Grunnleggende oppgaver i SharePoint Workspace 2010

Komme i gang med Office 2010 Her er noen grunnleggende oppgaver du kan gjøre for å lære hvordan du bruker Microsoft SharePoint Workspace 2010.

 Obs!   SharePoint Workspace ble tidligere kalt Office Groove.

I denne artikkelen


Hva er SharePoint Workspace?

Med Microsoft SharePoint Workspace 2010 kan du få tilgang til SharePoint-innholdet enten du er koblet til SharePoint-serveren eller arbeider frakoblet. Når du er koblet til SharePoint-serveren, synkroniseres alle innholdsoppdateringene på serveren og arbeidsområdet automatisk. Når du ikke er tilkoblet, hurtigbufres endringene du gjør på arbeidsområdet, lokalt. Neste gang du kobler til SharePoint-serveren, synkroniseres alle endringene automatisk.

Det er enkelt å navigere på SharePoint-arbeidsområder når du skal ha tilgang til og arbeide med SharePoint-innholdet. Hvis du vet hvordan du bruker et SharePoint-område, vet du med en gang hvordan du bruker et SharePoint-arbeidsområde.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Arbeidsområdetyper i SharePoint Workspace

Det er tre arbeidsområdetyper i SharePoint Workspace: SharePoint-arbeidsområder, Groove-arbeidsområder og delte mapper.

Du kan bruke SharePoint-arbeidsområder   , som er nye i denne versjonen, til å opprette en kopi av et SharePoint-område på datamaskinen som synkroniseres automatisk med serveren. Denne arbeidsområdetypen kan bare inneholde ett medlem: den som opprettet arbeidsområdet.

Alle som har brukt en tidligere versjon av denne programvaren, for eksempel Office Groove 2007, kommer til å kjenne igjen Groove-arbeidsområder   . Denne arbeidsområdetypen inneholder vanligvis mange ulike produktivitetsverktøy, som legges til etter behov, og inneholder vanligvis to eller flere medlemmer som blir medlemmer via invitasjon.

En delt mappe er en spesialtype av et Groove-arbeidsområde som du kan bruke til å dele innholdet i en mappe i Windows-filsystemet. Hvis du vil ha mer informasjon om denne arbeidsområdetypen, kan du se Om delte mapper.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Deler av et SharePoint-arbeidsområde

Et SharePoint-arbeidsområde

Bildeforklaring 1 SharePoint-dokumentbiblioteker som synkroniseres på dette arbeidsområdet.
Bildeforklaring 2 SharePoint-lister som synkroniseres på dette arbeidsområdet.
Bildeforklaring 3 Lister eller biblioteker som ikke støttes på SharePoint-arbeidsområder. Du finner en webkobling for å navigere til dette innholdet på SharePoint-området.
Bildeforklaring 4 Innholdet i det valgte dokumentbiblioteket.

Dette dokumentet handler om hvordan du oppretter et SharePoint-arbeidsområde med et SharePoint-område som utgangspunkt.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Deler av et Groove-arbeidsområde

Grupper eller organisasjoner med felles formål og mål kan bruke Groove-arbeidsområder til å dele ideer og samarbeide. Et Groove-arbeidsområde inneholder vanligvis to eller flere "medlemmer", det vil si personer som blir medlemmer av arbeidsområdet via invitasjon. Arbeidsområdets innhold er svært dynamisk. Oppdateringer som du eller andre legger til, vises øyeblikkelig for alle medlemmer som er pålogget. Du og andre medlemmer sender og mottar oppdateringer når dere logger på.

Groove-arbeidsområder tillater medlemmer å arbeide med mange ulike spesialiserte programverktøy. La oss si at du for eksempel har ukentlige møter for å diskutere utviklingen av markedsføringsmateriell. Aktivitetene kan dreie seg om å fastsette tidsfrister, tildele oppgaver og gå gjennom fullført arbeid. Medlemmene av arbeidsområdet kan legge til rette for dette møtet ved å legge inn filer i et dokumentverktøy, diskutere problemer i et diskusjonsverktøy og samarbeide om sakslister ved å bruke et kalenderverktøy. Alle medlemmene som er logget på arbeidsområdet samtidig, kan kommunisere ved å bruke chat.

Bildeforklaring 1 Verktøy på dette arbeidsområdet.
Bildeforklaring 2 Medlemmer av dette arbeidsområdet.
Bildeforklaring 3 Innholdet i det valgte arbeidsområdeverktøyet.
Bildeforklaring 4 Et element som inneholder nytt eller ulest innhold.
Bildeforklaring 5 Inviter nye medlemmer til dette arbeidsområdet i boksen Inviter til arbeidsområde.
Bildeforklaring 6 Chatteutskriften for arbeidsområdet.

Opprette et SharePoint-arbeidsområde

Du kan opprette SharePoint-arbeidsområder ved å starte med et SharePoint-område i en webleser eller med startfeltet for SharePoint Workspace.

Opprette et SharePoint-arbeidsområde der elementer i alle listene og bibliotekene lastes ned

Du kan enklest opprette et SharePoint-arbeidsområde ved å gå til SharePoint-området og synkronisere området med datamaskinen. Alle elementene i lister og biblioteker som støttes, lastes ned til SharePoint-arbeidsområdet. Merk at innholdet i elementer i dokumentbiblioteker bare lastes ned etter behov når du åpner dokumenter på SharePoint-arbeidsområdet.

Lister og biblioteker som ikke støttes ennå, vises i innholdsruten på arbeidsområdet og har koblinger til SharePoint-området.

 Obs!   Du blir varslet i SharePoint Workspace hvis det valgte SharePoint-området er svært stort, slik at det dermed tar lang tid å laste ned alle elementene.

  1. Bruk en webleser til å gå til SharePoint-området du vil synkronisere på et SharePoint-arbeidsområde.
  2. Klikk Områdehandlinger, og klikk deretter Synkroniser med SharePoint Workspace.

Velg dette alternativet hvis du vil synkronisere et SharePoint-område med datamaskinen.

  1. Klikk OK i dialogboksen Synkroniser med SharePoint Workspace.

Dialogboksen Synkroniser med datamaskin

Dialogboksen Synkroniseringsfremdrift åpnes for å vise fremdriften for nedlastingen fra SharePoint-området til SharePoint-arbeidsområdet.

Fremdriftsvinduet Synkroniser med datamaskin

  1. Klikk Åpne arbeidsområde eller Lukk når nedlastingen er fullført.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Opprette et SharePoint-arbeidsområde for å synkronisere en valgt liste eller et valgt bibliotek

Noen ganger vil du kanskje synkronisere bare en bestemt liste eller et bestemt bibliotek med datamaskinen på et SharePoint-arbeidsområde. Du kan unngå å bruke tid på å laste ned elementer fra andre lister og biblioteker.

 Obs!   Du kan også tilpasse opprettelsen av SharePoint-arbeidsområdet slik at en samling bestemte lister og biblioteker lastes ned. Se "Opprette SharePoint-arbeidsområdet som laster ned elementer fra valgte lister og biblioteker" i Opprette et nytt arbeidsområde hvis du vil ha mer informasjon.

  1. Bruk en webleser til å gå til SharePoint-området du vil synkronisere på et SharePoint-arbeidsområde.
  2. Velg listen eller biblioteket du vil synkronisere med datamaskinen.
  3. Gjør ett av følgende:
  • Hvis du valgte en liste, klikker du Liste under Listeverktøy.

Kategorien Liste under Listeverktøy på et SharePoint-område

  • Hvis du valgte et bibliotek, klikker du Bibliotek under Bibliotekverktøy.

Kategorien Bibliotek under Bibliotekverktøy

  1. Klikk Synkroniser med SharePoint Workspace i gruppen Koble til og eksporter på SharePoint-båndet.
  2. Klikk OK.
    En dialogboks for synkroniseringsfremdrift åpnes for å vise fremdriften for nedlastingen fra SharePoint-området til SharePoint-arbeidsområdet.
  3. Klikk Åpne arbeidsområde eller Lukk når nedlastingen er fullført.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Synkronisere innhold på et SharePoint-arbeidsområde med SharePoint-serveren

Slik synkroniseres et SharePoint-arbeidsområde med SharePoint-området automatisk:

  • Alle oppdateringene du gjør på et SharePoint-arbeidsområde, sendes øyeblikkelig til SharePoint-området når du lagrer dem.
  • Alt innhold på SharePoint-arbeidsområdet og SharePoint-området synkroniseres automatisk hvert tiende minutt, uavhengig av om det har forekommet oppdateringer eller ikke.

Du trenger ikke å gjøre noe for å holde innholdet synkronisert. Siden det er en pause på ti minutter for oppdateringer på SharePoint-området, kan det imidlertid hende at du vil starte en manuell synkronisering for å være sikker på at du har det nyeste innholdet.

Du kan synkronisere en enkeltliste eller et enkeltbibliotek eller alle listene og bibliotekene på SharePoint-arbeidsområdet samtidig.

Synkronisere en enkeltliste eller et enkeltbibliotek

  1. Klikk listen eller biblioteket du vil synkronisere, i innholdsruten.
  2. Klikk Synkroniser i kategorien Synk, og klikk deretter Synkroniseringsverktøy.

Kommandoen Synkroniseringsverktøy

Fremdriften for synkroniseringen vises på statuslinjen.

Synkronisere alle listene og bibliotekene på SharePoint-arbeidsområdet

  • Klikk Synkroniser i kategorien Synk, og klikk deretter Synkroniser arbeidsområde.

Fremdriften for synkroniseringen vises på statuslinjen.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Navigere til et SharePoint-arbeidsområde

Navigere til et SharePoint-arbeidsområde i startfeltet

Du kan gå til et hvilket som helst SharePoint-arbeidsområde du har opprettet, ved å åpne det i startfeltet.

  1. Start SharePoint Workspace.
  2. Klikk kategorien Hjem i startfeltet.
  3. Dobbeltklikk navnet på SharePoint-arbeidsområdet for å åpne det.

Et SharePoint-arbeidsområde i startfeltet

Til toppen av siden Til toppen av siden

Navigere til et SharePoint-arbeidsområde i filsystemet

Du kan navigere direkte til SharePoint-arbeidsområdene i filsystemet.

Hvis du kjører Windows Vista eller senere, lagres arbeidsområdene i Arbeidsområder-mappen i brukerprofilmappen.

Hvis du kjører Windows XP, lagres arbeidsområdene i Workspaces-mappen i Mine dokumenter-mappen.

Når du åpner Arbeidsområder-mappen, startes SharePoint Workspace automatisk hvis det ikke allerede kjører. Arbeidsområder vises med samme ikoner som i startfeltet.

SharePoint Workspace 2010-arbeidsområder vises i denne mappen i filsystemet.

 Obs!   Det er bare 2010 SharePoint- eller Groove-arbeidsområder som vises i listen. SharePoint-arbeidsområder vises i tillegg bare hvis de inneholder minst ett dokumentbibliotek, og Groove-arbeidsområder vises bare hvis de inneholder minst ett dokumentverktøy.

Åpne en arbeidsområdemappe hvis du vil vise en liste over alle dokumentverktøyene i dette arbeidsområdet.

SharePoint Workspace 2010-arbeidsområder

Til toppen av siden Til toppen av siden

Opprette et Groove-arbeidsområde

Du kan opprette et nytt Groove-arbeidsområde i startfeltet.

  1. Klikk Ny i kategorien Hjem, og klikk deretter Groove-arbeidsområde.
  2. Skriv inn et navn for arbeidsområdet.
  3. Klikk Opprett.

Groove-arbeidsområdet opprettes, og du vises som første medlem med rollen Leder. Du kan nå legge til eller oppdatere arbeidsområdeverktøy og invitere personer til å bli medlemmer.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Invitere personer til et Groove-arbeidsområde

Slik kan du invitere noen til et Groove-arbeidsområde:

  1. Åpne arbeidsområdet.
  2. Skriv inn e-postadressen til mottakeren i boksen Inviter til arbeidsområde i Medlemmer-ruten, og klikk deretter Start.

Invitere til et arbeidsområde via e-postadresse

 Obs!   Hvis personen du vil invitere, allerede er et medlem av andre Groove-arbeidsområder eller i kontaktlisten, kan du finne vedkommende raskt ved å skrive inn de første bokstavene i skjermnavnet i boksen.

  1. Klikk Inviter i Send invitasjon-boksen.

Dialogboksen Send invitasjon

Når du sender invitasjonen, må mottakeren åpne og godta den. Du får deretter en melding om å bekrefte godtakelsen.

Når du bekrefter godtakelsen, sendes arbeidsområdet til datamaskinen til det nye medlemmet. Det nye medlemmet legges til i medlemslisten på arbeidsområdet.

Hvis du vil ha detaljert informasjon om hvordan du sender invitasjoner, kan du se Invitere noen til et Groove-arbeidsområde.

Til toppen av siden Til toppen av siden

 
 
Gjelder:
SharePoint Workspace 2010