Hvis du er eier av et gruppeområde, kan det være lurt å lage en ledelsesmodell for policyene, prosessene, rollene og ansvarsområdene for området.
I denne artikkelen
Hva er ledelse?
En viktig, men ofte usynlig del av ethvert område er ledelsesmodellen, settet med policyene, rollene og ansvarsområdene og prosessene som du etablerer for å bestemme hvordan medlemmene i gruppen bruker SharePoint.
Mange organisasjoner har en ledelsesmodell for områder på Sentraladministrasjon- eller områdesamlingsnivå som kan opprettes og vedlikeholdes av et IT-avdeling eller en IT-gruppe.
Hvis du er områdeeier av et sekundært område i en områdesamling, for eksempel et gruppeområde, er det lurt å lage en annen ledelsesmodell for å løse bestemte problemer.
En ledelsesmodell gjør det enklere å oppnå følgende:
- La områdebrukerne få vite når de bør opprette et nytt sekundært område i stedet for å opprette en liste eller annet områdeinnhold.
- Sørge for at sekundære områder og innhold fjernes når dette er foreldet, i stedet for at det tar opp lagringsplass og gjør søkeresultater mindre relevante.
- Sørge for at de riktige personene har tilgang til riktig innhold.
- La eiere av sekundære områder få vite hvilke maler og temaer de kan bruke.
- Få en problemfri overføring av eierskap av et område fra én person til en annen.
Elementene i en ledelsesmodell
Ledelsesmodellen må inkludere emner som disse:
- Områdeoppretting
- Behandling av tillatelser
- Informasjonsarkitektur
- Livssyklus for og pensjonering av området
- Lagringsgrenser
- Klassifisering av informasjon
- Tilpassing
- Databeskyttelse
- Navigasjon
- Søk
- Roller og ansvar for å støtte området
Det kan hende at enkelte av disse spørsmålene allerede er besvart for deg av ledelsesmodellen på områdesamlings- eller organisasjonsnivå, for eksempel hvor mye lagringsplass du har for området, og hvilke typer tilpassinger du kan gjøre med utseendet og funksjonaliteten til området. Andre spørsmål er kanskje ikke relevante, avhengig av hvor komplisert gruppeområdet er, og hvor mange som bruker det. Selv om du ikke trenger å ta beslutninger om disse emnene, er det likevel en god idé å vite hvilke beslutninger som er tatt, slik at du kan informere områdebrukerne og håndheve policyer på en passende måte.
Her er enkelte ting du bør vurdere når du konfigurerer et nytt område.
Oppretting av sekundære områder
Du vil kanskje at gruppemedlemmer skal kunne opprette sekundære områder under gruppeområdet for bruk på bestemte prosjekter.
Muligheten til å kunne opprette nye sekundære områder spontant kan være en stor fordel for gruppen, men oppretting av områder uten begrensninger kan komme ut av kontroll. Når det er for mange sekundære områder, kan det oppstå problemer, for eksempel:
- Det er vanskelig for brukere å finne eller å være sikker på at de har funnet det riktige sekundære området.
- Det kan hende at informasjon dupliseres i flere sekundære områder og legger beslag på dyr lagringsplass og krever ekstraarbeid for vedlikehold.
- Det kan være foreldet informasjon i sekundære områder, kanskje i årevis, og den vises kanskje i søkeresultater. Det kan være vanskelig å vite hvilken versjon av informasjonen som er riktig.
- Behandling av tillatelser for et stort antall sekundære områder kan være svært tidkrevende, og det kan hende at brukere ved en feil får tilgang til informasjon som de ikke skulle hatt tilgang til.
- Når ansatte forlater gruppen, kan det hende at sekundære områder de har opprettet, blir værende igjen og skaper forvirring og forurenser søkeresultatene for de gjenværende områdebrukerne.
Du kan spare tid og energi hvis du angir policyer for oppretting av områder som besvarer følgende spørsmål:
- Hvem kan opprette sekundære områder?
- Må nye sekundære områder godkjennes på forhånd? Hva er kriteriene for godkjenning hvis dette er tilfelle, og hvem gir denne godkjenningen?
- Skal nye sekundære områder bruke etablerte maler og temaer?
- Hvor mye informasjon kan lagres i et område? (Hvor mye diskplass kan den ta opp på serveren?)
- Hva er reglene for å inkludere navigasjonsstrategier i området?
- Hvor lenge skal informasjon lagres i sekundære områder før den slettes eller arkiveres?
Behandling av tillatelser
Integriteten, konfidensialiteten og personvernet for organisasjonens kritiske informasjon er avhengig av hvor sikkert du gjør området, spesielt hvem du velger å gi tilgang til området til.
Å gi og begrense tilgang til området kalles behandling av tillatelser, og det er ett av de viktigste ansvarsområdene du har som områdeeier.
Her er noen tips du bør tenke på når du utarbeider en tillatelsesstrategi.
- Følg prinsippet om minst mulig tilgang: Gi brukerne de laveste tillatelsesnivåene de trenger for å utføre oppgavene de er tildelt.
- Gi brukere tilgang ved å legge dem til i standardgrupper (for eksempel Medlemmer, Besøkende og Eiere). Gjør de fleste til medlemmer av Medlemmer-gruppen, og begrens antallet personer i Eiere-gruppen.
- Bruk tillatelsesarv til å opprette et ryddig hierarki som er lett å visualisere. Det vil si at du bør unngå å gi tillatelser til personer, men i stedet arbeide med grupper. Når det er mulig, bør sekundære områder arve tillatelser fra gruppeområdet i stedet for å ha unike tillatelser.
- Organiser innholdet slik at det drar nytte av tillatelsesarv: Vurder å segmentere innholdet etter sikkerhetsnivå. Opprett et område eller et bibliotek spesielt for sensitive dokumenter i stedet for å ha dem spredt i et større bibliotek og beskyttet av unike tillatelser.
Informasjonsarkitektur
Informasjonsarkitekturen til et område er som innholdsfortegnelsen i en bok: Den bestemmer hvordan informasjonen i området (websider, dokumenter, lister og data) er organisert og presenteres for brukerne av området. Informasjonsarkitektur registreres ofte som en hierarkisk liste over områdeinnhold, søkenøkkelord, datatyper og andre begreper.
Når du skal lage en informasjonsarkitektur, må du analysere informasjonen som skal presenteres i området. Her er noen spørsmål du kan bruke til å utvikle en informasjonsarkitektur:
- Hvilken type innhold skal du ha i området? Hvordan kommer dette til å bli til sekundære områder, lister biblioteker og så videre?
- Hvordan skal informasjon presenteres i området?
- Hvordan skal områdebrukere navigere i området?
- Hvordan skal informasjon rettes mot bestemte målgrupper?
- Hvordan skal søk konfigureres og optimaliseres?
En del av informasjonsarkitekturen kan inkludere klassifisering av informasjon.
Hvis informasjonen har stor verdi for firmaet, krever spesielle sikkerhetstiltak eller omfattes av bestemte lover, kan det hende at du ønsker å lage et klassifiseringssystem for å identifisere bestemte innholdstyper som må behandles med omhu.
Når du har organisert informasjon i bestemte lister og biblioteker, kan du bruke ledelsesfunksjoner til å administrere hvordan innholdes skal administreres, for eksempel:
Kreve utsjekking av filer
Når du krever utsjekking av en fil, sikrer du at bare én person kan redigere filen til den er sjekket inn. Når du krever at dokumenter skal sjekkes ut, unngår du at flere brukere gjør endringer samtidig, noe som kan skape redigeringskonflikter og føre til forvirring. Krav om innsjekking kan også bidra til å minne gruppemedlemmer på å legge til en kommentar når de sjekker inn en fil, slik at du lettere kan spore hva som er endret i hver versjon.
Spore versjoner
Hvis du trenger å beholde tidligere versjoner av filer, kan biblioteker være til hjelp når du skal spore, lagre og gjenopprette filene. Du kan velge å spore alle versjoner på samme måte, eller du kan velge å angi noen versjoner som hovedversjoner, for eksempel en versjon med et nytt kapittel i en håndbok, og noen som underordnede versjoner, for eksempel en versjon med en rettet stavefeil. Du kan bidra til å administrere lagringsplass ved å velge antallet for hver type versjon du ønsker å lagre.
Kreve godkjenning av dokumenter
Du kan angi at et dokument må godkjennes. Dokumenter har ventestatus til de er godkjent eller forkastet av noen som har tillatelse til å gjøre dette. Du kan bestemme hvilke brukergrupper som kan vise et dokument før det er godkjent. Denne funksjonen kan være nyttig hvis biblioteket inneholder viktige retningslinjer eller fremgangsmåter som må være endelige før andre ser dem.
Holde deg informert om endringer
Biblioteker støtter RSS-teknologi, slik at medlemmer i arbeidsgruppen automatisk kan motta og vise oppdateringer, eller feeder, av nyheter og informasjon på ett sted. Du kan bruke RSS-teknologi til å bli varslet om endringer i biblioteket, for eksempel når filer som er lagret i biblioteket, endres. Med RSS-feeder kan medlemmer i arbeidsgruppen vise en konsolidert liste over filer som er endret. Du kan også opprette e-postvarsler, slik at du blir varslet når filer endres.
Opprette arbeidsflyter
Et dokumentbibliotek eller en innholdstype kan bruke arbeidsflyter som organisasjonen har definert for forretningsprosesser, for eksempel behandling av dokumentgodkjenning eller gjennomsyn. Gruppen kan bruke forretningsprosesser på dokumentene. Disse kalles arbeidsflyter og angir handlinger som må utføres i rekkefølge, for eksempel godkjenning eller oversetting av dokumenter. En arbeidsflyt er en automatisk prosess der dokumenter eller elementer flyttes gjennom en sekvens med handlinger eller oppgaver. Som standard er tre arbeidsflyter tilgjengelige for biblioteker: Godkjenning, som brukes til å distribuere et dokument til en gruppe personer for godkjenning, Samle inn tilbakemelding, som brukes til å distribuere et dokument til en gruppe personer for tilbakemelding og returnere det til personen som startet arbeidsflyten, som en kompilering, og Samle inn signaturer, som brukes til å distribuere et dokument til en gruppe personer for å samle inn de digitale signaturene deres.
Definere innholdstyper
Hvis gruppen arbeider med flere typer filer, for eksempel regneark, presentasjoner og dokumenter, kan du utvide funksjonaliteten til biblioteket ved å aktivere og definere flere innholdstyper. Innholdstyper skaper fleksibilitet og konsekvens på tvers av flere biblioteker. Hver innholdstype kan angi en mal og til og med arbeidsflytprosesser. Malene fungerer som et utgangspunkt for formatering og eventuell standardtekst samt for egenskaper som gjelder dokumenter av denne typen, for eksempel avdelingsnavn eller kontraktnummer.
Revisjonssporing
Hvis du har en gruppe sensitive filer og det hadde vært nyttig å vite hvordan dokumentene ble brukt, kan du definere en policy som gjør at du kan aktivere revisjonssporing av hendelser, for eksempel endring, kopiering og sletting av filer.
Livssyklus for og pensjonering av området
Områder som for eksempel dokumentarbeidsområder og diskusjoner beholdes ofte etter at de ikke er nyttige lenger, og tar opp verdifull lagringsplass og forurenser søkeresultater. Det er lurt å lage en tidsplan for gjennomgang av områder og innholdet i dem (minst én gang i året) for å se om de bør beholdes.
Det er nyttig å huske at den overordnede ledelsesmodellen til organisasjonen også kan brukes til å oppdage områder som er foreldet. En systemansvarlig kan for eksempel automatisk slette områder som ikke har blitt brukt på 90 dager. Som områdeeier bør du få en advarsel via e-post om at dette kommer til å skje.
Lagringsgrenser
En systemansvarlig kan ha satt en grense på hvor mye disklagringsplass gruppen kan bruke. Du må finne ut om det er en grense, og hvis det er tilfelle, må du avgjøre hvordan du vil fordele lagringsplassen mellom områder, sider og biblioteker.
Som standard er det en grense på 50 MB i SharePoint Server på størrelsen på et enkeltdokument som kan lastes opp til et dokumentbibliotek. I tillegg varsles gruppeområdeeiere som standard når 90 % av lagringskvoten er brukt.
Når du vet hva grensene er, kan du bruke funksjoner som versjons- eller revisjonssporing til å sørge for at området er innenfor dem.
Tilpassing
Organisasjonen har sannsynligvis standardiserte logoer, områdemaler eller områdeoppsett som fortrekkes eller er obligatoriske. Hvor langt kan brukerne gå når de tilpasser utseendet på områdene og sidene sine?
For å kontrollere tilpassing kan det hende at du velger å begrense hvem i gruppen som har tillatelse til å tilpasse, eller at du velger å bruke standardiserte sideoppsett for å sikre at bestemte krav oppfylles, for eksempel at navnet på områdeeieren vises øverst til venstre i alle områder.
Det kan også hende at du vil angi retningslinjer om funksjonene personer kan bruke i sekundære områder. Du kan for eksempel be dem om ikke å bruke webdeler som krever tilpasset kode.
I den andre enden av skalaen kan det hende at du vil gi alle i gruppen SharePoint Designer, slik at de kan foreta alle endringene de ønsker.
Navigasjon
Navigasjonselementer hjelper brukere med å bla gjennom innhold de trenger. To navigasjonselementer som du kan tilpasse, er den øverste koblingslinjen og hurtigstartlinjen.
Ved å bruke innstillingssidene for hver liste eller hvert bibliotek kan du velge hvilke lister og biblioteker som skal vises på hurtigstartlinjen. Du kan også endre rekkefølgen på koblinger, legge til eller slette koblinger og legge til eller slette delene som koblingene er organisert i. Hvis du for eksempel har for mange lister i Liste-delen, kan du legge til en ny del for Oppgavelister der du kan ta med koblinger til oppgavelistene.
Den øverste koblingslinjen gjør det mulig for brukere av området å flytte til andre områder i områdesamlingen ved at det vises en rad med faner øverst på hver side i området. Når du oppretter et nytt område, kan du velge om du vil inkludere området på den øverste koblingslinjen i det overordnede området, og om du vil bruke den øverste koblingslinjen fra det overordnede området.
Søk
Innhold vises mange steder, blant annet i områder, lister, biblioteker, webdeler og kolonner. Når noen søker i området, vises som standard alt innhold i området og eventuelle sekundære områder i søkeresultatene.
Som områdeeier kan du velge om innholdet i området ditt skal vises i søkeresultater. Når du hindrer at innholdet i et område vises i søkeresultater, hindrer du også at innholdet i alle sekundære områder under det vises i søkeresultater.
Innhold med begrensede tillatelser vises som standard ikke i søkeresultatene til brukere som ikke har tillatelse til å lese det. Du kan endre dette slik at begrenset innhold vises i søkeresultatene, men brukere kan ikke åpne innhold som de ikke har tilgang til.
Til toppen av siden
Roller og ansvar for å støtte området
Det er lurt å definere roller og ansvarsområder for å redusere kaoset som kan oppstå i et område når gruppemedlemmer kommer og går. Her er noen av tingene det er lurt å angi om hvem som skal gjøre hva i området:
- Opplæring: Grunnleggende opplæring i navigasjon, søking og dokumentbehandling kan være svært nyttig for personer som ikke har brukt produktet før.
- Støtte: Det kan hende at du ønsker en angitt ekspert i gruppen som kan feilsøke problemer og kontakte systemansvarlig ved behov.
- Overholdelse av juridiske eller interne retningslinjer: Noen ganger dreier dette seg bare om å ha oppdaterte koblinger til de aktuelle retningslinjene, men det kan være nyttig å ha en person som har ansvaret for dette.
Databeskyttelse
Funksjoner for sikkerhetskopiering og gjenoppretting beskytter dataene mot tap ved et uhell. Hyppighet for sikkerhetskopiering og hastighet og nivå for gjenoppretting er angitt av systemansvarlig.
Til toppen av siden
