Introduksjon til biblioteker

Et bibliotek er en plassering på et område der du kan opprette, samle, oppdatere og behandle filer med medlemmer av gruppen. Hvert bibliotek inneholder en liste over filer og nøkkelinformasjon om filene, slik at det blir enklere å samarbeide om filene. Du kan velge mellom flere forhåndsdefinerte biblioteker og bibliotekmaler som gir deg et godt utgangspunkt for organisering av filene. Når du har opprettet et bibliotek, kan du tilpasse det på flere måter. Du kan for eksempel kontrollere hvordan dokumenter blir vist, behandlet og opprettet. Eller du kan spore versjoner, inkludert antallet og typen versjoner. Du kan til og med opprette egendefinerte visninger, skjemaer og arbeidsflyter for å få prosjektene og forretningsprosessene til å gå mye jevnere.

I denne artikkelen


Oversikt over biblioteker

I stedet for at gruppen leter etter dokumenter på ulike steder, for eksempel personlige datamaskiner, nettverksdisker og e-postmapper, er det mye mer effektivt å bruke et SharePoint-bibliotek som en sentral plassering som alle i gruppen kan vise og bruke.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Hva er et bibliotek?

Et vanlig bibliotek Et SharePoint-bibliotek er en plassering på et område der du kan opprette, lagre, oppdatere og samarbeide om filer med andre gruppemedlemmer. Alle typer biblioteker – dokument, bilde, skjema, wiki-side, aktiva, rapport, post, datatilkobling og lysbilde – inneholder en liste over filer og viktig informasjon om filene, for eksempel hvem som sist endret filen. Du kan velge mellom flere typer biblioteker, avhengig av filtypene du vil lagre, og hvordan du har tenkt å bruke dem. Når du ikke lenger skal bruke et bibliotek, kan du arkivere filene, slette det ubrukte biblioteket og spare diskplass på serveren.

Du kan også tilpasse biblioteker på flere måter. Du kan kontrollere hvordan dokumenter blir vist, sporet, behandlet og opprettet. Du kan spore versjoner, inkludert hvor mange og hvilke typer versjoner, og du kan begrense hvem som kan se dokumenter før de blir godkjent. Du kan bruke arbeidsflyter til å samarbeide om dokumenter i biblioteker for å forenkle en forretningsprosess. Du kan angi policyer for informasjonsbehandling for å håndtere behandlingen og utløpet av dokumenter i biblioteker og dermed redusere rotet.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Hvordan bruker en vanlig gruppe et bibliotek?

En markedsføringsgruppe hos Contoso må samarbeide om prosjekt- og gruppedokumenter. Gruppemedlemmene trenger en sentral plassering der de kan samarbeide om dokumenter, holde rede på kalenderne og møtene, styre prosjekter og spore gruppeoppgaver. Denne gruppen har også en leverandør på et eksternt sted, så det er en ekstra fordel å bruke SharePoint-teknologier.

Det første trinnet for dem er å velge ett medlem som områdeeier og leder for administrasjon av området. Områdeeieren tar på seg rollen som områdeadministrator, får Full kontroll-tilgang til biblioteket og sørger først for at alle i gruppen har tillatelsesnivået Bidra i biblioteket for delte dokumenter på gruppeområdet. Deretter endrer områdeeieren navnet på biblioteket til "Markedsføringsdokumenter" og legger til en detaljert beskrivelse, slik at alle brukere, men særlig førstegangsbrukere, får en klarere forståelse av formålet med biblioteket og hvilket innhold de kan vise eller legge til i det. Gruppen har besluttet å bruke dette biblioteket til å behandle pressemeldinger, budsjettfiler, kontrakter, forslag og andre relevante gruppedokumenter.

En av områdeeierens første oppgaver er å finne og laste opp mange viktige dokumenter til biblioteket for å få gruppen fokusert på å bruke biblioteket som en sentral plassering. Da bestemmer områdeeieren seg for å gjøre følgende: Angi at biblioteket krever utsjekking, slik at ingen overskriver endringer av dokumenter utilsiktet, og spore versjoner, slik at gruppen har en logg for hvordan filer er endret, og kan gjenopprette en tidligere versjon om nødvendig. Områdeeieren legger også til standardmaler for markedsføringsrapporter, salgskontrakter, kampanjeplaner og budsjettregneark i biblioteket for å sikre at firmaets standarder følges. Hver mal inneholder selskapets logo og målsetningen. Når medlemmer oppretter en ny fil fra dokumentbiblioteket, kan de enkelt velge hvilken mal de ønsker å bruke.

Etter hvert som gruppemedlemmer legger til filer og samarbeider om dokumenter, organiserer de biblioteket ved å legge til kolonner og opprette visninger som presenterer innhold på mange ulike måter som er relevante for arbeidet. Områdeeieren legger for eksempel til en kolonne kalt "Prosjektnavn", slik at medlemmer kan filtrere og sortere etter denne kolonnen.

Andre gruppemedlemmer legger til fellesvisninger som brukes til å gruppere etter regnskapskvartal, og et filter for kontrakter som utløper innen seks måneder. Alle medlemmene oppretter også personlige visninger, slik at de kan finne informasjon raskt og fullføre arbeidet.

Etter mye diskusjon på et møte bestemmer gruppen seg for å angi varsler på biblioteknivået for å rapportere oppdateringer en gang i uken. Hvert medlem kan bestemme hvordan det skal angis flere varsler eller RSS-feeder på bestemte filer etter behov. Gruppen forplikter seg også til å bruke en viktig "anbefalt fremgangsmåte" i denne nye måten å samarbeide på. Når medlemmer ønsker å distribuere et dokument i et bibliotek, må de motstå fristelsen til å sende den som vedlegg i en e-postmelding, og i stedet bare sende koblingen i e-posten. Det er lett å sette inn en dokumentkobling i en e-postmelding fra bibliotekbåndet, og dette sikrer at brukerne får tilgang til den nyeste versjonen samt at det lokale nettverket ikke belastes unødvendig.

Av og til blir gruppemedlemmer og andre brukere blokkert fra innhold fordi de ikke har de riktige tillatelsene. Enkelte dokumenter er beskyttet fordi de inneholder sensitiv informasjon, for eksempel kontrakt- eller budsjettinformasjon. Men siden funksjonen for å be en områdeeier om tilgang er aktivert, kan de enkelt og greit be om tilgang til et dokument på en side, og områdeeieren kan gi tilgang til dokumentet etter behov.

Alle medlemmene i markedsføringsgruppen, men særlig leverandøren, liker muligheten til å koble fra bibliotekinnhold, arbeide med det hjemme eller på et eksternt område og deretter synkronisere endringene når de er tilkoblet igjen, alt dette ved å bruke Microsoft Office SharePoint Workspace 2010.

Et avgjørende ansvarsområde for denne markedsføringsgruppen er å foreslå markedsføringskampanjer for å øke salget og inntektene. Når gruppemedlemmer utvikler en ny kampanjeplan, sporer de underordnede versjoner av filene. Hvis de gjør en feil i en versjon, kan de gjenopprette en tidligere versjon. Når de er ferdige med kampanjeplanen, kan de opprette en overordnet versjon og deretter publisere den for godkjenning av hos juridisk avdeling og lederen. Når filen er godkjent, kan andre ansatte i firmaet vise den. Områdeeieren undersøker den elektroniske dokumentasjonen, opplæringen og bloggene og finner deretter ut, uten å bruke kode, hvordan han/hun kan konfigurere en arbeidsflyt, knytte den til biblioteket og automatisere prosessen med å samle inn tilbakemeldinger, samle inn signaturer og publisere det endelige dokumentet.

Etter tre måneders bruk har markedsføringsbiblioteket og -området blitt en avgjørende komponent i markedsføringsgruppen, og den har bidratt til en vesentlig økning av gruppens produktivitet og synlighet i virksomheten. De kan ikke forestille seg å arbeide uten denne komponenten og utforsker aktivt andre måter å bruke SharePoint-teknologier til å samarbeide bedre på.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Bibliotektyper

Noen biblioteker opprettes for deg når du oppretter et nytt område, for eksempel biblioteket Delte dokumenter på et gruppeområde. Du kan tilpasse disse bibliotekene for dine formål, eller du kan kan opprette flere biblioteker. Alle bibliotektyper har et bestemt formål, og noen har forskjellige virkemåter og funksjoner.

Dokumentbibliotek     Du kan bruke et dokumentbibliotek for mange filtyper, inkludert dokumenter og regneark. Du kan lagre andre typer filer i et dokumentbibliotek, men noen filtyper er av sikkerhetshensyn blokkert. Når du arbeider med programmer som ikke er blokkert, kan du opprette disse filene fra biblioteket. Markedsføringsgruppen kan for eksempel ha sitt eget dokumentbibliotek for planleggingsmateriell, pressemeldinger og publikasjoner.

Bildebibliotek    Du kan dele en samling digitale bilder eller grafikk ved å bruke et bildebibliotek. Selv om bilder kan lagres i andre typer SharePoint-biblioteker, har bildebiblioteker flere fordeler. Fra et bildebibliotek kan du for eksempel vise bilder i en lysbildefremvisning, laste ned bilder til datamaskinen og redigere bilder med kompatible grafikkprogrammer, for eksempel Microsoft Paint. Du bør vurdere å opprette et bildebibliotek hvis du vil lagre bilder av gruppearrangementer eller produktlanseringer. Du kan også koble til bilder i biblioteket fra hvor som helst i området, for eksempel Wiki-sider og blogger.

Skjemabibliotek    Hvis du må behandle en gruppe XML-baserte forretningsskjemaer, bruker du et skjemabibliotek. Organisasjonen kan for eksempel ønske å bruke bruke et skjemabibliotek for utgiftsrapporter. Når du skal konfigurere et skjemabibliotek, må du bruke et XML-redigeringsprogram eller et XML-utformingsprogram, for eksempel Microsoft InfoPath. Skjemaet som brukere fyller ut, er bare en XML-fil som inneholder dataene (og bare dataene) som ble lagt inn i skjemaet, for eksempel utgiftsdato og beløp. Alt annet som utgjør reiseregningen, kommer fra skjemamalen. Når brukeren har fylt ut skjemaet, kan du flette skjemadataene eller eksportere dem for analyse.

Wiki-sidebibliotek    Du kan opprette en samling av tilkoblede wiki-sider ved å bruke et wiki-sidebibliotek. En wiki gir flere brukere muligheten til å samle inn rutineinformasjon i et format som er enkelt å opprette og endre. Du kan legge til wiki-sider som inneholder bilder, tabeller, hyperkoblinger og interne koblinger, i biblioteket. Hvis gruppen for eksempel oppretter et wiki-område for et prosjekt, kan du lagre tips på flere sider som er koblet til hverandre, på området.

Aktivabibliotek     Du kan bruke et aktivabibliotek når du vil dele og behandle digitale medieaktiva som bilde-, lyd- og videofiler. Et aktivabibliotek gjør det enklere for brukere å oppdage og bruke digitale mediefiler som andre allerede har opprettet, for eksempel logoer og firmabilder. Det inneholder også innholdstyper med egenskaper og visninger som kan brukes til å behandle og bla gjennom medieaktiva, for eksempel miniatyrbilder og metadatanøkkelord. Du kan for eksempel behandle og lagre varemerkede bilder og deler av innhold som kan brukes på nytt, slik at de er tilgjengelige i hele virksomheten og brukes konsekvent.

Lysbildebibliotek     Du kan dele presentasjonslysbilder på en effektiv måte ved å bruke et lysbildebibliotek. Du kan bruke lysbildebiblioteker til å dele, lagre og behandle lysbilder fra Microsoft PowerPoint eller et annet kompatibelt program. Når du publiserer en presentasjon i et lysbildebibliotek, lastes lysbildene opp som enkeltfiler, slik at de kan endres og spores uavhengig av hverandre. Lysbildebiblioteket inneholder en kobling til presentasjonen, slik at du blir varslet når lysbilder endres. Du kan bruke biblioteket til å sortere lysbilder, sjekke dem ut og holde rede på historikken. Lysbildebiblioteker har også spesialfunksjoner for å finne og behandle lysbilder og bruke dem på nytt.

Postbibliotek    Du kan bruke et postbibliotek som et sentralt repositorium for lagring og behandling av bedriftens poster eller viktige forretningsdokumenter. Bedriften må kanskje følge samsvarsregulering som krever en strukturert prosess for behandling av viktige dokumenter. Et arkivsenterområde kan inneholde flere postbiblioteker for lagring av ulike typer poster. For hvert bibliotek kan du angi policyer som bestemmer hvilke poster som skal lagres, hvordan dokumenter skal distribueres og behandles, og hvor lenge postene skal oppbevares.

Rapportbibliotek     Du kan bruke et rapportbibliotek til å forenkle opprettingen, behandlingen og leveringen av websider, dokumenter og sentrale ytelsesindikatorer (KPIer) for mål. Rapportbiblioteket er et sentralt sted der du kan opprette og lagre rapporter, for eksempel Excel-arbeidsbøker og instrumentbordsider. Når du publiserer en Excel-arbeidsbok i et rapportbibliotek, enkeltklikkaktiveres den slik at den åpnes i en webleservisning, som er en praktisk måte å vise arbeidsboken på uten å legge den til på en webdel-side.

Prosessdiagrambibliotek (metriske og amerikanske enheter)    Du kan bruke et prosessdiagrambibliotek til å lagre og dele prosessdiagrammer, for eksempel de som er laget i Microsoft Visio 2010. Bibliotekene med metriske og amerikanske enheter er skreddersydde for de tilhørende målingene.

 Obs!   Avhengig av området og konfigurasjonen blir andre systembiblioteker, for eksempel stilbiblioteket, biblioteket for områderessurser og biblioteket for områdesider, automatisk opprettet for deg. Du kan imidlertid ikke opprette disse spesifikke bibliotekene via brukergrensesnittet.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Måter å arbeide med biblioteker på

Her følger noen måter du kan arbeide med biblioteker på for å gjøre dem nyttigere for gruppen:

Opprette visninger     Du kan bruke en visning (visning: Et sett med kolonner på en webside som viser elementer i en liste eller et dokumentbibliotek. Visningen kan vise sorterte eller filtrerte elementer, et utvalg kolonner eller et egendefinert oppsett.) til å vise de elementene i biblioteket som er viktigst for deg, eller som best tjener formålet. Innholdet i biblioteket endres ikke, men filene blir organisert eller filtrert slik at det blir enklere å finne dem og å bla gjennom etter dem på en meningsfylt måte.

Kreve utsjekking av filer    Når du krever utsjekking (sjekke ut: Låse en fil under redigering slik at ikke andre kan overskrive den eller redigere den ved et uhell. Bare brukeren som sjekker ut et dokument, kan redigere det.) av en fil, sikrer du at bare én person kan redigere filen til den er sjekket inn (sjekke inn: Frigir låsen for redigering og gjør at andre brukere kan vise den oppdaterte filen eller sjekke ut filen.). Når du krever at dokumenter skal sjekkes ut, unngår du at flere brukere gjør endringer samtidig, noe som kan skape redigeringskonflikter og føre til forvirring. Krav om innsjekking kan også bidra til å minne gruppemedlemmer på å legge til en kommentar når de sjekker inn en fil, slik at du lettere kan spore hva som er endret i hver versjon.

Spore versjoner     Hvis du trenger å beholde tidligere versjoner (versjonskontroll: Prosessen med å opprette en nummerert kopi av en fil eller et element når en versjon lagres i biblioteket eller i listen.) av filer, kan biblioteker være til hjelp når du skal spore, lagre og gjenopprette filene. Du kan velge å spore alle versjoner på samme måte. Eller du kan velge å angi noen versjoner som hovedversjoner, for eksempel en versjon med et nytt kapittel i en håndbok, og noen som underordnede versjoner, for eksempel en versjon med en rettet stavefeil. Du kan bidra til å administrere lagringsplass ved eventuelt å velge antallet for hver type versjon du ønsker å lagre.

Kreve godkjenning av dokument     Du kan angi at et dokument må godkjennes. Dokumenter har ventestatus til de er godkjent eller forkastet av noen som har tillatelse til å gjøre dette. Du kan bestemme hvilke brukergrupper som kan vise et dokument før det er godkjent. Denne funksjonen kan være nyttig hvis biblioteket inneholder viktige retningslinjer eller fremgangsmåter som må være endelige før andre ser dem.

Angi tillatelser    SharePoint-grupper og -tillatelsesnivåer bidrar til effektiv behandling av tilgang til innhold. Tillatelser for biblioteker, mapper i biblioteker og dokumenter arves som standard fra det overordnede området. Hvis du tilordner tillatelsesnivåer til et bestemt element, kan du bidra til å beskytte sensitiv informasjon, for eksempel kontrakt- eller budsjettinformasjon, uten å begrense tilgang til resten av området.

Holde deg informert om endringer     Biblioteker støtter RSS-teknologi, slik at medlemmer i arbeidsgruppen automatisk kan motta og vise oppdateringer, eller feeder, av nyheter og informasjon på ett sted. Du kan bruke RSS-teknologi til å bli varslet om endringer i biblioteket, for eksempel når filer som er lagret i biblioteket, endres. Med RSS-feeder kan medlemmer i arbeidsgruppen vise en konsolidert liste over filer som er endret. Du kan også opprette e-postvarsler, slik at du blir varslet når filer endres.

Opprette arbeidsflyter    Et dokumentbibliotek eller en innholdstype kan bruke arbeidsflyter som organisasjonen har definert for forretningsprosesser, for eksempel behandling av dokumentgodkjenning eller gjennomsyn. Gruppen kan bruke forretningsprosesser på dokumentene. Disse kalles arbeidsflyter og angir handlinger som må utføres i rekkefølge, for eksempel godkjenning av dokumenter. En SharePoint-arbeidsflyt er en automatisk prosess der dokumenter eller elementer flyttes gjennom en sekvens med handlinger eller oppgaver. Tre arbeidsflyter er som standard tilgjengelige: Godkjenning, som brukes til å distribuere et dokument til en gruppe personer for godkjenning; Samle inn tilbakemelding, som brukes til å distribuere et dokument til en gruppe personer for tilbakemelding og returnere det til personen som startet arbeidsflyten som en kompilering; Samle inn signaturer, som brukes til å distribuere et dokument til en gruppe personer for å samle inn signaturene deres.

Definere innholdstyper     Hvis gruppen arbeider med flere typer filer, for eksempel regneark, presentasjoner og dokumenter, kan du utvide funksjonaliteten for biblioteket ved å aktivere og definere flere innholdstyper (innholdstype: En gruppe innstillinger for en innholdskategori, som kan brukes på nytt. Bruk innholdstyper for å behandle metadata, maler og virkemåter for elementer og dokumenter konsekvent. Innholdstyper defineres på områdenivå og brukes i lister og biblioteker.). Innholdstyper skaper fleksibilitet og konsekvens på tvers av flere biblioteker. Hver innholdstype kan angi en mal og til og med arbeidsflyt (arbeidsflyt: Automatisert flytting av dokumenter eller elementer gjennom en spesifikk rekkefølge av handlinger eller oppgaver relatert til en forretningsprosess. Arbeidsflyter kan brukes for å behandle vanlige forretningsprosesser konsekvent, som for eksempel godkjenning eller gjennomgang av dokumenter.)prosesser. Malene fungerer som et utgangspunkt for formatering og eventuell standardtekst samt for egenskaper som gjelder dokumenter av denne typen, for eksempel avdelingsnavn eller kontraktnummer.

Klientintegrasjon    Enkelte kompatible klientprogrammer fungerer med SharePoint-funksjoner direkte fra klienten. Når du for eksempel bruker Microsoft Word 2010, er det enklere å behandle innsjekking og utsjekking. I Microsoft Office SharePoint Workspace 2010 eller Microsoft Outlook 2010 kan du koble fra bibliotekinnhold, arbeide med det på et eksternt område og deretter synkronisere endringene når du er tilkoblet igjen.

Revisjonssporing    Hvis du har en gruppe sensitive filer, og det hadde vært nyttig å vite hvordan dokumentene ble brukt, kan du definere en policy som gjør at du kan aktivere revisjonssporing av hendelser, for eksempel endring, kopiering og sletting av filer.

Angi policyer    Policyinnstillinger er innstillinger som kan brukes til å aktivere dokumentutløp, automatisk sletting eller periodisk gjennomgang (via en arbeidsflyt) av dokumenter som har nådd en bestemt alder. Etter hvert som biblioteker vokser, kan du spare tid og innsats på å prøve å rydde harddiskplass som er helt full, ved å bruke disse innstillingene for fjerning og dermed unngå å nå kvotegrenser.

Bruke et dokumentsentralområde    Du kan bruke et dokumentsentralområde når du vil opprette, behandle og lagre store antall dokumenter. En dokumentsentral er basert på en områdemal og er utviklet for å fungere som et sentralisert repositorium for behandling av mange dokumenter. Du kan bruke funksjoner, for eksempel metadatanavigasjon og trevisningsnavigasjon, innholdstyper og webdeler, til å organisere og hente dokumenter på en effektiv og meningsfull måte for brukerne. "Innholdsadministratorer" kan raskt konfigurere metadatastyrt navigasjon som fungerer godt for de fleste biblioteker, uten at indekser eksplisitt opprettes. De får også hjelp når de oppretter tilleggsindekser for å oppnå bedre ytelse for flere filtre og visninger. Du kan bruke et dokumentsentralområde som et redigeringsmiljø (brukere sjekker inn og ut filer og oppretter mappestrukturer for disse filene) eller et innholdsarkiv (brukere bare viser eller laster opp dokumenter).

Til toppen av siden Til toppen av siden

Organisere biblioteker på et område

Måten du organiserer filene på i et bibliotek, avhenger av behovene til gruppen og hvordan du foretrekker å lagre og søke etter informasjon. Med litt planlegging blir det enklere å konfigurere strukturen som fungerer best for gruppen. Biblioteker har flere funksjoner som gjør det enklere å arbeide med flere filer i ett bibliotek. Det kan imidlertid hende at flere biblioteker passer bedre for gruppen din.

Lagre dokumenter i ett bibliotek

Du vil kanskje ha ett stort bibliotek som skal tjene ulike formål. Du kan for eksempel ha flere prosjekter i samme gruppe eller flere grupper som arbeider på samme prosjekt. Vurder å bruke ett bibliotek i disse tilfellene:

  • Gruppen må kunne vise sammendragsinformasjon om, eller ulike visninger for, det samme settet av filer. En leder kan for eksempel ønske å vise alle filene gruppert etter avdeling eller forfallsdato.
  • Brukere ønsker å søke etter filene på samme plassering på et område.
  • Du ønsker å bruke de samme innstillingene for filer, for eksempel sporing av filversjoner eller krav om godkjenning.
  • Gruppene som arbeider med biblioteket, har felles, lignende egenskaper, for eksempel samme nivå for tillatelser.
  • Du ønsker å analysere informasjon om filene i et regneark, eller du ønsker å motta konsoliderte oppdateringer for disse filene.

Hvis du vil arbeide effektivt med dokumenter i ett bibliotek, kan du organisere filer i biblioteket ved å legge til kolonner, definere visninger eller opprette mapper.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Lagre dokumenter i flere biblioteker

Du vil kanskje opprette flere biblioteker der det er klare forskjeller mellom filsettene du vil lagre og behandle, eller mellom brukergruppene som skal arbeide med filene. Bruk flere biblioteker i disse tilfellene:

  • Typene av filer du ønsker å lagre og behandle er distinkte, og du forventer ikke at brukere ofte skal se oppsummeringer av filene eller søke i filene .
  • Gruppen av personer som bruker filene, er distinkt og har tydelig ulike nivåer for tillatelser.
  • Du må bruke ulike innstillinger, for eksempel versjoner eller godkjenning, på ulike sett med filer.
  • Du trenger ikke å analysere filene samlet eller få konsoliderte oppdateringer for filene.
  • Du vil formidle forskjellige sett med alternativer for oppretting av nye filer, eller du vil at alternativene på Ny-menyen i et bibliotek skal vises i en annen rekkefølge.

Her følger noen måter du kan arbeide effektivt med flere biblioteker på.

Opprette områdemaler og -kolonner    Hvis organisasjonen ønsker å opprette noen konsekvente innstillinger på tvers av bibliotekene, kan den opprette områdemaler og områdekolonner. Du kan dele innstillingene på tvers av flere biblioteker, slik at du slipper å opprette innstillingene på nytt hver gang.

Sende filer til et annet sted    Hvis du vil at en fil skal være tilgjengelig i flere biblioteker, kan du lagre den i ett bibliotek og sende en kopi til andre biblioteker. Du kan velge om du skal bli minnet på å oppdatere kopier av dokumentet når du gjør endringer i det opprinnelige dokumentet.

Opprette bibliotekmaler    Hvis du vil opprette noen felles innstillinger for biblioteker eller gjenbruke egenskaper på tvers av biblioteker, kan du lagre et bibliotek som en mal. Bibliotekmaler er tilgjengelige som et alternativ for området når du klikker Opprett på Områdehandlinger-menyen.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Organisere filer i et bibliotek

Du kan organisere filer i et bibliotek på mange ulike måter. Du kan legge til kolonner, definere visninger og opprette mapper. Det er fordeler ved hver av fremgangsmåtene, og du kan kombinere fremgangsmåter i henhold til de unike behovene til biblioteket og gruppen.

Legge til kolonner

Som standard sporer biblioteker navnet på en fil i tillegg til informasjon om statusen for en fil, for eksempel om filen er sjekket inn. Du kan imidlertid angi flere kolonner som kan være med på å kategorisere og spore filer, for eksempel et kampanjenavn eller prosjektnummer eller annen informasjon som er viktig for gruppen. Du har flere alternativer for kolonnetyper du oppretter, inkludert en enkelt tekstlinje, en rullegardinliste med alternativer, et tall som blir beregnet fra andre kolonner eller til og med navn og bilde for en person på området.

Kolonner har kolonneoverskrifter som gjør det enkelt for personer å sortere og filtrere dokumenter. Når du viser filer i et bibliotek, kan du sortere eller filtrere filene midlertidig ved å velge navnet på en kolonne og deretter klikke nedoverpilen ved siden av navnet. Dette er nyttig hvis du trenger å vise filene på en bestemt måte, men du må gjenta trinnene neste gang du viser biblioteket.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Definere visninger

Vil brukerne ofte vise alle dokumentene som er relatert til et bestemt prosjekt, vise alle dokumentene som hører til en bestemt avdeling, eller gruppere dokumentene etter forfallsmåneden? Hvis du regner med å vise filene på en bestemt måte ofte, kan du definere en visning. Du kan bruke denne visningen når som helst når du arbeider med biblioteket. Når du oppretter en visning, blir den lagt til i rullegardinlisten Gjeldende visning, som du finner på bibliotekbåndet.

En bibliotekvisning er et utvalg av kolonner på en side der elementer i et bibliotek vises, og angir ofte en bestemt sorteringsrekkefølge, filtrering, gruppering og egendefinert oppsett. Biblioteker kan ha personlige visninger og fellesvisninger. Alle som har tillatelsesnivået Bidra, kan opprette en personlig visning for å vise filene på en bestemt måte eller for å filtrere filene de vil vise. Hvis du har tillatelse til å utforme et bibliotek, kan du opprette en fellesvisning som alle kan bruke når de viser biblioteket. Du kan også gjøre fellesvisningen til standardvisning, slik at brukere automatisk ser denne visningen av biblioteket.

Hvis medlemmer av gruppen viser bibliotekene på en mobil enhet, kan du til og med opprette mobilvisninger med grenser, for eksempel antall elementer som kan vises i en visning, som er optimale for båndbredden og begrensningene for enhetene.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Opprette mapper

Mapper (også kalt beholdere) gir en annen måte å gruppere og administrere innhold på i biblioteker eller lister. Hvis mapper er aktivert for biblioteket, kan du legge til mapper i de fleste bibliotektypene. Hvis biblioteket inneholder mange elementer, går det raskere å få tilgang til disse elementene når du bruker mapper. Når du oppretter en mappe, oppretter du en intern indeks i bakgrunnen. Denne interne indeksen opprettes også for rotmappen eller øverste nivå i et bibliotek eller en liste. Når du åpner elementer i en mappe, bruker du egentlig denne interne indeksen til å få tilgang til dataene.

Hvis et bibliotek inneholder mange elementer som kan grupperes på en bestemt måte, kan du bruke mapper til å organisere innhold i biblioteket. Prosjekter, grupper, avdelinger, produktkategorier, aldersgrupper, alfabetiske oppføringer og alfabetiske undergrupper (A\endash C, D\endash F og så videre) er gode eksempler på grupper. Mapper kan hjelpe brukere med å få oversikt over og behandle mange filer på en kjent måte.

Mapper i et bibliotek

I et bibliotek der mapper er aktivert, vises mapper som standard i standardvisningen for biblioteket uten filtre. Dette er nyttig siden brukerne kan velge riktig mappe når de legger inn nye dokumenter. Når alle mappene vises, er det også mindre sannsynlig at elementer blir lagt til utenfor mappene i biblioteket ved en feiltagelse. Du kan enkelt omorganisere dokumenter i ulike bibliotekmapper ved å bruke kommandoen Åpne i Windows Utforsker, som er tilgjengelig på bibliotekbåndet.

 Obs!    En bibliotekvisning kan defineres, for eksempel som Usortert, der mappene ikke vises før elementer i visningen. Denne visningen er kanskje ikke den beste hvis du vil at brukerne enkelt skal kunne finne riktig mappe.

Selv om mappene ikke vises under Dokumenter på hurtigstartlinjen, kan områdeeieren eller en bruker med tillatelse til å utforme et område aktivere Trevisning, der Områdehierarki-delen vises på hurtigstartlinjen, og der du kan vise, skjule og enkelt navigere blant mapper i biblioteker.

Mapper i en trevisning

Til toppen av siden Til toppen av siden

Kombinere bruk av kolonner, visninger og mapper

Alle tre fremgangsmåter kan fungere sammen. De samme kolonnene du bruker til å spore prosjekter i standardvisningen for et bibliotek, kan du bruke til å opprette en visning med flere filterkriterier. Du kan også sortere og filtrere en visning dynamisk ved å klikke kolonneoverskriftene for ytterligere å isolere og identifisere innhold du har behov for øyeblikkelig. Hvis en mappestruktur er definert i biblioteket, kan du gjøre en bibliotekvisning flat ved å angi alternativet Vis alle elementer uten mapper under Mapper når du oppretter eller endrer visningen. Fremgangsmåtene kan utfylle hverandre slik at du får riktig innhold til rett tid på riktig måte for deg.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Neste trinn

Når du nå har en oversikt over biblioteker, er det følgende vanlige og nyttige oppgaver du kan utføre med biblioteker.

  • Opprette eller slette et bibliotek eller en mappe i et bibliotek
  • Legge til, åpne og slette filer i et bibliotek
  • Legge til kolonner i et bibliotek og opprette bibliotekvisninger
  • Arbeide med bibliotekmaler og innholdstyper
  • Synkronisere et SharePoint-bibliotek på datamaskinen med klientprogrammer
  • Flytte og kopiere dokumenter mellom biblioteker
  • Bruke arbeidsflyter med et bibliotek
  • Angi tillatelser og avanserte innstillinger i et bibliotek
  • Bruke biblioteker for lysbilder, bilder og medieaktiva
  • Administrere et bibliotek med mange dokumenter
  • Administrere store dokument- og postbiblioteker ved å bruke metadata

Til toppen av siden Til toppen av siden

 
 
Gjelder:
SharePoint Online for virksomheter, SharePoint Online for yrkesutøvere og små bedrifter