Planlegge områder og behandle brukere

Hvis du har ansvaret for behandling av alle gruppeområdene for organisasjonen for Office 365 Small Business-abonnement, vil denne artikkelen veilede deg gjennom noen av hovedoppgavene og -konseptene for behandling av en områdesamling og brukerne.

I denne artikkelen


Hva er en områdesamling?

SharePoint Online-standardområdene i Office 365 for Small Business er en del av en enkelt områdesamling. En områdesamling er en gruppe med SharePoint-områder som har samme eier og deler administrasjonsinnstillinger, for eksempel tillatelser. Områdesamlinger er hierarkiske og inneholder alltid ett område på øverste nivå og eventuelle områder under dette.

Hierarkidiagram av en områdesamling som viser et område på øverste nivå og underområder.

SharePoint Online-områdesamlingen har tre områdesamlinger når du begynner: gruppeområdet, Mine områder og det offentlige nettstedet. Du kan opprette flere underområder under gruppeområdet. Enkeltbrukere kan også opprette underområdet under Mine områder.

 Obs!     Du kan ikke opprette flere områdesamlinger i SharePoint Online for Office 365 for Small Business.

Gruppeområde   Gruppeområdet og eventuelle områder du oppretter under det, er bare tilgjengelige for brukere som du inviterer ved å gi dem tillatelser for området, eller for eksterne brukere som du eksplisitt deler området med ved hjelp av funksjonen for ekstern deling. Alle i Office 365-katalogen blir som standard lagt til som medlemmer i den interne områdesamlingen, og som besøkende i den offentlige områdesamlingen. Når du bruker et gruppeområde, kan organisasjonen eller gruppen koble til hverandre og samarbeide på dokumenter og andre filer, publisere kunngjøringer, foreta tidsplanlegging av møter, vedlikeholde aktiviteter, spore problemer eller gjøremål, lagre informasjon i lister og så videre. Du kan opprette ulike sekundære områder basert på de tilgjengelige områdemalene på gruppeområdet.

Offentlig webområde   Den delen av webområdet som vender mot allmennheten, er et område som utgjør organisasjonens tilstedeværelse på Internett. Det offentlige nettstedet har alt du trenger til å komme i gang med å utforme nettstedet, biblioteker for å lagre områdeinnhold, for eksempel logoer, grafikk eller dokumenter, og viktigst av alt, Utformingsbehandling for å tilpasse innholdet og stilen på nettstedet.

Personlige områder (webområder for Mitt område) Personlige områder gir brukere i organisasjonen et omfattende sett med funksjoner for sosiale nettverk. Disse funksjonene omfatter:

  • Nyhetsfeed:   en side der områdebrukere kan samhandle
  • OneDrive for Business :   et sted der brukere kan lagre, dele og synkronisere personlige forretningsdokumenter, bilder og andre mediefiler
  • Områder:   en tilpasset side der brukere kan lagre snarveier til nyttige webområder
  • Profil:   en side der brukere kan presentere seg for andre og organisasjonen

Til toppen av siden Til toppen av siden

Administrere en områdesamling

Hvis du er administrator for en områdesamling, har du tillatelsen Full kontroll for områdesamlingen. Dette betyr at du har tilgang til innhold på alle underområder på gruppeområdet, og at du kan bruke Utformingsbehandling til å utforme et offentlig nettsted. Du kan administrere brukertillatelser for gruppeområdet og det offentlige nettstedet, og du kan utføre administrative oppgaver som er relevante for områdene. I tillegg til disse oppgavene kan det hende du må utføre mange andre oppgaver i rollen som områdesamlingsadministrator.

Typiske ansvarsområder for administratorer for områdesamlinger

Hvis du er administrator for en områdesamling for SharePoint Online-området, kan ansvarsområdene inkludere følgende:

  • Fungere som et kontaktpunkt mellom brukerne og global Office 365-administrator (hvis du også ikke er denne personen).
  • Gi brukere tilgangstillatelse til gruppeområdet.
  • Gi brukere tillatelse til å utforme det offentlige nettstedet.
  • Bestemme hvem som skal ha tilgang til viktig innhold som er lagret på SharePoint Online-områder ved å konfigurere tillatelser på områdesamlingsnivå.
  • Bestemme hvilke funksjoner som skal gjøres tilgjengelige for personene som skal bruke områdene i områdesamlingen.
  • Tilby litt teknisk støtte for personene som bruker områdesamlingen.
  • Velge en reserveadministrator for områdesamlingen.
  • Hjelpe til med administrasjon av bestemte funksjoner, for eksempel:
    • Aktivere eller deaktivere tilgjengelige områdesamlingsfunksjoner.
    • Opprette eller tilpasse innholdstyper for områder.
    • Angi regionale innstillinger.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Planlegge områdene i områdesamlingen

Selv om det er ganske enkelt å opprette flere områder for gruppen, er det lurt å planlegge områdene du vil ha fordi dette vil gjøre det enklere å administrere SharePoint Online-områdene over tid. Du bør også vurdere om du vil tillate at brukere i firmaet kan opprette sine egne gruppeområder for å styre prosjekter. Hvis du vil ha mer sentralisert kontroll over hvordan områder blir opprettet, kan du deaktivere denne funksjonen (du kan når som helst aktivere den senere hvis du ombestemmer deg). Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se La brukere opprette sine egne gruppeområder.

Nedenfor vises en liste over områdemaler i SharePoint Online for Office 365 for Small Business og en beskrivelse av hver mal. Bruk denne listen til å finne ut hvilke områdetyper som passer best for organisasjonen.

  • Blogg   Et område der en person eller en gruppe kan legge ut ideer, observasjoner og ekspertise som besøkende på området kan kommentere.
  • Område for fellesskap   Et område for å delta i diskusjoner i fellesskapet.
  • Prosjektområde   Et område for å styre og samarbeide om et prosjekt.
  • Gruppeområde   Et område der grupper raskt kan ordne, skrive inn og dele informasjon. Det inneholder et dokumentbibliotek og lister for administrasjon av kunngjøringer, kalenderelementer, oppgaver og diskusjoner.

Styring

Styring er settet med policyer, roller, ansvarsområder og prosesser som veileder, bestemmer og kontrollerer hvordan organisasjonsgruppene samarbeider for å oppnå forretningsmål. Når det gjelder SharePoint Online-områdesamlingen, kan en styringsplan være en veiledning som hjelper deg med å planlegge rollene, ansvarsområdene og policyene som er nødvendige for å støtte områdesamlingen. Den kan inneholde, men er ikke begrenset til, følgende:

  • Informasjonsarkitektur, inkludert nettsider, dokumenter, lister og data
  • Vedlikeholdsaktiviteter, inkludert administrasjon av brukerkontoer
  • Policyer for varemerking og tilpassing
  • Opplæring

Det er viktig å utarbeide en styringsplan for organisasjonen. Når du deltar i utviklingen av en styringsplan, kan du hjelpe til med å identifisere eierskap for både forretningsgrupper og tekniske grupper og definere hvem som er ansvarlig for hvilke områder i systemet. Hvis du vil ha mer informasjon om utvikling av en styringsplan, kan du seGode fremgangsmåter for oppretting og administrasjon av gruppeområder.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Administrere brukere

Brukerkontoer opprettes av den globale Office 365-administratoren. Som administrator for en områdesamling kan du tilordne tillatelser til disse brukerne ved hjelp av InnstillingerLite innstillingsverktøy som overtok for Områdeinnstillinger. på gruppeområdet deres.

Brukerkontoer i Office 365

Den globale administratoren legger til nye brukere i Office 365 for Small Business ved å bruke administrasjonssenteret for Office 365, som er portalen for å administrere brukere og konfigurere tjenester. Når en ny bruker legges til, må globale administratoren gjøre følgende:

  • Angi om denne brukeren også skal ha tilgang til administrasjonssenteret
  • Angi den geografiske plasseringen til brukeren
  • Velge typen brukerlisens
  • Opprette et brukernavn og passord for brukeren

Gruppeområdebrukere

Når en ny bruker er lagt til i brukerkatalogen for Office 365 for Small Business, blir brukeren automatisk lagt til i en SharePoint-gruppe med navnet Medlem (personer som kan redigere innhold og sider) på det interne området, og Besøkende (personer som kan vise og lese) på offentlige områder. Hvis du vil at enkelte brukere skal ha mer tilgang enn en besøkende eller et medlem, kan du angi tillatelser for disse brukerne ved å legge dem til i andre SharePoint-grupper, for eksempel Eiere (personer med full kontroll over området). Tillatelsesnivåer og gruppemedlemskap i SharePoint angis under Innstillinger i Brukere og tillatelser. Hvis du vil ha mer informasjon om tillatelsesnivåer og gruppemedlemskap, kan du se Tillatelsesnivåer og gruppemedlemskap i denne artikkelen.

Tilgangsnivåer og gruppemedlemskap

Tillatelsesnivåer er samlinger med tillatelser (eller SharePoint-rettigheter) som lar brukere å utføre et sett med relaterte oppgaver. Tillatelsesnivået Lese inkluderer for eksempel tillatelsene Vise elementer, Åpne elementer, Vise sider og Vise versjoner (blant andre), og alle disse er nødvendige for å vise sider, dokumenter og elementer på et SharePoint-område. Tillatelser kan inkluderes i flere tillatelsesnivåer.

Det anbefales ikke at du tilordner tillatelser direkte til enkeltbrukere, fordi dette kan gjøre det svært vanskelig å spore og administrere hvem som har tilgang til områder. I stedet kan du tilordne tillatelser til SharePoint-grupper og deretter tilordne enkeltbrukere til de aktuelle SharePoint-gruppene. Du kan også bruke SharePoint-gruppene som ble opprettet for deg som standard.

En SharePoint-gruppe er et sett med brukere som defineres på områdesamlingsnivå for enkel administrasjon av tillatelser. Hver gruppe tilordnes et standard tilgangsnivå.

 Obs!     Når du tilordner tillatelsesnivåer til SharePoint-grupper på områdesamlingsnivå, arver alle områder og alt områdeinnhold disse tillatelsesnivåene som standard. Denne standard virkemåten kalles tillatelsesarv. Du kan også angi om du vil bryte tillatelsesarven eller gi unike tillatelser. Dette er svært nyttig hvis du har filer som bare bestemte brukere skal se. Når du bryter tillatelsesarven, kan du fjerne alle de andre SharePoint-gruppene og gi tilgang til bare bestemte SharePoint-grupper eller brukere.

Siden tillatelsene til en bruker bestemmer hva vedkommende kan se og har tilgang til på et område, bør du nøye vurdere SharePoint -gruppemedlemskap for brukeren. En bruker med ansvar for å opprette og tilpasse områder må for eksempel minst være medlem av Designere-gruppen. En bruker som bare trenger å lese innhold og kanskje legge til kommentarer i en blogg, trenger kanskje bare å være i Medlemmer-gruppen.

Standardroller   

Her er standardrollene i SharePoint Online, med en beskrivelse av hvilke aktiviteter en bruker med en bestemt rolle kan utføre på området.

  • Administratorer for områdesamlinger   Administratorer for områdesamlinger har tillatelsesnivået Full kontroll. De har tilgang til innhold på alle underområder under gruppeområdet, og bruker Områdeutforming for å utforme et nettsted på området. De kan legge til brukere på gruppeområdet og nettstedet, og utføre administrative oppgaver og revisjonsoppgaver som er relevante for områdene.
  • Områdeeiere   Medlemmer i gruppen Eiere har som standard tillatelsesnivået Full kontroll for området de opprettet på gruppeområdet. De kan legge til brukere og utføre alle administrative oppgaver som er relevante for deres eget område. De kan også bruke Områdeutforming til å utforme et nettsted.

     Tips!     Det er lurt å legge til en områdeeiers kontaktinformasjon på hjemmesiden til et område. Dette kan hjelpe brukere med å finne eieren når de trenger administrativ hjelp.

 Obs!     En bruker som oppretter et område under et område på øverste nivå på gruppeområdet, blir automatisk områdeeier for dette området.

  • Designer   Medlemmer av gruppen Utforming har som standard tillatelsesnivået Utforme. De kan opprette lister og dokumentbiblioteker, redigere sider og bruke temaer, kantlinjer og stilark i gruppeområdet. De kan også bruke Områdeutforming til å utforme et nettsted.
  • Redigere   Personer i gruppen Medlemmer har som standard tillatelsesnivået Redigere. På gruppeområdet kan redaktørene vise, legge til, oppdatere, slette, godkjenne og tilpasse lister og biblioteker. De kan ikke bruker Områdeutforming til å utforme et nettsted.
  • Bidragsyter   Ingen grupper har tillatelsesnivået Bidra som standard. På gruppeområdet kan bidragsytere kan bare legge til, redigere og slette elementer i eksisterende lister og dokumentbiblioteker i gruppeområdet og arbeide med webdeler. Bidragsytere kan ikke bruke Områdeutforming til å utforme et nettsted.
  • Besøkende   Medlemmer av gruppen Besøkende har som standard tillatelsesnivået Lese. Besøkende kan bare vise sider, listeelementer og dokumenter i gruppeområdet. Besøkende kan ikke bruke Områdeutforming til å utforme et webområde.

Administrative roller

Når SharePoint Online-området opprettes, blir følgende administrative roller opprettet som standard:

  • Global administrator   Det øverste administratornivået i Office 365. Når du registrerer deg for å kjøpe Office 365, blir du global administrator. Globale administratorer har tilgang til alle funksjoner i Office 365 (som å legge til brukere i katalogen, legge til domener og behandle tjenesteinnstillinger), og bare globale administratorer kan tildele andre administratorroller. Det kan være flere globale administratorer i firmaet, men den første globale administratoren blir standardadministrator for områdesamlingen i SharePoint Online.
  • Administrator for områdesamling   Administratorer for områdesamlinger har tilgangsnivået Full kontroll for SharePoint Online-områdesamlingen. De har tilgang til innhold i alle underområder under gruppeområdet og bruker Områdeutforming til å utforme et nettsted på området. De kan legge til brukere i gruppeområdet og det offentlige nettstedet og utføre administrative oppgaver og revisjonsoppgaver som er relevante for områdene. En administrator for en områdesamling kan legge til en annen administrator for områdesamlingen, eller endre administrator for områdesamlingen, på siden Innstillinger for webområde.

Hvis du vil ha mer informasjon om administrasjon av brukere og tillatelser, kan du se Planlegge tillatelsesstrategien, Introduksjon: Kontrollere brukertilgang med tillatelser og Opprette og behandle SharePoint-grupper.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Planlegge bruk av områdefunksjoner

Som en områdesamlingsadministrator for SharePoint Online administrerer du områdesamlingsfunksjoner. Disse oppgavene kan omfatte å aktivere eller deaktivere funksjoner i henhold til styringsplanen. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Aktivere eller deaktivere funksjoner for områdesamlinger. Se også Administrere papirkurven for en SharePoint-områdesamling.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Planlegge støtte for flere språk i områder

Som en områdesamlingsadministrator kan du aktivere MUI-funksjonen (Multiple Language User Interface) for å tillate brukere å vise områder på andre språk enn standardspråket som er angitt for områdesamlingen.

Når MUI er aktivert, kan brukere vise følgende elementer på et annet språk:

  • Områdetittel og -beskrivelse
  • SharePoint-standardmenyer og -handlinger
  • Standardkolonner
  • Egendefinerte kolonner (liste eller område)
  • Navigasjonsfeltkoblinger

Hvis du vil ha mer informasjon om flerspråklig brukergrensesnitt (MUI – Multiple Language User Interface), kan du se Innføring i flerspråklige funksjoner.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Gå tilbake til Planleggingsveiledning for SharePoint Online for Office 365 Small Business

 
 
Gjelder:
SharePoint Online Small Business