Planlegge innholdet for gruppeområdene

Hvis innholdet på områdene er logisk organisert og enkelt å finne, vil områdene være enklere å vedlikeholde og behandle, og områdebrukerne vil være mer produktive. Hvis du er administrator av områdesamlinger eller områdeeier, kan det være nyttig å snakke med personene i organisasjonen som skal opprette og lagre innholdet, for å få informasjon fra dem om hvordan det er best å organisere det. Dette gjør det enklere for deg å avgjøre for eksempel hvor mange områdetyper du trenger, og hvordan du skal konfigurere funksjoner, for eksempel biblioteker, innholdstyper, navigasjon og søk.

I denne artikkelen


Hvilke typer områder trenger du?

Alt etter størrelsen på organisasjonen og innholdsmengden du har tenkt å ha på gruppeområdet, kan du opprette sekundære områder under gruppeområdet for å organisere innhold. Områdene i en områdesamling er ordnet i et hierarki. Når du oppretter områder under gruppeområdet, bygger du ut dette hierarkiet. Du kan opprette flere sekundære områder eller sider under gruppeområdet, og du kan også opprette flere sekundære områder eller sider under disse områdene.

Hva er forskjellen mellom et område og en side? Et område er en samling med innhold som kan inneholde elementer, som for eksempel sider, dokumentbiblioteker eller lister. En side er en enkeltstående nettside som du kan vise innhold, webdeler eller koblinger på.

Diagram over områdehierarki

Du kan organisere sekundære områder på mange måter. Du kan for eksempel velge å opprette sekundære områder:

  • Etter gruppe eller avdeling
  • Etter funksjonelt formål
  • Etter innholdskategori
  • Etter prosjekt
  • Etter kunde
  • Etter tillatelsesnivå eller følsomhetsnivå (hvis det for eksempel er informasjon som må begrenses, kan du isolere den på et bestemt område)

Før du går i gang med å opprette områder, bør du bruke litt tid på å tenke på hvor mange områder du ønsker, og hvilken logikk du vil organisere dem etter. Du kan finne det nyttig å lage et diagram av områdehierarkiet for å få hjelp til å organisere planleggingen. Du kan raskt skissere et diagram på et papirark eller en tavle, men du kan også lage et mer formelt diagram ved hjelp av en av hierarkifigurene som er tilgjengelig som SmartArt i Microsoft Word eller Microsoft PowerPoint. Dette gir deg et diagram som du kan lagre og referere til, i tillegg til endre, over tid.

Tenk også formålet eller funksjonen til hvert område. Dette hjelper deg med å finne ut hvilke områdemaler du skal bruke til å opprette nye områder. SharePoint Online inneholder et bredt utvalg av områdemaler som du kan velge mellom når du oppretter et nytt område. Ved å velge en områdemal som er utformet for et bestemt formål, kan du hjelpe brukerne godt i gang med arbeidet. Hvis du for eksempel vil opprette et område som gruppemedlemmer kan bruke til regelmessig å dele interessante nyheter eller ideer, kan du starte ved å velge Bloggområde-malen, siden denne malen er utformet for denne typen kommunikasjon.

Følgende områdemaler er inkludert i Office 365 for Small Business:

  • Gruppeområde
  • Blogg
  • Prosjektområde
  • Område for fellesskap
  • Grunnleggende søkesentral

Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du oppretter biblioteker, kan du se Opprette et område.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Hvilken type innhold vil du ha i områdene?

Når du har tenkt litt på hvor mange og hvilken type områder du vil ha, planlegger du innholdet som skal lagres på disse områdene. Målet med denne innholdsplanleggingen er å finne ut følgende:

  • Hvilke innholdstyper du vil opprette   . Innholdstyper lar deg tilpasse hvordan du håndterer og sporer bestemte innholdstyper.
  • Hvilke typer metadata (områdekolonner) du vil knytte til disse innholdstypene   . Metadata er informasjon som bidrar til å beskrive og kategorisere innholdet.
  • Hvilke typer lister eller biblioteker du vil opprette på områder for å organisere innhold    Biblioteker brukes til lagring av dokumenter og andre filer, mens lister kan være nyttige til sporing av oppgaver og problemer.

Organisasjonen ønsker kanskje å utføre denne planleggingen sentralt (spesielt for innholdstyper), men dette er også en type planlegging du bør oppfordre enkeltstående områdeeiere å utføre, siden de tilpasser områder som de er ansvarlige for.

Trenger du å definere innholdstyper?

Med innholdstyper kan områdebrukere raskt opprette spesialiserte typer innhold ved å velge Nytt element eller Nytt dokument i en liste eller et bibliotek. Innholdstyper er nyttige fordi områdeeiere kan bruke dem til å sørge for at innholdet er konsekvent på tvers av områder. Med innholdstyper kan også en enkelt liste eller ett enkelt bibliotek inneholde flere elementtyper eller dokumenttyper. Områdeeiere kan forhåndskonfigurere bestemte detaljer om innholdet når de konfigurerer innholdstyper for et område, en liste eller et bibliotek.

Rullegardinliste fra Nytt dokument-menyen som viser innholdstypen Salgskontrakt.

Områdeeiere kan definere innholdstyper for listeelementer, dokumenter eller mapper.

Du kan finne det nyttig å definere innholdstyper for noe av innholdet hvis innholdet overholder noen av følgende kriterier:

Hvis dette stemmer: Innholdstyper kan være nyttige på følgende måter:
Du har spesifikke dokumenttyper som har et standardisert format eller formål, og du vil at de skal være konsekvente i hele organisasjonen. Konfigurer områdeinnholdstyper for disse dokumenttypene på gruppeområdenivået, slik at de er tilgjengelige for bruk på alle sekundære områder for gruppeområdet. På denne måten vil alle brukere i organisasjonen opprette disse dokumentene på konsekvente måter.
Du har spesifikke maler som brukere må bruke til spesifikke dokumenttyper. Legg til disse dokumentmalene i de relevante innholdstypene, slik at malen brukes for alle nye dokumenter som opprettes fra innholdstypen.
Det er et standardsett med informasjon du vil spore for bestemte typer dokumenter eller elementer. Legg til kolonner i innholdstypen for å spore denne informasjonen. Hvis noe av informasjonen er spesielt viktig, kan du angi disse kolonnene etter behov. Du kan også oppgi standardverdier for spesifikke kolonner når du konfigurerer innholdstypen.
Det er en definert forretningsprosess for hvordan spesifikke dokumenttyper alltid skal behandles eller gås gjennom. Vurder konfigurering av arbeidsflyter for spesifikke innholdstyper. Du kan bruke arbeidsflyter til å administrere forretningsprosesser, som for eksempel dokumentgjennomgang eller -godkjenning.

Når du har funnet innhold som du kanskje vil definere innholdstyper for, må du tenke på hvor du vil definere innholdstyper. Hvis du definerer områdeinnholdstyper på gruppeområdenivået, vil de være enkelt tilgjengelig for å brukes på nytt i listene og bibliotekene på alle sekundære områder av gruppeområdet. Enkeltstående områdeeiere kan også definere områdeinnholdstyper for områder, selv om disse innholdstypene bare vil være tilgjengelig for bruk i lister og biblioteker på det aktuelle området og områder under det.

Du synes kanskje det er nyttig å opprette et regneark eller en tabell med informasjonen du vil inkludere når du definerer innholdstypene. Du kan for eksempel starte med å opprette noe enkelt, som tabellen nedenfor, og deretter tilpasse den til å inkludere ytterligere informasjon du finner det nyttig å spore, for eksempel hvilke områder eller grupper som skal bruke innholdstypene:

Ny innholdstype Overordnet innholdstype Kolonner Dokumentmal Arbeidsflyter
Skriv inn navnet på innholdstypen du vil opprette. Angi den overordnede innholdstypen som den skal opprettes fra. Oppgi en ny eller eksisterende kolonne du vil legge til for innholdstypen. Angi om en dokumentmal skal være knyttet til innholdstypen. Angi om arbeidsflyter skal være knyttet til innholdstypen.

Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du arbeider med innholdstyper, kan de se Opprette eller tilpasse en innholdstyper.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Hvilken type apper vil du legge til?

I tillegg til å tenke på innholdstyper kan du tenke på de andre typene informasjon som skal lagres på områder, eller typene oppgaver som personer i organisasjonen vil bruke områder til å administrere. Dette hjelper deg med å planlegge de ulike typene apper du kanskje ønsker å legge til på områder for å komme i gang. Hvis du for eksempel vet at du vil bruke store dokumenter, bør du sannsynligvis legge til et dokumentbibliotek. Hvis du vet at du vil holde orden på viktige datoer, vil du sannsynligvis ha en kalender.

Du trenger ikke legge til alle appene som du eventuelt trenger, med én gang. Områdeeiere kan legge til og fjerne nye apper over tid, etter hvert som forretningsbehovene endrer seg. Litt tidlig planlegging av hvordan du ønsker å tilpasse innholdet på områdene, kan imidlertid bidra til å sørge for at områdene er nyttige for brukere med én gang.

SharePoint Online inneholder lister innebygde apper som er nyttige til mange forretningsformål, fra dokumentlagring og -behandling til prosjektstyring og -sporing og kommunikasjon. Du kan legge til flere forekomster av disse apptypene på et område. Du kan også kjøpe og legge til tredjepartsapper på området fra SharePoint Store.

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Legge til en app på et område og Kjøpe en app fra SharePoint Store.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Hvordan skal brukere finne og få tilgang til innhold?

Tenk på hvordan områdebrukere skal finne og bruke innholdet i SharePoint Online-områdene. Denne typen planlegging kan hjelpe deg med å ta beslutninger om konfigurasjon av både navigasjon og søking for gruppeområdet og sekundære områder.

Hvilke områder vil du inkludere i den globale navigasjonen?

Når du planlegger navigasjon, kan du finne det nyttig å opprette et diagram over områdene i områdehierarkiet. Hvis du allerede har opprettet et diagram under planlegging av områder, kan du begynne med dette diagrammet og endre det. Inkluder alle de sekundære områdene under gruppeområdet. Du kan også inkludere viktige lister eller biblioteker som finnes på gruppeområdet og de sekundære områdene. Dermed kan du på et øyeblikk identifisere de viktige målene som områdebrukerne ønsker å finne, hvis de starter fra hjemmesiden på gruppeområdet.

Det øverste navigasjonsfeltet på et område kalles global navigasjon.

Navigasjon øverst på sidene på et område

Som standard har hvert område sitt eget øverste navigasjonsfelt, men du kan bestemme deg for å tillate at områder kan arve det øverste navigasjonsfeltet fra det overordnede området, slik at navigasjon blir konsekvent på tvers av alle områder. Du kan konfigurere hvilke områder som skal vises på det øverste navigasjonsfeltet. Du kan også inkludere koblinger til eventuelle andre URL-adresser du vil bruke, i tilfelle du vil integrere koblinger til eksterne ressurser i områdenavigasjonen. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du tilpasser det øverste navigasjonsfeltet, kan du se Tilpasse navigasjonen på gruppeområdet.

Hvis du har mange sekundære områder for gruppeområdet, kan det hende du ikke vil at alle skal vises på den øverste koblingslinjen, siden dette kan bli for mye informasjon for områdebrukerne. Du vil imidlertid heller ikke at viktige områder eller viktig innhold skal være umulig å finne. Bruk områdehierarkidiagrammet til å finne de viktige områdene du vil vise i den globale navigasjonen.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Hvordan skal folk navigere i områder?

I tillegg til det øverste navigasjonsfeltet, vises et navigasjonselement også til venstre på en områdeside. Det kalles hurtigstartfeltet.

Vanligvis vises koblinger som er spesifikke for det gjeldende området, på hurtigstartlinjen, og den kan brukes til å fremheve innholdet som er viktigst. Når du oppretter en ny liste eller et nytt bibliotek, vises det automatisk en ny kobling under Siste i hurtigstartfeltet. Bare de fem nyeste koblingene vises i inndelingen Siste.

Koblingen Siste i hurtigstartfeltet viser de sist opprettede sidene, listene og bibliotekene

Du kan tilpasse hurtigstartlinjen, slik at du kan legge til eller fjerne koblinger i listene og bibliotekene på området. Du kan også gruppere koblinger under egendefinerte overskrifter. Hvis du velger å la alle sekundære områder arve den globale navigasjonen, er det viktig for områdeeiere å tilpasse navigasjonen på hurtigstartlinjen siden den er den primære måten for brukere til å søke etter innhold på et område når de besøker det. Hvis du bestemmer deg for at sekundære områder ikke skal arve global navigasjon fra gruppeområdet, kan brukere bruke både den øverste koblingslinjen og hurtigstartlinjen på et sekundært område til å søke etter innhold på området. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du redigerer koblingene i hurtigstartfeltet, kan du se Tilpasse navigasjonen på gruppeområdet

Til toppen av siden Til toppen av siden

Hva må du tenke på når du planlegger et søk?

Brukerne kommer til å ha mer lyst til å bruke SharePoint Online når det er enkelt å finne informasjonen de trenger. Ved å bruke innholdsfunksjoner som innholdstyper, eller ved å legge til metadatakolonner for lister og biblioteker, kan du gjøre det enklere å finne innhold ved hjelp av søk.

Administratorer for områdesamlinger og områder kan utføre en rekke konfigurasjoner for å tilpasse søkeopplevelsen for brukerne.

Hvis du vil gjøre dette: Se dette emnet:
Når du tilpasser stilen og innstillingene som påvirker søkeresultatet, kan du tilpasse søkesentralen og webdelene som brukes på søkesentralsidene. Behandle søkesentralen i SharePoint Online
Opprette spørringsregler for å forbedre hvordan søk svarer på brukerhensikt. Behandle spørringsregler
Tilpasse resultatressursene for søk. Behandle resultatkilder
Vise, opprette eller endre forvaltede egenskaper eller tilordne kravlesøkte egenskaper til forvaltede egenskaper. Behandle søkeskjemaet i SharePoint Online
Eksportere og importere tilpassede konfigurasjonsinnstillinger for søk mellom områder. Innstillingene du eksporterer og importerer, omfatter alle tilpassede spørringsregler, resultatkilder, resultattyper, rangeringsmodeller og innstillinger for områdesøk. Eksportere og importere tilpassede konfigurasjonsinnstillinger for søk

Hvordan innhold blir tilgjengelig i søk

Søketjenesten er konfigurert til å kravlesøke SharePoint Online-innhold hvert femte minutt. Når et element er lagt til i et SharePoint Online-område, tar det litt tid før det er indeksert og returneres i søkeresultater. Dette tidsrommet avhenger av gjeldende brukeraktiviteter. Oppgaver som områdeoverføring, oppgradering og vedlikehold øker belastningen på indekseringen. Nytt innhold vises vanligvis i søkeresultater innen en time.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Hva trenger brukerne å gjøre med innholdet?

Ved å stille noen grunnleggende spørsmål om hva områdebrukere vil gjøre med innholdet, kan du avgjøre hvordan du må konfigurere bestemte områder, lister eller biblioteker, og hvilke bestemte funksjoner områdebrukere kan ha behov for å bruke.

Det er også en god idé å gå gjennom Programvarekrav for Office 365 Small Business, slik at du kan forutse om bestemte personer i organisasjonen kan få problemer når de arbeider med SharePoint Online-innhold, basert på konfigurasjonen av deres lokale datamaskiner.

Spørsmål å tenke over: Vurderinger for innholdskonfigurasjon:
Trenger du å spore versjoner av spesielle typer dokumenter eller listeelementer?
  • Vurder aktivering av versjonskontroll for disse listene eller bibliotekene.
  • Vurder å kreve at dokumenter eller elementer er sjekket ut før de endres
Har områdebrukere behov for å arbeide eller samarbeide samtidig på spesielle typer dokumenter?
  • Vurder aktivering av samtidig redigering for relevante biblioteker, for å fremme samarbeid.
Må spesielle typer innhold godkjennes før de er tilgjengelig generelt?
  • Vurder aktivering av innholdsgodkjenning for biblioteker eller bruk av arbeidsflyter for å administrere godkjenning.
Er bestemte typer dokumenter underlagt bestemte forretningsprosesser eller menneskelige arbeidsflyter?
  • Vurder oppretting eller konfigurering av arbeidsflyter som innholdstypene som gjelder for disse dokumentene, eller for bibliotekene som disse dokumentene vil være lagret i.
Skal du bruke lister til å drive eller administrere prosesser?
  • Vurder oppretting eller konfigurering av listebaserte arbeidsflyter for prosesser, for eksempel problemstyring og -administrasjon.
Vil det være sensitivt innhold på områder som må begrenses fra generell tilgang?
  • Vurder oppretting av spesielle områder eller biblioteker som er konfigurert med unike tillatelser, for å lagre sensitivt innhold.
  • Vurder tillatelser på elementnivå hvis det er minimalt behov for å begrense tilgang til innhold.
  • Vurder bruk av målgruppeangivelse for å vise forskjellig innhold til forskjellige brukere.
  • Vurder om spesielle lister eller biblioteker må utelates fra søkeindeksering.
Trenger brukerne å få oppdateringer om innholdsendringer?
  • Vurder aktivering av RSS for viktige lister og biblioteker.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Flytte innholdet til gruppeområdet

Når du bygger ut strukturen for gruppeområdet, kan det hende du har eksisterende innhold du vil flytte til området. Microsoft tilbyr foreløpig ikke verktøy for overføring av innhold, men det finnes måter du kan flytte dokumenter og filer på fra den lokale datamaskinen eller fildelingen og til gruppeområdet. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Flytte dokumenter og filer til SharePoint Online-området.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Gå tilbake til Planleggingsveiledning for SharePoint Online for Office 365 Small Business.

 
 
Gjelder:
SharePoint Online Small Business