Administrere meldinger ved hjelp av regler

I denne artikkelen blir det forklart hva regler er, og hvordan du kan bruke regler til å få orden på og oversikt over aktiviteten i innboksen.

I denne artikkelen


Slik kan regler brukes til å administrere meldinger

En regel er en handling som Microsoft Outlook automatisk bruker på en innkommende eller sendt melding som oppfyller betingelsene du angir i regelen. Du kan velge en rekke betingelser og handlinger ved hjelp av veiviseren for regler og varsler. Regler gjelder ikke for meldinger som har blitt lest. De gjelder bare for uleste meldinger.

Regler har én av to generelle hensikter, nemlig organisering og varsling. Veiviseren for regler og varsler inneholder maler for de mest brukte reglene.

  • Hold deg organisert    Dette er regler du kan bruke for å arkivere og følge opp meldinger. Du kan for eksempel opprette en regel om at meldinger fra en bestemt avsender, for eksempel Bobby Moore, med ordet "salg" på Emne-linjen, skal flagges for oppfølging, kategoriseres som Salg, og flyttes til en mappe som heter Bobby's Sales.
  • Hold deg oppdatert    Dette er regler som på én eller annen måte varsler deg når du mottar en bestemt melding. Du kan for eksempel opprette en regel som automatisk sender et varsel til mobiltelefonen din når du mottar en melding fra et familiemedlem.
  • Begynn med en tom regel    Dette er regler som du oppretter fra bunnen av.

Regelmaler

Fig. 2  Veiviseren for regler og varsler inneholder flere forhåndsdefinerte regler, som kalles maler.

Unntak

Du kan legge til unntak for reglene med tanke på spesielle situasjoner, for eksempel hvis en melding er flagget for senere oppfølging, eller merket med høy viktighet. En regel utføres ikke for en melding hvis ett eller flere av de angitte unntakene er oppfylt.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Opprette en regel fra en mal

  1. Klikk E-post i navigasjonsruten (navigasjonsrute: En kolonne som gir tilgang til mapper, som brukes til å ordne informasjonen. Klikk en mappe for å vise innholdet. Den inneholder også Favorittmapper og knapper for å veksle mellom E-post, Kalender, Oppgaver og andre visninger.).
  2. Klikk Regler og varslerVerktøy-menyen.
  3. Velg innboksen du vil bruke, fra listen Bruk endringer på denne mappen, hvis du har flere e-postkontoer.
  4. Klikk Ny regel.
  5. Under Trinn 1: Velg en mal velger du malen du vil ha, fra malsamlingen Hold deg organisert eller Hold deg oppdatert.
  6. Under Trinn 2: Rediger regelbeskrivelsen klikker du en understreket verdi. Hvis du for eksempel klikker koblingen mottakere eller distribusjonsliste, åpnes adresseboken.
  7. Under Trinn 1: Velg betingelse(r) velger du hvilke betingelser som meldingene må oppfylle for at regelen skal brukes.
  8. Under Trinn 2: Rediger regelbeskrivelsen klikker du en understreket verdi hvis du ikke allerede har gjort det, og deretter klikker du Neste.
  9. Under Trinn 1: Velg handling(er) velger du hvilken handling du vil regelen skal utføre når de angitte betingelsene er oppfylt.
  10. Under Trinn 2: Rediger regelbeskrivelsen klikker du en understreket verdi hvis du ikke allerede har gjort det, og deretter klikker du Neste.
  11. Under Trinn 1: Velg unntak velger du eventuelle unntak for regelen, og deretter klikker du Neste.
  12. Skriv til slutt inn et navn for regelen, og velg eventuelle andre alternativer du vil ha, for å fullføre opprettelsen av regelen.
    • Hvis du vil kjøre denne regelen på meldinger som allerede finnes i én av mappene, merker du av for Kjør denne regelen nå på meldinger som allerede finnes i mappen.
    • Vil du bruke denne regelen på alle e-postkontoene og innboksen som er knyttet til hver enkelt konto, merker du av for Opprett denne regelen for alle kontoer.
  13. Klikk Fullfør.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Opprette en regel fra bunnen av

Gjør følgende hvis du vil opprette en regel ved å velge egne betingelser, handlinger og unntak:

  1. Klikk E-post i navigasjonsruten (navigasjonsrute: En kolonne som gir tilgang til mapper, som brukes til å ordne informasjonen. Klikk en mappe for å vise innholdet. Den inneholder også Favorittmapper og knapper for å veksle mellom E-post, Kalender, Oppgaver og andre visninger.).
  2. Klikk Regler og varslerVerktøy-menyen.
  3. Velg innboksen du vil bruke, fra listen Bruk endringer på denne mappen, hvis du har flere e-postkontoer.
  4. Klikk Ny regel.
  5. Under Begynn med en tom regel velger du enten Kontroller meldinger når de mottas eller Kontroller meldinger etter sending, og deretter klikker du Neste.
  6. Under Trinn 1: Velg betingelse(r) velger du hvilke betingelser som meldingene må oppfylle for at regelen skal brukes.
  7. Under Trinn 2: Rediger regelbeskrivelsen klikker du en understreket verdi hvis du ikke allerede har gjort det, og deretter klikker du Neste.
  8. Under Trinn 1: Velg handling(er) velger du hvilken handling du vil regelen skal utføre når de angitte betingelsene er oppfylt.
  9. Under Trinn 2: Rediger regelbeskrivelsen klikker du en understreket verdi hvis du ikke allerede har gjort det, og deretter klikker du Neste.
  10. Under Trinn 1: Velg unntak velger du eventuelle unntak for regelen, og deretter klikker du Neste.
  11. Skriv til slutt inn et navn for regelen, og velg eventuelle andre alternativer du vil ha, for å fullføre opprettelsen av regelen.
    • Hvis du vil kjøre denne regelen på meldinger som allerede finnes i én av mappene, merker du av for Kjør denne regelen nå på meldinger som allerede finnes i mappen.
    • Vil du bruke denne regelen på alle e-postkontoene og innboksen som er knyttet til hver enkelt konto, merker du av for Opprett denne regelen for alle kontoer.
  12. Klikk Fullfør.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Opprette en regel fra en melding

Du kan opprette en regel direkte fra en melding. Du kan for eksempel opprette en regel for å flytte meldinger fra en person til en bestemt mappe.

  1. Høyreklikk meldingen du vil basere regelen på, og klikk deretter Opprett regel på hurtigmenyen.

I dialogboksen Opprett regel merker du av for de alternativene som allerede er fylt ut med informasjon fra meldingen du merket.

  1. Merk av for Flytt elementet til mappe.
  2. Klikk en eksisterende mappe, eller klikk Ny for å opprette en ny mappe der meldingene skal lagres.
  3. Hvis du vil legge til flere betingelser, handlinger eller unntak til regelen, klikker du Avanserte alternativer, og deretter følger du resten av instruksjonene i veiviseren for regler og varsler.

Tips!      Hvis du vil kjøre en regel med det samme du lager den, merker du av for Kjør denne regelen nå på meldinger som allerede finnes i mappen på den siste siden i veiviseren for regler og varsler.

Alle meldingene i innboksen eller andre mapper du velger som oppfyller betingelsene og unntakene som er knyttet til regelen, flyttes til den angitte mappen. Åpne den nye mappen for å kontrollere den nye regelen. Ble de riktige meldingene flyttet?

Til toppen av siden Til toppen av siden

Kjøre en regel jevnlig, men ikke hele tiden

Gjør følgende hvis du vil kjøre en regel jevnlig, men ikke hele tiden:

  1. Klikk Regler og varslerVerktøy-menyen.
  2. Deaktiver regelen ved å fjerne merket i boksen ved siden av regelen i dialogboksen Regler og varsler.
  3. Klikk Kjør regler nå.
  4. Merk av i boksen ved siden av regelen du vil kjøre, i dialogboksen Kjør regler nå under Velg hvilke regler du vil kjøre.
  5. Velg mappen du vil bruke regelen på.
  6. Velg meldingskategorien du vil bruke regelen på.

Du kan for eksempel bare bruke regelen på uleste meldinger i en mappe.

  1. Klikk Kjør nå.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Serverbaserte regler og rene klientregler

Serverbaserte regler    Hvis du har en Microsoft Exchange-konto, kan serveren bruke regler på meldingene selv om Outlook ikke kjører. Disse kalles serverbaserte regler. Reglene må angis for å bli bruket på meldinger når de leveres til innboksen på serveren, og reglene må kunne kjøres fullt ut på serveren. En regel kan for eksempel ikke kjøres fullt ut på serveren hvis handlingen angir at en melding skal skrives ut. Hvis en regel ikke kan brukes på serveren, brukes den når du starter Outlook.

Bare klient-regler    En "klient" er e-postprogrammet som kjører på en enkeltpersons datamaskin. En regel som ikke kan brukes av serveren, er en "bare klient-regel", fordi den bare kjøres på enkeltpersonens datamaskin. Hvis regellisten inneholder både regler som kan kjøres på serveren, og regler som ikke kan det, kjøres de serverbaserte reglene først, etterfulgt av bare klient-reglene.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Leveringsbekreftelser, svarresultater og fraværsmeldinger

Leveringsbekreftelser, lesebekreftelser, svarresultater og fraværsmeldinger behandles som meldinger. Når du for eksempel oppretter en regel som flytter elementer (element: Et element er den grunnleggende delen som inneholder informasjon i Outlook (på samme måte som en fil i andre programmer). Elementer inkluderer e-postmeldinger, avtaler, kontakter, oppgaver, loggoppføringer, notater, innlagte elementer og dokumenter.) med ordet "møte" på Emne-linjen til en bestemt mappe, vil alle leveringsbekreftelser, svarresultater og fraværsmeldinger som oppfyller denne betingelsen, også bli flyttet.

 Obs!   Hvis et svarresultat flyttes ut av innboksen, blir ikke svaret automatisk registrert i den opprinnelige meldingen.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Møteinnkallelser, oppgaveforespørsler og dokumenter

Møteinnkallelser, oppgaveforespørsler og dokumenter blir behandlet som meldinger. Når du for eksempel oppretter en regel som flytter elementer (element: Et element er den grunnleggende delen som inneholder informasjon i Outlook (på samme måte som en fil i andre programmer). Elementer inkluderer e-postmeldinger, avtaler, kontakter, oppgaver, loggoppføringer, notater, innlagte elementer og dokumenter.) med ordet "møte" på Emne-linjen til en bestemt mappe, vil alle oppgaveforespørsler eller møteinnkallelser som oppfyller denne betingelsen, også bli flyttet. Tenk imidlertid på følgende begrensninger når du oppretter regler som påvirker slike elementtyper:

  • Elementer som flyttes til en mappe som ikke er en e-postmappe, vil kanskje ikke fungere som forventet etter at de er flyttet. Hvis for eksempel en melding flyttes til Kalender-mappen, blir det ikke opprettet en ny avtale.
  • Hvis et svar på en møteinnkallelse eller en oppgaveforespørsel flyttes til Slettede elementer-mappen ved hjelp av en regel, blir ikke svaret registrert av det opprinnelige elementet.
  • Hvis en møteinnkallelse automatisk flyttes til Slettede elementer-mappen, blir ikke møtet lagt til i kalenderen.
  • Regler som berører meldinger du sender, brukes ikke på oppgaveforespørsler og møteinnkallelser.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Distribusjonslister

En ny regel for en distribusjonsliste vil ha ulik atferd, avhengig av hvordan du oppretter regelen:

  • Flytt meldinger som er sendt til en distribusjonsliste, til en mappe    Hvis du velger denne regelmalen, er det bare meldinger som er sendt til distribusjonslisten, som flyttes til den angitte mappen. Meldinger fra enkeltpersoner som også står på distribusjonslisten, vil ikke bli flyttet til den angitte mappen.

 Obs!   Denne regelen virker bare for Exchange-kontoer.

  • Flytt meldinger fra noen til en mappe    Hvis du velger denne regelmalen, flyttes også meldinger fra enkeltpersoner som er medlemmer av distribusjonslisten du angir, til den angitte mappen.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Videresende meldinger til mottakere utenfor organisasjonen

Hvis du arbeider i en organisasjon som bruker Exchange, blir meldinger du videresender til eksterne e-postadresser utenfor organisasjonen som bruker en regel, ikke sendt som standard. Denne innstillingen er for å hjelpe med å unngå at organisasjonsdata blir avslørt, og den kontrolleres av Exchange-administratoren.

Til toppen av siden Til toppen av siden

 
 
Gjelder:
Outlook 2007