Opprette tilgjengelige PDF-filer

Opprette tilgjengelige PDFer

Kodede PDF-filer gjør det enklere for skjermlesere og andre hjelpeteknologier å bestemme en logisk leserekkefølge og navigasjon for filen, og i tillegg kan innholdsflyten endres ved bruk av skjermer for stor tekst, PDAer og mobiltelefoner. Denne kodingen kan gjøres automatisk når du lagrer en fil i PDF-format, fra og med Office 2007-versjonene av Excel, PowerPoint, Publisher, Visio eller Word.

Hvordan fungerer PDF-koding?

Ved koding legges det til et lag med informasjon kalt "semantikk" i et PDF-dokument, som angir hvilke typer objekter som finnes i en fil, for eksempel overskrifter, avsnitt, bilder og tabeller. Når du lagrer filen som en PDF-fil, blir semantikken identifisert og merket i Office-programmet du bruker, og den legges også til i filen. Hjelpeteknologier, for eksempel skjermlesere og forstørrelsesprogrammer, får da tilgang til kodingen og kan bruke den til å presentere informasjonen for brukere med funksjonshemninger. Hvis du ikke koder filen, kan det hende at hjelpeteknologier ikke forstår hva bestemte deler i filen er, i kontekst og presenterer en forvirrende tolkning av filen for brukeren. I enkelte tilfeller kan det hende at enkelte elementer ikke presenteres i det hele tatt.

Du kan klargjøre kildefilen for oppretting av en tilgjengelig PDF-fil ved å kjøre Tilgjengelighetskontroll (fra og med 2010-versjonen av Excel, PowerPoint eller Word) eller ved å følge veiledningene i disse artiklene:

Hvis du bruker 2007 eller nyere versjoner av Publisher eller Visio, kan du bruke prinsippene som beskrives i artiklene ovenfor, på filen, for eksempel inkludere alternativ tekst for tabeller og bilder og bruke overskrifts- og avsnittsstiler på blokker med tekst før du lagrer filen som en PDF-fil.

 Viktig!     Når du inkluderer koder i en PDF-fil, økes filstørrelsen.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Lagre en Excel-arbeidsbok som en kodet PDF-fil

Når du har opprettet en Excel-arbeidsbok, kan du lagre filen som en kodet PDF-fil ved å gjøre følgende:

VisExcel 2013

  1. Klikk kategorien Fil, og klikk deretter Lagre som.
  2. Angi hvor filene skal lagres under Velg en plassering.
  3. Velg en mappe du allerede har brukt, eller klikk Bla igjennom etter tilleggsmapper under Velg en mappe, for å velge en annen mappe.
  4. Klikk pilen i Filtype-listen i dialogboksen Lagre som, og klikk deretter PDF.
  5. Klikk Alternativer.
  6. Kontroller at det er merket av for Koder for dokumentstruktur for tilgjengelighet, og klikk deretter OK.
  7. Klikk Lagre.

VisExcel 2010

  1. Klikk kategorien Fil, og klikk deretter Lagre som.
  2. Klikk pilen i Filtype-listen i dialogboksen Lagre som, og klikk deretter PDF.
  3. Klikk Alternativer.
  4. Kontroller at det er merket av for Koder for dokumentstruktur for tilgjengelighet, og klikk deretter OK.
  5. Klikk Lagre.

VisExcel 2007

  1. Klikk Office-knappen Knappesymbol, og klikk deretter Lagre som.
  2. Klikk pilen i Filtype-listen i dialogboksen Lagre som, og klikk deretter PDF.
  3. Klikk Alternativer.
  4. Kontroller at det er merket av for Koder for dokumentstruktur for tilgjengelighet, og klikk deretter OK.
  5. Klikk Lagre.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Lagre en PowerPoint-presentasjon som en kodet PDF-fil

Når du har opprettet en PowerPoint-presentasjon, kan du lagre filen som en kodet PDF-fil ved å gjøre følgende:

VisPowerPoint 2013

  1. Klikk kategorien Fil, og klikk deretter Lagre som.
  2. Angi hvor filene skal lagres under Velg en plassering.
  3. Velg en mappe du allerede har brukt, eller klikk Bla igjennom etter tilleggsmapper under Velg en mappe, for å velge en annen mappe.
  4. Klikk pilen i Filtype-listen i dialogboksen Lagre som, og klikk PDF.
  5. Klikk Alternativer.
  6. Kontroller at det er merket av for Koder for dokumentstruktur for tilgjengelighet, og klikk deretter OK.
  7. Klikk Lagre.

VisPowerPoint 2010

  1. Klikk kategorien Fil, og klikk deretter Lagre som.
  2. Klikk pilen i Filtype-listen i dialogboksen Lagre som, og klikk deretter PDF.
  3. Klikk Alternativer.
  4. Kontroller at det er merket av for Koder for dokumentstruktur for tilgjengelighet, og klikk deretter OK.
  5. Klikk Lagre.

VisPowerPoint 2007

  1. Klikk Office-knappen Knappesymbol, og klikk deretter Lagre som.
  2. Klikk pilen i Filtype-listen i dialogboksen Lagre som, og klikk deretter PDF.
  3. Klikk Alternativer.
  4. Kontroller at det er merket av for Koder for dokumentstruktur for tilgjengelighet, og klikk deretter OK.
  5. Klikk Lagre.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Lagre en Publisher-publikasjon som en kodet PDF-fil

Når du har opprettet en Publisher-publikasjon, kan du lagre filen som en kodet PDF-fil ved å gjøre følgende:

VisPublisher 2013

  1. Klikk kategorien Fil, og klikk deretter Lagre som.
  2. Angi hvor filene skal lagres under Velg en plassering.
  3. Velg en mappe du allerede har brukt, eller klikk Bla igjennom etter tilleggsmapper under Velg en mappe, for å velge en annen mappe.
  4. Klikk pilen i Filtype-listen i dialogboksen Lagre som, og klikk PDF.
  5. Klikk Alternativer.
  6. Kontroller at det er merket av for Koder for dokumentstruktur for tilgjengelighet, og klikk deretter OK.
  7. Klikk Lagre.

VisPublisher 2010

  1. Klikk kategorien Fil, og klikk deretter Lagre som.
  2. Klikk pilen i Filtype-listen i dialogboksen Lagre som, og klikk deretter PDF.
  3. Klikk Alternativer.
  4. Kontroller at det er merket av for Koder for dokumentstruktur for tilgjengelighet, og klikk deretter OK.
  5. Klikk Lagre.

VisPublisher 2007

  1. Klikk Lagre som på Fil-menyen, eller klikk Publiser som PDF eller XPS.
  2. Klikk pilen i Filtype-listen i dialogboksen Lagre som, og klikk deretter PDF.
  3. Klikk Endre, og klikk deretter Avansert.
  4. Kontroller at det er merket av for Koder for dokumentstruktur for tilgjengelighet, og klikk deretter OK.
  5. Klikk Lagre eller Publiser.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Lagre en Visio som en kodet PDF-fil

Når du har opprettet en Visio-tegning, kan du lagre filen som en kodet PDF-fil ved å gjøre følgende:

VisVisio 2013

  1. Klikk kategorien Fil, og klikk deretter Lagre som.
  2. Angi hvor filene skal lagres under Velg en plassering.
  3. Velg en mappe du allerede har brukt, eller klikk Bla igjennom etter tilleggsmapper under Velg en mappe, for å velge en annen mappe.
  4. Klikk pilen i Filtype-listen i dialogboksen Lagre som, og klikk deretter PDF.
  5. Klikk Alternativer.
  6. Kontroller at det er merket av for Koder for dokumentstruktur for tilgjengelighet, og klikk deretter OK.
  7. Klikk Lagre.

VisVisio 2010

  1. Klikk kategorien Fil, og klikk deretter Lagre som.
  2. Klikk pilen i Filtype-listen i dialogboksen Lagre som, og klikk deretter PDF.
  3. Klikk Alternativer.
  4. Kontroller at det er merket av for Koder for dokumentstruktur for tilgjengelighet, og klikk deretter OK.
  5. Klikk Lagre.

VisVisio 2007

  1. Klikk Lagre som på Fil-menyen.
  2. Klikk pilen i Filtype-listen i dialogboksen Lagre som, og klikk deretter PDF.
  3. Klikk Alternativer.
  4. Kontroller at det er merket av for Koder for dokumentstruktur for tilgjengelighet, og klikk deretter OK.
  5. Klikk Lagre.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Lagre et Word-dokument som en kodet PDF-fil

Når du har opprettet et Word-dokument, kan du lagre filen som en kodet PDF-fil ved å gjøre følgende:

VisWord 2013

  1. Klikk kategorien Fil, og klikk deretter Lagre som.
  2. Angi hvor filene skal lagres under Velg en plassering.
  3. Velg en mappe du allerede har brukt, eller klikk Bla igjennom etter tilleggsmapper under Velg en mappe, for å velge en annen mappe.
  4. Klikk pilen i Filtype-listen i dialogboksen Lagre som, og klikk deretter PDF.
  5. Klikk Alternativer.
  6. Kontroller at det er merket av for Koder for dokumentstruktur for tilgjengelighet, og klikk deretter OK.
  7. Klikk Lagre.

VisWord 2010

  1. Klikk kategorien Fil, og klikk deretter Lagre som.
  2. Klikk pilen i Filtype-listen i dialogboksen Lagre som, og klikk deretter PDF.
  3. Klikk Alternativer.
  4. Kontroller at det er merket av for Koder for dokumentstruktur for tilgjengelighet, og klikk deretter OK.
  5. Klikk Lagre.

VisWord 2007

  1. Klikk Office-knappen Knappesymbol, og klikk deretter Lagre som.
  2. Klikk pilen i Filtype-listen i dialogboksen Lagre som, og klikk deretter PDF.
  3. Klikk Alternativer.
  4. Kontroller at det er merket av for Koder for dokumentstruktur for tilgjengelighet, og klikk deretter OK.
  5. Klikk Lagre.

Til toppen av siden Til toppen av siden

 
 
Gjelder:
Excel 2013, Office 365 Enterprise, Office 365 Enterprise admin, Office 365 Midsize Business admin, Office 365 Midsize Business user, Office 365 Small Business, Office 365 Small Business – administrator, PowerPoint 2013, Publisher 2013, Visio 2013, Visio Professional 2013, Word 2013, Excel 2010, PowerPoint 2010, Publisher 2010, Visio 2010, Word 2010, Excel 2007, PowerPoint 2007, Visio 2007, Word 2007