Bruke rapporter og diagrammer i Business Contact Manager

En rapport er et utmerket verktøy for å skaffe seg innsikt i forretningsforbindelser (Forretningsforbindelse: Et firma eller en organisasjon som du gjør forretninger med. Hvis du tilbyr en tjeneste, for eksempel tannpleie eller helsetjenester, kan en forretningsforbindelse også være en kunde.), forretningskontakter (Forretningskontakt: En person du gjør forretninger med i et firma eller en organisasjon.), kundeemner (kundeemne: En potensiell kunde som må kontaktes av en salgsperson, og som enten kvalifiseres eller diskvalifiseres som en salgsmulighet.), salgsmuligheter (Salgsmulighet: Muligheten til å selge produkter eller tjenester til en konto eller forretningskontakt.), forretningsprosjekter (Forretningsprosjekt: Et prosjekt som er opprettet i Business Contact Manager for Outlook. Et forretningsprosjekt består av én eller flere prosjektoppgaver.) og markedsføringsaktiviteter (markedsføringsaktivitet: En handling der formålet er å selge eller identifisere produkter og tjenester for en utvalgt gruppe mottakere. Markedsføringsaktiviteter kan omfatte ringelister, e-postmeldinger og flygeblad. Én markedsføringskampanje kan bestå av mange markedsføringsaktiviteter.). Du kan åpne flere dusin standardrapporter i Business Contact Manager for Outlook i tillegg til at du kan endre, lagre oppdatere og gjenbruke et nesten ubegrenset antall andre rapporter.

I denne artikkelen beskrives rapportfunksjonene i Business Contact Manager for Outlook og hvordan du kan arbeide med rapporter, tilpasse dem og bruke dem til å starte andre forretningsaktiviteter.

Hva vil du gjøre?


Åpne og endre en rapport

Business Contact Manager for Outlook inneholder mange forhåndsdefinerte rapporter. Hvis du ikke finner akkurat det du trenger, kan du åpne en lignende rapport og endre den etter behov. Du kan også lagre tilpassede rapporter for gjenbruk senere.

Åpne en rapport

  1. Klikk kategorien Rapporter (bånd: Et element som erstatter de fleste menyer, verktøylinjer og oppgaveruter. Båndet har oppgavebaserte kategorier som inneholder verktøy og alternativer ordnet i logiske grupper.)båndet. Tilgjengelige rapporter er gruppert etter relaterte arbeidsområder: Kontaktbehandling, Salg, Markedsføring eller Forretningsprosjekter. Åpne-gruppen inneholder rapporter du har endret og lagret.

Kategorien Rapporter på båndet

  1. Hvis du vil åpne en forhåndsdefinert rapport, klikker du knappen for rapporttypen du vil vise, og deretter klikker du navnet på rapporten i listen.
  2. Hvis du vil åpne en endret rapport som du har lagret, klikker du Lagrede rapporter. Klikk deretter rapportnavnet i dialogboksen Åpne lagrede rapporter, og klikk Åpne.

 Tips!     Hvis du ikke er sikker på hvilken gruppe eller kategori som inneholder rapporten du ønsker, kan du Vise listen over standardrapporter.

Hvis du vil ha hjelp med å endre en rapport, kan du se Endre en rapport for å gjøre den mer nyttig.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Endre en rapport

Dy har stor kontroll over utseendet til rapportene i Business Contact Manager for Outlook.

I denne delen


Endre oppsettet til en rapport

Det er flere måter du kan endre oppsettet, eller utseendet, til en rapport på. Du kan bruke disse metodene enkeltvis eller sammen. Rekkefølgen til endringene spiller ingen rolle.

  • Bruke Tilpass rapport-ruten     Klikk et hvilket som helst alternativ i Oppsett-gruppen på båndet for å åpne Tilpass rapport-ruten:
    • Velg kolonne. Hvis du vil endre hvilke kolonner som vises, klikker du denne knappen, og deretter klikker du + (pluss) for å utvide listen og vise alle elementene den inneholder. De tilgjengelige alternativene varierer avhengig av rapporten du endrer. Merk av for kolonnene du vil vise, og fjern merket for elementer du ikke vil vise i rapporten.
    • Topptekst og bunntekst. Hvis du vil legge til topptekst eller bunntekst i rapporten, eller hvis du vil legge til notater i den, klikker du denne knappen, og deretter merker du av for og angir informasjon for kolonnene du vil vise. Fjern merket for kolonner du ikke vil vise i rapporten.
    • Skrifttyper. Hvis du vil endre hvordan skrifter og tall vises, klikker du Skrifttyper. Klikk alternativene du vil endre, og oppdater dem etter behov. Du kan endre skriften i selve rapporten, på etikettene for rader og kolonner og i de numeriske feltene for totalsummer og delsummer.
  • Bruke kontrollene for Sorter og Filtrer      Gjør ett av følgende i gruppen Sorter og Filtrer på båndet:
    • Filtrer. Du kan begrense resultatene som vises i rapporten, ved å filtrere rapporten. Hvis du vil ha informasjon om hvordan du filtrerer en rapport, kan du se Filtrere oppføringer i Business Contact Manager.
    • Stigende eller Synkende. Klikk ett av disse alternativene hvis du vil endre sorteringsrekkefølgen for oppføringer i rapporten. Som standard sorteres lister i alfabetisk rekkefølge basert på det primære feltet i rapporten. I rapporten Forretningskontakter etter forretningsforbindelse er listen for eksempel opprinnelig sortert etter Navn på forretningsforbindelse. Under Navn på forretningsforbindelse vises hver forretningskontakt som er koblet til en forretningsforbindelse, i alfabetisk rekkefølge.

 Tips!     Navn vises av informasjonen i Fullt navn-feltet. Hvis du inkluderer titler i det fullstendige navnet, inkluderes de i sorteringen. Det fullstendige navnet Sr. Carlos Lacerda vises for eksempel under S.

  • Endre rekkefølgen på kolonnene     Hvis du vil endre rekkefølgen på kolonnene i en rapport, klikker du bare et kolonnenavn, og deretter drar du det dit du vil.
  • Sortere elementer i et sekundært datafelt    Hvis du vil vise tekst eller tall i et sekundært felt i omvendt rekkefølge, klikker du navnet på feltet i rapporten. I rapporten Forretningskontakter etter Forretningsforbindelse kan du for eksempel klikke kolonnen Navn på forretningskontakt for å sortere navnene på de oppførte forretningskontaktene under hvert navn på forretningsforbindelse i omvendt alfabetisk rekkefølge. Klikk kolonnetittelen på nytt hvis du vil sortere i den opprinnelige rekkefølgen igjen. Hvis du klikker kolonnenavnet Adresse - postnummer, sorteres også listen over forretningskontakter under hvert navn på forretningsforbindelse på nytt i omvendt numerisk rekkefølge.
  • Vise eller skjule grupper i et sekundært datafelt     Klikk minustegnet (-) på en hvilken som helst rad i rapporten hvis du vil skjule alle underelementer og bare vise den første linjen i rapportoppføringen. I rapporten Forretningskontakter etter Forretningsforbindelse kan du for eksempel klikke minustegnet ved et navn på forretningsforbindelse for å skjule listen over koblede forretningskontakter. Minustegnet (-) endres til et plusstegn (+) for å angi at en liste er skjult. Denne funksjonen kan være nyttig hvis du vil redusere størrelsen på en rapport og gjøre den mindre komplisert. Du viser en gruppe ved å klikke plusstegnet (+).

Til toppen av siden Til toppen av siden

Endre en rapport for å gjøre den mer nyttig

Det er flere måter du kan bruke til å endre rapportene for å gjøre dem mer nyttige for deg selv eller kollegene.

Hvis du vil ha mer informasjon om redigering av verdier i lister, kan du se Opprette og tilpasse oppføringstyper og lister.

 Obs!     Hvis du sletter et brukerdefinert felt som du har lagt til i en rapport, fra Business Contact Manager-databasen (Business Contact Manager-database: Databasen som lagrer informasjon om kontoer, forretningskontakter, muligheter, forretningsprosjekter og andre elementer.), vises ikke informasjonen fra det slettede feltet i den lagrede rapporten. Hvis du eksporterte en rapport med informasjonen til Excel før du slettet feltet, påvirkes ikke denne rapporten.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Rette datafeil i en rapport

Når du går gjennom en rapport, ser du kanskje feil du vil rette. Det kan for eksempel hende at en forretningskontakt er knyttet til feil forretningsforbindelse. Du kan ikke rette slike feil i rapporten. Du må rette dem i de aktuelle oppføringene.

For å løse feilen i dette eksemplet åpner du forretningskontaktoppføringen, og deretter angir du den riktige forretningsforbindelsen i feltet Koblet forretningsforbindelseGenerelt-siden for oppføringen. Hvis du deretter går tilbake til rapporten og klikker Oppdater i Handlinger-gruppen, kommer rapporten til å være riktig.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Lagre, oppdatere eller skrive ut en åpen rapport

Når du har gått gjennom en rapport, kan det hende at du vil lagre eventuelle endringer du har foretatt, oppdatere dataene eller skrive ut rapporten. Start med en åpen rapport for å fullføre disse handlingene.

Lagre en endret rapport

Det er ikke nødvendig å lagre en rapport som du ikke har endret, siden den er tilgjengelig i kategorien Rapporter på båndet. Lagrede rapporter arkiveres i Business Contact Manager for Outlook-databasen.

  1. Klikk kategorien Rapporter på båndet, klikk typen rapport du vil åpne, og klikk deretter rapportnavnet for å åpne den.
  2. Tilpass rapporten som beskrevet i Åpne og endre en rapport.
  3. Klikk Lagre som i Handlinger-gruppen på båndet.
  4. Skriv inn et navn på rapporten i dialogboksen Lagre som, og klikk deretter OK.

Hvis du vil åpne en tilpasset rapport, klikker du Lagrede rapporter.

 Tips!    Rapporten lagres i samme kategori som rapporten du endret for å lage den lagrede rapporten.

Oppdatere data i en rapport

Rapportdata oppdateres hver gang du åpner en lagret rapport. Du kan også oppdatere dataene etter behov.

  1. Klikk kategorien Rapporter på båndet, klikk typen rapport du vil åpne, og klikk deretter rapportnavnet for å åpne den.
  2. Klikk Oppdater i Handlinger-gruppen på båndet.

Skrive ut en rapport

  1. Klikk kategorien Rapporter på båndet, klikk typen rapport du vil åpne, og klikk deretter rapportnavnet for å åpne den.
  2. Klikk Skriv ut i Handlinger-gruppen på båndet.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Opprette et diagram fra en rapport

Du kan opprette et diagram fra de fleste rapportene i Business Contact Manager for Outlook og fra de tilpassede rapportene som du har opprettet fra en rapport. Rapporter som kan vises som diagrammer, har en aktiv Diagram-knapp (diagramknapp ) på båndet. Rapporter uten data kan ikke vises som diagrammer.

  1. Åpne rapporten som du vil se som et diagram.
  2. Klikk Diagram i Vis-gruppen på båndet. Hvis et diagram er så bredt at hele diagrammet ikke kan vises på skjermen, vises et vannrett rullefelt under diagrammet.

 Tips!     Hvis du vil opprette mer avanserte diagrammer, kan du eksportere rapportdataene til Excel og bruke dette programmet til å opprette diagrammet. Hvis du vil ha mer informasjon om å eksportere rapportdata til Excel, kan du se Eksportere en rapport til Excel eller et annet program for analyse.

eksempel på diagram

  1. Bruk kontrollene i Diagram-gruppen på båndet til å tilpasse diagrammene.
  • Etiketter     Klikk Etiketter hvis du vil legge til eller fjerne Aksetitler og en Forklaring.
  • Verdier     Klikk Verdier hvis du vil velge dataene som skal vises i rapporten. I diagrammet for Salgsmuligheter etter Kilde kan du for eksempel vise data om Antall salgsmuligheter    eller Inntekter.
  • Forventede     og Totalt    Merk av for disse alternativene hvis du vil vise faktiske inntekter, forventede inntekter eller begge deler i diagrammet.

 Obs!     Disse avmerkingsboksene er ikke tilgjengelige for alle diagrammer.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Eksportere en rapport til Excel eller et annet program for analyse

Det er enkelt å eksportere en Business Contact Manager for Outlook-rapport til Microsoft Excel eller et annet program for å gjøre grundigere analyser. Hvis du vil eksportere rapportdataene til et annet program enn Excel, starter du ved å eksportere dataene til Excel. I Excel kan du lagre dataene i et filformat som kan åpnes i det andre programmet. En Excel-fil som er lagret i CSV-format (kommadelte verdier), kan for eksempel åpnes i mange forskjellige programmer.

Gjør ett av følgende:

Lagre rapporten som en Excel-fil på datamaskinen    

  1. Åpne rapporten du vil eksportere til Excel.
  2. Klikk Eksporter til Excel i Handlinger-gruppen på båndet. Rapporten åpnes i Excel.
  3. Klikk Lagre-knappen i Excel for å åpne dialogboksen Lagre som. Du kan velge blant over 20 filformater for å lagre rapporten.

Send rapporten via e-post som et Excel-filvedlegg    

  1. Åpne rapporten du vil sende som et e-postvedlegg.
  2. Klikk Send som e-post i Handlinger-gruppen på båndet. Et e-postmeldingsskjema åpnes i Outlook med rapporten vedlagt som en Excel-fil (XLSX-format).
  3. Fyll ut Til- og Emne-linjen, skriv inn en melding (valgfritt), og klikk deretter Send.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Starte en markedsføringsaktivitet fra en rapport

Du kan bruke en rapport som innholder adressene, telefonnumrene eller e-postadressene til forretningsforbindelser, forretningskontakter eller kundeemner, til å starte en markedsføringsaktivitet i Business Contact Manager for Outlook.

  1. Åpne rapporten du vil bruke som grunnlag for en markedsføringsaktivitet.
  2. Klikk CTRL+A for å merke alle oppføringene i listen.
  3. KlikkNy ringeliste, Masseutsendelse av e-post eller Utskrift av direktereklame i Kommuniser-gruppen på båndet, og klikk deretter Alle mottakere eller Valgte mottakere.
  4. Opprett mottakerlisten for aktiviteten og innholdet i skjemaet for markedsføringsaktivitet som åpnes.

Hvis du vil ha informasjon om oppretting av en ringeliste, kan du se Opprette og bruke ringelister i Business Contact Manager. Hvis du vil ha informasjon om oppretting av andre markedsføringsaktiviteter, kan du se Markedsføre produktene og tjenestene dine i Business Contact Manager.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Åpne en rapport fra et miniprogram

Du åpner en rapport fra et miniprogram ved å klikke rapportikonet på miniprogrammet. Rapporter du åpner fra miniprogrammer, fungerer på samme måte som rapporter du åpner fra båndet.

Hvis du vil ha mer informasjon om miniprogrammer, kan du se Bruke miniprogrammer i Business Contact Manager.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Vise listen over standardrapporter

Den følgende listen over standardrapportene i Business Contact Manager for Outlook er organisert etter oppføringstype.

 Tips!     De fleste rapportene kan konverteres til et diagram, som beskrevet i Opprette et diagram fra en rapport.

VisForretningsforbindelsesrapporter    

  • Forretningsforbindelser etter Tilordnet til
  • Forretningsforbindelser etter Poststed
  • Forretningsforbindelser etter Område
  • Forretningsforbindelser etter Postnummer
  • Forretningsforbindelser etter Distrikt
  • Forretningsforbindelser etter Kategori
  • Forretningsforbindelser etter Vurdering
  • Forretningsforbindelser etter Betalingsstatus
  • Forretningsforbindelser etter Kilde
  • Forretningsforbindelser etter Aktivitetssammendrag
  • Aktivitet etter Forretningsforbindelse
  • Ignorerte forretningsforbindelser
  • Hurtigliste for forretningsforbindelser

VisForretningskontaktrapporter    

  • Forretningskontakter etter Forretningsforbindelse
  • Forretningskontakter etter Tilordnet til
  • Forretningskontakter etter Poststed
  • Forretningskontakter etter Område
  • Forretningskontakter etter Postnummer
  • Forretningskontakter etter Kategori
  • Forretningskontakter etter Vurdering
  • Forretningskontakter etter Betalingsstatus
  • Forretningskontakter etter Kilde
  • Forretningskontakter etter Merkedag
  • Forretningskontakter etter Fødselsdag
  • Forretningskontakter etter Aktivitetssammendrag
  • Aktivitet etter Forretningskontakt
  • Ignorerte forretningskontakter
  • Hurtigliste for forretningskontakter

VisKundeemnerapporter

  • Kundeemner etter Tilordnet til
  • Kundeemner etter Tilordnet til og Vurdering
  • Kundeemner etter Rangering

VisSalgsmulighetsrapporter

  • Salgsmuligheter etter Produkt- eller tjenesteelement
  • Salgsmuligheter etter Tilordnet til
  • Salgsmuligheter etter Kilde
  • Salgsmuligheter etter Forretningsforbindelse
  • Salgsmuligheter etter Forretningskontakt
  • Forfalte salgsmuligheter
  • Salgstrakt
  • Salgsforløp
  • Aktivitet etter Salgsmulighet

VisAndre salgsrapporter

  • Toppkunder etter Inntekt: Forretningsforbindelser
  • Toppkunder etter Inntekt: Forretningskontakter
  • Topprodukter: Bestselgerprodukter
  • Topprodukter: Mest lønnsomme produkter
  • Topprodukter: Produkter som gir størst nettofortjeneste
  • Toppreferenter: Etter Kundeemnevolum
  • Toppreferenter: Etter Totalsalg
  • Inaktive kunder: I løpet av de siste 30 dagene
  • Inaktive kunder: I løpet av de siste 90 dagene
  • Inaktive kunder: I løpet av de siste 180 dagene
  • Inaktive kunder: I løpet av de siste 365 dagene

VisMarkedsføringsrapporter

  • Salgsmuligheter etter Markedsføringsaktivitet
  • Forretningskontakter etter Markedsføringsaktivitet
  • Forretningsforbindelser etter Markedsføringsaktivitet
  • Markedsføringsaktiviteter etter Kampanje
  • Markedsføringsaktiviteter etter Type
  • Telefonlogger etter Ringeliste

VisForretningsprosjektrapporter

  • Forretningsprosjekter - Alle
  • Forretningsprosjekter - Forfaller
  • Forretningsprosjekter - Forfalte
  • Forretningsprosjekter etter Status
  • Forretningsprosjekter etter Forfallsdato
  • Prosjektoppgaver etter Tilordnet til
  • Forretningsprosjekter etter Type"
  • Forretningsprosjekter etter Prioritet
  • Forretningsprosjekter etter Forretningsforbindelse
  • Forretningsprosjekter etter Forretningskontakt
  • Prosjektoppgaver - Alle
  • Prosjektoppgaver - Forfaller
  • Prosjektoppgaver - Forfalte
  • Prosjektoppgaver etter Prosjekt
  • Prosjektoppgaver etter Tilordnet til

 
 
Gjelder:
Outlook 2013, Outlook 2010