Innføring i dokumentsett

Du kan bruke den nye innholdstypen for dokumentsett til å opprette og administrere arbeidsprodukter med flere dokumenter. Et dokumentsett er en gruppe med relaterte dokumenter som kan opprettes i ett trinn og deretter administreres som én enhet.

I denne artikkelen


Hva er et dokumentsett?

Ved arbeid på prosjekter oppretter du sjelden individuelle dokumenter. For mange typer prosjekter kan det være mer typisk å produsere et sett av flere relaterte dokumenter. I noen tilfeller kan dette settet med dokumenter bli resultatet av et prosjekt, den såkalte leveringsenheten. En profesjonell tjenestebedrift kan for eksempel produsere et spesielt markedsføringshefte som svar på henvisninger fra mulige kunder. I andre tilfeller representerer dette settet med dokumenter bare ulike typer informasjon som støtter et større prosjekt og resulterer i oppretting eller levering av noe annet. En produksjonsbedrift kan for eksempel produsere et standardsett med dokumenter relatert til formgivning, testing og fremstilling for hvert produkt som produseres.

Disse dokumentene kan produseres samtidig eller i faser av én eller flere personer, og de kan omfatte dokumenter i ulike filformater (for eksempel Word-dokumenter, PowerPoint-presentasjoner, Visio-diagrammer, Excel-filer og så videre).

Organisasjoner som vil opprette og administrere arbeidsprodukter med flere dokumenter konsekvent, kan konfigurere en ny innholdstype for dokumentsett for hvert arbeidsprodukt med flere dokumenter de vanligvis lager. Innholdstypen for dokumentsett er en mappebasert innholdstype som brukes til å organisere flere relaterte dokumenter i én visning, der de kan bearbeides og forvaltes som én enhet.

Når innholdstypen for et dokumentsett er lagt til i et bibliotek, kan brukerne opprette nye forekomster av dokumentsettet ved å klikke Nytt dokument på båndet i et bibliotek.

Kommandoen Dokumentsett på menyen Nytt dokument

Til toppen av siden Til toppen av siden

Egenskaper ved dokumentsett

Innholdstypen for dokumentsett inneholder flere funksjoner som gjør det enklere å opprette og administrere arbeidsprodukter med flere dokumenter. Når du konfigurerer en innholdstype for dokumentsett, kan du gjøre følgende:

  • Angi innholdstyper som er tillatt i dokumentsettet (for eksempel dokumentfiler, bilder, lyd eller video).
  • Angi standarddokumenter som du vil skal opprettes automatisk hver gang en ny forekomst av dokumentsettet opprettes. Du kan tilordne standarddokumentene til de tillatte innholdstypene. Hvis organisasjonen har standardmaler som brukes til for eksempel kontrakter, eller hvis du har merkevaremaler som brukes til bestemte typer kommunikasjon, kan du laste opp disse når du konfigurerer en innholdstype for dokumentsett.
  • Spesifisere delt metadata som du vil synkronisere med alle dokumentene i et sett.
  • Tilpasse en velkomstside for et dokumentsett som vises i hver forekomst av et arbeidsprodukt som opprettes fra en innholdstype for dokumentsett. Denne velkomstsiden er en webdel-side som kan settes opp til å vise prosjektinformasjon eller ressurser for å hjelpe gruppemedlemmer som arbeider på et dokumentsett (for eksempel prosjekttidslinje, koblinger til ressurser og så videre).
  • Konfigurere arbeidsflyter som du vil gjøre tilgjengelig for dokumentsettet. Du kan bruke den standard arbeidsflyten Gjennomgang eller Godkjenning med dokumentsett. I tillegg kan organisasjonen utvikle tilpassede arbeidsflyter for dokumentsett med de fire arbeidsflythandlingene for dokumentsett som er tilgjengelige i Microsoft SharePoint Designer 2010. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Arbeidsflythandlinger i SharePoint Designer 2010: En hurtigreferanse.

Når en innholdstype for dokumentsett er konfigurert og lagt til i et bibliotek, kan brukere av området som oppretter eller håndterer dokumenter i et dokumentsett, bruke både kjente dokumentbehandlingsfunksjoner og spesielle funksjoner, slik som kategorien Behandle på båndet for Dokumentsett, når de arbeider med dokumenter i et dokumentsett.

Forfattere av dokumentsett kan utføre følgende oppgaver:

  • Opprette nye flerdokumentsprodukter raskt og enkelt ved å bruke kommandoen Nytt dokument i et dokumentbibliotek.
  • Ta et øyeblikksbilde av versjonsloggen for dokumentsettets gjeldende egenskaper og dokumenter.
  • Starte arbeidsflyter på hele dokumentsettet eller enkeltelementer i dokumentsettet for å håndtere vanlige aktiviteter gjennomgang og godkjenning.
  • Sende en kobling via e-post til dokumentsettet.
  • Bruk kommandoen Send til til å flytte eller kopiere dokumentsettet til et annet sted (målet må konfigureres i sentraladministrasjonen).
  • Behandle tillatelser for dokumentsettet.

Til toppen av siden Til toppen av siden

 
 
Gjelder:
SharePoint Server 2010