Regler som brukes av Tilgjengelighetskontroll

Alle objekter har alternativ tekst

Denne regelen sikrer at det finnes alternativ tekst for følgende objekter:

• Bilder
• Utklipp
• Diagrammer
• Tabeller
• Pivottabeller
• Figurer (som ikke inneholder tekst eller er i grupper)
• SmartArt-grafikk
• Grupper (alle objektene i denne listen, bortsett fra figurer, må også ha alternativ tekst når de er i grupper)
• Innebygde objekter
• Håndskrift
• Video- og lydfiler

Hvorfor rette dette?    Alternativ tekst hjelper brukerne med å forstå informasjon som presenteres i bilder og andre objekter.

Slik retter du dette    Legg til alternativ tekst for objektet.

1. Høyreklikk objektet, og klikk deretter Format > Alternativ tekst.
2. Skriv inn en beskrivelse av objektet i Tittel- og Beskrivelse-tekstboksen.
3. Klikk Lukk når du er ferdig.

Tabeller angir informasjon om kolonneoverskrifter

Denne regelen sørger for at datatabeller har en overskriftsrad (bortsett fra pivottabeller). En datatabell er en tabell som ikke bruker Vanlig tabell-stilen.

Hvorfor rette dette?    En tabelloverskriftsrad inneholder kolonneoverskrifter som gir kontekst og gjør det enklere å navigere i dataene i tabellen.

Slik retter du dette    Inkluder en overskriftsrad.

1. Velg tabellen, og merk radene som skal være overskriftsrader.
2. Klikk Oppsett > Gjenta overskriftsrader.

Alle lysbilder har titler

Denne regelen sørger for at det er en tittel for hvert lysbilde i en presentasjon. En enkel måte å se på dette er å vurdere hva som vises som det øverste punktet for et lysbilde i disposisjonsruten.

Hvorfor rette dette?    Personer som ikke kan vise lysbildet, bruker lysbildetitler til navigasjon og velging.

Slik retter du dette   :

Legg til en synlig tittel for lysbildet

1. Klikk Tilbakestill i kategorien Hjem for å gjenopprette lysbildeplassholdere for det valgte lysbildet.
2. Skriv inn et unikt navn i Tittel-tekstboksen.

Add a title that isn’t visible on your slide

1. Click Home > Arrange > Selection Pane.
2. Klikk øyeikonet ved siden av tekstboksen for lysbildetittel for å endre synligheten.

Lange dokumenter bruker stiler til å gi struktur

Denne regelen sørger for at forfatterne har brukt innebygde stiler i dokumenter som inneholder omtrent 1 200 eller flere ord. Dette er med på å gi en struktur for personer som bruker en skjermleser, eller som er avhengige av å se overskrifter.

Hvorfor rette dette?    Bruk overskrifter til å lage en struktur og gjøre det enklere for brukere å finne informasjon i dokumentet.

Slik retter du dette    Slik bruker du overskriftsstiler gjennom hele dokumentet:

1. Merk teksten du vil gjøre til en overskrift.
2. Klikk Hjem, og velg deretter riktig overskriftsstil fra Hurtigstiler-galleriet.

 Obs!     Det hjelper å ha en overskrift på minst omtrent annenhver side i dokumentet.

Hyperkoblingstekst gir mening

Denne regelen skal sikre at hyperkoblinger er inkludert på en slik måte at de kan presenteres i et lesbart format.

En hyperkobling flagges i følgende tilfeller:

• Koblingsteksten er identisk med målet. Denne teksten flagges for eksempel: http://office.com/en-us/help/HA103691921033.xml.
• Koblingsteksten består av fem eller færre tegn, begynner med “.’, og har ikke et skjermtips. Hvis du for eksempel bruker en filtype (.pdf) som koblingstekst, flagges dette.

Hvorfor rette dette?    Hyperkoblingstekst skal gi en klar beskrivelse av koblingsmålet, ikke bare oppgi URL-adressen.

Slik retter du dette    Gjør en hyperkobling mer tilgjengelig.

1. Merk koblingen, og klikk Sett inn > Hyperkobling.
2. Skriv inn teksten som gir en kort beskrivelse av koblingsmålet, i boksen Tekst som skal vises.
3. Klikk OK.

Tabeller har enkel struktur

Denne regelen sørger for at det ikke er brukt nestede tabeller eller sammenslåtte eller delte celler inni datatabeller. Dette gjør dataene forutsigbare.

Hvorfor rette dette?    En tabell skal ha en enkel, todimensjonal struktur slik at det blir enkelt for personer med funksjonshemninger å navigere i den og forstå den.

Slik retter du dette    Test og forenkle tabellstrukturen.

1. Merk den første cellen.
2. Trykk TAB flere ganger for å kontrollere at fokus flyttes bortover i raden først og deretter ned til neste rad.
3. Hvis du må slå sammen eller dele celelr for å forenkle tabellen, klikker du Tabellverktøy Oppsett > Slå sammen celler eller Del celler.

Tabeller bruker ikke tomme celler for formatering

Denne regelen sørger for at det ikke er brukt helt tomme rader eller kolonner i en datatabell. Dette er med på å forenkle tabellstrukturen og lesbarheten for personer med funksjonshemninger.

Hvorfor rette dette?    Tomme tabellceller kan få personer med synshemminger til å tro at det ikke er noe mer i tabellen.

Slik retter du dette    Slett unødvendige, tomme celler.

Hvis tabellen bare brukes som et oppsett for innhold i dokumentet, kan du fjerne alle tabellstiler fra tabellen.

1. Merk hele tabellen.
2. Klikk pilen ved siden av stilgalleriet i Tabellverktøy Utforming for å utvide galleriet for tabellstiler.
3. Klikk Fjern på menyen under galleriet.

Arkfaner har andre navn enn standardnavnene

Denne regelen sørger for at forfatterne har angitt et navn som gir mening, for hvert Excel-regneark med innhold.

Hvorfor rette dette?    Standard arknavn som Ark1 gjør det vanskeligere for personer med funksjonshemninger å navigere gjennom arbeidsboken. Arknavn bør gi informasjon om hva arket inneholder. Du bør fjerne tomme ark.

Gi nytt navn til et ark

1. Høyreklikk arkfanen, og klikk Gi nytt navn.
2. Skriv inn et kort navn som beskriver arkinnholdet.

Hvis du vil slette et ark, høyreklikker du arkfanen og velger Slett.

Unngå bruk av gjentatte tomme tegn

Denne regelen sørger for at forfatterne ikke har brukt påfølgende tomme tegn (mellomrom, tabulatortegn eller returtegn) i stedet for avsnittsformatering til å formatere dokumentet.

Hvorfor rette dette?    Mellomrom, tabulatortegn og tomme avsnitt kan bli oppfattet som tomme tegn av personer som bruker skjermlesere. Når de hører "tom" flere ganger, kan det hende at brukerne tror at de har kommet til slutten av informasjonen.

Slik retter du dette    Bruk formatering, innrykk og stiler til å lage mellomrom i stedet for gjentatte tomme tegn.

1. Fjern eventuelle eksisterende mellomrom rundt avsnittet.
2. Merk teksten, høyreklikk den og klikk Avsnitt.
3. Velg verdier for Innrykk og Avstand for å lage mellomrom.

Overskrifter inneholder ikke for mye informasjon

Denne regelen sørger for at hvis det er brukt overskriftsstiler i dokumentet, så er de brukt på korte tekster (under 20 ord). Dette gjør at dokumentstrukturen ikke blir uoversiktlig på grunn av lange avsnitt som er formatert som en semantisk stil.

Hvorfor rette dette?    Korte, klare overskrifter gjør det enklere for personer med funksjonshemninger å navigere raskt i dokumentstrukturen.

Slik retter du dette    Bruk konsise ord eller et kort uttrykk i overskriften til å gi hint om informasjonen i teksten som følger. Generelt sett bør overskrifter ikke gå over flere linjer.

Unngå bruk av flytende objekter

Denne regelen sørger for at forfatterne har brukt objekter med tekstbryting satt til Øverst og nederst eller På linje med teksten.

Hvorfor rette dette?    Det er vanskelig å navigere i objekter som ikke er på linje med teksten, og de kan være utilgjengelige for brukere med synshemninger.

Slik retter du dette    Endre objekter til linjebundne objekter og fjern tekstbryting

1. Merk teksten, og høyreklikk den.
2. Klikk Bryt tekst, og klikk deretter På linje med teksten eller Øverst og nederst.

Teksting er inkludert for lyd og video som er satt inn

Denne regelen sikrer at hvis det er brukt lyd eller video, så er budskapet formidlet i andre formater. Det er en svært enkel regel som rett og slett flagger alle lyd- og videoobjekter.

Hvorfor rette dette?    Visuelle medier, talemedier eller lydmedier kan kommunisere viktig informasjon som kanskje ikke er tilgjengelig for personer med funksjonshemninger.

Slik retter du dette    Formidle viktig tale og annen informasjon som ikke er tekst, ved å bruke andre metoder, for eksempel alternativ tekst. Bruk en video med teksting, utskrift eller lydbeskrivelse hvis du kan.

Leserekkefølgen til et lysbilde skal være logisk

Denne regelen sikrer at leserekkefølgen til lysbildeinnholdet gir mening hvis forfatterne har brukt objekter som ikke er en del av lysbildemalen. Det er en svært enkel regel som rett og slett flagger alle lysbilder med slike objekter.

Hvorfor rette dette?    En person som ikke kan se lysbildet, hører lysbildetekst, figurer og innhold lest opp i en bestemt rekkefølge. Du bør kontrollere at leserekkefølgen og etikettene gir mening i den rekkefølgen de leses opp i.

Slik retter du dette    Kontroller rekkefølgen som innhold leses opp i.

• Klikk Hjem > Ordne > Valgrute.

I valgruten vises en liste over objektene på lysbildet. Objekter leses i rekkefølge fra det siste til det første elementet i listen. Du kan rette elementer som har feil rekkefølge, ved å bruke pilene over Endre rekkefølgen nederst i ruten.

Lysbildetitlene i en lysbildevisning skal være unike

Denne regelen sikrer at det er en unik tittel for hvert lysbilde i presentasjonen. Dette hjelper til med å bekrefte at lysbildetitlene gir mening og formidler presentasjonsstrukturen til leseren på en nyttig måte.

Hvorfor rette dette?    Hvert lysbilde bør ha en unik tittel, slik at personer som ikke kan vise lysbildet, likevel kan navigere til informasjon på en enkel måte.

Slik retter du dette    Oppdater teksten i Tittel-tekstboksen for å beskrive lysbildeinnholdet unikt.

Hvis du ikke ser Tittel-tekstboksen for lysbildet, klikker du Hjem > Ordne > Valgrute. Finn Tittel-teksten i listen over objekter i ruten. Klikk øyeikonet ved siden av titteltekstboksen for å endre synligheten.

Oppsettstabeller er ordnet slik at det er enkelt å navigere

Denne regelen sikrer at hvis forfatterne har brukt oppsettstabeller (tabeller med Vanlig tabell-stilen), bør de kontrollere at leserekkefølgen for tabellene gir mening (for norsk er den fra venstre mot høyre og fra toppen mot bunnen). Det er en svært enkel regel som rett og slett flagger alle oppsettstabeller.

Hvorfor rette dette?    Informasjon i tabeller som brukes som oppsett, bør presenteres i en rekkefølge som gir mening fra første til siste celle.

Slik retter du dette    Kontroller leserekkefølgen for tabellen ved å trykke TAB for å bla gjennom cellene og kontrollere at informasjonen presenteres i en rekkefølge som gir mening.

 Obs!     Hvis tabellen brukes til å vise lister eller strukturerte data, bruker du en tabellstil fra Tabellstiler-galleriet i kategorien Utforming under Tabellverktøy.

Ingen bildevannmerker er brukt

Denne regelen sikrer at forfatterne ikke har brukt et bildevannmerke i et Word-dokument (for å gjøre det enklere for personer med synshemninger å lese dokumentet og se innholdet i det).

Hvorfor rette dette?    Bilder som brukes som vannmerker, blir kanskje ikke forstått av personer med synshemninger eller lærevansker.

Slik retter du dette    Du bør ikke formidle viktig informasjon bare ved å bruke et bildevannmerke fordi det ikke er mulig å gjøre denne informasjonen tilgjengelig. Sørg for at all informasjon i et vannmerke også er inkludert et annet sted i dokumentet.

Alle overskrifter er i riktig rekkefølge

Denne regelen sørger for at forfatterne har brukt overskrifter uten å hoppe over et nivå (for eksempel brukt Overskrift 4 under Overskrift 3).

Hvorfor rette dette?    Når du bruker overskriftsnivåer i logisk rekkefølge, blir det enklere for leserne å finne informasjon og navigere i dokumentet.

Slik retter du dette   

Endre en overskriftsstil

1. Merk overskriftsteksten du vil endre.
2. Velg riktig overskriftsstil i Stiler-gruppen i kategorien Hjem.

Legge til en overskriftslinje

1. Sett inn en linje med tekst der du vil ha den nye overskriften.
2. Velg riktig overskriftsstil i Stiler-gruppen i kategorien Hjem.

Du kan kontrollere strukturen i dokumentet ved å klikke Vis > kontrollere boksen Navigasjonsrute. For å gjøre det enklere å navigere i lengre dokumenter bør du ha minst én overskrift omtrent annenhver side, og overskriftene bør være i riktig rekkefølge (Overskrift 2 under Overskrift 1 og så videre).