oppgraderinger for skjemaløsninger på en rask måte for å sikre lite nedetid. Vis statusen for alle distribuerte skjemaer i én visning.

 Til toppen av siden