Lære hvordan du importerer eller kobler til data

Det kan hende at dataene som du vil bruke i Microsoft Office Access 2007-databasen, allerede finnes i et annet format eller i en egen Office Access 2007-database. Det kan for eksempel være at du har informasjon lagret i en Microsoft Office Excel 2007-arbeidsbok eller i en Windows SharePoint Services 3.0-liste. Hvis du vil bruke disse dataene i Office Access 2007, kan du importere dataene eller koble til dataene. Når du importerer data, plasseres en kopi av dataene i en tabell i databasen. Når du kobler til data, forblir dataene i det opprinnelige formatet, og dataene er tilgjengelige direkte i Office Access 2007 som om dataene befinner seg i en lokal tabell, med noen unntak som beskrives i delen Koble til data i et annet format.

Hva vil du gjøre?


Importere data

Når du importerer data, plasseres en kopi av disse dataene i en ny eller eksisterende tabell uten at kildefilen endres. Du kan importere data fra en Office Excel 2007-arbeidsbok, fra en tabell i en annen Access-database, fra en Windows SharePoint Services 3.0-liste eller fra andre kilder. Når du skal importere data, velger du vanligvis mellom kommandoene som er tilgjengelige i gruppen Hent eksterne data i kategorien Eksterne data.

Hvis du arbeider med en mal som du har åpnet fra Access eller lastet ned fra Microsoft Office Online-området, kan det hende at du ser en knapp i malen som du kan bruke til å importere data. Noen maler inkluderer for eksempel et Kontaktliste-skjema med en knapp kalt Legg til fra Outlook som du kan bruke til å importere kontakter direkte fra Office Outlook 2007.

Importere data i en eksisterende tabell

  1. Klikk Microsoft Office Knappesymbol, og klikk deretter Åpne.
  1. I dialogboksen Åpne velger og åpner du databasen.
  2. I kategorien Eksterne data velger du gruppen Importer og klikker kommandoen for filtypen som du skal importere. Hvis du for eksempel skal importere data fra et Excel-regneark, klikker du Excel. Hvis du ikke ser den ønskede programtypen, klikker du Mer.

Dialogboksen Hent eksterne data vises.

 Obs!   Hvis du ikke finner den riktige formattypen under Importer, må du kanskje starte programmet du brukte til å opprette dataene med, og deretter bruke dette programmet til å lagre dataene i et vanlig filformat (for eksempel en tekstfil med skilletegn (tekstfil med skilletegn: En fil som inneholder data der de enkelte feltverdiene er atskilt med et tegn, for eksempel komma eller tabulator.)) før du kan importere disse dataene til Access.

  1. I dialogboksen Hent eksterne data klikker du Bla gjennom for å finne kildedatafilen, eller du skriver inn hele banen til kildedatafilen i Filnavn-boksen.
  2. Klikk det ønskede alternativet under Angi hvordan og hvor du vil lagre dataene i den gjeldende databasen. Du kan opprette en ny tabell som bruker de importerte dataene, tilføye dataene i en eksisterende tabell eller opprette en koblet tabell som inneholder en kobling til datakilden.

En veiviser starter for de fleste filformater. Hvis du importerer fra en Access-database, vises imidlertid dialogboksenImporter objekt. Du foretar valg i dialogboksen, og deretter fortsetter du til trinn 8. Ellers fortsetter du til trinn 6.

  1. Følg instruksjonene på de neste sidene i veiviseren. Den nøyaktige prosessen avhenger av de valgte importalternativene.
  2. På den siste siden i veiviseren klikker du Fullfør.
  3. På den siste siden i veiviseren kan det være at du blir bedt om å lagre detaljene for disse importtrinnene. Hvis du tror at du vil utføre den samme importoperasjonen i fremtiden, merker du av for Lagre importtrinn, og deretter angir du detaljene og klikker Lagre import. Du kan deretter gjenta operasjonen senere på en enkel måte ved å klikke Lagrede importer i gruppen Importer i kategorien Eksterne data. Hvis du ikke vil lagre detaljene for operasjonen, klikker du Lukk.

Hvis du vil ha mer detaljert informasjon om hvordan du importerer data i Access, se artiklene Importere eller koble til data i en Excel-arbeidsbok, Importere fra eller koble til en SharePoint-liste, Importere eller koble til data i en annen Access-database, eller klikk koblingene til artiklene i delen Se også.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Importere adressebokdata fra Outlook

Noen maler inkluderer et Kontaktliste-skjema med en knapp kalt Legg til fra Outlook. Du kan bruke knappen Legg til fra Outlook til å importere kontakter direkte fra adresseboken i Outlook.

  1. I skjemaet klikker du knappen Legg til fra Outlook.
  2. Hvis dialogboksen Velg profil vises, velger du et profilnavn, og deretter klikker du OK.

 Obs!   Det kan hende at du ser den følgende meldingen: Et program prøver å få tilgang til e-postadressene du har lagret i Outlook. Vil du tillate det? Hvis det er uventet, kan det være et virus og du bør velge Nei. Hvis du ser denne meldingen og skal velge flere kontakter, kan det være nyttig å merke av for Tillat tilgang for og deretter velge en kort tidsperiode, for eksempel 5 minutter. Når du gjør dette, tillater du tilgang til lagrede e-postadresser i Outlook bare i den angitte tidsperioden. Når du er ferdig, klikker du Ja.

  1. I dialogboksen Velg navn å legge til dobbeltklikker du navnene som du vil legge til, og deretter klikker du OK.

Navnene legges til i skjemaet.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Koble til data i et annet format eller en annen database

Når du kobler til data i et annet format, lagres dataene fortsatt i det opprinnelige formatet, og de vises som en koblet tabell i databasen. For de fleste filformater betyr dette at du kan vise og endre dataene ved hjelp av Office Access 2007 eller det opprinnelige programmet som opprettet dataene, fordi begge arbeider med de samme fysiske dataene. Du kan imidlertid ikke endre koblede data som er lagret i Excel, ved hjelp av Office Access 2007 – du kan bare vise dataene. Hvis du vil endre dataene, må du bruke Excel.

Opprette en koblet tabell

  1. Klikk Microsoft Office Knappesymbol, og klikk deretter Åpne.
  1. I dialogboksen Åpne velger og åpner du databasen.
  2. I kategorien Eksterne data velger du gruppen Importer og klikker kommandoen for filtypen som du vil koble til. Hvis du for eksempel vil koble til data i et Excel-regneark, klikker du Excel. Hvis du ikke ser den ønskede programtypen, klikker du Mer.

Dialogboksen Hent eksterne data vises.

 Obs!   Hvis du ikke finner den riktige formattypen under Importer, må du kanskje starte programmet du brukte til å opprette dataene med, og deretter bruke dette programmet til å lagre dataene i et vanlig filformat (for eksempel en tekstfil med skilletegn (tekstfil med skilletegn: En fil som inneholder data der de enkelte feltverdiene er atskilt med et tegn, for eksempel komma eller tabulator.)) før du kan koble til disse dataene i Access.

  1. I dialogboksen Hent eksterne data klikker du Bla gjennom for å finne kildedatafilen, eller du skriver inn hele banen til kildedatafilen i Filnavn-boksen.

En veiviser starter for de fleste filformater. Hvis du kobler til data i en Access-database, vises imidlertid dialogboksen Koble tabeller. Du foretar valg i dialogboksen, og deretter fortsetter du til trinn 8. Ellers fortsetter du til trinn 5.

  1. Under Angi hvordan og hvor du vil lagre dataene i den gjeldende databasen klikker du Koble til datakilden ved å opprette en koblet tabell. Legg merke til at Access bare kan koble til enkelte filformater, så det kan hende at dette alternativet ikke er tilgjengelig for det aktuelle filformatet.
  2. Følg instruksjonene på de neste sidene i veiviseren. Den nøyaktige prosessen avhenger av de valgte koblingsalternativene.
  3. På den siste siden i veiviseren klikker du Fullfør.

Til toppen av siden Til toppen av siden

 
 
Gjelder:
Access 2007