Grunnleggende oppgaver i SharePoint Online for Office 365 for virksomheter

Her er noen grunnleggende oppgaver og informasjon som hjelper deg med å lære hvordan du bruker SharePoint Online for Office 365 for virksomheter.

---

• Innføring i SharePoint Online
• Delene i et område
• Områdekjennetegn som påvirker opplevelsen
• Tillatelser og tilgang
• Legge til innhold i et område
• Administrere og arbeide med innhold

---

Innføring i SharePoint Online

SharePoint Online gir ansatte én enkelt integrert plassering der de kan samarbeide med gruppemedlemmer, dele kunnskap og finne organisasjonsressurser og -informasjon på en effektiv måte.

Når du begynner, består SharePoint Online-området av minst et område på øverste nivå som administratoren for områdesamlingen har opprettet, og det kan inneholde ett eller flere sekundære områder under dette. Du kan basere områdene dine på én av mange områdemaler, og hvis du har de riktige tillatelsene, kan du opprette forskjellige sekundære områder.

Området på øverste nivå kan for eksempel være et gruppeområde som organisasjoner eller grupper kan bruke til å komme i kontakt med hverandre og samarbeide på dokumenter og andre filer. Du og medarbeiderne kan blant annet bruke gruppeområdet til å lagre dokumenter og dele dem med andre brukere, publisere offisielle kunngjøringer, planlegge møter, spore oppgaver og problemer og lagre informasjon i lister. Under gruppeområdet kan du ha en gruppeblogg der ansatte kan dele informasjon, eller et arbeidsområde for sosialt møte for å organisere gruppearrangementer, firmamøter og så videre.

Til toppen av siden

Delene i et område

Et område er en gruppe med relaterte websider der gruppen kan arbeide med prosjekter, lagre data og dokumenter og dele informasjon. Gruppen kan for eksempel ha sitt eget område der den lagrer tidsplaner, filer og informasjon om fremgangsmåter. Alle SharePoint-områder har felleselementer du bør kjenne for å komme i gang: Lister, biblioteker, webdeler og visninger.

Lister    En liste er en webområdekomponent der organisasjonen kan lagre, dele og administrere informasjon. Du kan for eksempel opprette en oppgaveliste for å spore arbeidstildelinger eller spore gruppearrangementer i en kalender. Du kan også gjennomføre undersøkelser eller være vert for diskusjoner på en diskusjonstavle.

Biblioteker    Et bibliotek er en spesiell type liste som brukes til å lagre filer og informasjon om filer. Du kan kontrollere hvordan dokumenter vises, spores, administreres og opprettes i biblioteker.

Visninger    Du kan bruke visninger til å se på elementene i en liste eller et bibliotek som teller mest for deg, eller som egner seg best til et bestemt formål. Du kan for eksempel opprette en visning av alle elementene i en liste som gjelder en bestemt avdeling, eller utheve bestemte dokumenter i et bibliotek. Du kan opprette flere visninger av en liste eller et bibliotek som personer kan velge fra. Du kan også bruke en webdel til å presentere en visning av en liste eller et bibliotek på en egen side i området.

Webdeler    En webdel er en modulær innholdsenhet som danner en grunnleggende byggeblokk for de fleste sidene i et område. Hvis du har tillatelse til å redigere sider i området, kan du bruke webdeler til å tilpasse området for visning av bilder og diagrammer, deler av andre websider, dokumentlister, tilpassede visninger av forretningsdata og mer.

Til toppen av siden

Områdekjennetegn som påvirker opplevelsen

Detaljene ved installasjon og konfigurasjon av SharePoint påvirker hva du ser, og hvilke alternativer som er tilgjengelige for deg i området.

Tillatelser    Hvis du er tilordnet tillatelsesnivået Full kontroll, har du en rekke alternativer når du skal administrere området. Hvis du er tilordnet tillatelsesnivået Bidra eller Les, er alternativene og tilgang til områdetinnhold mer begrenset. Mange av alternativene som beskrives i denne artikkelen, er ikke tilgjengelige for brukere med lesetillatelsesnivå, som gir brukere mulighet til å lese innhold, men ikke endre det. Fordi tillatelser er utformet for å være fleksible og tilpassbare, kan organisasjonen ha sine egne unike innstillinger.

Tilpassing    Organisasjonen kan ha tilpasset tillatelsene og varemerkingen av området eller til og med tilpasset områdenavigasjon og flyttet kontroller som Områdehandlinger-menyen til en annen plassering på siden. Tilsvarende kan organisasjonen ha bestemt seg for ikke å bruke båndfunksjonaliteten som ble innført i SharePoint 2010.

Versjonen av SharePoint    Denne artikkelen beskriver hvordan du kommer i gang med SharePoint Online for Office 365 for virksomheter. Hvis organisasjonen har abonnert på en annen Office 365-plan, eller hvis du bruker en tidligere versjon av SharePoint, kan du se Hjelp for denne planen eller versjonen.

Til toppen av siden

Tillatelser og tilgang

Du må ha de riktige tillatelsene for å få tilgang til området. Som standard får de fleste brukerne av området tillatelse til å bidra i området. Noen få personer har sannsynligvis tillatelse til å utforme området. Administratorer av områdesamlinger kan behandle tillatelser for personer i alle områder. Områdeeiere kan bare behandle tillatelser for personer i områdene de eier.

De grunnleggende tillatelsesnivåene i SharePoint er Full kontroll, Utforming, Bidra og Lesing. Tillatelsesnivåer er kombinasjoner av tillatelser som vanligvis er satt sammen basert på arbeidsoppgaver. Du kan for eksempel tilordne tillatelsesnivået Bidra til en bruker som skal legge til innhold i gruppeområdet, eller tillatelsesnivået Utforming til en bruker som skal utforme området. Hvis du vil ha mer informasjon om roller og tillatelsesnivåer, kan du se Veikart: Gi tillatelser for et område.

Til toppen av siden

Legge til innhold i et område

I enten gruppeområdet eller webområdet kan du legge til elementer i lister og filer i biblioteker ved hjelp av en webleser. Båndet inneholder knappene du bruker til å utføre de vanligste handlingene, og det er plassert nær toppen av siden på de fleste sidene i et område.

Knappene på båndet kan være nedtonet av en av følgende årsaker:

• Handlingen er ikke tilgjengelig eller er avhengig av en annen handling. Du må for eksempel merke av for et dokument før du kan sjekke det ut.
• Du har ikke tillatelse til å fullføre oppgaven.
• Funksjonen er ikke aktivert for området. Arbeidsflyter er for eksempel ikke aktivert på området.

Du kan også lagre filer i et bibliotek fra enkelte klientprogrammer som er kompatible med SharePoint Online. Du kan for eksempel lagre et Microsoft Word-dokument i et bibliotek i et SharePoint-område mens du arbeider i Word.

Hvis du vil legge til et element i en liste eller en fil i et bibliotek, må du ha tillatelse til å bidra til listen eller biblioteket. Hvis du vil vite hvordan organisasjonen bruker tillatelser og tillatelsesnivåer, må du spørre områdeeieren eller administratoren.

Når du legger til elementet eller filen, kan andre personer som har tillatelse til å lese listen, vise elementet eller filen hvis ikke godkjenning kreves. Hvis elementet eller filen krever godkjenning, lagres den i en ventetilstand i listen eller biblioteket inntil noen med riktige tillatelser godkjenner den. Hvis du allerede viser listen eller biblioteket når et element eller en fil legges til, kan det hende at du må oppdatere leseren for å se det nye elementet eller den nye filen.

I tillegg til å legge til innhold i eksisterende lister og biblioteker, kan du ha tillatelse til å opprette nye lister og biblioteker. Med liste- og bibliotekmaler kommer du raskt i gang. Avhengig av tillatelsesnivået kan du også opprette og tilpasse nye sider og områder.

Lister (inkludert kalendere og kontakter)

Selv om det finnes forskjellige typer lister, inkludert kalendere og kontaktlister, er fremgangsmåten for å legge til elementer i dem lik, så du trenger ikke å lære mange nye teknikker for å arbeide med forskjellige typer lister. Et listeelement inneholder tekst i en serie med kolonner, men noen lister tillater kanskje ikke at vedlegg legges til i elementet.

Legge til et element i en liste

1. Klikk kategorien Elementer på båndet i listen der du vil legge til elementet (i en kalender er det kategorien Hendelser).
2. Klikk Nytt element (Ny hendelse for en kalender).

    Tips!     En annen metode for raskt å legge til en hendelse i en kalender er å peke på datoen i kalenderen og deretter klikke Legg til.

3. Fyll ut de obligatoriske feltene og eventuelle andre du vil fylle ut.
4. Klikk Lagre.

Redigere eller slette et element i en liste

1. Pek på et element, og merk av for elementet.

    Tips!     Du kan utføre handlinger på flere elementer ved å merke av for flere elementer.

2. Klikk Rediger element eller Slett element i kategorien Elementer på båndet avhengig av hva du ønsker.

På mange typer områder er noen lister opprettet for deg. Disse standardlistene varierer fra diskusjonstavler til kalenderlister. Hvis du har tillatelse, kan du også opprette lister fra flere typer listemaler, som sparer deg tid ved å tilby ferdig struktur og innstillinger.

Opprette en liste

1. Hvis du vil opprette en liste, klikker du Områdehandlinger-menyen , og deretter klikker du Flere alternativer for oppretting.

    Obs!     Hvis du ikke ser Områdehandlinger-menyen, eller hvis alternativet for å opprette ikke vises, har du kanskje ikke tillatelse til å opprette lister.

2. Klikk ønsket listetype på Opprett-siden, for eksempel Koblinger.
3. Skriv inn et navn på listen. Fyll ut eventuelle andre felt du vil fylle ut, og klikk deretter Opprett.

Biblioteker

Et bibliotek er en plassering i et område der du kan opprette, samle, oppdatere og behandle filer sammen med andre i gruppen. Hvert bibliotek viser en liste over filer og nøkkelinformasjon om filene, slik at det blir enklere å bruke filene for å arbeide sammen.

Du kan legge til en fil i et bibliotek ved å laste den opp fra webleseren. Når du har lagt til filen i biblioteket, kan andre personer med riktig tillatelse se filen. Hvis du allerede viser biblioteket når en fil blir lagt til, må du oppdatere webleseren for å se den nye filen.

Hvis du bruker et program som er kompatibelt med SharePoint Online, kan du opprette en ny fil basert på en mal mens du arbeider i biblioteket. Du kan også lagre en fil i biblioteket fra et annet program, for eksempel SharePoint Workspace eller Microsoft Word.

Legge til en fil i et bibliotek

1. Klikk kategorien Dokumenter på båndet i biblioteket der du vil legge til filen.
2. Klikk Last opp dokument.
3. Bla til dokumentet, og klikk deretter OK.

 Tips!     Hvis du bruker et program som er kompatibelt med SharePoint Online, for eksempel Microsoft Word 2010, kan du dra og slippe dokumenter fra Windows Utforsker til dialogboksen Last opp dokument.

Redigere eller slette en fil i et bibliotek

1. Pek på en fil, og merk av for filen.
2. Klikk Rediger dokument eller Slett dokument i kategorien Dokumenter på båndet avhengig av hva du ønsker.

Et standardbibliotek, kalt Delte dokumenter, opprettes for deg når du oppretter mange typer områder. Delte dokumenter er et dokumentbibliotek som du kan bruke til å lagre flere typer filer. Du kan opprette flere biblioteker, for eksempel et bildebibliotek for lagring av bilder, hvis du har tillatelse til å administrere lister.

Opprette et dokumentbibliotek

1. Hvis du vil opprette et dokumentbibliotek, klikker du Områdehandlinger-menyen , og deretter klikker du Nytt dokumentbibliotek.

    Obs!    Hvis du ikke ser Områdehandlinger-menyen, eller hvis alternativet for å opprette ikke vises, har du kanskje ikke tillatelse til å opprette biblioteker.

2. Skriv inn et navn på biblioteket, fyll ut eventuelle andre felt du vil fylle ut, og klikk deretter Opprett.

 Obs!    Hvis du vil se andre typer biblioteker du kan opprette, klikker du Områdehandlinger, og deretter klikker du Flere alternativer for oppretting. Pek på et bibliotekalternativ for å se en beskrivelse av det.

Områder og sider

Et område kan ha et generelt formål, for eksempel å lagre tidsplaner, retningslinjer, filer og annen informasjon som gruppen ofte refererer til. Et område kan også ha et bestemt formål, for eksempel å holde oversikten over et møte, eller være vert for en blogg, der et medlem av organisasjonen ofte legger inn nyheter og ideer.

Organisasjonen kan dele områdeinnhold inn i unike områder som kan behandles separat. Hver avdeling i organisasjonen kan for eksempel ha sitt eget gruppeområde.

Du kan legge til innhold i områder ved å legge til lister og biblioteker. Hvis du har tillatelse, kan du også legge til sider i områder. Du kan vurdere å legge til webdel-sider (webdel-side: En spesiell type webside som inneholder én eller flere webdeler. En webdel-side konsoliderer data, for eksempel lister og tabeller, og webinnhold, for eksempel tekst og bilder, til en dynamisk informasjonsportal som er bygget rundt en felles oppgave.), slik at du kan bruke webdeler til raskt å legge til dynamisk innhold.

Hvis du har behov for å opprette nye områder, kan du velge blant flere typer områdemaler for å spare tid når du skal opprette et nytt område. Om du kan opprette områder og sekundære områder avhenger av hvordan organisasjonen har satt opp sine områder og tillatelsene til å opprette dem.

Opprette et område

1. Hvis du vil opprette et område, klikker du Områdehandlinger-menyen , og deretter klikker du Nytt område.

    Obs!    Hvis du ikke ser Områdehandlinger-menyen, eller hvis alternativet for å opprette ikke vises, har du kanskje ikke tillatelse til å opprette områder.

2. Velg en områdemal fra Populære elementer eller etter at du har klikket Bla gjennom alle hvis du vil se alle alternativene.
3. Skriv inn en tittel og et URL-navn for området.
4. Hvis du velger en mal fra galleriet Bla gjennom alle, velger du eventuelle andre alternativer du ønsker, og deretter klikker du Opprett.

Til toppen av siden

Administrere og arbeide med innhold

Du kan behandle og legge til innhold i lister, biblioteker og områder på flere måter for å hjelpe gruppen med å bli mer produktiv. Noen funksjoner hjelper gruppen med å finne og arbeide mer effektivt med informasjon. Andre funksjoner hjelper deg med å behandle tilgang til informasjonen.

Navigere til innhold

Navigasjonselementer hjelper brukere med å bla gjennom aktuelt innhold. To navigasjonselementer som du kan tilpasse, er den øverste koblingslinjen og hurtigstartlinjen.

Ved å bruke innstillingssidene for hver liste eller hvert bibliotek kan du velge hvilke lister og biblioteker som skal vises på hurtigstartlinjen. Du kan også endre rekkefølgen på koblinger, legge til eller slette koblinger og legge til eller slette delene som koblingene er organisert i. Hvis du for eksempel har for mange lister i Liste-delen, kan du legge til en ny del for Oppgavelister der du kan ta med koblinger til oppgavelistene. Du kan endre alt dette på hurtigstartlinjen i en webleser. Du kan også legge til koblinger til sider utenfor området.

Den øverste koblingslinjen gjør det mulig for brukere av området å flytte til andre områder i områdesamlingen ved at det vises en rad med faner øverst på hver side på området. Når du oppretter et nytt område, kan du velge om du vil inkludere området i den øverste koblingslinjen på det overordnede området, og om du vil bruke den øverste koblingslinjen fra det overordnede området.

Hvis området bruker en koblingslinje som er unik, kan du tilpasse koblingene som vises i den øverste koblingslinjen for området. Eventuelle områder som opprettes innenfor det overordnede området, kan også vises i den øverste koblingslinjen, så lenge områdene er konfigurert til å arve koblingslinjen til det overordnede området. Du kan også inkludere koblinger til andre områder utenfor områdesamlingen.

Behandle tilgang til innhold

En områdeeier eller -administrator kan gi tillatelsesnivåer til brukere og til SharePoint-grupper som inneholder brukere. Tillatelsene kan brukes på et område, listene og bibliotekene på et område, og elementene i listene og bibliotekene.

Du kan tilordne forskjellige tillatelsesnivåer for forskjellige objekter, for eksempel bestemte områder, lister, biblioteker, mapper i en liste eller et bibliotek, listeelementer eller dokumenter.

Organisere lister og biblioteker

Hvordan du organiser lister og biblioteker avhenger av behovene til gruppen og hvordan du foretrekker å lagre og søke etter informasjonen. Med litt planlegging kan du sette opp den strukturen som fungerer best for organisasjonen.

Informasjon i lister og biblioteker blir lagret i kolonner, for eksempel Tittel, Etternavn eller Selskap. Du kan bruke kolonner til å sortere og filtrere elementer på samme måte som i et regneark, ved å klikke kolonneoverskriftene i en liste eller et bibliotek. Du kan også bruke visninger til å se på de elementene i en liste eller et bibliotek som er viktigst for deg.

Endre visningen av en liste eller et bibliotek

1. Klikk kategorien Liste eller Bibliotek på båndet i listen eller biblioteket der du vil endre visningen.
2. Klikk pilen ved siden av visningslisten under Gjeldende visning i Administrer visninger-gruppen.

Hvis du trenger å lagre mer informasjon om listeelementer eller filer i et bibliotek, kan du legge til kolonner som hjelper deg med å sortere og gruppere listen og opprette flere visninger for den. Du kan for eksempel sortere en liste etter forfallsdato eller gruppere elementene etter avdelingsnavn.

Du har flere alternativer for kolonnetypen du oppretter, inkludert én enkelt tekstlinje, en rullegardinmeny med alternativer, et tall som er beregnet fra andre kolonner, eller navnet på og bildet av en person i området.

Opprette en kolonne

1. Klikk kategorien Liste eller Bibliotek på båndet i listen eller biblioteket der du vil opprette kolonnen.
2. Klikk Opprett kolonne.
3. Skriv inn et navn for kolonnen, og velg en kolonnetype.
4. Velg eventuelle andre innstillinger, og klikk deretter OK.

Du kan også bruke kolonnene i en liste eller et bibliotek for å opprette visninger for å hjelpe bestemte avdelinger med å finne informasjonen som de er mest interessert i, for eksempel oppgaver med høyeste prioritet, eller alle elementene som er tilordnet til hver person. Hvis du vil ha informasjon om hvordan du oppretter og sletter visninger, kan du se Opprette, endre eller slette en visning.

Noen listefunksjoner hjelper gruppen med å opprette og behandle elementer effektivt på tvers av flere lister eller biblioteker. Du kan for eksempel opprette en kolonne som inneholder informasjon om listeelementer, og deretter dele den på tvers av andre lister. Eller hvis du vil gjøre en fil tilgjengelig i flere biblioteker, kan du enkelt kopiere den til andre biblioteker på området. Du kan bli spurt om oppdateringer hvis filen endres.

Hvis du vil ha informasjon om hvordan du behandler store lister og biblioteker, kan du se Behandle lister og biblioteker med mange elementer.

Bruke tilgjengelighetsfunksjoner

Områder er utformet slik at det er mulig å få tilgang til lister, biblioteker og andre funksjoner ved hjelp av bare tastetrykk. En modus med større tilgjengelighet gjør at brukere av tilgjengelige teknologier kan bruke menyer og ulike kontroller på en enklere måte. Med koblinger av typen Hopp til hovedinnhold kan tastaturbrukere hoppe over gjentakende navigasjonskoblinger til viktigere innhold på siden.

Merkingen av overskrifter er utformet for å definere strukturen på en bedre måte og forbedre navigering for personer som bruker skjermlesere. Bilder som lastes opp til området, åpner for at alternativ tekst kan defineres. Du kan for eksempel tilordne egendefinert alternativ tekst til bildet som vises på hjemmesiden, i Områdeavbildning-webdelen eller til et bilde som du legger til i et bildebibliotek. For visning av områder fungerer høykontrastalternativene i Windows bra for svaksynte brukere.

Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du søker i områder og bruker modusen med større tilgjengelighet, kan du se Tilgjengelighetsfunksjoner.

Spore versjoner

Listen eller biblioteket kan være konfigurert til å spore versjoner, slik at du kan gjenopprette en tidligere versjon hvis du gjør en feil, og vise en versjonslogg over endringer. Når versjoner spores, lagres endringer i elementene eller filene og egenskapene deres. Dette gjør det lettere for deg å behandle innhold etter hvert som det endres, og til og med gjenopprette en tidligere versjon hvis du gjør en feil i den gjeldende versjonen. Versjonskontroll er særlig nyttig når flere personer arbeider sammen på prosjekter, eller når informasjon går gjennom flere utviklings- og gjennomgangstrinn.

---

---

Versjonskontroll er tilgjengelig for listeelementer i alle standard listetyper, inkludert kalendere, problemsporingslister og egendefinerte lister, og for alle filtyper som kan lagres i biblioteker, inkludert webdel-sider.

Samtidig redigering av dokumenter

To eller flere brukere kan redigere et Word-dokument eller en PowerPoint-presentasjon samtidig. Denne nye funksjonen gjør det mulig å lese og skrive deler av en fil lagret i SharePoint. Du kan for eksempel arbeide med et avsnitt i et Word-dokument mens en kollega arbeider på et annet avsnitt i samme dokument samtidig.

Holde deg oppdatert med endringer

RSS er en praktisk metode for å distribuere og motta informasjon i et standardisert format, medregnet oppdateringer av lister og biblioteker. Et standardisert XML-filformat gjør at informasjonen kan vises i mange forskjellige programmer. Du kan også abonnere på lister og biblioteker ved å angi varsler, slik at du vet når innholdet er endret.

En gruppe kan bruke feedene som en metode for å tilpasse innholdet for gruppemedlemmer som abonnerer på feedene, og til å tilby koblinger tilbake til områdene. Med RSS-feeder er det enkelt å holde oversikt over gruppens fremdrift og prosjektoppdateringer. I stedet for å søke i flere gruppeområder mottar du automatisk de siste nyhetene eller oppdateringene fra disse områdene.

Behandle arbeidsflyt

Arbeidsflyter hjelper personer med å samarbeide på dokumenter og behandle prosjektoppgaver ved å implementere bestemte forretningsprosesser for dokumenter og elementer i et område. Arbeidsflyter hjelper organisasjoner med å følge konsekvente forretningsprosesser. Arbeidsflyter kan også forbedre effektiviteten og produktiviteten til organisasjonen ved at de behandler oppgavene og trinnene i bestemte forretningsprosesser. Dette gjør at personene som utfører disse oppgavene, kan konsentrere seg om selve arbeidet i stedet for å behandle arbeidsflyten.

Arbeidsflyter kan strømlinjeforme kostnadene og tiden det tar å koordinere vanlige forretningsprosesser, for eksempel prosjektgodkjenning eller dokumentgjennomgang, ved å behandle og spore de menneskelige oppgavene som er involvert i disse prosessene. En organisasjon kan for eksempel opprette og distribuere en grunnleggende, egendefinert arbeidsflyt for å behandle godkjenningsprosessen for dokumentkladder i et dokumentbibliotek.

Arbeide med innholdstyper

Listen eller biblioteket kan støtte flere innholdstyper. Ved hjelp av innholdstyper kan organisasjoner organisere, behandle og håndtere store mengder innhold på en mer effektiv måte. Hvis listen eller biblioteket er konfigurert til å tillate flere innholdstyper, kan du legge til innholdstyper fra en liste over tilgjengelige alternativer som organisasjonen bruker ofte, for eksempel Markedsføringspresentasjoner eller Kontrakter.

Når du legger til en innholdstype i en liste eller et bibliotek, blir det mulig å inkludere elementer av denne typen i listen eller biblioteket. Brukere kan deretter velge Nytt element-knappen i denne listen eller dette biblioteket for å opprette nye elementer av denne typen.

En av hovedfordelene med innholdstyper for lister og biblioteker er at de gjør det mulig å inkludere flere element- eller dokumenttyper i én liste eller ett bibliotek, som hver kan ha unike metadata, policyer eller virkemåter. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du arbeider med innholdstyper, kan du se Bruke innholdstyper for å behandle innhold på et SharePoint-område.

Til toppen av siden