Planlegge områder og behandle brukere

Hvis du har ansvaret for behandling av områdesamlinger eller områder for organisasjonens SharePoint Online-miljø, vil denne artikkelen veilede deg gjennom noen av hovedoppgavene og -konseptene som er en del av utviklingen av en bærekraftig tilnærming til behandling av områder og brukere.

I denne artikkelen


Administrere områder og områdesamlinger

En områdesamling er en gruppe med SharePoint-områder som har samme eier og deler administrasjonsinnstillinger, for eksempel tillatelser. Områdesamlinger er hierarkiske og inneholder alltid ett område på øverste nivå og eventuelle områder under dette.

Hierarkidiagram av en områdesamling som viser et område på øverste nivå og underområder.

Gruppeområdet, og eventuelle områder du oppretter under det, er bare tilgjengelige for brukere som du inviterer ved å gi dem tillatelser på området. Når du bruker et gruppeområde, kan organisasjonen eller gruppen koble til hverandre og samarbeide på dokumenter og andre filer, publisere kunngjøringer, foreta tidsplanlegging av møter, vedlikeholde aktiviteter, spore problemer eller gjøremål, lagre informasjon i lister og så videre. Du kan opprette ulike sekundære områder basert på de tilgjengelige områdemalene på gruppeområdet.

Administrere en områdesamling

I en stor organisasjon kan det være vanlig for SharePoint Online-miljøet å omfatte flere områdesamlinger, hver av dem med mange områder under seg. Dette kan føre til at du vil delegere behandlingen av områdene eller områdesamlingene til ulike personer i organisasjonen. Tillatelsesmodellen for SharePoint lar deg tilordne tillatelser til ulike roller, også kalt administrator for områdesamling, områdeeier og andre roller som du vil lære mer om senere.

Hvis du er administrator for en områdesamling, har du tillatelsen Full kontroll på områdesamlingen. Dette betyr at du kan legge til eller slette områder eller endre innstillingene for et hvilket som helst område i en områdesamling. I tillegg kan du vise, legge til, slette eller endre alt innhold på disse områdene.

Typiske ansvarsområder for administratorer for områdesamlinger

Hvis du er administrator for en områdesamling for SharePoint Online-området, kan ansvarsområdene inkludere følgende:

  • Fungere som en kontakt mellom brukerne dine og global administrator for Office 365 eller administrator for SharePoint Online.
  • Bestemme hvem som skal ha tilgang til viktig innhold som er lagret på SharePoint Online-områder ved å konfigurere tillatelser på områdesamlingsnivå.
  • Bestemme hvilke funksjoner som skal gjøres tilgjengelige for personene som skal bruke områdene i områdesamlingen.
  • Tilby litt teknisk støtte for personene som bruker områdesamlingen.
  • Velge en reserveadministrator for områdesamlingen.
  • Opprette nye områder.
  • Vise, slette eller gjenopprette elementer fra papirkurven for områdesamlingen.
  • Opprette og tilpasse det offentlige nettstedet.
  • Hjelpe til med administrasjon av bestemte funksjoner, for eksempel:
    • Aktivere eller deaktivere tilgjengelige områdesamlingsfunksjoner.
    • Opprette eller tilpasse innholdstyper for områder.
    • Angi regionale innstillinger.

 Obs!     Det kan hende at du må arbeide med administratoren for SharePoint Online for å administrere områdesamlinger (hvis du ikke også er denne personen). Hvis du vil ha mer informasjon om ansvarsområder for administratorer for SharePoint Online, kan du se Behandle områdesamlinger og globale innstillinger i administrasjonssenteret for SharePoint Online.

Administrator for SharePoint Online kan utføre følgende oppgaver:

  • Opprette, slette og administrere områdesamlinger
  • Tildele og overvåke lagringsplass for områdesamlinger.
  • Gi tilgang til administratorer for områdesamlinger.
  • Angi standard SharePoint-område.
  • Planlegge flerspråklige områder.
  • Behandle brukerprofiler.
  • Planlegge og administrere slike funksjoner som forvaltede metadata.
  • Aktivere eller deaktivere ekstern deling.

Typiske ansvarsområder for områdeeiere

Hvis du er områdeeier, kan tilgangsnivået Full kontroll for et område, og ansvarsområdene kan omfatte følgende:

  • Opprette og behandle områder.
  • Administrere områdefunksjoner og -innstillinger, for eksempel utseende og virkemåte.
  • Lagre et område som en mal.
  • Administrere områdekolonner og områdeinnholdstyper.
  • Slette et område.
  • Justere regionale innstillinger og språkinnstillinger.
  • Legge til apper på områder.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Hvilke typer områder trenger du?

Alt etter størrelsen på organisasjonen og innholdsmengden du har tenkt å ha på områdene, kan det hende at du vil opprette sekundære områder for å organisere innhold. Områdene i en områdesamling er ordnet i et hierarki. Når du oppretter områder under området på øverste nivå, bygger du ut dette hierarkiet. Du kan opprette sekundære områder under gruppeområdet, og du kan også opprette flere sekundære områder under disse områdene.

 Obs!     Administratoren for SharePoint Online oppretter området som skal være det øverste området i områdesamlingen, og tilordner en annen administrator for områdesamlingen. Områdeeiere kan bygge sekundære områder.

Diagram over områdehierarki

Du kan organisere sekundære områder på mange måter. Du kan for eksempel velge å opprette sekundære områder:

  • Etter gruppe eller avdeling
  • Etter funksjonelt formål
  • Etter innholdskategori
  • Etter prosjekt
  • Etter kunde
  • Etter tillatelsesnivå eller følsomhetsnivå (hvis det for eksempel er informasjon som må begrenses, kan du isolere den på et bestemt område)

Bruke litt tid på å tenke på hvor mange områder du ønsker, og hvilken logikk du vil organisere dem etter. Du kan finne det nyttig å lage et diagram av områdehierarkiet for å få hjelp til å organisere planleggingen. Du kan raskt skissere et diagram på et papirark eller en tavle, men du ønsker kanskje å lage et mer formelt diagram ved hjelp av en av hierarkifigurene som er tilgjengelige som SmartArt-grafikk i Microsoft Word eller Microsoft PowerPoint. Dette gir deg et diagram som du kan lagre og referere til, og som du i tillegg kan endre over tid.

Tenk også formålet til hvert område. Dette hjelper deg med å finne ut hvilke områdemaler du skal bruke til å opprette nye områder. SharePoint Online inneholder et bredt utvalg av områdemaler som du kan velge mellom når du oppretter et nytt område. Ved å velge en områdemal som er utformet for et bestemt formål, kan du hjelpe brukerne godt i gang med arbeidet. Hvis du for eksempel vil opprette et referanseområde som gruppemedlemmer kan bruke til hurtig å dele eller oppdatere prosjektinformasjon, kan du starte ved å velge Wiki-områdemalen, siden denne malen er utformet for denne typen kommunikasjon.

Hvis du vil ha mer informasjon om planlegging av områdeinnhold, kan du se Planlegge innhold på områder.

 Obs!     SharePoint Online-administrator behandler personlige områder (Mitt område-områder). Personlige områder er områder der brukere kan holde kontakten med kolleger og spore informasjon. Som administrator for områdesamlinger kontrollerer du ikke personlige områder. I stedet er hver bruker administrator for sitt eget Mitt område. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du planlegger Mine områder, kan du se Behandle områdesamlinger og globale innstillinger i administrasjonssenteret for SharePoint Online.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Liste over områdemaler

I listen nedenfor finner du en oversikt over støttede områdemaler og en beskrivelse av hver av dem. Du kan bruke denne listen til å avgjøre hvilke områdetyper som er best for organisasjonen.

  • Grunnleggende søkesentral    Et område for levering av søkeopplevelsen. Dette området inneholder sider for søkeresultater og avansert søk.
  • Blogg Et område der en person eller en gruppe kan legge ut ideer, observasjoner og ekspertise som andre kan kommentere.
  • Business Intelligence Center    Et område for å presentere innsamlede firmaopplysninger i SharePoint Online.
  • Område for fellesskap    Et område for å delta i diskusjoner i fellesskapet.
  • eDiscovery-sentral Et område for å behandle bevaring, søk og eksport av innhold for juridiske saker og etterforskninger.
  • Dokumentsenter    Et område for sentral behandling av dokumenter i organisasjonen.
  • Enterprise-søkesenter Et område for levering av søkeopplevelsen. Velkomstsiden inneholder en søkeboks med to kategorier: én for generelle søk, og én for søk etter informasjon om personer. Du kan legge til og tilpasse kategoriene for å fokusere på andre søkeomfang eller resultattyper.
  • Prosjektområde    Et område for å styre og samarbeide på et prosjekt.
  • Arkivsenter    Et område som er utformet for postbehandling. Ansvarlige for postbehandling kan konfigurere rutingstabellen for å omdirigere innkommende filer til bestemte plasseringer. Området lar deg også behandle om poster kan slettes eller endres når de er lagt til i repositoriet.
  • SAP-arbeidsflytområde    Et SAP-arbeidsflytområde som kombinerer alle forretningsoppgaver for brukere. Du kan legge til andre webdeler som er relatert til arbeidsflyten.
  • Gruppeområde    Et område der grupper raskt kan ordne, skrive inn og dele informasjon. Det inneholder et dokumentbibliotek og lister for administrasjon av kunngjøringer, kalenderelementer, oppgaver og diskusjoner.
  • Visio-prosessrepositorium    Et område hvor grupper raskt kan vise, dele og lagre Visio-prosessdiagrammer. Det har et versjonsinndelt dokumentbibliotek for lagring av prosessdiagrammer og lister for håndtering av kunngjøringer, aktiviteter og diskusjoner som skal gjennomgås.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Styring

Styring er settet med policyer, roller, ansvarsområder og prosesser som veileder, bestemmer og kontrollerer hvordan forretningsavdelingene og de tekniske gruppene til en organisasjon samarbeider for å oppnå forretningsmål. Når det gjelder SharePoint Online-områdesamlingen, kan en styringsplan være en veiledning som hjelper deg med å planlegge rollene, ansvarsområdene og policyene som er nødvendige for å støtte områdesamlingen. Den kan inneholde, men er ikke begrenset til, følgende:

  • Informasjonsarkitektur, inkludert nettsider, dokumenter, lister og data
  • Vedlikeholdsaktiviteter, inkludert administrasjon av brukerkontoer
  • Policyer for varemerking og tilpassing
  • Opplæring

Det er viktig å utarbeide en styringsplan for organisasjonen. Når du deltar i utviklingen av en styringsplan, kan du hjelpe til med å identifisere eierskap for både forretningsgrupper og tekniske grupper og definere hvem som er ansvarlig for hvilke områder i systemet. Hvis du vil ha mer informasjon om utvikling av en styringsplan, kan du se Gode fremgangsmåter for oppretting og administrasjon av gruppeområder.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Administrere brukere

 Obs!     Det kan hende at du må arbeide med administratoren for SharePoint Online for å administrere brukere. Administratoren for SharePoint Online administrerer for eksempel brukerprofiler.

Brukerkontoer i Office 365

Den globale administratoren legger til nye brukere i Office 365 ved å bruke administrasjonssenteret for Office 365, som er portalen for å administrere brukere og konfigurere tjenester. Når en ny bruker legges til, må globale administratoren gjøre følgende:

  • Angi om denne brukeren også skal ha tilgang til administrasjonssenteret
  • Angi den geografiske plasseringen til brukeren
  • Velge typen brukerlisens
  • Opprette et brukernavn og passord for brukeren

Gruppeområdebrukere

Du kan legge til brukere på gruppeområdet, og justere tillatelsene for brukere. Tillatelsesnivåer og SharePoint-gruppemedlemskap finnes under Innstillinger. Office 365 oppretter nå imidlertid en sikkerhetsgruppe som kalles Alle bortsett fra eksterne brukere, som inneholder alle i Office 365-katalogen (med unntak av personer som er utenfor organisasjonen og som er invitert via funksjonen for ekstern deling). Denne sikkerhetsgruppen gis automatisk tilgang som Medlem i SharePoint Online. Dette betyr at brukere du legger til i Office 365-katalogen, kan redigere områder, lister og biblioteker som standard.

Tilgangsnivåer og gruppemedlemskap

Tilgangsnivåer er samlinger med SharePoint Online-rettigheter som tillater brukere å utføre et sett med relaterte oppgaver. Tillatelsesnivået Lese inkluderer for eksempel tillatelsene Vise elementer, Åpne elementer, Vise sider og Vise versjoner (blant annet), og alle disse tillatelsene er nødvendige for å vise sider, dokumenter og elementer på et SharePoint-område. Tillatelser kan inkluderes i flere tillatelsesnivåer.

Det anbefales ikke at du tilordner tilgangsnivåer direkte til enkeltbrukere. Dette kan gjøre det svært vanskelig å spore og administrere hvem som har tilgang til områder. Noen ganger er det nødvendig, men det bør begrenses til et minimum for å unngå vanskeligheter. Du bør i stedet tilordne tillatelser til grupper og deretter tilordne enkeltbrukere til passende grupper. En gruppe er et sett med brukere som er definert på områdesamlingsnivå for å gjøre den enkelt å administrere tillatelser. Hver gruppe tilordnes et standard tillatelsesnivå. Standard SharePoint-grupper inkluderer for eksempel disse tillatelsesnivåene:

Gruppe Tillatelsesnivå
Eiere Full kontroll
Besøkende Lese
Medlemmer Bidra

Alle som har tillatelsen Full kontroll, kan opprette egendefinerte grupper.

 Obs!     Når du tilordner tillatelsesnivåer til SharePoint-grupper på områdesamlingsnivå, arver alle områder og alt områdeinnhold disse tillatelsesnivåene som standard. Denne standard virkemåten kalles tillatelsesarv. Du kan angi å konfigurere unike tillatelser når du oppretter et sekundært område, eller bryter tillatelsesarv for et område, en liste, et bibliotek eller et element.

Siden tillatelsesnivået til en bruker bestemmer hva vedkommende kan se og har tilgang til på et område, bør du vurdere gruppemedlemskap for brukeren nøye. En bruker med ansvar for å opprette og tilpasse områder må for eksempel minst være medlem av Designere-gruppen. En bruker som bare trenger å lese og laste ned innhold, trenger kanskje bare å være medlem i Besøkende-gruppen.

Hvis du vil ha mer informasjon om administrasjon av brukere og tillatelser, kan du se Introduksjon: Kontrollere brukertilgang med tillatelser og Planlegge tillatelsesstrategien. .

Til toppen av siden Til toppen av siden

Sekundær administrator for områdesamling

Den sekundære administratoren for en områdesamling kan angis av administratoren for områdesamlingen. Hvis du er administrator for en områdesamling, kan du legge til en annen administrator for områdesamlingen, eller endre administrator for områdesamlingen, på siden Innstillinger for webområde. Hvis du vil ha mer informasjon om denne oppgaven, kan du se Behandle administratorer for en områdesamling.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Planlegge bruk av område- og områdesamlingsfunksjoner

Som en områdesamlingsadministrator for SharePoint Online, kan det hende du må administrere funksjoner på områdesamlings- og områdenivåer. Disse oppgavene kan omfatte å aktivere eller deaktivere funksjoner i henhold til styringsplanen. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Aktivere eller deaktivere funksjoner for områdesamlinger. Se også Administrere papirkurven på et SharePoint-område.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Gå tilbake til Planleggingsveiledning for SharePoint Online for Office 365 Enterprise og Midsize.

 
 
Gjelder:
Administrasjonssenter for SharePoint, SharePoint Online Enterprise (E1 & E2), SharePoint Online Enterprise (E3 og E4), SharePoint Online Midsized Business