Administrere e-postmeldinger ved hjelp av regler

En regel er en handling som Microsoft Outlook kjører automatisk på innkommende eller utgående meldinger, basert på betingelser du har angitt. Du kan opprette en regel fra en mal, en melding, eller ved å bruke dine egne betingelser.

Bruke Outlook Web App frakoblet i stedet? Se Innboksregler hvis du vil lære om hvordan du oppretter og administrerer regler som vil også fungere med skrivebordsversjonen av Outlook.

I denne artikkelen


Hvordan regler kan brukes til å administrere e-postmeldinger

En regel er en handling som Microsoft Outlook kjører automatisk på innkommende eller utgående meldinger som oppfyller betingelsene du har angitt i regelen. Du kan velge mange betingelser og handlinger ved hjelp av regelveiviseren.

Regler er delt inni to kategorier:  organisering og varsling. Regler ikke operere i meldinger som har blitt lest, bare på de du ikke har lest.

Regelmaler i regelveiviseren

Regelveiviseren har maler for de oftest brukte reglene, som omfatter følgende:

  • Hold deg organisert     Disse reglene gjør det enklere å arkivere og følge opp meldinger. Du kan for eksempel opprette en regel om at meldinger fra en bestemt avsender, for eksempel Bobby Moore, med ordet «salg» på Emne-linjen skal flagges for oppfølging, kategoriseres som salg og flyttes til en mappe kalt Bobbys salg.
  • Hold deg oppdatert     Disse reglene varsler deg på en eller annen måte når du mottar en bestemt melding. Du kan for eksempel opprette en regel som automatisk sender en melding til en mobil enhet når du mottar en melding fra et familiemedlem.
  • Begynn med en tom regel     Dette er regler du oppretter uten å bruke en regelmal, og som du kan tilpasse fullstendig.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Opprette en regel

Outlook har regelmaler for vanlige scenarier. Du kan bruke disse regelmalene eller utforme egendefinerte regler.

Bruke regelmaler i Outlook

  1. Klikk fanen Fil.
  2. Klikk Behandle regler og varsler.
  3. Klikk Ny regel i kategorien Regler for e-post i dialogboksen Regler og varsler.
  4. Velg ønsket mal under Trinn 1: Velg en mal fra malsamlingen Hold deg organisert eller Hold deg oppdatert.
  5. Klikk en understreket verdi under Trinn 2: Rediger regelbeskrivelsen. Hvis du for eksempel klikker koblingen mottakere eller fellesgruppe, åpnes adresseboken.
  6. Klikk Neste.
  7. Velg hvilke betingelser som meldingene må oppfylle for at regelen skal brukes, under Trinn 1: Velg betingelse(r).
  8. Klikk en understreket verdi for en hvilken som helst betingelse du har lagt til, under Trinn 2: Rediger regelbeskrivelsen, og angi deretter verdien.
  9. Klikk Neste.
  10. Velg hvilken handling du vil regelen skal utføre når de angitte betingelsene er oppfylt, under Trinn 1: Velg handling(er).
  11. Klikk en understreket verdi for en hvilken som helst handling du har lagt til, under Trinn 2: Rediger regelbeskrivelsen, og angi deretter verdien.
  12. Klikk Neste.
  13. Velg eventuelle unntak til regelen, under Trinn 1: Velg unntak, og klikk deretter Neste.
  14. Klikk en understreket verdi for et hvilket som helst unntak du har lagt til, under Trinn 2: Rediger regelbeskrivelsen, og angi deretter verdien.
  15. Klikk Neste.
  16. Skriv inn et navn under Trinn 1: Angi et navn på denne regelen.
  17. Merk av for alternativene du vil bruke, under Trinn 2: Sett opp regelalternativer.
    • Du kan kjøre denne regelen på meldinger som allerede finnes i innboksen, ved å merke av for Kjør denne regelen nå på meldinger som allerede finnes i Innboks.
    • Den nye regelen er aktivert som standard. Hvis du vil deaktivere den, fjerner du merket for Aktiver denne regelen.
    • Hvis du vil bruke denne regelen på alle e-postkontoer som er konfigurert i Outlook, merker du av for Opprett denne regelen for alle kontoer.
  18. Klikk Fullfør.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Utforme en egendefinert regel

  1. Klikk fanen Fil.
  2. Klikk Behandle regler og varsler.
  3. Klikk Ny regel i kategorien Regler for e-post i dialogboksen Regler og varsler.
  4. Klikk enten Kontroller meldinger når de mottas eller Kontroller meldinger etter sending under Begynn med en tom regel.
  5. Klikk Neste.
  6. Velg hvilke betingelser som meldingene må oppfylle for at regelen skal brukes, under Trinn 1: Velg betingelse(r).
  7. Klikk en understreket verdi for en hvilken som helst betingelse du har lagt til, under Trinn 2: Rediger regelbeskrivelsen, og angi deretter verdien.
  8. Klikk Neste.
  9. Velg hvilken handling du vil regelen skal utføre når de angitte betingelsene er oppfylt, under Trinn 1: Velg handling(er).
  10. Klikk en understreket verdi for en hvilken som helst handling du har lagt til, under Trinn 2: Rediger regelbeskrivelsen, og angi deretter verdien.
  11. Klikk Neste.
  12. Velg eventuelle unntak til regelen, under Trinn 1: Velg unntak, og klikk deretter Neste.
  13. Klikk en understreket verdi for et hvilket som helst unntak du har lagt til, under Trinn 2: Rediger regelbeskrivelsen, og angi deretter verdien.
  14. Klikk Neste.
  15. Skriv inn et navn under Trinn 1: Angi et navn på denne regelen.
  16. Merk av for alternativene du vil bruke, under Trinn 2: Sett opp regelalternativer.
    • Du kan kjøre denne regelen på meldinger som allerede finnes i innboksen, ved å merke av for Kjør denne regelen nå på meldinger som allerede finnes i Innboks.
    • Den nye regelen er aktivert som standard. Hvis du vil deaktivere den, fjerner du merket for Aktiver denne regelen.
    • Hvis du vil bruke denne regelen på alle e-postkontoer som er konfigurert i Outlook, merker du av for Opprett denne regelen for alle kontoer.
  17. Klikk Fullfør.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Opprette en regel basert på avsendere og mottakere av en melding

Du kan raskt opprette en regel fra en hvilken som helst melding. Fordelen med denne metoden er at regler foreslås basert på avsenderen eller mottakerne av meldingen. Den ene regelen som foreslås når du for eksempel starter med en melding, flytter alle meldinger fra denne avsenderen til en mappe du velger.

  1. Klikk meldingen du vil opprette en regel for, og klikk deretter Regler i Flytt-gruppen i kategorien Hjem.

Foreslåtte regler vises basert på avsenderen og mottakerne av meldingen.

  1. Gjør ett av følgende:
  • Klikk en av de foreslåtte reglene, klikk en målmappe, og klikk deretter OK.
  • Klikk Opprett regel hvis du vil ha flere regelalternativer som er basert på avsenderen av, mottakerne av eller emnet i meldingen.

Hvis du valgte Opprett regel i trinn 2, vises dialogboksen Opprett regel. Fortsett med følgende trinn.

  1. Merk av for de ønskede betingelsene under Når jeg mottar e-post med alle de angitte betingelsene.
  2. Merk av for handlingen du vil at regelen skal utføre når de angitte betingelsene oppfylles, under Gjør følgende.
  3. Merk av for Flytt elementet til mappe.
  4. Klikk en eksisterende mappe, eller klikk Ny for å opprette en mappe der meldingene skal lagres.

Hvis du vil legge til flere betingelser, handlinger eller unntak til regelen, klikker du Avanserte alternativer, og deretter følger du resten av instruksjonene i regelveiviseren. Dette er samme veiviser som vises når du klikker Behandle regler og varsler i Backstage-visningen (ved å klikke kategorien Fil). Se Utforme en egendefinert regel hvis du vil ha mer informasjon.

  1. Klikk OK.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Importere eller eksportere regler

Se Importere eller eksportere et regelsett for å lære å importere eller eksportere reglene slik at andre kan bruke dem.

Kjøre regler manuelt

Gjør følgende hvis du vil kjøre én eller flere regler manuelt:

  1. Klikk fanen Fil.
  2. Klikk Behandle regler og varsler.
  3. Klikk Kjør regler nå.
  4. Merk av i boksen ved siden av hver regel du vil kjøre, i dialogboksen Kjør regler nå under Velg hvilke regler du vil kjøre.
  5. Klikk Bla gjennom i boksen Kjør i mappen hvis du vil velge en annen mappe. Klikk mappen, og klikk deretter OK.

Merk av for Inkluder undermapper hvis du vil inkludere alle mapper som er under mappen du angav i trinn 5.

  1. Standardinnstillingen er alle meldinger i listen Bruk regler på. Du kan endre denne til leste eller uleste meldinger.
  2. Klikk Kjør nå.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Serverbaserte regler kontra rene klientregler

Det er to typer regler i Outlook  – serverbaserte regler og rene klientregler.

  • Serverbaserte regler     Hvis du bruker en Microsoft Exchange Server-konto, er enkelte regler serverbaserte regler. Disse reglene kjører på postboksen din på Exchange-e-postserveren, selv når Outlook ikke kjører på PC-en. Serverbaserte regler må brukes på meldinger når de leveres i innboksen første gang, og reglene må kunne kjøres til de er fullført på serveren. En regel som for eksempel angir at en melding skal skrives ut, kan ikke kjøres før den er fullført på serveren. Hvis en regel ikke kan brukes på serveren, brukes den når du starter Outlook og blir dermed en ren klientregel.
  • Rene klientregler     Rene klientregler er regler som bare kjøres på datamaskinen. Dette er regler som ikke kan kjøres før de er fullført på serveren, for eksempel å angi at bestemte meldinger skal skrives ut. Rene klientregler kan bare kjøres når Outlook kjører.

Hvis regellisten inneholder begge regeltypene, kjøres de serverbaserte reglene først, etterfulgt av bare klient-reglene.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Bruke regler på andre Outlook-elementer

Leveringsbekreftelser, svarresultater og automatiske svar

Når en regel brukes, behandles leveringsbekreftelser, lesebekreftelser, svarresultater og automatiske svar (fraværsvarsler) som om de er meldinger. En regel som flytter elementer (element: Et element er den grunnleggende delen som inneholder informasjon i Outlook (på samme måte som en fil i andre programmer). Elementer inkluderer e-postmeldinger, avtaler, kontakter, oppgaver, loggoppføringer, notater, innlagte elementer og dokumenter.) med for eksempel ordet «møte» i emnet til en bestemt mappe, flytter også alle leveringsbekreftelser, svarresultater og automatiske svar som har ordet «møte» i emnet.

 Obs!     Når en regel flytter svarresultater fra innboksen til en annen mappe, påvirkes svarbekreftelsen. Når du åpner en sendt melding som inneholder en svarknapp, inneholder ikke bekreftelsesinformasjonen antallet svar som en regel flyttet. Når du flytter eller sletter et svar manuelt, påvirkes ikke bekreftelsen.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Møteinvitasjoner, oppgaveforespørsler og dokumenter

Når regler brukes, behandles møteinvitasjoner, oppgaveforespørsler og dokumenter som meldinger. Når du for eksempel lager en regel som flytter elementer (element: Et element er den grunnleggende delen som inneholder informasjon i Outlook (på samme måte som en fil i andre programmer). Elementer inkluderer e-postmeldinger, avtaler, kontakter, oppgaver, loggoppføringer, notater, innlagte elementer og dokumenter.) med ordet «møte» på Emne-linjen til en bestemt mappe, flytter også eventuelle oppgaveforespørsler eller møteinvitasjoner som oppfyller denne betingelsen. Vær imidlertid oppmerksom på følgende begrensninger når du oppretter regler som berører disse elementtypene:

  • Elementer som flyttes til en annen mappe enn en e-postmappe, fungerer kanskje ikke som forventet etter at de er flyttet. Hvis en melding for eksempel flyttes til Kalender-mappen, blir det ikke opprettet en ny avtale.
  • Hvis et svar på en møteinvitasjon eller en oppgaveforespørsel flyttes til Slettede elementer-mappen ved hjelp av en regel, blir ikke svaret registrert av det opprinnelige elementet.
  • Hvis en møteinvitasjon flyttes automatisk til Slettede elementer-mappen, blir ikke møtet lagt til i kalenderen.
  • Regler som berører meldinger du sender, brukes ikke på oppgaveforespørsler og møteinvitasjoner.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Kontaktgrupper

En regel som inneholder en kontaktgruppe, kan fungere på ulike måter avhengig av hvordan regelen opprettes.

  • Flytt meldinger som er sendt til en Kontaktgruppe-mappe      Denne regelen er bare tilgjengelig hvis du bruker en Exchange Server-konto. Bare meldinger som sendes til kontaktgruppen, flyttes til den angitte mappen. Meldinger fra personer som er medlemmer av kontaktgruppen, flyttes ikke til den angitte mappen.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Videresende meldinger til mottakere utenfor organisasjonen

Hvis du bruker en Microsoft Exchange Server 2010-konto, kan du som standard ikke bruke regler til å videresende meldinger til e-postadresser utenfor organisasjonen. Denne innstillingen er med på å forhindre offentliggjøring av konfidensiell og privat informasjon. Denne innstillingen kan bare endres av en Exchange-administrator.

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Finne ut hvilken versjon av Microsoft Exchange Server kontoen er koblet til.

Til toppen av siden Til toppen av siden

 
 
Gjelder:
Outlook 2010