Dele områder eller dokumenter med personer utenfor organisasjonen

 Obs!     Hvis denne informasjonen ikke samsvarer med det du ser, kan det hende du bruker en føroppgraderingsversjon av Office 365. Prøv Dele et område med eksterne brukere for å finne informasjonen som gjelder for deg.
Bruker jeg Office 365 etter tjenesteoppgraderingen?

Hvis du utfører arbeid som innebærer deling av dokumenter eller samarbeid direkte med leverandører, klienter eller kunder, kan det være aktuelt å bruke områdene til å dele innhold med personer utenfor organisasjonen som ikke har lisenser for Microsoft Office 365-abonnementet.

Det er tre måter å gjøre dette på:

Dette emnet forklarer hvordan du deler enten et område eller et dokument med personer utenfor organisasjonen.

Kjekt å vite før du begynner

Før du tar steget helt ut og deler innhold eksternt, bør du lese gjennom avsnittet Anbefalte fremgangsmåter for deling uten å dele for mye. Hvis du lurer på hvilke typer brukere som betraktes som eksterne brukere og hvilke rettigheter en ekstern bruker har, kan du se Hva er en ekstern bruker? Hvis du vil vite hvordan du slår funksjonen for ekstern deling på og av, kan du se Styre ekstern deling.

I denne artikkelen


Dele et nettsted

Når du deler et område med eksterne brukere, kan du sende dem en invitasjon som de kan bruke til å logge på området. Du kan sende denne invitasjonen til alle e-postadresser. Når mottakeren godtar invitasjonen, kan vedkommende logge på med en Microsoft-konto eller en Office 365-bruker-ID . Når du deler et område, kan du velge typen tillatelser du vil at personen skal ha.

Vær forsiktig med å dele gruppeområdet eller andre områder som organisasjonen hovedsakelig bruker til intern virksomhet og interne dokumenter, fordi du gir eksterne brukere tilgang til det området og eventuelle undersider som deler tillatelsene. Du kan gi eksterne brukere tilgang til følsomt innhold. Hvis du har et løpende behov for å samarbeide med personer utenfor organisasjoner, bør du sette opp et område som du bruker spesifikt til ekstern deling, og konfigurere det området slik at det har unike tillatelser i forhold til resten av områdene. Hvis du vil ha mer informasjon om tillatelsesarv, kan du se Hva er tillatelsesarv?

Du må være områdeeier eller ha fulle kontrolltillatelser for å dele et område med eksterne brukere. Dessuten må funksjonen for ekstern deling være slått på for Office 365-abonnementet (avhengig av hva slags abonnement du har, kan Office 365- eller SharePoint Online-administratoren gjøre dette).

  1. Gå til området du vil dele med eksterne brukere.
  2. Klikk Del.
    Bilde av Del-kommandoen øverst til høyre på skjermen.
  3. Skriv inn navnene på de eksterne brukerne du ønsker å invitere, i dialogboksen Del. For eksempel: someone@outlook.com eller someone@contoso.com.

    Påminnelse: Du kan også bruke Del-kommandoen til å gi internt lisensierte brukere rask tilgang til et nettsted. Hvis du vil gjøre det, skriver du bare navnene på personene du vil invitere.
  4. Skriv inn en melding som skal følge med invitasjonen.
  5. Hvis du vil tilordne den eksterne brukeren til en bestemt tillatelsesgruppe, klikker du Vis alternativer og velger gruppen du ønsker.

    Det er en god idé å gi personer så begrensede tillatelser som mulig for at de skal kunne utføre ønsket oppgave. Hvis for eksempel personene du inviterer, bare trenger å lese innhold, tilordner du dem til gjestegruppen, som har lesetillatelser som standard. Hvis eksterne brukere må redigere eller oppdatere innhold, legger du dem til i medlemsgruppen, som har redigeringstillatelser som standard. Vær meget forsiktig med å legge til eksterne brukere i grupper som har fullstendige kontrolltillatelser.


    Bilde av dialogboksen Del for et nettsted, utfylt med brukernavn for eksterne brukere.
  6. Klikk Del.

Som standard utløper alle invitasjoner du sender til eksterne brukere etter 7 dager. Hvis en invitert ikke godtar invitasjonen innen 7 dager, og du fremdeles vil at denne personen skal ha tilgang til nettstedet, må du sende invitasjonen på nytt.

Når de eksterne brukerne du inviterer, mottar invitasjonene, kan de klikke en knapp som bringer dem til en side der de kan logge på SharePoint Online-nettstedet med en Microsoft-konto eller en Office 365-bruker-ID. Hvis brukerne ikke har en Microsoft-konto, kan de opprette en gratis Microsoft-konto.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Dele et dokument ved å sende eller poste en gjestekobling

Du kan opprette en anonym gjestekobling, og deretter dele koblingen ved hjelp av det mediet passer deg. For eksempel legge den ut på en side i sosiale medier, eller lime den inn i en e-postmelding. Du kan opprette en gjestekobling som gir redigeringstillatelse eller bare visningstillatelse.

Du må være områdeeier eller ha fulle kontrolltillatelser for å dele et dokument med eksterne brukere. Funksjonen for ekstern deling må dessuten være slått på i tjenesteinnstillingene i Office 365 eller i SharePoint Online-administrasjonssenteret (avhengig av hva slags abonnement du har). Ekstern deling må også være slått på for områdesamlingen (bare Enterprise-abonnementer).

  1. Klikk ellipsen ( ... ) ved siden av dokumentet for å åpne boblevinduet, og klikk deretter Del.
    Begynne å dele et dokument i et SharePoint-bibliotek
  2. I dialogboksen Del, velg Hent en kobling.
  3. Velg Opprette en kobling for tillatelsestypen du vil gi.
    En gjestekobling-URL opprettes.
  4. Velg gjestekobling-URLen og kopier den.
    Opprett en anonym gjestekobling og kopiere den
    Du kan nå lime inn gjestekobling-URLen i det mediet du velger.
  • Hvis et dokument ligger i et bibliotek for et gruppenettsted, kan andre medlemmer finne gjestekoblinger i dialogboksen Del, og sende dem til andre.
  • Hvis filen du forsøker å dele, ligger i et bibliotek som bruker IRM (Information Rights Management), vil du ikke kunne dele det eksternt.
  • Anonyme gjestekoblinger kan potensielt bli videresendt eller delt med andre personer, som også vil kunne lese eller redigere innholdet uten å logge på. Unngå å bruke anonyme gjestekoblinger til følsomt innhold.
  • Personer som inviteres til dokumenter gjennom anonyme gjestekoblinger, vil bare kunne vise eller lese filer i relevant Office Online . De vil ikke kunne åpne filer i tilsvarende skrivebordsversjon av Office-programmet.
  • Hvis ekstern deling slås av globalt i tjenesteinstillingene for Office 365 Service Settings eller administrasjonssenteret for SharePoint Online, vil eventuelle delte koblinger slutte å virke. Hvis funksjonen aktiveres igjen senere, vil disse koblingene virke igjen. Du kan også deaktivere enkeltkoblinger som er delt, hvis du vil oppheve tilgang til et bestemt dokument. Se Deaktivere en anonym gjestekobling.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Tillate personer å opprette gjestekoblingene med dokumenter som du har delt med dem

Du kan være villige til å dele noen dokumenter bredt, og du ønsker kanskje å oppmuntre personer til å dele dem på nytt. For slike dokumenter kan du tillate at andre kan opprette anonyme gjestekoblingene med dokumenter du deler med dem.

Hvis du vil tillate denne funksjonaliteten, må du ha tillatelse med full kontroll.

  1. Gå til biblioteket der du vil tillate at andre kan opprette gjestekoblinger.
  2. Velg tannhjulikonet, og velg deretter Innstillinger for område.
  3. På siden Innstillinger for område under Brukere og tillatelser, velger du Områdetillatelser.
  4. På fanen Tillatelser, velg Innstillinger for tilgangsforespørsler.
  5. I dialogboksen Innstillinger for tilgangsforespørsler markerer du for Gi medlemmene tillatelse til å dele området og individuelle filer og mapper.

Når personer nå velger dokumenter du har delt med dem og åpner dialogboksen Del, kan de opprette en gjestekobling. Merk imidlertid at de bare kan opprette gjestekoblinger som gjør at gjestene kan redigere dokumentet hvis du gav dem redigeringstillatelse når du først delt dokumentet. Hvis de bare har visningstillatelse, kan de bare opprette gjestekoblinger som gir visningstillatelse.

Hvis du vil ha en oversikt over Innstillinger for tilgangsforespørsler, kan du se Video: Dele et område uten tilgangsforespørsel.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Dele et dokument som krever innlogging på nettstedet ditt

Du må være områdeeier eller ha fulle kontrolltillatelser for å dele et dokument med eksterne brukere. Funksjonen for ekstern deling må dessuten være slått på i tjenesteinnstillingene i Office 365 eller i SharePoint Online-administrasjonssenteret (avhengig av hva slags abonnement du har). Ekstern deling må også være slått på for områdesamlingen (bare Enterprise-abonnementer).

  1. Klikk ellipsen ( ... ) ved siden av dokumentet for å åpne boblevinduet, og klikk deretter Del.
    Begynne å dele et dokument i et SharePoint-bibliotek
  2. Skriv inn e-postadressene til personene du inviterer til å dele dokumentet. For eksempel: someone@outlook.com, eller somebody@gmail.com, eller externaluser@contoso.com.
  3. Bruk rullegardinlisten og velg tillatelsesnivået du vil gi de eksterne brukerne.
  4. Hvis du vil, kan du skrive en melding som inkluderes i e-postmeldingen. Meldingen kan inneholde informasjon eller instruksjoner om dokumentet du har delt.
  5. Merk av for Krev pålogging.

 Forsiktig!    Hvis du ikke markerer avmerkingsboksen Krever pålogging, vil e-postmeldingen inneholde en anonym gjestekobling til dokumentet. Anonyme gjestekoblinger kan potensielt bli videresendt eller delt med andre personer, som også vil kunne lese eller redigere innholdet uten å logge på.

  1. Klikk Del.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Slik deler du uten å dele for mye

Gode fremgangsmåter for deling av områder

Hvis du har delt et helt område med brukere, kan disse brukerne logge på området og fungere som vanlige medlemmer av det. De kan bla gjennom, søke etter, vise og redigere innhold (avhengig av hvilken tillatelsesgruppe du tilordner dem til). De kan for eksempel vise navnene på andre områdebrukere i personvelgeren eller vise metadata for dokumenter. Eksterne brukerne vil også vises i personvelgeren som områdebrukere. Dette betyr at andre personer som bruker området, kan gi andre tillatelser til disse brukerne enn du gav opprinnelig da du delte området med dem. Sørg for at du kjenner identiteten til eksterne brukere før du inviterer dem til området ditt.

Hvis du inviterer eksterne brukere til gruppeområdet, kan de vise innholdet på gruppeområdet og alle sekundære områder. Hvis du vil unngå at eksterne brukere kan få tilgang til viktig eller følsomt innhold på gruppeområdet, bør du opprette et sekundært område av gruppeområdet med unike tillatelser, og så dele bare dette sekundære området med eksterne brukere. Hvis du vil ha mer informasjon om tillatelsesarv, kan du se Hva er tillatelsesarv?

Hvis du også vil dele et sekundært nettsted som du har opprettet på OneDrive for Business-nettstedet, bør du sikre at det har unike tillatelser, slik at du ikke ved et uhell gir brukere tillatelse til flere nettsteder eller innhold på Mitt område.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Gode fremgangsmåter for deling av dokumenter

Hvis du deler dokumenter med anonyme gjestekoblinger, er det mulig for inviterte mottakere å dele disse gjestekoblingene med andre, som også kan bruke dem til i vise innhold. Ikke bruk gjestekoblinger til å dele dokumenter med følsomt innhold. Hvis du vil minimere faren for at noen deler en anonym kobling, deler du dokumentet ved å kreve pålogging i stedet.

Avgjøre delingsmåte

Ta hensyn til følgende spørsmål når du vurderer om og hvordan du vil dele innhold eksternt:

  • Hvem vil du gi tilgang til gruppeområdet og eventuelle sekundære områder, og hva vil du at de skal kunne gjøre?
  • Hvem i organisasjonen vil du gi tillatelse til å dele innhold eksternt?
  • Finnes det innhold som aldri må deles med personer utenfor organisasjonen?

Svarene på disse spørsmålene er til hjelp når du skal planlegge innholdsdeling.

Prøv dette: Hvis du må gjøre følgende:

Dele et område

Hvis du vil dele et område, men også ønsker å begrense eksterne brukere fra å få tilgang til noe av organisasjonens interne innhold, bør du vurdere å opprette et sekundært område med unike tillatelser som du bruker utelukkende til ekstern deling.

Gi noen utenfor organisasjonen vedvarende tilgang til informasjon og innhold på et område. De må kunne fungere som vanlige brukere av området og kunne opprette, redigere og vise innhold.
Dele et dokument og kreve pålogging. Gi personer utenfor organisasjonen sikker tilgang til et bestemt dokument for gjennomgang eller samarbeid, men de trenger ikke vedvarende tilgang til annet innhold på det interne nettstedet.
Dele et dokument ved hjelp av en anonym gjestekobling. Del en kobling til et dokument uten sensitivt eller konfidensielt innhold med personer utenfor organisasjonen, slik at de kan vise det eller oppdatere det med tilbakemelding. Disse personene trenger ikke vedvarende tilgang til innhold på det interne området.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Se hvem som har tilgang til et bestemt område eller dokument

Du kan også bruke Del-kommandoen til å se listen over personer som et dokument er delt med.

Gjør ett av følgende:

  • Hvis du vil se hvem som har tilgang til et område, klikker du Del øverst til høyre på siden, og deretter klikker du koblingen etter Delt med i Del-dialogboksen for å se en liste over personer som har tilgang til området.
  • Hvis du vil se hvem som har tilgang til et dokument, en mappe eller et dokumentsett, merker du elementet i dokumentbiblioteket og klikker Delt med i kategorien Filer.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Trekke tilbake invitasjoner

Hvis du vil trekke tilbake en invitasjon du har sendt til en ekstern bruker, kan du gjøre det før den er godtatt.

Gå til området du vil trekke tilbake en invitasjon til.

  1. Gå til InnstillingerInnstillinger-knapp > Områdeinnstillinger.
  2. Klikk Tilgangsforespørsler og invitasjoner under Brukere og tillatelser.
  3. Finn personen du vil trekke tilbake invitasjonen til området fra, under Invitasjoner til eksterne brukere, og klikk Åpne meny.
  4. Klikk Trekk tilbake i egenskapsvinduet.

Hvis den eksterne brukeren allerede har godtatt en invitasjon, og du ønsker å fjerne vedkommende fra området, kan du gjøre det ved å fjerne brukeren fra SharePoint-tillatelsesgruppen som du har tildelt vedkommende til. Personen i organisasjonen som har tillatelser som Office 365-administrator eller SharePoint Online-administrator, kan også fjerne brukeren fra listen over brukere av miljøet. Du finner mer informasjon i artiklene under Styre ekstern deling.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Deaktivere en anonym gjestekobling

Når et dokument er delt gjennom en gjestekobling, kan du se denne informasjonen i dokumentboblen.

Dialogboksen Egenskaper viser at et dokument er delt med en gjestekobling.

Du kan trekke tilbake tilgang til et dokument som er delt gjennom en gjestekobling, ved å deaktivere koblingen.

  1. Gå til biblioteket som inneholder dokumentet du vil fjerne en gjestekobling til.
  2. Pek på dokumentet og klikk Åpne meny.
  3. Klikk en gjestekobling i setningen Åpne for alle med en gjestekobling.
  4. Klikk Deaktiver-knappen ved siden av URL-adressen for gjestekoblingen.
  5. Når du blir spurt om du vil deaktivere koblingen, klikker du Deaktiver kobling.
    Dialogboks som spør om du vil deaktivere en gjestekobling til et dokument som er delt, slik at den ikke virker lenger.

Når personer utenfor organisasjonen forsøker å få tilgang til innholdet med gjestekoblingen, vil de få en melding om at de ikke har tilgang til den.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Styre ekstern deling

Administratorinnstillingene for ekstern deling varierer avhengig av hva slags Office 365-abonnement organisasjonen har. Du finner informasjon om hvordan du slår funksjonen for ekstern deling på eller av, eller på annen måte konfigurerer den, i følgende emner:

Hvis organisasjonen bruker Office 365 Small Business, kan du se Styre deling med eksterne brukere.

Hvis organisasjonen bruker et av Office 365 Enterprise-abonnementene, kan du se Styre ekstern deling for SharePoint Online-miljøet.

Hvis du vil ha informasjon om hvordan du setter opp og behandler tilgangsforespørsler til områder, kan du se Sette opp og behandle tilgangsforespørsler.

Til toppen av siden Til toppen av siden

 
 
Gjelder:
Administrasjonssenter for SharePoint, SharePoint Online Enterprise (E1 & E2), SharePoint Online Enterprise (E3 og E4), SharePoint Online Midsized Business, SharePoint Online Small Business