Hvis du skal dele en elektronisk kopi av en Microsoft PowerPoint-presentasjon eller publisere en presentasjon på nettet, er det lurt å kontrollere om presentasjonen inneholder skjulte data eller personlige opplysninger som kan være lagret i selve presentasjonen eller i dokumentegenskapene (metadata (metadata: Data som beskriver andre data. Ordene i et dokument er eksempler på data. Ordtelling er et eksempel på metadata.)). Fordi slik skjult informasjon kan røpe detaljer om organisasjonen eller selve presentasjonen som du kanskje ikke vil offentliggjøre, kan det være du vil fjerne skjult informasjon før du deler presentasjonen med andre.
Denne artikkelen inneholder informasjon om hvordan funksjonen Dokumentinspeksjon i PowerPoint kan brukes til å søke etter og fjerne skjulte data og personlige opplysninger i presentasjoner.
I denne artikkelen
Finne og fjerne skjulte data og personlige opplysninger
Du kan bruke funksjonen Dokumentinspeksjon til å søke etter og fjerne skjulte data og personlige opplysninger i PowerPoint-presentasjoner som ble opprettet i PowerPoint og tidligere versjoner. Det er lurt å bruke Dokumentinspeksjon før du deler en elektronisk kopi av presentasjonen, for eksempel som et vedlegg i en e-postmelding, eller ved å publisere den på Internett.
- Åpne presentasjonen du vil undersøke om det finnes skjulte data og personlige opplysninger i.
- Klikk kategorien Fil, klikk Lagre som, og skriv deretter et navn i Filnavn-boksen for å lagre en kopi av den opprinnelige presentasjonen.
Viktig! Det er lurt å bruke funksjonen Dokumentinspeksjon på en kopi av den opprinnelige presentasjonen, fordi det ikke alltid er mulig å gjenopprette data som fjernes når du kjører denne funksjonen.
- Kikk kategorien Fil i kopien av den opprinnelige presentasjonen, og klikk deretter Informasjon.
- Klikk Kontroller for problemer under Klargjør for deling, og klikk deretter Undersøk dokument.
- Merk av i avmerkingsboksene for å angi hvilke typer skjult innhold du vil undersøke, i dialogboksen Dokumentinspeksjon. Hvis du vil ha mer informasjon om hver enkelt inspeksjon, kan du se Informasjon Dokumentinspeksjon finner og fjerner.
- Klikk Undersøk.
- Se gjennom resultatet av inspeksjonen i dialogboksen Dokumentinspeksjon.
- Klikk Fjern alle ved siden av inspeksjonsresultatene for de typer skjult innhold du vil fjerne fra dokumentet.
Viktig!
- Hvis du fjerner skjult innhold fra presentasjonen, kan det være at du ikke kan gjenopprette det ved å klikke Angre.
- Hvis du vil fjerne skjulte data og personlige opplysninger fra presentasjoner du lagrer i OpenDocument Presentation-format (ODP-format), må du kjøre Dokumentinspeksjon hver gang du lagrer presentasjonen i dette formatet.
Til toppen av siden
Fjerne presentasjonsnotater
- Åpne presentasjonen du vil undersøke og fjerne presentasjonsnotater for.
- Klikk kategorien Fil, klikk Lagre som, og skriv deretter et navn i Filnavn-boksen for å lagre en kopi av den opprinnelige presentasjonen.
Viktig! Det er lurt å bruke funksjonen Dokumentinspeksjon på en kopi av den opprinnelige presentasjonen, fordi det ikke alltid er mulig å gjenopprette data som fjernes når du kjører denne funksjonen.
- Kikk kategorien Fil i kopien av den opprinnelige presentasjonen, og klikk deretter Informasjon.
- Klikk Kontroller for problemer under Klargjør for deling, og klikk deretter Undersøk dokument.
- Merk av for Presentasjonsnotater i dialogboksen Dokumentinspeksjon. Hvis du vil ha mer informasjon om hver enkelt undersøkelse, kan du se Informasjon Dokumentinspeksjon finner og fjerner
- Klikk Undersøk.
- Se gjennom resultatet av undersøkelsen i dialogboksen Dokumentinspeksjon.
- Klikk Fjern alle ved siden av undersøkelsesresultatene hvis du vil fjerne alle presentasjonsnotater.
Viktig!
- Hvis du fjerner skjult innhold fra presentasjonen, kan det hende du ikke kan gjenopprette det ved å klikke Angre.
- Hvis du vil fjerne skjulte data og personlige opplysninger fra presentasjoner du lagrer i OpenDocument Presentation-format (ODP-format), må du kjøre Dokumentinspeksjon hver gang du lagrer presentasjonen i dette formatet.
Til toppen av siden
Typer skjulte data og personlige opplysninger
Det kan være lagret flere typer skjulte data og personlige opplysninger i en PowerPoint-presentasjon. Det er ikke sikkert at denne informasjonen er umiddelbart synlig når du viser presentasjonen PowerPoint eller som en lysbildefremvisning, men det kan være at andre kan se informasjonen eller hente den ut fra presentasjonen.
Skjult informasjon kan være data som PowerPoint legger inn i en presentasjon for at du skal kunne samarbeide med andre om å opprette presentasjonen. Det kan også være informasjon som du selv har valgt å skjule.
PowerPoint-presentasjoner kan inneholde følgende typer skjulte data og personlige opplysninger:
- Merknader og håndskriftmerknader Hvis du samarbeidet med andre om å opprette presentasjonen, inneholder kanskje presentasjonen merknader eller håndskriftmerknader. Denne informasjonen kan gi andre mulighet til å se navnene på personer som har arbeidet med presentasjonen, merknader fra korrekturlesere og endringer som ble gjort i presentasjonen.
- Dokumentegenskaper og personlige opplysninger Dokumentegenskaper, som også kalles metadata (metadata: Data som beskriver andre data. Ordene i et dokument er eksempler på data. Ordtelling er et eksempel på metadata.), inneholder detaljer om presentasjonen, for eksempel forfatter, emne og tittel. Dokumentegenskaper inneholder også informasjon som håndteres automatisk i Office-programmene, for eksempel navnet på personen som sist lagret et dokument, og datoen et dokument ble opprettet. Hvis du har brukt bestemte funksjoner, kan dokumentet også inneholde flere typer personlig identifiserbar informasjon (personlig identifiserbar informasjon (PII): Informasjon som kan brukes til å identifisere en person, for eksempel navn, adresse, e-postadresse, personnummer, IP-adresse eller andre IDer som er tilknyttet PII i et annet program.), for eksempel e-posthoder, informasjon som er lagret fordi presentasjonen er sendt til gjennomgang, distribusjonslister og informasjon om filbaner for publisering av nettsider.
- Usynlig innhold på lysbildet Presentasjonen kan inneholde objekter som ikke er synlige fordi de er formatert som usynlige elementer.
- Innhold utenfor lysbilde PowerPoint-presentasjoner kan inneholde objekter som ikke er umiddelbart synlige fordi de ble dratt bort fra lysbildet til området utenfor lysbildet. Innhold utenfor lysbildet kan for eksempel være tekstbokser, utklipp, grafikk og tabeller.
- Presentasjonsnotater Notater-delen i en PowerPoint-presentasjon kan inneholde tekst som du kanskje ikke vil offentliggjøre, særlig hvis notatene bare ble skrevet som en hjelp til vedkommende som holder presentasjonen.
- Egenskaper for dokumentserver Hvis presentasjonen ble lagret i en mappe på en dokumentbehandlingsserver, for eksempel et område på et dokumentarbeidsområde eller et bibliotek som er basert på Microsoft Windows SharePoint Services, kan presentasjonen inneholde flere dokumentegenskaper eller informasjon som er relatert til denne serverplasseringen.
- Egendefinerte XML-data Presentasjoner kan inneholde egendefinerte XML-data som ikke er synlige i selve dokumentet. Du kan søke etter og fjerne slike XML-data ved hjelp av dokumentinspeksjon.
Til toppen av siden
Informasjon Dokumentinspeksjon finner og fjerner
Funksjonen Dokumentinspeksjon i PowerPoint viser flere ulike inspeksjoner som du kan bruke til å søke etter og fjerne skjulte data og personlige opplysninger som bare gjelder for PowerPoint-presentasjoner. Hvis du vil se en oversikt over de ulike typene skjulte data og personlige opplysninger du kan søke etter og fjerne i presentasjoner ved hjelp av dokumentinspeksjon, kan du se tabellen nedenfor.
Obs! Hvis organisasjonen har tilpasset funksjonen Dokumentinspeksjon ved å legge til inspeksjonsmoduler, kan det være at du også kan kontrollere om det finnes andre typer informasjon i presentasjonen.
| Inspeksjonsnavn |
Brukes til å søke etter og fjerne |
| Kommentarer og merknader |
- Merknader
- Håndskriftmerknader
|
| Dokumentegenskaper og personlige opplysninger |
- Dokumentegenskaper, blant annet informasjon fra kategoriene Sammendrag, Statistikk og Egendefinert i dialogboksen Dokumentegenskaper
- E-posthoder
- Distribusjonslister
- Informasjon som er lagret fordi presentasjonen er sendt til gjennomgang
- Egenskaper for dokumentserver
- Informasjon om policy for dokumentbehandling
- Informasjon om innholdstype
- Filbane for publisering av nettsider
|
| Usynlig innhold på lysbildet |
- Objekter som ikke er synlige, fordi de er formatert som usynlige elementer
Obs! Når du bruker denne inspeksjonen, oppdages ikke objekter som dekkes av andre objekter.
|
| Innhold utenfor lysbilde |
- Innhold eller objekter som ikke er umiddelbart synlige i en presentasjon, fordi de er plassert utenfor lysbildeområdet, for eksempel:
- Utklipp
- Tekstbokser
- Grafikk
- Tabeller
Obs! Når du bruker dokumentinspeksjon, oppdages og fjernes ikke objekter med animasjonseffekter som er plassert utenfor lysbildet.
|
| Presentasjonsnotater |
- Tekst som ble lagt til i Notater-delen i en presentasjon
Obs! Dokumentinspeksjon kan ikke fjerne bilder som er lagt til i Notater-delen i en presentasjon.
|
| Egendefinerte XML-data |
- Egendefinerte XML-data som kan være lagret inne i en presentasjon
|
Til toppen av siden
