Håndtere meldinger ved hjelp av regler

Ved hjelp av regler (regel: Én eller flere automatiske handlinger som foretas på e-postmeldinger og møteforespørsler som oppfyller visse betingelser, samt eventuelle unntak for disse betingelsene. Regler kalles også filtre.) kan du administrere e-postmeldingene dine ved å utføre handlinger på meldinger som oppfyller et bestemt sett med kriterier. Etter at du har opprettet en regel, bruker Microsoft Outlook regelen på meldinger som kommer til innboksen din eller meldinger du sender. Du kan for eksempel gjøre følgende automatisk:

  • Videresende til prosjektlederen din alle meldinger du mottar fra Janne Larsen, straks meldingene kommer inn i innboksen.
  • Tilordne kategorien Salg til alle meldinger du sender som har ordet "salg" i Emne-boksen.
  • Flagge alle møteforespørsler eller møteoppdateringer du mottar fra prosjektlederen din.

Regler har to generelle hensikter: varsling og organisering. Varslingsregler gir deg et varsel når du mottar en bestemt melding. Du kan for eksempel opprette en regel som automatisk sender en e-postmelding til mobiltelefonen din når du mottar en melding fra et familiemedlem. Organiseringsregler utfører en eller flere handlinger på en melding. Du kan for eksempel opprette en regel som flytter visse meldinger til en mappe, eller som flagger dem for oppfølging på en bestemt dag.

Du kan også kjøre én eller flere av reglene dine manuelt. Da kan du bruke reglene selektivt på meldinger som allerede befinner seg i innboksen din eller i en annen mappe.

Du kan legge til unntak for reglene med tanke på spesielle situasjoner, for eksempel hvis en melding er flagget for senere oppfølging, eller merket med høy viktighet. En regel utføres ikke for en melding hvis ett eller flere av de angitte unntakene er oppfylt.

VisServerbaserte regler og rene klientregler

Hvis du har en e-postkonto (e-postkonto: Servernavnet, brukernavnet, passordet og e-postadressen som brukes i Outlook for å koble til en e-posttjeneste. Du oppretter e-postkontoen i Outlook ved hjelp av informasjon du får fra systemansvarlig eller Internett-leverandøren (ISP).) på en Microsoft Exchange Server, kan serveren bruke regler på meldingene dine selv om du ikke kjører Outlook. Disse kalles serverbaserte regler. Reglene må angis for å brukes på meldinger når du mottar dem i innboksen på serveren, og reglene må kunne kjøres fullt ut på serveren. Det går for eksempel ikke an å bruke en regel på serveren hvis handlingen angir at en melding skal skrives ut. Hvis en regel ikke kan brukes på serveren, brukes den når du starter Outlook.

En regel som ikke kan brukes av serveren, har ordene "bare klient" på slutten av regelnavnet. Bare klient-regler brukes etter alle andre regler. Hvis regellisten din både inneholder regler som kan kjøres på serveren og regler som ikke kan det, kjøres de serverbaserte reglene først, etterfulgt av bare klient-reglene.

VisLeveringsbekreftelser, meldinger med svarknapper og fraværsmeldinger

Leveringsbekreftelser, lesebekreftelser, svarresultater og fraværsmeldinger behandles som meldinger. Når du for eksempel oppretter en regel som flytter elementer (element: Et element er den grunnleggende delen som inneholder informasjon i Outlook (på samme måte som en fil i andre programmer). Elementer inkluderer e-postmeldinger, avtaler, kontakter, oppgaver, loggoppføringer, notater, innlagte elementer og dokumenter.) som har ordet "møte" på Emne-linjen, vil alle leveringsbekreftelser, svarresultater og fraværsmeldinger som oppfyller dette kriteriet, bli flyttet.

 Obs!   Hvis et svarresultat flyttes ut av innboksen, blir ikke svaret automatisk registrert i den opprinnelige meldingen.

VisMøteinnkallelser, oppgaveforespørsler og dokumenter

Møteinnkallelser, oppgaveforespørsler og dokumenter blir behandlet som meldinger. Når du for eksempel oppretter en regel som flytter elementer (element: Et element er den grunnleggende delen som inneholder informasjon i Outlook (på samme måte som en fil i andre programmer). Elementer inkluderer e-postmeldinger, avtaler, kontakter, oppgaver, loggoppføringer, notater, innlagte elementer og dokumenter.) med ordet "møte" i Emne-boksen, vil alle oppgaveforespørsler eller møteinnkallelser som oppfyller det kriteriet, bli flyttet. Tenk imidlertid på følgende begrensninger når du oppretter regler som påvirker slike elementtyper:

  • Elementer som flyttes til en mappe som ikke er en e-postmappe, vil kanskje ikke fungere som forventet etter at det er flyttet. Hvis for eksempel en melding flyttes til Kalender-mappen, blir ikke noen ny avtale opprettet.
  • Hvis et svar på en møteinnkallelse eller en oppgaveforespørsel flyttes til mappen Slettede elementer ved hjelp av en regel, oppdateres ikke sporingsinformasjonen i det opprinnelige elementet.
  • Hvis en møteinnkallelse automatisk flyttes til mappen Slettede elementer, blir ikke møtet lagt inn i kalenderen.
  • Regler som påvirker meldinger du sender, brukes ikke på oppgaveforespørsler og møteinnkallelser.
 
 
Gjelder:
Outlook 2003