En regel er en handling som Microsoft Outlook utfører automatisk på innkommende eller utgående meldinger, basert på betingelser du har definert. Du kan opprette en regel fra en mal, fra en melding eller ved hjelp av dine egne betingelser.
I denne artikkelen
Slik kan regler brukes til å administrere e-postmeldinger
En regel er en handling som Microsoft Outlook automatisk bruker på en innkommende eller sendt melding som oppfyller betingelsene du angir i regelen. Du kan velge en rekke betingelser og handlinger ved hjelp av regelveiviseren. Regler hjelper deg med å holde deg oppdatert og godt organisert .
Regler deles inn i to kategorier – organisering og varsling. Regler brukes ikke på meldinger som har blitt lest, bare uleste meldinger.
Regelveiviseren har maler for de oftest brukte reglene, som omfatter:
- Hold deg organisert Dette er regler du kan bruke for å arkivere og følge opp meldinger. Du kan for eksempel opprette en regel om at meldinger fra en bestemt avsender, for eksempel Bobby Moore, med ordet "salg" på Emne-linjen, skal flagges for oppfølging, kategoriseres som Salg, og flyttes til en mappe som heter Bobby's Sales.
- Hold deg oppdatert Dette er regler som på én eller annen måte varsler deg når du mottar en bestemt melding. Du kan for eksempel opprette en regel som automatisk sender et varsel til mobiltelefonen din når du mottar en melding fra et familiemedlem.
- Begynn med en tom regel Dette er regler som du oppretter fra bunnen av.
Til toppen av siden
Opprette en regel
- Klikk Regler i Handlinger-gruppen i kategorien Hjem, og klikk deretter Behandle regler og varsler.
- Hvis du har flere enn én e-postkonto, velger du innboksen du ønsker, fra listen Bruk endringer på denne mappen, og deretter klikker du Ny regel.
Hvis du vil opprette en regel med utgangspunkt i en mal, gjør du følgende:
- Under Trinn 1: Velg en mal velger du malen du vil ha, fra malsamlingen Hold deg organisert eller Hold deg oppdatert.
- Under Trinn 2: Rediger regelbeskrivelsen klikker du en understreket verdi. Hvis du for eksempel klikker koblingen mottakere eller distribusjonsliste, åpnes adresseboken.
- Under Trinn 1: Velg betingelse(r) velger du hvilke betingelser som meldingene må oppfylle for at regelen skal brukes.
- Under Trinn 2: Rediger regelbeskrivelsen klikker du en understreket verdi hvis du ikke allerede har gjort det, og deretter klikker du Neste.
- Under Trinn 1: Velg handling(er) velger du hvilken handling du vil regelen skal utføre når de angitte betingelsene er oppfylt.
- Under Trinn 2: Rediger regelbeskrivelsen klikker du en understreket verdi hvis du ikke allerede har gjort det, og deretter klikker du Neste.
- Under Trinn 1: Velg unntak velger du eventuelle unntak for regelen, og deretter klikker du Neste.
- Skriv til slutt inn et navn for regelen, og velg eventuelle andre alternativer du vil ha, for å fullføre opprettelsen av regelen.
- Hvis du vil kjøre denne regelen på meldinger som allerede finnes i én av mappene, merker du av for Kjør denne regelen nå på meldinger som allerede finnes i mappen.
- Vil du bruke denne regelen på alle e-postkontoene og innboksen som er knyttet til hver enkelt konto, merker du av for Opprett denne regelen for alle kontoer.
- Klikk Fullfør.
Til toppen av siden
Gjør følgende hvis du vil opprette en regel ved å velge egne betingelser, handlinger og unntak:
- Velg Regler i Handlinger-gruppen i kategorien Hjem.
- Velg innboksen du vil bruke, fra listen Bruk endringer på denne mappen hvis du har flere e-postkontoer.
- Klikk Ny regel.
- Under Begynn med en tom regel velger du enten Kontroller meldinger når de mottas eller Kontroller meldinger etter sending, og deretter klikker du Neste.
- Under Trinn 1: Velg betingelse(r) velger du hvilke betingelser som meldingene må oppfylle for at regelen skal brukes.
- Under Trinn 2: Rediger regelbeskrivelsen klikker du en understreket verdi hvis du ikke allerede har gjort det, og deretter klikker du Neste.
- Under Trinn 1: Velg handling(er) velger du hvilken handling du vil regelen skal utføre når de angitte betingelsene er oppfylt.
- Under Trinn 2: Rediger regelbeskrivelsen klikker du en understreket verdi hvis du ikke allerede har gjort det, og deretter klikker du Neste.
- Under Trinn 1: Velg unntak velger du eventuelle unntak for regelen, og deretter klikker du Neste.
- Skriv til slutt inn et navn for regelen, og velg eventuelle andre alternativer du vil ha, for å fullføre opprettelsen av regelen.
- Hvis du vil kjøre denne regelen på meldinger som allerede finnes i én av mappene, merker du av for Kjør denne regelen nå på meldinger som allerede finnes i mappen.
- Vil du bruke denne regelen på alle e-postkontoene og innboksen som er knyttet til hver enkelt konto, merker du av for Opprett denne regelen for alle kontoer.
- Klikk Fullfør.
Til toppen av siden
Du kan opprette en regel direkte fra en melding. Du kan for eksempel opprette en regel for å flytte meldinger fra en person til en bestemt mappe.
Hvis du vil opprette en regel med utgangspunkt i en melding, gjør du følgende:
- Klikk meldingen du vil opprette en regel for, klikk Regler i Handlinger-gruppen i kategorien Hjem, og klikk deretter Opprett regel.
- Merk av for betingelsene du ønsker, i dialogboksen Opprett regel. Mange alternativer inneholder allerede informasjon fra den valgte meldingen.
- Merk av for Flytt elementet til mappe.
- Klikk en eksisterende mappe, eller klikk Ny for å opprette en ny mappe der meldingene skal lagres.
- Hvis du vil legge til flere betingelser, handlinger eller unntak til regelen, klikker du Avanserte alternativer, og deretter følger du resten av instruksjonene i regelveiviseren.
Tips! Hvis du vil kjøre en regel umiddelbart, merker du av for Kjør denne regelen nå på meldinger som allerede finnes i mappen på den siste siden i regelveiviseren.
Til toppen av siden
Kjøre en regel manuelt
Gjør følgende hvis du vil kjøre én eller flere regler manuelt:
- Klikk Regler på Handlinger-menyen.
- Slå av regelen ved å fjerne merket for den i dialogboksen Behandle regler og varsler.
- Klikk Kjør regler nå.
- Merk av for regelen du vil kjøre, under Velg hvilke regler du vil kjøre i dialogboksen Kjør regler nå.
- Klikk Bla gjennom ved boksen Kjør i mappen, og velg deretter mappen du vil bruke regelen på.
- Klikk meldingskategorien du vil bruke regelen på, i listeboksen Bruk regler på.
Du kan for eksempel bare bruke regelen på uleste meldinger i en mappe.
- Klikk Kjør nå.
Unntak
Du kan legge til unntak for reglene med tanke på spesielle situasjoner, for eksempel hvis en melding er flagget for senere oppfølging, eller merket med høy viktighet. En regel utføres ikke for en melding hvis ett eller flere av de angitte unntakene er oppfylt.
Til toppen av siden
Serverbaserte regler kontra rene klientregler
Serverbaserte regler Hvis du bruker en Microsoft Exchange-konto, kan du opprette serverbaserte regler. Disse reglene kjører på postboksen din på e-postserveren, selv om Outlook ikke kjører. Serverbaserte regler må brukes på meldinger når de leveres i Innboksen første gang, og reglene må kunne kjøres til de er fullført på serveren. En regel som for eksempel angir at en melding skal skrives ut, kan ikke kjøres før den er fullført på serveren. Hvis en regel ikke kan brukes på serveren, brukes den når du starter Outlook, og den blir da en Bare klient-regel.
Bare klient-regler Bare klient-regler er regler som bare kjøres på datamaskinen. Dette er regler som ikke kan kjøres før de er fullført på serveren, for eksempel å angi at bestemte meldinger skal skrives ut. Bare klient-regler kan bare kjøres når Outlook kjører.
Hvis regellisten inneholder begge regeltypene, kjøres de serverbaserte reglene først, etterfulgt av bare klient-reglene.
Til toppen av siden
Bruke regler på andre Outlook-elementer
Leveringsbekreftelser, svarresultater og automatiske svar
Når en regel brukes, behandles leveringsbekreftelser, lesebekreftelser, svarresultater og automatiske svar som om de er meldinger. En regel som flytter elementer (element: Et element er den grunnleggende delen som inneholder informasjon i Outlook (på samme måte som en fil i andre programmer). Elementer inkluderer e-postmeldinger, avtaler, kontakter, oppgaver, loggoppføringer, notater, innlagte elementer og dokumenter.) med for eksempel ordet "møte" i emnet til en bestemt mappe, flytter også alle leveringsbekreftelser, svarresultater og automatiske svar som har ordet "møte" i emnet.
Obs! Når en regel flytter svarresultater fra Innboks til en annen mappe, berøres svarbekreftelsesfunksjonen. Når du åpner en sendt melding som inneholder en svarknapp, inneholder ikke bekreftelsesinformasjonen et tall på svar som en regel flyttet. Når du flytter eller sletter et svar manuelt, berøres ikke bekreftelsesfunksjonen.
Til toppen av siden
Møteinnkallelser, oppgaveforespørsler og dokumenter
Når regler brukes, behandles møteinnkallelser, oppgaveforespørsler og dokumenter som meldinger. Når du for eksempel oppretter en regel som flytter elementer (element: Et element er den grunnleggende delen som inneholder informasjon i Outlook (på samme måte som en fil i andre programmer). Elementer inkluderer e-postmeldinger, avtaler, kontakter, oppgaver, loggoppføringer, notater, innlagte elementer og dokumenter.) med ordet "møte" på Emne-linjen til en bestemt mappe, blir alle oppgaveforespørsler eller møteinnkallelser som oppfyller denne betingelsen, også flyttet. Vær imidlertid oppmerksom på følgende begrensninger når du oppretter regler som berører disse elementtypene:
- Elementer som flyttes til en mappe som ikke er en e-postmappe, vil kanskje ikke fungere som forventet etter at de er flyttet. Hvis for eksempel en melding flyttes til Kalender-mappen, blir det ikke opprettet en ny avtale.
- Hvis et svar på en møteinnkallelse eller et svar på en oppgave flyttes til mappen Slettede elementer ved hjelp av en regel, blir ikke svaret registrert i det opprinnelige elementet.
- Hvis en møteinnkallelse automatisk flyttes til Slettede elementer-mappen, blir ikke møtet lagt til i kalenderen.
- Regler som berører meldinger du sender, brukes ikke på oppgaveforespørsler og møteinnkallelser.
Til toppen av siden
Kontaktgrupper
En regel som inneholder en distribusjonsliste, kan oppføre seg forskjellig avhengig av hvordan regelen opprettes.
- Flytt meldinger som er sendt til en Kontaktgruppe-mappe Denne regelen er bare tilgjengelig hvis du bruker en Exchange-konto. Bare meldinger som sendes til kontaktgruppen, flyttes til den angitte mappen. Meldinger fra personer som er medlemmer av kontaktgruppen, flyttes ikke til den angitte mappen.
Til toppen av siden
Videresende meldinger til mottakere utenfor organisasjonen
Hvis du bruker en Exchange 2010-konto, kan du ikke bruke regler til å videresende meldinger til e-postadresser utenfor din egen organisasjon. Denne innstillingen bidrar til å forhindre at bedriftsintern informasjon lekker ut. Denne innstillingen kan bare endres av en Exchange-administrator.
Til toppen av siden
