Oversikt: Bruke en områdepostboks til å samarbeide med gruppen

En områdepostboks er en sentral e-post- og dokumentdelingskonto med tilgang fra et SharePoint-område. Gruppen kan velge å bruke en områdepostboks til å samle relevante e-postdiskusjoner på gruppenivå, eller samarbeide om å skrive en viktig e-postmelding. Gruppen kan også dele viktige dokumenter på en sikker måte ved å bruke en områdepostboks.

Når en områdepostboks konfigureres for området, blir det opprettet en ny e-postkonto som bruker områdenavnet. Anta for eksempel at du har et gruppeområde som bruker denne URL-adressen: http://contosobistro.sharepoint.com/HRGruppe. E-postadressen for områdepostboksen vil være HRgruppe@contosobistro.sharepoint.com.

Webdel-flis

Samle e-postdiskusjoner på gruppenivå

Mange grupper har regelmessig diskusjoner via e-postmeldinger. Noen av disse diskusjonene kan inneholde informasjon som kan være nyttig referanse senere. I stedet for å miste denne informasjonen i din egen innboks, kan du videresende den mest nyttige e-postmeldingen i diskusjonen til områdepostboksen. Alle som har Bidragsyter-tillatelse for området kan åpne områdepostboksen og vise meldingen. Noen måneder fra nå når et annet gruppemedlem prøver å huske hvilken informasjon som ble brukt ved en bestemt avgjørelse, kan gruppemedlemmet nå åpne områdepostboksen, søke gjennom e-posten som er lagret i kontoen, og se historikken for det aktuelle problemet.

En annen god idé ved samling av e-postdiskusjonene på gruppenivå, er å sette e-postadressen til områdepostboksen på Kopi-linjen ved sending av e-postmeldinger til gruppen. Du kan også inkludere e-postadressen til områdepostboksen i en kontaktgruppe eller distribusjonsliste, slik at den inkluderes automatisk når du sender e-post til gruppen.

E-postmelding med områdepostboks inkludert i Kopi-feltet.

Vil du vite mer?   Se Bruke en områdepostboks til å koordinere e-post for gruppen (eller hvis du bruker Office 365 for eksperter og småbedrifter , kan du se Bruke en områdepostboks til å koordinere e-post for gruppen).

Dele dokumenter med andre

Alle grupper har dokumenter som må lagres et sted, og vanligvis deles med andre. Hvis du lagrer gruppedokumentene på SharePoint-området, kan du enkelt bruke appen for områdepostboks til å dele dokumentene med dem som ha tilgang til området.

 Viktig!     Når brukere viser en områdepostboks i Outlook, vil de se en liste over alle dokumentene i dokumentbibliotekene for området. Områdepostbokser presenterer den samme dokumentlisten for alle brukere, slik at enkelte brukere kan se dokumenter de ikke har tillatelse til å åpne.

Hvis du bruker Exchange, vil dokumentene også vises i en mappe i Outlook. Dette gjør det enklere å videresende dokumenter til andre.

Videresende et dokument fra områdepostboksen

Vil du vite mer?   Se Bruke en områdepostboks til å samarbeide på dokumenter (eller hvis du bruker Office 365 Small Business, kan du se Bruke en områdepostboks til å samarbeide på dokumenter). Det kan også være nyttig å lese gjennom Klargjøre for bruk av områdepostbokser i Office 365.

Til toppen av siden Til toppen av siden

 
 
Gjelder:
Office 365 Enterprise, Office 365 Enterprise admin, Office 365 for administratorer i mellomstore bedrifter, Office 365 Midsize Business user, Office 365 Small Business, Office 365 Small Business – administrator, SharePoint Foundation 2013, SharePoint Online Enterprise (E1 & E2), SharePoint Online Enterprise (E3 og E4), SharePoint Online Midsized Business, SharePoint Online Small Business, SharePoint Server 2013 Enterprise, SharePoint Server 2013 Standard