Introduksjon til lister

En liste er en samling med data som du kan dele med gruppemedlemmer og andre områdebrukere. Du kan for eksempel lage et påmeldingsskjema for et arrangement eller spore gruppehendelser i en kalender ved å bruke en liste. Du kan bruke ulike ferdiglagde lister og listemaler, som er et godt utgangspunkt for organisering av listeelementer. Måten du organiserer lister på, avhenger av behovene for gruppen og hvordan du foretrekker å lagre og søke etter informasjon. Artikkelen nedenfor inneholder en oversikt over listefunksjoner og -egenskaper, en beskrivelse av hva du kan gjøre med lister, og en liste over de neste trinnene for å begynne å arbeide med lister.

I denne artikkelen


Oversikt over lister

Et SharePoint-område omfatter vanligvis mange standardlister, inkludert Koblinger, Kunngjøringer, Kontakter, Problemsporing, Undersøkelser og Oppgaver, som du kan bruke som samlingspunkt for gruppesamarbeid eller i en forretningsløsning. Disse standardlistene kan i mange tilfeller gi raske, effektive løsninger med små eller ingen endringer. Du kan for eksempel bruke følgende:

  • Undersøkelser, som omfatter betingelsesforgrening og sideskift, for vurdering av ansattes trivsel og kundetilfredshet.
  • Problemsporing, som omfatter versjonskontroll og lagring av versjonslogg, for dypere analyse av arbeidsgruppeprosjekter og vanlige arbeidsoppgaver.

Lister er omfattende og fleksible og har mange innebygde funksjoner du kan bruke til å lagre, dele og arbeide med data på en robust måte. Du kan gjøre følgende:

  • Opprette en liste med mange ulike kolonner, inkludert Tekst, Tall, Valg, Valuta, Dato og klokkeslett, Oppslag, Ja/nei og Beregnet. Du kan også legge én eller flere filer ved et listeelement hvis du vil gi flere detaljer, for eksempel et regneark som inneholder underbyggende tall, eller et dokument med bakgrunnsinformasjon.
  • Opprette listevisninger for å organisere, sortere og filtrere data på ulike og bestemte måter. Du kan endre metadataene, for eksempel legge til og slette kolonner, og endre valideringsregler. Du kan bruke lister konsekvent på tvers av områder med innholdstyper, områdekolonner og maler. Du kan for eksempel vise bare de aktuelle hendelsene fra en kalender på en hjemmeside og opprette en visuell visning, som ligner på en veggkalender, på en annen side.
  • Opprette relasjoner mellom lister ved å bruke en kombinasjon av unike kolonner, oppslagskolonner og relasjonshåndhevelse (gjennomgripende og begrenset sletting). Alt dette er med på å gjøre det enklere å lage avanserte forretningsløsninger og å bevare dataintegriteten.
  • Opprette egendefinerte lister, vise data i webdeler og på webdel-sider og importere, eksportere og koble til data fra andre programmer, for eksempel Microsoft Office Excel og Office Access.
  • Spore versjoner og detaljert historikk, kreve godkjenning for å endre data, bruke sikkerhet på elementnivå og mappesikkerhet, sjekke inn og ut og holde deg automatisk informert om endringer ved å bruke varsler og RSS-feeder.
  • Organisere innhold som er i én liste, i mapper for enkelhets skyld og for å oppnå bedre ytelse. Du kan forbedre ytelsen generelt ved å bruke indeksering i forbindelse med store lister.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Måter å arbeide med lister på

Nedenfor beskrives noen måter du kan arbeide med lister på, som gjør det enklere å behandle informasjon for gruppen.

Spore versjoner og detaljert historikk    Du kan spore versjoner av listeelementer, slik at du kan se hvilke elementer som er endret fra versjon til versjon, i tillegg til hvem som endret listeelementene. Hvis det gjøres feil i en nyere versjon, kan du gjenopprette en tidligere versjon av elementet. Det er spesielt viktig å spore historikken til en liste hvis organisasjonen trenger å overvåke en liste etter hvert som den utvikler seg.

Kreve godkjenning    Du kan angi at det er nødvendig med godkjenning for et listeelement før det kan vises av alle. Elementer er i ventetilstand til de er godkjent eller forkastet av noen som har tillatelse til å godkjenne dem. Du kan kontrollere hvilke grupper som kan se et listeelement før det er godkjent.

Tilpasse tillatelser    Du kan angi om deltakere for listene kan lese og redigere bare de elementene de har opprettet, eller alle elementene i listen. Brukere som har tillatelse til å behandle lister, kan lese og redigere alle listeelementer. Du kan for eksempel også bruke bestemte tillatelsesnivåer på ett listeelement hvis elementet inneholder konfidensiell informasjon.

Opprette og behandle visninger    Gruppen kan opprette ulike visninger for samme liste. Innholdet for listen endres ikke, men elementene blir organisert eller filtrert slik at brukere kan finne den informasjonen som er viktigst eller nyttigst, avhengig av behovene deres.

Oppdatere lister    Fremgangsmåtene for å legge til, redigere og slette listeelementer ligner på hverandre uavhengig av listetypen du oppdaterer. Du kan legge til og redigere et element i en liste på to ulike måter.

  • Du kan bruke et skjema, som er standardmetoden.
  • Innebygd, som betyr at du legger til elementet direkte på listesiden.

Innebygd redigering må aktiveres av listeeieren eller en annen bruker som har tillatelsen Utforming for listen. Innebygd redigering er en visningsinnstilling (merk av for Tillat innebygd redigering under Innebygd redigeringRediger visning-siden), ikke en listeinnstilling.

Hvis listen er satt opp for å spore versjoner, blir en ny versjon av listeelementet opprettet hver gang du redigerer et listeelement. Du kan vise en logg over hvordan listeelementet er endret, og gjenopprette en tidligere versjon hvis du gjør en feil i en nyere versjon.

Bruke formler og beregnede verdier    Du kan bruke formler og beregnede verdier til å generere informasjon dynamisk i kolonnene for en liste. Operasjonene kan omfatte informasjon fra andre kolonner i en liste samt systemfunksjoner, for eksempel [I dag] for å angi dagens dato. Du kan for eksempel angi en standard forfallsdato som er sju dager fra dagens dato.

Holde deg informert om endringer    RSS kan brukes for lister og visninger, slik at medlemmer av gruppen kan motta oppdateringer automatisk. RSS er en teknologi som gjør at brukere kan motta og vise oppdateringer eller RSS-feeder med nyheter og informasjon på ett sted. Du kan også opprette e-postvarsler, slik at du får beskjed når lister er endret eller nye elementer er lagt til. Varsler er praktiske når det gjelder å holde rede på endringene som er viktige for deg.

Opprette listerelasjoner    Hvis du vil opprette en relasjon mellom to lister, oppretter du en oppslagskolonne i kildelisten som henter (eller "slår opp") én eller flere verdier fra en målliste hvis disse verdiene samsvarer med verdien i oppslagskolonnen i kildelisten. Hvis du vil, kan du fortsette å legge til flere kolonner fra mållisten til kildelisten. Når du oppretter en oppslagskolonne kan du også avgjøre om du vil fremtvinge relasjonsvirkemåte ved å bruke alternativet Gjennomgripende sletting eller Begrens sletting, som er med på å holde dataene gyldige og å forhindre inkonsekvenser som kan føre til problemer senere.

Dele listeinformasjon med et databaseprogram    Hvis du har installert et databaseprogram, for eksempel Microsoft Office Access 2010, kan du eksportere og importere data til og fra området, og du kan koble en tabell fra databasen til en liste. Når du arbeider med listedataene i en Access-database, kan du også opprette spørringer, skjemaer og rapporter.

Bruke lister konsekvent på tvers av områder    Hvis gruppen arbeider med flere typer lister, kan du tilføre konsekvens på tvers av flere lister ved å bruke innholdstyper, områdekolonner og maler. Med disse funksjonene kan du bruke innstillingene og listestrukturen på nytt på en effektiv måte. Du kan for eksempel opprette en innholdstype for et kundestøtteproblem der bestemte kolonner (for eksempel kundekontakt) og forretningsprosesser angis for innholdstypen. Et annet eksempel er å opprette en områdekolonne for avdelingsnavn som har en rullegardingliste for avdelinger. Du kan bruke kolonnen på nytt i flere lister for å sikre at navnene alltid vises på samme måte i hver liste.

Arbeide med listeelementer fra et e-postprogram    Hvis du bruker et e-postprogram som er kompatibelt med SharePoint-teknologier, kan du ta viktig listeinformasjon med deg. Med Microsoft Office Outlook 2010 kan du for eksempel vise og oppdatere oppgaver, kontakter og diskusjonstavler på området fra Outlook.

Angi innholdsavgrensning    Du kan aktivere målgruppeangivelse for en liste og deretter vise elementer i listen bare for brukere som er medlemmer i bestemte SharePoint- og Active Directory-grupper, eller som tilhører bestemte målgrupper. Du kan gjøre dette ved å bruke webdeler, for eksempel webdelen for innholdsspørring, der målgruppeangivelse brukes til å filtrere listen basert på brukerens medlemskap i en gruppe. Før elementene i en liste kan aktiveres for en bestemt målgruppe, må selve listen konfigureres med kolonnen Målgruppeangivelse.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Listetyper

Listetypen du bruker, avhenger av typen informasjon du deler.

Kunngjøringer    Bruk en kunngjøringsliste for å dele nyheter og status, og for å formidle påminnelser. Kunngjøringer støtter forbedret formatering med bilder, hyperkoblinger og formatert tekst.

Kontakter    Bruk en kontaktliste til å lagre informasjon om personer eller grupper du arbeider med. Hvis du bruker et e-post- eller kontaktbehandlingsprogram som er kompatibelt med SharePoint-teknologier, kan du vise og oppdatere kontaktene fra SharePoint-området i det andre programmet. Du kan for eksempel oppdatere en liste med alle organisasjonens leverandører fra et e-postprogram som er kompatibelt med SharePoint-teknologier. En kontaktliste brukes egentlig ikke til å behandle medlemmene på området, men den kan brukes til å lagre og dele kontakter for organisasjonen, for eksempel en liste over eksterne leverandører.

Diskusjonstavler    Bruk en diskusjonstavle som en sentral plass til å registrere og lagre gruppediskusjoner som har et format som ligner på formatet i nyhetsgrupper. Hvis administratoren har angitt at lister på området skal motta e-postmeldinger, kan diskusjonstavler brukes til å lagre e-postdiskusjoner fra de fleste e-postprogrammer. Du kan for eksempel opprette en diskusjonstavle for organisasjonens nye produktutgivelse.

Koblinger    Bruk en liste over koblinger som en sentral plassering for koblinger til Internett, bedriftens intranett og andre ressurser. Du kan for eksempel opprette en liste over koblinger til kundenes webområde.

Kalender    Bruk en kalender for alle arrangementene til gruppen eller for bestemte anledninger, for eksempel ferier. En kalender gir visuelle visninger, på samme måte som en bord- eller veggkalender, av gruppens arrangementer, inkludert møter, sosiale treff og heldagsaktiviteter. Du kan også spore gruppens milepæler, for eksempel tidsfrister eller utgivelsesdatoer for produkter, som ikke er knyttet til et bestemt tidsintervall. Hvis du bruker et e-post- eller kalenderprogram som er kompatibelt med SharePoint-teknologier, kan du vise og oppdatere kalenderen fra området mens du arbeider i det andre programmet. Du kan for eksempel sammenligne og oppdatere kalenderen på området med datoer fra kalenderen i Office Outlook 2010 ved å vise begge kalenderne ved siden av hverandre eller overlappet i Office Outlook 2010.

Oppgaver    Bruk en oppgaveliste til å spore informasjon om prosjekter og andre gjøremålsaktiviteter for gruppen. Du kan tilordne oppgaver til brukere og spore status og prosent fullført etter hvert som oppgaven nærmer seg slutten. Hvis du bruker et e-post- eller oppgavebehandlingsprogram som er kompatibelt med Office SharePoint-teknologier, kan du vise og oppdatere oppgavene fra området i det andre programmet. Du kan for eksempel opprette en oppgaveliste for organisasjonens budsjettprosess og deretter vise og oppdatere den i Office Outlook 2010 sammen med de andre oppgavene.

Prosjektoppgaver    Bruk en prosjektoppgaveliste til å lagre oppgaveinformasjon med en Gantt-visning og fremdriftslinjer. Du kan spore status og prosent fullført etter hvert som oppgaven nærmer seg slutten. Hvis du bruker et e-post- eller oppgavebehandlingsprogram som er kompatibelt med SharePoint-teknologier, kan du vise og oppdatere prosjektoppgavene fra området i det andre programmet. Du kan for eksempel opprette en prosjektoppgaveliste på området for å identifisere og tilordne arbeidet med å opprette en opplæringshåndbok, og deretter kan du spore organisasjonens fremdrift fra Office Project 2010.

Problemsporing    Bruk en problemsporingsliste til å lagre informasjon om bestemte problemer, for eksempel kundestøtteproblemer, og spore deres fremdrift. Du kan tilordne problemer, kategorisere dem og relatere problemer til hverandre. Du kan for eksempel opprette en problemsporingsliste for å behandle problemer med kundestøtte og løsninger. Du kan også kommentere problemer hver gang du redigerer dem, og på den måten kan du lage en logg over kommentarene uten å endre den opprinnelige beskrivelsen av problemet. En kundestøtterepresentant kan for eksempel registrere hvert tiltak som er gjort for å forsøke å løse problemet, og resultatene av de ulike tiltakene. Du kan også bruke en problemsporingsliste sammen med en arbeidsflyt med tre statuser til å hjelpe organisasjonen med å behandle problem- eller prosjektsporing.

Undersøkelse    Bruk en undersøkelse til å samle inn tilbakemelding, for eksempel en undersøkelse om ansattes trivsel. Du kan utforme spørsmål på flere måter, og du kan vise en oversikt over tilbakemeldingen. Hvis du har installert et regneark- eller databaseprogram som er kompatibelt med SharePoint-teknologier, kan du eksportere resultatene for å analysere dem ytterligere.

Egendefinert    Bruk en egendefinert liste hvis du vil begynne på en liste helt forfra. Du kan også opprette en egendefinert liste som er basert på et regneark, hvis du har et regnearkprogram som er kompatibelt med SharePoint-teknologier. Du kan for eksempel importere en liste fra Office Excel 2010 som du opprettet for å lagre og behandle kontrakter med leverandører.

Egendefinert liste i dataark    Visning Bruk egendefinert liste i dataarkvisning til å opprette en tom liste, som ligner på en egendefinert liste, men for å vise listen i dataarkvisning som standard. Dataarkvisning har et datarutenett der du kan vise og redigere data som rader og kolonner. Du kan legge til og redigere rader og kolonner, bruke filtre og sorteringsrekkefølger, vise beregnede verdier og totalsummer og enkelt redigere data i rutenettceller. Du må ha Office 2010 installert på en 32-biters klientdatamaskin og en webleser som har støtte for ActiveX-kontroller for å kunne bruke dataarkvisning. Du kan finne mer informasjon om hvordan du bruker dataarkvisning i Hjelp for dataark, som du kan vise ved å vise en liste i dataarkvisning og klikke Hjelp på statuslinjen.

Statusliste    Bruk en statusliste til å vise og spore målene i prosjektet. Listen inneholder et sett med fargede ikoner som angir i hvilken grad målene er nådd.

Rundskriv    Bruk rundskrivlisten til å sende informasjon, inkludert bekreftelsesstempler, til gruppemedlemmene.

Microsoft IME-ordliste    Bruk Microsoft IME-ordlisten når du vil bruke data i listen som en Microsoft IME-ordliste. Du kan konvertere kolonneelementer av typen Les til Vis ved å bruke Microsoft IME, og vise innholdet i Kommentar i kommentarvinduet i IME. Dataene kan kobles til en bestemt URL-adresse.

Innholdsliste for PerformancePoint    Bruk en innholdsliste for PerformancePoint til å lagre instrumentbordelementer, for eksempel målstyringer, rapporter, filtre, instrumentbordsider og andre instrumentbordelementer du oppretter ved å bruke instrumentbordutforming for PerformancePoint.

Språk og oversettere    Bruk en liste over språk og oversettere med en arbeidsflyt for oversettingsbehandling i et bibliotek for oversettingsbehandling. Arbeidsflyten bruker listen til å tilordne oversettelsesoppgaver til oversetteren som er angitt i listen for hvert språk. Du kan opprette denne listen manuelt, eller du kan velge å få denne listen opprettet automatisk når du legger til en arbeidsflyt for oversettelsesbehandling i et bibliotek for oversettelsesbehandling.

KPI-liste    Bruk en KPI-liste til å spore sentrale ytelsesindikatorer som du kan bruke til å foreta rask evaluering av fremdrift i forhold til målbare mål. Du kan konfigurere KPI-lister slik at de sporer ytelse ved hjelp av fire datakilder: manuelt registrerte data, data i en SharePoint-liste, data i Microsoft Office Excel-arbeidsbøker eller data fra Analysis Services – en komponent i Microsoft SQL Server. Når KPI-listen er opprettet, kan du bruke den til å vise statusen for indikatoren på en instrumentbordside.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Organisere lister på et område

Du kan bruke funksjonene for lister på mange måter, og hvordan du bruker dem, avhenger av størrelsen og antallet av lister du har og behovene i organisasjonen.

Lagre mange elementer i en liste

Det kan hende du ønsker at én stor liste skal tjene ulike formål. Dere kan for eksempel ha et stort antall tekniske problemer som skal spores på tvers av organisasjonen, og problemene kan gjelde flere prosjekter og grupper.

Bruk én liste i disse tilfellene:

  • Gruppen trenger å se oppsummeringsinformasjon om listeelementer eller ulike visninger for det samme settet av elementer. For eksempel kan en leder ønske å se fremdriften for alle tekniske problemer for en organisasjon eller se alle problemene som ble rapportert i samme periode.
  • Brukere ønsker å bla i eller søke etter problemene på samme sted på et område.
  • Du ønsker å bruke de samme innstillingene for listeelementene, for eksempel sporing av versjoner eller krav om godkjenning.
  • Gruppene som arbeider med listen, har felles, lignende egenskaper, for eksempel samme nivå for tillatelser. Det kan bli brukt unik tillatelse for spesifikke listeelementer, men hvis nivåene for tillatelser varierer mye, bør du vurdere flere lister.
  • Du ønsker å analysere informasjon om listen eller motta konsoliderte oppdateringer for listen. Du kan motta varsler når listeelementer endres, eller vise endringer for en liste ved å bruke RSS-teknologi. RSS-feeder gjør det mulig for medlemmer i arbeidsgruppen å se på én liste over informasjon som er endret.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Opprette flere lister

Det kan være en fordel med flere lister der det er klare forskjeller mellom elementene du vil behandle eller mellom brukergruppene som arbeider med dem.

Bruk flere lister i disse tilfellene:

  • Du forventer ikke at brukere trenger felles oppsummeringer for elementene.
  • Brukergruppene som arbeider med informasjonen, er distinkte og har ulike tillatelsesnivåer.
  • Du må bruke ulike innstillinger, for eksempel versjonskontroll eller godkjenning, på flere sett av elementer.
  • Du trenger ikke å analysere elementene samlet eller motta konsoliderte oppdateringer for listen.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Organisere elementer i en liste

Her følger noen av de måtene du kan organisere lister og listeelementer på:

Legge til kolonner    Du kan hjelpe gruppen med å finne de elementene som er viktigst, ved å legge til kolonner i listen. Du kan for eksempel legge til Prosjekt-kolonnen i en liste, slik at det blir enklere for brukere som arbeider på bestemte prosjekter, å vise og arbeide med elementene. Det kan også lønne seg å legge til flere kolonner hvis du vil samle inn mer informasjon for hvert listeelement, for eksempel navnet på avdelingen eller navnet på en ansatt.

Hvis du har flere elementer i en liste, kan du vurdere å indeksere visse kolonner for å forbedre ytelsen når du viser flere elementer eller bytter visning. Denne funksjonen endrer ikke måten elementer organiseres på, men den kan gjøre det enklere for organisasjoner å lagre et stort antall elementer i en liste. Indeksering kan imidlertid øke størrelsen på databasen.

Opprette visninger    Du kan bruke visninger hvis medlemmene av gruppen ofte trenger å se data på en bestemt måte. Visninger benytter kolonner for å sortere, gruppere og vise data. Du kan også velge hvor mange elementer som vises på én gang i hver visning. For eksempel kan brukere bla i en liste i grupper på 25 eller 100 elementer per side avhengig av hva de foretrekker og av hastigheten på forbindelsen.

Visninger gir deg fleksibilitet til å lagre et stort antall elementer i en liste, men slik at du ser bare de delsettene du ønsker på et bestemt tidspunkt, for eksempel bare de problemene som ble rapportert dette året, eller bare de aktuelle hendelsene i en kalender. Du kan opprette personlige visninger som bare er tilgjengelige for deg, og hvis du har tillatelse til å endre en liste, kan du opprette fellesvisninger som er tilgjengelige for alle.

Opprette mapper    Du kan legge til mapper i de fleste typer lister hvis områdeeieren har tillatt opprettelse av mapper. Dette er særlig nyttig hvis listeelementene kan deles inn på en bestemt måte, for eksempel etter prosjekt eller gruppe. Mapper kan gjøre det enklere for brukere å få oversikt over og behandle listeelementene. SharePoint-teknologier har en trevisning som gjør at brukere kan navigere på områder og i lister på samme måte som de arbeider med mapper på harddisken. Hver avdeling kan for eksempel ha en egen mappe.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Neste trinn

Når du nå har en oversikt over lister, kan du utføre følgende vanlige og nyttige oppgaver med lister.

  • Opprette eller slette en opprinnelig liste, en ekstern liste og listerelasjoner
  • Opprette eller slette kolonner, mapper og visninger
  • Opprette ulike typer lister, for eksempel kalendere og diskusjonstavler
  • Opprette og administrere prosjektoppgavelister
  • Legge til, redigere eller slette elementer i lister
  • Behandle en liste med mange elementer
  • Konfigurere visninger per plassering
  • Arbeide med listemaler og innholdstyper
  • Synkronisere en SharePoint-liste på datamaskinen med klientprogrammer
  • Angi tillatelser og avanserte innstillinger i en liste
  • Tilpasse brukertilgang til mapper og listeelementer
  • Bruke arbeidsflyter med en liste

Til toppen av siden Til toppen av siden

 
 
Gjelder:
SharePoint Online for virksomheter, SharePoint Online for yrkesutøvere og små bedrifter