Formatere regneark og data

Bruk disse formateringsfunksjonene til å vise dataene på en effektiv måte.

Formatere tekst og enkelttegn       Hvis du vil fremheve tekst, kan du formatere all teksten i en celle eller merkede tegn. Merk tegnene du vil formatere, og klikk deretter en knapp på formateringsverktøylinjen (verktøylinje: En linje med knapper og alternativer som du bruker til å utføre kommandoer. Hvis du vil vise en verktøylinje, trykker du ALT og deretter SKIFT+F10.).

Tekstformateringsknapper på formateringsverktøylinjen

Rotere tekst og kantlinjer       Dataene i en kolonne er ofte svært smale, mens etiketten for kolonnen er mye bredere. I stedet for å lage unødvendig brede kolonner eller forkortede etiketter, kan du rotere tekst og bruke kantlinjer som er rotert til samme grad som teksten.

Tekst og kantlinjer rotert 45 grader

Legge til kantlinjer, farger og mønstre       Hvis du vil skille mellom ulike typer informasjon i et regneark, kan du bruker kantlinjer på celler, skyggelegge celler med en bakgrunnsfarge eller skyggelegge celler med et fargemønster.

Tekst med kantlinjer og en bakgrunnsfarge

VisTallformater

Du kan ruke tallformater til å endre utseendet på tall, inkludert datoer og klokkeslett, uten å endre tallet bak utseendet. Tallformatet påvirker ikke den faktiske celleverdien som brukes ved beregninger. Den faktiske verdien vises på formellinjen (formellinje: Et felt øverst i Excel-vinduet som du bruker til å skrive inn eller redigere verdier eller formler i celler og diagrammer. Viser konstantverdien eller formelen som er lagret i den aktive cellen.).

Formellinje og en relatert celle

Tallformatet Generelt

Formatet Generelt er det standard tallformatet. I de fleste tilfeller blir tall som er formatert med Generelt, vist nøyaktig slik du la dem inn. Hvis imidlertid cellen ikke er bred nok til å vise hele tallet, vil Generelt-formatet avrunde tallene med desimaler og bruke vitenskapelig notasjon for store tall.

Innebygde tallformater

Microsoft Excel inneholder mange innebygde tallformater du kan velge blant. Du viser dem ved å velge CellerFormat-menyen og deretter kategorien Tall. Formatet Spesielt inneholder formater for postkoder og telefonnumre. Alternativer for hvert format vises til høyre for listen Format. Formatene vises i kategorier til venstre, inkludert Regnskap, Dato, Klokkeslett, Brøk, Eksponentielt og Tekst.

VisFormatere celler og lister

Bruke et autoformat på et område eller en liste       Hvis du vil formatere en hel liste (liste: En rekke rader som inneholder relaterte data, eller en rekke rader som du angir at skal fungere som et dataark ved å bruke kommandoen Opprett liste.) eller et annet område som inneholder bestemte elementer – for eksempel kolonne- og radetiketter, sammendragssummer og detaljdata – kan du bruke et autoformat. Utformingen bruker spesielle formater for de ulike elementene i området eller listen.

Opprette og bruke en stil       Hvis du vil bruke flere formater i ett trinn, og sikre at cellene har konsekvent formatering, kan du bruke en stil (stil: En kombinasjon av formateringsegenskaper, for eksempel skrift, skriftstørrelse og innrykk, som du gir navn til og lagrer som et sett. Når du bruker en stil, bruker alle formateringsinstruksjonene i stilen samtidig.) i cellene. Microsoft Excel inneholder stiler du kan bruke til å formatere tall som valuta, prosent eller med mellomrom som tusenskille. Du kan opprette dine egne stiler slik at du kan bruke en skrift og en skriftstørrelse, tallformater, cellerammer og skyggelegging, og forhindre at celler endres. Hvis dataene er i en disposisjon, kan du bruke stiler i henhold til disposisjonsnivået.

Kopiere formater fra én celle eller ett område til et annet       Hvis du allerede har formatert noen celler i et regneark slik du vil, kan du bruke Kopier format-knappen til å kopiere formateringen til andre celler.

Automatisk utvide formater       Når dette alternativer er merket, blir formateringen automatisk utvidet når du legger inn rader på slutten av et område du allerede har formatert. Du kan slå av automatisk formatering.

VisFormatere celler som oppfyller bestemte betingelser

Du kan overvåke formelresultater eller andre celleverdier ved å bruke betingede formater (betinget format: Et format, for eksempel skyggelegging av celler eller skriftfarge, som brukes automatisk på celler i Excel hvis et angitt vilkår er sant.). Du kan for eksempel bruke grønn tekstfarge i celler der salget overskrider prognosen, og rød farge hvis salget er lavere enn prognosen.

Celleverdier uthevet basert på betingelser

Hvis betingelser endres       Hvis verdien i cellen endres og ikke lenger oppfyller den angitte betingelsen, blir formateringen fjernet fra cellen. Betingelsen gjelder fremdeles for cellen, og formateringen blir automatisk tatt i bruk når betingelsen oppfylles.

Delte arbeidsbøker       Betingede formater som ble tatt i bruk før arbeidsboken deles, virker også etter at arbeidsboken er delt. Men du kan ikke endre de betingede formatene eller velge å bruke nye.

Pivottabellrapporter       Hvis du forsøker å bruke betingede formater for celler i en pivottabellrapport, får du uventede resultater.

VisFormler som formateringsvilkår

Du kan sammenligne verdiene i de merkede cellene med en konstant (konstant: En verdi som ikke beregnes, og derfor ikke endres. Tallet 210 og teksten "Kvartalsvis fortjeneste" er for eksempel konstanter. Et uttrykk, eller en verdi beregnet fra et uttrykk, er ikke en konstant.) eller med resultatene av en formel. Hvis du vil evaluere data i celler utenfor det merkede området, eller hvis du vi undersøke flere sett med vilkår, kan du bruke en logisk formel til å angi formateringsvilkårene.

Formelen kan også evaluere vilkår som ikke er basert på regnearkdata. Formelen =Ukedag("05.12.99")=1 returnerer for eksempel en verdi for SANN hvis datoen 05.12.99 er en søndag. Hvis en formel ikke refererer spesielt til de merkede cellene du formaterer, har dette ingen innvirkning på celleverdiene enten betingelsen er sann eller usann. Hvis en formel refererer til de merkede cellene, må du angi cellereferansen i formelen.

VisEksempel 1: Bruke data i en celle

I eksempelet nedenfor er betingede formater i området B2:E3 brukt til å analysere kvartalsvise bidrag til totalsummen for hele året. Kvartalsvise resultater som bidrar 30 prosent eller mer til totalsummen, vises som fete typer med grønn farge. Kvartalsvise resultater som bidrar 20 prosent eller mindre, vises som fete typer med rød farge.

Celleverdier formatert basert på vilkår

Tabellen nedenfor summerer de betingede formatene som er brukt i området B2:E3. Den relative delen (radnummeret) av cellereferansen $F2 i formelen, blir justert slik at hver celle i området B2:E3 blir sammenlignet med den tilsvarende totalsummen i kolonne F.

Celleverdien er Formel Format
Betingelse 1 Større enn eller lik =$F2*0,3 Fet, grønn skrift
Betingelse 2 Mindre enn eller lik =$F2*0,2 Fet, rød skrift

VisEksempel 2: Bruke en formel og eksterne cellereferanser

Formelen er Format
Betingelse 1 =OG(GJENNOMSNITT($A$1:$A$5)>3000,
MIN($A$1:$A$5)>=1800)
Grønn cellebakgrunn

VisEksempel 3: Bruke en formel og en cellereferanse

Formelen er Format
Betingelse 1 =MOD(A4,2)=0 Blå skrift


Denne formelen må evaluere hver celle i området. Når du skriver inn en slik formel i dialogboksen Betinget formatering, skriver du imidlertid bare én cellereferanse for den aktive cellen (aktiv celle: Den merkede cellen som data skrives inn i når du begynner å skrive. Bare én celle er aktiv om gangen. Den aktive cellen er avgrenset med en kraftig kantlinje.) i det merkede området. Referansene til de andre cellene justeres i forhold til den aktive cellen.

Bekrefte et betinget format før du bruker det       Du kan kontrollere at formelreferanser er korrekte på en enkel måte ved først å bruke den betingede formateringen på én enkelt celle i området. Deretter merker du hele området, velger Betinget formateringFormat-menyen og velger OK. Den betingede formateringen du brukte i den første cellen, blir brukt i hele området, og formelen justeres riktig for hver enkelt celle.

 
 
Gjelder:
Excel 2003