Kalenderen

På samme måte som du skriver i en almanakk, kan du klikke et hvilket som helst tidspunkt i kalenderen i Outlook, og deretter begynne å skrive. Nye graderingsfarger gjør det enkelt å se gjeldende dag og klokkeslett. Gjeldende klokkeslett utheves bare med farge i visningene Dag og Arbeidsuke. Du kan velge å bruke et lydsignal eller en melding som påminnelse om avtaler, møter og hendelser, og du kan gi elementene forskjellige farger slik at du raskt kjenner dem igjen.

Du velger ganske enkelt et tidspunkt i kalenderen, oppretter en avtale, og velger personene du vil invitere. Outlook hjelper deg å finne det tidligste tidspunktet da alle disse personene er ledige. Når meldingen om møtet sendes til de inviterte via e-post, vil hver av dem motta en møteinnkallelse i innboksen. Når de åpner innkallelsen, varsles de automatisk hvis møtet faller sammen med et eksisterende element i kalenderen deres, og de kan velge å godta, foreløpig godta eller avslå møtet du inviterer til, ved å klikke en knapp. Hvis du som møtearrangør godtar det, kan de inviterte foreslå et annet møtetidspunkt. Som arrangør kan du spore hvem som har godtatt, avslått eller foreslått et nytt tidspunkt ved ganske enkelt å åpne møtet.

Du kan opprette kalendere som viser tidsplanene for en gruppe personer eller ressurser samtidig. Du kan for eksempel vise tidsplanene for alle som arbeider i din avdeling, eller for alle ressursene, for eksempel konferanserommene, i bygningen, slik at du kan planlegge møter på en raskere måte.

Du kan vise flere kalendere som du har opprettet, i tillegg til dem som deles av andre Outlook-brukere, sidestilt. Hvis du for eksempel har opprettet en egen kalender for personlige avtaler, kan du vise både arbeidskalenderen og den personlige kalenderen sidestilt.

Du kan også kopiere eller flytte avtaler mellom kalenderne som vises. Bruk navigasjonsruten (navigasjonsrute: En kolonne som gir tilgang til mapper, som brukes til å ordne informasjonen. Klikk en mappe for å vise innholdet. Den inneholder også Favorittmapper og knapper for å veksle mellom E-post, Kalender, Oppgaver og andre visninger.) til å dele kalenderen på en rask måte, og til å åpne andre delte kalendere. Du kan opprette eller endre avtaler i delte kalendere, avhengig av tillatelsene du er tildelt av kalendereieren.

Hvis du har tilgang til et Microsoft Windows SharePoint Services-område, kan du vise hendelseslistene fra det området i Outlook Kalender. Disse elementene vil bli holdt oppdatert og kan vises sidestilt med andre personlige eller delte kalendere.

Ved hjelp av funksjonen for representanttilgang kan en person bruke sin egen utgave av Outlook til å arbeide med en kalender som tilhører en annen. En assistent kan for eksempel arbeide med kalenderen til en overordnet. Hvis den overordnede gjør assistenten til sin representant, kan assistenten opprette, flytte eller slette avtaler, og kan også arrangere møter på vegne av den overordnede.