Planlegge innhold på områder

hvis du er ansvarlig for planlegging av innholdet på SharePoint Online, lurer du kanskje på hvor du skal begynne og hvordan du skal tilpasse områdene, slik at de oppfyller dine behov. Denne artikkelen beskriver noen av de viktigste hensynene du må ta når du planlegger strukturen og innholdet for områdene. Den gjør det også enklere for deg å avgjøre hvilke innholdsfunksjoner du trenger for å støtte forretningsmålene.

I denne artikkelen


Hvilken type innhold skal du ha i områdene?

Det er lurt av områdeeiere å planlegge innholdet som skal plasseres i disse områdene. Målet med denne innholdsplanleggingen er å fastslå følgende:

  • Hvilke innholdstyper du kanskje ønsker å opprette   . Innholdstyper lar deg tilpasse hvordan du håndterer og sporer bestemte innholdstyper.
  • Hvilke typer metadata (områdekolonner) du vil knytte til innholdstyper   . Metadata er informasjon som bidrar til å beskrive og kategorisere innholdet.
  • Hvilke typer termsett du vil opprette, og hvilke metadatakolonner du vil knytte til innholdstyper   . Metadatakolonner kan bidra til å sikre at bestemte innholdstyper alltid blir kategorisert på bestemte måter.
  • Hvilke typer policyer for informasjonsbehandling du vil konfigurere for innholdstyper   . Policyer lar deg avgjøre hvordan innholdstyper behandles, for eksempel hvor lenge det beholdes.
  • Hvilke typer lister eller biblioteker du vil opprette for å organisere innhold   . Biblioteker brukes til lagring av dokumenter og andre filer, mens lister kan være nyttige til sporing av oppgaver og problemer.

Det kan hende at organisasjonen ønsker å gjennomføre denne typen planlegging på en sentralisert måte (spesielt for innholdstyper). I mange tilfeller må du samarbeide tett med administrator for områdesamlingen, og også SharePoint Online-administrator, siden beslutningene som du tar på grunnlag av innholdsplanleggingen, kan kreve at funksjoner konfigureres på ulike nivåer.

Trenger du å definere innholdstyper?

Med innholdstyper kan områdebrukere raskt opprette spesialiserte typer innhold ved å velge Nytt element eller Nytt dokument i en liste eller et bibliotek. Innholdstyper er nyttige fordi de gjør det mulig for områdeeiere å sikre at innhold er konsekvent på tvers av områder. Innholdstyper gjør det også mulig for én enkelt liste eller ett enkelt bibliotek å inneholde flere element- eller dokumenttyper. Områdeeiere kan forhåndskonfigurere bestemte detaljer om innholdet når de konfigurerer innholdstyper for et område, en liste eller et bibliotek.

Rullegardinliste fra Nytt dokument-menyen som viser innholdstypen Salgskontrakt.

Områdeeiere kan definere innholdstyper for listeelementer, dokumenter eller mapper. I SharePoint Online for Office 365 Enterprise kan innstillingene for en innholdstype brukes til å angi følgende:

  • Kolonnene (metadataene) du vil tilordne til elementer av denne typen (inkludert kolonner for forvaltede metadata).
  • De tilpassede skjemaene Ny, Rediger og Vis som kan brukes med denne innholdstypen.
  • Arbeidsflytene som er tilgjengelige for elementer av denne innholdstypen.
  • De tilpassede løsningene eller funksjonene som er knyttet til elementer av denne innholdstypen.
  • Policyene for informasjonsbehandling som er tilknyttet elementer av denne innholdstypen.
  • Dokumentinformasjonspanelet som vises i kompatible Microsoft Office-programmer for elementer av denne innholdstypen.
  • Dokumentmalen for nye elementer av denne typen (bare innholdstyper for dokument).

Det kan hende at du finner det nyttig å definere innholdstyper for innhold som oppfyller noen av disse kriteriene:

Hvis følgende er tilfelle: Innholdstyper kan være nyttig for deg på følgende måter:
Du har bestemte typer dokumenter som har et standardisert format eller formål, og du ønsker at de er konsekvente på tvers av organisasjonen. Konfigurer områdeinnholdstyper for disse dokumenttypene i området på øverste nivå i områdesamlingen, slik at de er tilgjengelige for bruk i alle sekundære områder. På denne måten kan alle brukerne i organisasjonen lage disse dokumentene på en konsekvent måte.
Du har bestemte maler som brukerne må benytte for bestemte dokumenttyper. Legg til disse dokumentmalene i de relevante innholdstypene, slik at alle nye dokumenter som opprettes fra innholdstypen, bruker malen.
Det er et standard sett med informasjon som du vil spore for bestemte typer dokumenter eller elementer. Legg til kolonner i innholdstypen for å spore denne informasjonen. Hvis noe av denne informasjonen er spesielt viktig, kan du angi at disse kolonnene kreves. Du kan også angi standardverdier for bestemte kolonner når du konfigurerer innholdstypen.
Det er en definert forretningsprosess for behandling eller gjennomgang av bestemte typer dokumenter. Vurder å konfigurere arbeidsflyter for bestemte innholdstyper. Du kan bruke arbeidsflyter til å behandle forretningsprosesser som gjennomgang eller godkjenning av dokumenter.

Når du har identifisert innhold som du kanskje vil definere innholdstyper for, bør du tenke på hvor du vil definere innholdstyper. Hvis du definerer områdeinnholdstyper på området på øverste nivå i områdesamlingen, kommer de til å være generelt tilgjengelige for gjenbruk i lister og biblioteker i alle sekundære områder under området på øverste nivå. Individuelle områdeeiere kan også definere områdeinnholdstyper for områdene, men disse innholdstypene kommer bare til å være tilgjengelige for bruk i lister og biblioteker i dette området og eventuelle områder under det. I tillegg kan du dele innholdstyper på tvers av SharePoint Online-områdesamlinger ved å angi et bestemt område som en hub for innholdstypepublisering. Innholdstypepublisering bidrar til at organisasjoner kan behandle innhold og metadata konsekvent på tvers av områdene siden innholdstyper kan opprettes og oppdateres sentralt, og oppdateringer kan publiseres til flere områdesamlinger som abonnerer.

Når du planlegger innholdstyper, kan det hende at du finner det nyttig å lage et regneark eller en tabell med informasjonen som du vil inkludere når du definerer innholdstyper. Du kan for eksempel begynne med å lage noe enkelt, slik som tabellen nedenfor, og deretter tilpasse den til å inneholde ytterligere informasjon som det kan være nyttig å spore, for eksempel områdene eller gruppene som skal bruke innholdstypene:

Ny innholdstype Overordnet innholdstype Kolonner Dokumentmal Arbeidsflyter Policyer for informasjonsbehandling
Angi navnet på innholdstypen du vil opprette. Angi den overordnede innholdstypen som den skal opprettes fra. Angi den nye eller eksisterende kolonnen som du vil legge til i innholdstypen. Angi om en dokumentmal skal knyttes til innholdstypen. Angi om arbeidsflyter skal knyttes til innholdstypen. Angi hvilke policyer for informasjonsbehandling som kan gjelde for denne innholdstypen.

Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du arbeider med innholdstyper, kan du se Opprette eller tilpasse en innholdstype.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Hvilken type apper vil du legge til?

I tillegg til å tenke på innholdstyper kan du tenke på de andre typene informasjon som skal lagres på områder, eller typene oppgaver som personer i organisasjonen vil bruke områder til å administrere. Dette hjelper deg med å planlegge de ulike typene apper du kanskje ønsker å legge til på områder for å komme i gang. Hvis du for eksempel vet at du vil bruke store dokumenter, bør du sannsynligvis legge til et dokumentbibliotek. Hvis du vet at du vil holde orden på viktige datoer, vil du sannsynligvis ha en kalender.

Du trenger ikke å legge til alle appene du kanskje vil komme til å trenge, med én gang. Områdeeiere kan legge til og fjerne apper fortløpende, i takt med virksomhetens behov. Men tidlig planlegging av hvordan du vil tilpasse innholdet på områdene dine, kan du sørge for at områdene blir nyttige for brukerne umiddelbart.

SharePoint Online inneholder lister innebygde apper som er nyttige til mange forretningsformål, fra dokumentlagring og -behandling til prosjektstyring og -sporing og kommunikasjon. Du kan legge til flere forekomster av disse apptypene på et område. Du kan også kjøpe og legge til tredjepartsapper på området fra SharePoint Store.

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Legge til en app på et område og Kjøpe en app fra SharePoint Store.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Hvordan skal brukerne finne og få tilgang til innhold?

Bruk litt tid på å planlegge hvordan områdebrukere skal finne og bruke innholdet i SharePoint Online-områdene. Denne typen planlegging kan hjelpe deg med å ta beslutninger om konfigurasjon av både navigasjon og søking for gruppeområdet og sekundære områder.

Hvilke områder vil du inkludere i den globale navigasjonen?

Når du skal planlegge navigasjon, kan det være nyttig å lage et diagram av områdene i områdehierarkiet. Hvis du allerede laget et diagram under områdeplanleggingen, kan du begynne med dette diagrammet og endre det etter behov. Ta med alle de sekundære områdene til gruppeområdet. Du bør også vurdere å ta med eventuelle viktige lister eller biblioteker som finnes i gruppeområdet og de sekundære områdene. Dette gjør det raskt å identifisere de viktige målene som områdebrukere kanskje ønsker å finne hvis de starter fra hjemmesiden i området på øverste nivå.

I SharePoint-områder brukes den øverste koblingslinjen til å utføre det som kalles global navigasjon. Denne øverste koblingslinjen vises øverst på alle sider i området, like under sidetittelen.

Navigasjon øverst på sidene på et område

Som standard har hvert område sitt eget øverste navigasjonsfelt, men du kan bestemme deg for å tillate at områder kan arve det øverste navigasjonsfeltet fra det overordnede området, slik at navigasjon blir konsekvent på tvers av alle områder. Du kan konfigurere hvilke områder som skal vises på det øverste navigasjonsfeltet. Du kan også inkludere koblinger til eventuelle andre URL-adresser du vil bruke, i tilfelle du vil integrere koblinger til eksterne ressurser i områdenavigasjonen. Hvis du vil ha mer informasjon om navigasjon øverst, kan du se Tilpasse navigasjonen på gruppeområdet ditt.

.

Hvis du har mange sekundære områder i områdesamlingen, kan det hende du ikke vil at alle skal vises på den øverste koblingslinjen, siden dette kan bli for mye informasjon for områdebrukerne. Du vil imidlertid heller ikke at viktige områder eller viktig innhold skal være umulig å finne. Bruk områdehierarkidiagrammet til å finne de viktige områdene du vil vise i den globale navigasjonen.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Hvordan skal brukerne navigere i områdene?

I tillegg til den øverste koblingslinjen vises det også navigasjonselementer til venstre på sidene i områdene. Blant disse navigasjonselementene finner du hurtigstartlinjen og trevisningen.

På hurtigstartlinjen vises vanligvis koblinger som er spesifikke for det gjeldende området, og den kan brukes til å fremheve innholdet som er viktigst.

Koblingen Siste i hurtigstartfeltet viser de sist opprettede sidene, listene og bibliotekene

Som med den øverste koblingslinjen kan du tilpasse hurtigstartlinjen ved å legge til eller fjerne koblinger til listene og bibliotekene i området. Du kan også gruppere koblinger under egendefinerte overskrifter. Hvis du velger at alle sekundære områder skal arve global navigasjon, er det viktig at områdeeiere tilpasser navigasjon via hurtigstartlinjen siden dette blir hovedmåten som brukerne kommer til å benytte seg av til å finne innhold i et område som de kommer til. Hvis du velger at sekundære områder ikke skal arve global navigasjon fra området på øverste nivå, kan brukerne benytte seg av både den øverste koblingslinjen og hurtigstartlinjen i et sekundært område til å finne innhold i det sekundære området.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Hvordan skal brukerne navigere i lister eller biblioteker?

Hvis du planlegger å bruke funksjonene for forvaltede metadata i SharePoint Online til å opprette termsett, som bidragsytere til området kan bruke til å merke innhold med forvaltede termer, har du ytterligere alternativer for å gjøre det enklere å finne innhold i områder. Du kan konfigurere metadatanavigasjon slik at det blir enklere for brukerne å finne innhold i store lister og biblioteker. Med metadatanavigasjon kan brukerne dynamisk filtrere og finne innhold i lister og biblioteker ved hjelp av en navigasjonshierarkitrekontroll for å bruke ulike metadatabaserte filtre på visningen. Nøkkelfiltre kan brukes sammen med navigasjonshierarkiet til å avgrense listen over elementer som vises.

Navigasjonskontroll for metadata

Hvis du vil ha mer informasjon om konfigurering av metadatanavigasjon eller om å jobbe med forvaltede metadata, kan du se Innføring i forvaltede metadata.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Hva bør du tenke på når du planlegger søk?

Som SharePoint Online-administrator kan du tilpasse søkeopplevelsen for brukerne ved å bruke siden for behandling av søk i administrasjonssenteret for SharePoint. Denne tilpasningen kan handle om å definere søkbare forvaltede egenskaper i søkeskjemaet, identifisere sider med høy kvalitet for å bedre relevansen, behandle spørringsregler og resultatkilder, og fjerne enkeltresultater. Du kan også evaluere eventuelle endringer ved å vise rapporter om bruk og søk.

Endringene du gjør fra siden for behandling av søk, gjelder for hele SharePoint Online-miljøet (leieren), men du kan også tilpasse søk på områdesamlingsnivå og på områdenivå.

Hvordan innhold blir tilgjengelig i søk

Søketjenesten er konfigurert til å kravlesøke SharePoint Online-innhold hvert femte minutt. Når et element er lagt til i et SharePoint Online-område, tar det litt tid før det er indeksert og returneres i søkeresultater. Dette tidsrommet avhenger av gjeldende brukeraktiviteter. Oppgaver som områdeoverføring, oppgradering og vedlikehold øker belastningen på indekseringen. Nytt innhold vises vanligvis i søkeresultater innen en time.

Hvis du vil ha mer informasjon om konfigurering av søk, kan du se Oversikt over SharePoint Online-administrasjon av søk.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Hva trenger brukerne å gjøre med innholdet?

Det er lurt å inkludere bestemte spørsmål om scenarioer for bruk av innhold i innholdsplanleggingsprosessen fordi disse spørsmålene kan hjelpe deg med å finne ut hvordan du må konfigurere bestemte områder, lister eller biblioteker, og hvilke funksjoner områdebrukere kanskje trenger å bruke i forbindelse med innholdet.

Det er også lurt å lese gjennom Programvarekrav for Office 365 for virksomheter, slik at du kan forutse om bestemte personer i organisasjonen vil få problemer når de jobber med SharePoint Online-innhold, på grunn av konfigurasjonen til de lokale datamaskinene sine.

Spørsmål som bør utforskes: Hensyn for innholdskonfigurasjon:
Trenger du å spore versjoner av bestemte typer dokumenter eller listeelementer?
  • Vurder å aktivere versjonskontroll for disse listene eller bibliotekene.
  • Vurder å kreve at dokumenter må sjekkes ut før de kan endres.
Har områdebrukere behov for å arbeide eller samarbeide samtidig på bestemte typer dokumenter?
  • Vurder å aktivere samtidig redigering for relevante biblioteker for å støtte samarbeid.
Må bestemte typer innhold godkjennes før de er generelt tilgjengelige?
  • Vurder å aktivere innholdsgodkjenning for biblioteker eller å bruke arbeidsflyter til å styre godkjenning.
Skal bestemte typer dokumenter brukes i bestemte forretningsprosesser eller arbeidsflyter for mennesker?
  • Vurder å lage eller konfigurere arbeidsflyter for innholdstypene som gjelder for disse dokumentene, eller for bibliotekene der disse dokumentene skal være.
Skal du bruke lister til å drive eller styre prosesser?
  • Vurder å lage eller konfigurere listebaserte arbeidsflyter for prosesser som for eksempel sporing og behandling av problemer.
Skal områder inneholde sensitive opplysninger som må begrenses fra allmenn tilgang?
  • Vurder å lage bestemte områder eller biblioteker som er konfigurert med unike tillatelser, for lagring av sensitive opplysninger.
  • Vurder å bruke IRM (Information Rights Management) for lister og biblioteker som skal oppbevare sensitivt innhold. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Bruke IRM (Information Rights Management) på en liste eller et bibliotek.
  • Vurder å deaktivere ekstern deling for områdesamlinger som skal inneholde sensitivt innhold. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Styre ekstern deling for SharePoint Online-miljøet.
  • Vurder tillatelser på elementnivå hvis behovet for å begrense tilgang til innhold er minimalt.
  • Vurder å bruke målgruppeangivelse til å vise forskjellig innhold til forskjellige brukere.
  • Vurder om bestemte lister eller biblioteker bør utelates fra indeksering av søk.
Skal innholdet behandles som poster med kontroll over hvor lenge de beholdes eller når de utløper?
  • Vurder å opprette et arkivsenter eller konfigurere lokal postbehandling.
Vil organisasjonen potensielt bli spurt om å produsere eDiscovery-dokumenter for en rettssak eller etterforskning?
  • Vurder å konfigurere et eDiscovery-senter for å behandle innhold for saker og etterforskninger.
Har brukere behov for å få informasjon om innholdsendringer?
  • Vurder å aktivere RSS for viktige lister og biblioteker.
Skal brukere publisere Microsoft Access-databaser i områder?
  • Det kan hende at du må kontrollere at Access Services er riktig aktivert og konfigurert for området.
Skal brukere publisere Microsoft Excel-arbeidsbøker i områder?
  • Det kan hende at du må kontrollere at Excel Services er riktig aktivert og konfigurert for området.
Skal brukere arbeide med mange video-, bilde- eller lydfiler, og behandle informasjon om filene?
  • Vurder å konfigurere et aktivabibliotek som er forhåndskonfigurert til å bruke spesialfunksjoner som lar deg behandle rike medier, for eksempel bilde-, lyd- og videofiler.
Skal brukere publisere Microsoft Visio-diagrammer som webtegninger?
  • Det kan hende at du må kontrollere at Visio Services er riktig aktivert og konfigurert for området.
Skal brukere lage skjemabaserte løsninger?

Til toppen av siden Til toppen av siden

Hvordan skal innhold behandles gjennom livssyklusen?

Tenk på livssyklusen til innholdet når du planlegger innhold for områdene. Det vil si følgende:

  • Hvordan eller hvorfor er det mest sannsynlig at dette innholdet blir laget? Kommer det for eksempel til å bli laget for å støtte formelle leveringer, eller kommer det til å bli laget som en del av det daglige arbeidet og daglig samarbeid?
  • Hvor lenge trenger brukerne tilgang til det?
  • Hvor mye kommer det til å vokse eller endres mens det brukes?
  • Når kommer det ikke til å være aktivt behov for det lenger?
  • Hva må gjøres med det når det ikke er aktivt behov for det lenger?
  • Finnes det forretningsmessige eller lovfestede årsaker til at bestemt innhold kanskje må beholdes utover perioden med aktiv bruk?

Svarene på disse spørsmålene kan hjelpe deg med å planlegge og overvåke lagring, og de kan også hjelpe deg med å planlegge ting du kanskje må implementere for postbehandling på stedet, for eksempel utløpspolicyer.

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Velge hvordan du vil lagre og administrere poster og Implementere postbehandling. Se også Policyer for lukking av område.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Gå tilbake til Planleggingsveiledning for SharePoint Online for Office 365 Enterprise og Midsize.

 
 
Gjelder:
Administrasjonssenter for SharePoint, SharePoint Online Enterprise (E1 & E2), SharePoint Online Enterprise (E3 og E4), SharePoint Online Midsized Business