Opprette og bruke ringelister i Business Contact Manager

En av de viktigste oppgavene når du har en bedrift er å holde kontakten med faktiske og potensielle kunder. En enkel telefonsamtale er ofte den beste måten å gjøre dette på.

Du vil kanskje følge opp kundeemner (kundeemne: En potensiell kunde som må kontaktes av en salgsperson, og som enten kvalifiseres eller diskvalifiseres som en salgsmulighet.)som har gitt deg visittkortet deres eller lagt igjen informasjon på websiden, ringe kunder som ville vite når ting er på lager igjen, eller snakke med gjeldende forretningsforbindelser (Forretningsforbindelse: Et firma eller en organisasjon som du gjør forretninger med. Hvis du tilbyr en tjeneste, for eksempel tannpleie eller helsetjenester, kan en forretningsforbindelse også være en kunde.) eller forretningskontakter (Forretningskontakt: En person du gjør forretninger med i et firma eller en organisasjon.) som har betalinger som er forfalt.

Denne artikkelen beskriver hvordan du arbeider med og måler effektiviteten til ringelister i Business Contact Manager for Outlook, og har detaljer om hvordan du oppretter ringelister, målrettede mottakerlister, ringeskript og hvordan du sporer aktiviteter og resultater.

Markedsføre virksomheten gjennom telefonsamtaler

Med Business Contact Manager for Outlook kan du lage en ringeliste fra forretningsforbindelser og forretningskontakter, opprette et ringeskript og spore resultatene av hver telefonsamtale. Du kan også opprette en ringeliste fra navnene i en rapport. Se Bruke rapporter og diagrammer i Business Contact Manager hvis du vil ha informasjon om hvordan du oppretter en ringeliste fra en rapport.

En ringeliste er også en viktig markedsføringsaktivitet (markedsføringsaktivitet: En handling som er ment å selge eller identifisere produkter og tjenester for en bestemt gruppe mottakere. Markedsføringsaktiviteter kan inkludere ringelister, e-postmeldinger og trykte flygeblader.) og kan være en del av en markedsføringskampanje (Markedsføringskampanje: Et markedsføringsprogram som bruker mange kommunikasjonsmidler, for eksempel annonser og direktereklamer, til å oppnå et bestemt resultat, for eksempel øke markedsandelen, lansere nye produkter eller ta vare på kunder.).

Hvis du vil spore resultatene av en ringelisteaktivitet, må du registrere navnet på aktiviteten i feltet Igangsatt av for hver oppføring for forretningsforbindelse, forretningskontakt, kundeemne (kundeemne: En potensiell kunde som må kontaktes av en salgsperson, og som enten kvalifiseres eller diskvalifiseres som en salgsmulighet.) eller salgsmulighet (Salgsmulighet: Muligheten til å selge produkter eller tjenester til en konto eller forretningskontakt.) som genereres av aktiviteten. Du må også registrere informasjon om budsjetterte og faktiske kostnader på Detaljer- og Spor-sidene i ringelisteoppføringen.

Bruk deretter Spor-siden i ringelisteskjemaet hvis du vil se resultatet av ringelisten. Hvis ringelisten er en del av en markedsføringskampanje, kan du spore de overordnede resultatene av kampanjen i kategorien Analyse i arbeidsområdet (arbeidsområde: Kontaktbehandling-, Salg-, Markedsføring- og Prosjektstyring-mappen der brukerne kan vise firmainformasjon, åpne oppføringer og analysere forretningsdata. Arbeidsområdet er delt inn i en del for miniprogrammer og en del for kategorier.) for markedsføring.

Hva vil du gjøre?


Opprette en ringeliste

En ringeliste i Business Contact Manager for Outlook er mer enn bare en liste over navn og numre. Det er et system som hjelper deg med være rolig og klar på telefonen, og hjelper deg med å spore resultatene av hvert sett med oppringninger.

Mottakerlisten for en markedsføringsaktivitet kan bare ha én oppføringstype, enten forretningsforbindelser eller forretningskontakter. Forretningskontakter og kundeemner kan være i samme liste fordi kundeemneoppføringen er basert på forretningskontaktoppføringstypen.

  1. Gå til Business Contact Manager i navigasjonsruten, og klikk Markedsføring.
  1. På båndet, i kategorien Hjem, i Ny-gruppe: Klikk Ringeliste Ringeliste-ikon.
  1. Angi et navn på ringelisten, for eksempel Potensielle kunder i California i Navn-feltet under Aktivitet i ringelisteskjemaet.

Ringelisteoppføring

 Obs!    Hvis ringelisten er en del av en markedsføringskampanje, skriver du navnet på kampanjen i tekstboksen Kampanje, eller du klikker pilen for å velge navnet på en eksisterende kampanje. Hvis ringelisten ikke er en del av en kampanje, knyttes den til markedsføringskampanjen for de standard gjeldende aktivitetene.

  1. Klikk oppføringstypen du vil nå med ringelisten – Alle forretningsforbindelser, Alle forretningskontakter og salgsmuligheter, Alle forretningskontakter eller Alle kundeemner – i mottakerlistedelen.

Klikk eventuelt ett av følgende alternativer:

  • Søk i mappe. Velg en søkemappe som inneholder en forhåndsdefinert liste over mottakere, for å opprette en egendefinert liste. Feltnavnet endres til Egendefinert liste når du velger en mappe.
  • Eksisterende markedsføringsaktivitet. Velg mottakerlisten som du brukte til en tidligere markedsføringsaktivitet.
  • Ny liste. Dialogboksen Filtrer forretningskontakter åpnes. Velg vilkår for å filtrere listen.

 Tips!    Du kan også opprette en mottakerliste fra en rapport. Se Bruke rapporter og diagrammer i Business Contact Manager hvis du vil ha mer informasjon.

Hvis du har opprettet nye oppføringstyper som er basert på forretningsforbindelsestypen, vises de i listen Alle forretningsforbindelser. Hvis du har opprettet nye oppføringstyper som er basert på forretningskontakttypen, vises de i listen Alle forretningskontakter og salgsmuligheter.

  1. Klikk Se gjennom og filtrer for å redigere den valgte listen ved å filtrere den.

Se Filtrere oppføringer i Business Contact Manager hvis du vil ha mer informasjon om å filtrere en liste.

  1. Klikk Detaljer i Vis-gruppen på båndet for å åpne Aktivitetsdetaljer-siden. Du kan angi verdier for Kampanjekode, Budsjettert kostnad, Startdato, Sluttdato og Kommentarer hvis du vil.

 Obs!     Klikk Generelt i Vis-gruppen i kategorien Markedsføring på båndet for å gå tilbake til hovedsiden i ringelisteskjemaet.

  1. Det vises informasjon om hver mottaker under Mottakerdetaljer på Generelt-siden. Klikk Velg deler Velg deler for å endre hvilke deler i oppføringen som vises, og velg deretter delene du vil vise.
  2. Hvis du vil, kan du opprette et skript for å gjøre samtalene konsekvente, og for at du skal dekke alle de ønskede punktene. Et skript vil i tillegg sørge for at du holder deg til emnet og at du raskt kan justere fremgangsmåten hvis telefonsamtalen ikke går som forventet.

VisOpprette et ringeskript

  1. Klikk RingeskriptRingeskript-ikon i Telefonlogg-gruppen på båndet.
  2. Slik oppretter du et skript for oppringinger:
    • Skriv inn skriptet i Ringeskript-vinduet.
    • Klikk Last innhold Last innhold-skript i Handlinger-gruppen, og naviger deretter til et dokument som allerede er lagret.
    • Kopier og lim inn et skript fra et annet dokument.

Skriptet vil vises i Telefonloggen for hver mottaker.

Ringeliste med skript

 Obs!    Hvis du redigerer skriptet i Telefonlogg-delen i ringelisteoppføringen, endrer du bare versjonen av skriptet for den valgte mottakeren. Velg Ringeskript Ringeskript-ikon på båndet hvis du vil redigere skriptet for alle oppringninger, og rediger deretter skriptet i Ringeskript-vinduet.

  1. Hvis du vil, kan du bruke kategoriseringsfunksjonen i Outlook til å legge til en fargekategori i ringelisten. Klikk Kategoriser i kategorien Markedsføring på båndet, og klikk deretter en fargekategori.
  2. Start med det første navnet i listen hvis du vil begynne å ringe umiddelbart. Ellers kan du lagre ringelisten.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Åpne en eksisterende ringeliste

Det kan hende at du må gjenoppta arbeidet med ringelisten hvis du ikke fikk ringt alle i én økt, eller du må foreta endringer i mottakerlisten eller skriptet.

  1. Gå til Business Contact Manager i navigasjonsruten, og klikk Markedsføring.
  1. Dobbeltklikk ringelisten du vil åpne, i kategorien Ringelister i listeruten.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Endre ringelisten

Det er enkelt å opprette og endre ringelister. Du kan endre oppføringstypene som vises i listen, finjustere listen ved å filtrere (filter: Et filter kan definere hvilke oppføringer eller kolonner som returneres fra en spørring. Et filter begrenser alltid resultatet.) eller velge mottakerne, og du kan endre skriptet for alle eller noen av mottakerne.

  1. Åpne ringelisten du vil endre.
  2. Følg instruksjonene i Opprette en ringeliste for å utføre endringer i ringelisten.

 Viktig!    Du kan ikke endre en ringeliste etter at du har endret ringestatusen til en oppføring i listen. Høyreklikk i stedet for ringelisten, og klikk deretter Nå med ringeliste for å opprette en ny ringeliste basert på den eksisterende listen.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Foreta og spore oppringinger med en ringeliste

  1. Åpne eller opprett en ringeliste.

Det første navnet i mottakerlisten er uthevet.

Ringeliste for mottakere med 0 oppringninger

 Obs!    Navnene som vises, er fra Arkiver som-feltet i kildeoppføringen. Navnet som vises under Mottakerdetaljer, er fra Fullt navn-feltet.

  1. Ring kontakten med telefonnummeret som er oppført i Mottakerdetaljer.
  2. Åpne skriptet. Klikk Ringeskript i Telefonlogg-gruppen på båndet. Når du når kontakten, leser du skriptet på en naturlig måte, eller sier hvorfor du ringer hvis det ikke er noe skript.

 Obs!    Hvis du redigerer skriptet i Telefonlogg-delen i ringelisteoppføringen, endrer du bare skriptet for den valgte mottakeren.

  1. Klikk eller angi varigheten på telefonsamtalen i Total varighet under Telefonlogg. Du kan også automatisk registrere varigheten på samtalen.

VisSlik registrerer du varigheten automatisk:

  1. Klikk Start tidtaker Start tidtaker-ikon i Telefonlogg-gruppen på båndet når du starter samtalen, eller når du fortsetter samtalen etter en pause.
  2. Klikk Stans tidtaker midlertidig Ikon for Stans tidtaker midlertidig når det er en midlertidig pause i samtalen, eller når du er ferdig med samtalen.

Varigheten på samtalen registreres i Total varighet-boksen under Telefonlogg. Du kan også klikke eller skrive inn varigheten på samtalen manuelt.

  1. Klikk Legg til tidsstempel i Telefonlogg-gruppen på båndet (bånd: Et element som erstatter de fleste menyer, verktøylinjer og oppgaveruter. Båndet har oppgavebaserte kategorier som inneholder verktøy og alternativer ordnet i logiske grupper.), og skriv deretter inn kommentarene i boksen der skriptet vises.

 Obs!    Klikk kategorien Formater tekst på båndet for å bruke formateringskommandoene til å endre utseendet på teksten. Klikk kategorien Sett inn hvis du vil legge til filer, bilder eller tabeller.

  1. Klikk ett eller flere av følgende alternativer i Mottakerhandlinger i kategorien Markedsføring på båndet i løpet av samtalen eller når den er avsluttet:
  • Nytt loggelement for å legge til et kommunikasjonsloggelement, for eksempel et forretningsnotat, en oppgave, en fil eller en e-postmelding, til mottakeroppføringen. Ringelisten oppretter automatisk en ny telefonlogg for mottakeren.
  • Følg opp for å legge til et oppfølgingsflagg i oppføringen, eller merk et oppfølgingselementet som fullført med alternativet Merk som fullført.
  • Åpne for å vise mottakeroppføringen.
  • Webside for å vise websiden som er knyttet til mottakeroppføringen, hvis tilgjengelig.
  1. Oppdater oppføringen i Ringestatus-delen i ringelisten på slutten av samtalen. Ikke ringt er valgt som standard. Klikk ett av følgende:
  • La igjen beskjed
  • Samtale fullført
  • Ikke ring

 Viktig!    Du kan ikke endre en ringeliste når du har endret samtalestatusen til en oppføring (oppføring: Et utfylt forretningsforbindelses-, forretningskontakt- eller salgsmulighetsskjema. Oppføringen inneholder informasjon om forretningsforbindelsen, forretningskontakten eller salgsmuligheten pluss de andre oppføringene og elementene som er koblet til den.) i listen. Du kan imidlertid opprette en ny ringeliste som er en kopi av en eksisterende ringeliste. Høyreklikk ringelisten i arbeidsområdet (arbeidsområde: Kontaktbehandling-, Salg-, Markedsføring- og Prosjektstyring-mappen der brukerne kan vise firmainformasjon, åpne oppføringer og analysere forretningsdata. Arbeidsområdet er delt inn i en del for miniprogrammer og en del for kategorier.) for markedsføring, og klikk deretter Nå med ringeliste.

  1. Merk av for Ikke ring hvis en mottaker ber om å bli fjernet fra ringelisten. Forretningsforbindelsen eller forretningskontakten vil bli merket som Ikke ring både i mottakerlisten og på Detaljer-siden i forretningsforbindelses- eller forretningskontaktoppføringen. Denne mottakeren kan ikke tas med i fremtidige ringelister.
  2. Klikk Lagre og Neste for å gjøre følgende endringer:
  • Lagre endringene som en telefonlogg i kommunikasjonsloggen i den valgte oppføringen og gå videre til den neste oppføringen som du skal ringe
  • Stanse tidtakeren og registrere samtalens varighet i telefonloggen
  • Angi samtalestatusen i mottakerlisten

Ringeliste for mottakere med to oppringninger

Bildeforklaring 1 La igjen beskjed
Bildeforklaring 2 Samtale fullført
Bildeforklaring 3 Ikke ring
Bildeforklaring 4 Gjeldende mottaker
  1.  Obs!    Selv om statusen oppdateres i Mottakerliste når du lagrer oppføringen, må du endre alternativene som vises i Ringestatus-delen, manuelt.

  2. Lukk aktiviteten når du har ringt alle i ringelisten. Klikk Merk som lukket i Markedsføring-gruppen på båndet.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Måle effektiviteten til markedsføringsringelistene

Du kan opprette ringelister og skript til mange formål. Men når du gjennomfører markedsføringssamtaler, ønsker du å vite resultatet av det du gjør. Du kan se gjennom resultatene av en ringeliste på Spor-siden i ringelisten.

  1. Åpne en ringeliste.
  2. Klikk Spor Spor-side i Vis-gruppen på båndet.
  3. Se gjennom følgende elementer på Spor-siden:
    • Under Aktivitetsresultater kan du se sammendragsinformasjon for Startede kundeemner, Startede salgsmuligheter, Startede forretningsforbindelser, Startede kontakter, Startede telefonlogger og Forventede inntekter for aktiviteten. Hvert felt har også en Vis rapport-knapp, som viser en detaljert rapport for dataene for feltet.

 Obs!    Informasjon, inkludert forventet omsetning, blir oppdatert når oppføringer for forretningsforbindelse, forretningskontakt, kundeemne eller salgsmulighet er merket slik at de angir ringelisten i feltet Igangsatt av.

  • Du kan oppdatere følgende informasjon i Aktivitetsinformasjon-området:
    • Faktisk kostnad     Angi den faktiske kostnaden for ringelisten slik at du kan beregne avkastning på investering.
    • Lukket     Merk av for dette alternativet for å angi at ringelisten er fullført, og at aktiviteten nå er lukket. Fjern merket for å aktivere ringelisten igjen.
  • I Mottakere-delen kan du se gjennom listen over fullførte oppringninger, og hvis du vil, kan du opprette en salgsmulighetsoppføring direkte fra mottakeroppføringen. Bare klikk navnet i listen, og klikk deretter Start salgsmulighet.

 Obs!    Du kan også opprette en salgsmulighetsoppføring fra mottakerlisten på Generelt-siden i ringelisten. Velg et navn fra mottakerlisten, klikk Nytt loggelement Ikon for Nytt loggelement i Mottakerhandlinger-gruppen på båndet, og klikk deretter Salgsmulighet.

  1. Klikk Lagre og lukk Ikon for Lagre og lukk.

Til toppen av siden Til toppen av siden

 
 
Gjelder:
Outlook 2013, Outlook 2010