Formatere regneark og data

Du kan ruke tallformater til å endre utseendet på tall, inkludert datoer og klokkeslett, uten å endre tallet bak utseendet. Tallformatet påvirker ikke den faktiske celleverdien som brukes ved beregninger. Den faktiske verdien vises på formellinjen (formellinje: Et felt øverst i Excel-vinduet som du bruker til å skrive inn eller redigere verdier eller formler i celler og diagrammer. Viser konstantverdien eller formelen som er lagret i den aktive cellen.).

Tallformatet Generelt

Formatet Generelt er det standard tallformatet. I de fleste tilfeller blir tall som er formatert med Generelt, vist nøyaktig slik du la dem inn. Hvis imidlertid cellen ikke er bred nok til å vise hele tallet, vil Generelt-formatet avrunde tallene med desimaler og bruke vitenskapelig notasjon for store tall.

Innebygde tallformater

Microsoft Excel inneholder mange innebygde tallformater du kan velge blant. Du viser dem ved å velge Celler på Format-menyen og deretter kategorien Tall. Formatet Spesielt inneholder formater for postkoder og telefonnumre. Alternativer for hvert format vises til høyre for listen Format. Formatene vises i kategorier til venstre, inkludert Regnskap, Dato, Klokkeslett, Brøk, Eksponentielt og Tekst.

Bruke et autoformat på et område eller en liste       Hvis du vil formatere en hel liste (liste: En rekke rader som inneholder relaterte data, eller en rekke rader som du angir at skal fungere som et dataark ved å bruke kommandoen Opprett liste.) eller et annet område som inneholder bestemte elementer – for eksempel kolonne- og radetiketter, sammendragssummer og detaljdata – kan du bruke et autoformat. Utformingen bruker spesielle formater for de ulike elementene i området eller listen.

Opprette og bruke en stil       Hvis du vil bruke flere formater i ett trinn, og sikre at cellene har konsekvent formatering, kan du bruke en stil (stil: En kombinasjon av formateringsegenskaper, for eksempel skrift, skriftstørrelse og innrykk, som du gir navn til og lagrer som et sett. Når du bruker en stil, bruker alle formateringsinstruksjonene i stilen samtidig.) i cellene. Microsoft Excel inneholder stiler du kan bruke til å formatere tall som valuta, prosent eller med mellomrom som tusenskille. Du kan opprette dine egne stiler slik at du kan bruke en skrift og en skriftstørrelse, tallformater, cellerammer og skyggelegging, og forhindre at celler endres. Hvis dataene er i en disposisjon, kan du bruke stiler i henhold til disposisjonsnivået.

Kopiere formater fra én celle eller ett område til et annet       Hvis du allerede har formatert noen celler i et regneark slik du vil, kan du bruke Kopier format-knappen til å kopiere formateringen til andre celler.

Automatisk utvide formater       Når dette alternativer er merket, blir formateringen automatisk utvidet når du legger inn rader på slutten av et område du allerede har formatert. Du kan slå av automatisk formatering.

Du kan overvåke formelresultater eller andre celleverdier ved å bruke betingede formater (betinget format: Et format, for eksempel skyggelegging av celler eller skriftfarge, som brukes automatisk på celler i Excel hvis et angitt vilkår er sant.). Du kan for eksempel bruke grønn tekstfarge i celler der salget overskrider prognosen, og rød farge hvis salget er lavere enn prognosen.

Hvis betingelser endres       Hvis verdien i cellen endres og ikke lenger oppfyller den angitte betingelsen, blir formateringen fjernet fra cellen. Betingelsen gjelder fremdeles for cellen, og formateringen blir automatisk tatt i bruk når betingelsen oppfylles.

Delte arbeidsbøker       Betingede formater som ble tatt i bruk før arbeidsboken deles, virker også etter at arbeidsboken er delt. Men du kan ikke endre de betingede formatene eller velge å bruke nye.

Pivottabellrapporter       Hvis du forsøker å bruke betingede formater for celler i en pivottabellrapport, får du uventede resultater.

Du kan sammenligne verdiene i de merkede cellene med en konstant (konstant: En verdi som ikke beregnes, og derfor ikke endres. Tallet 210 og teksten "Kvartalsvis fortjeneste" er for eksempel konstanter. Et uttrykk, eller en verdi beregnet fra et uttrykk, er ikke en konstant.) eller med resultatene av en formel. Hvis du vil evaluere data i celler utenfor det merkede området, eller hvis du vi undersøke flere sett med vilkår, kan du bruke en logisk formel til å angi formateringsvilkårene.

• Bruke verdien i en celle som betingelsen       Hvis du merker av for Celleverdien er og sammenligner verdiene i de merkede cellene med resultatet av en formel, må du begynne formelen med et likhetstegn (=).
• Bruke en formel som vilkåret       Hvis du merker alternativet Formelen er, må formelen du angir, returnere en logisk verdi for SANN (1) eller USANN (0). Du må begynne formelen med et likhetstegn (=). Formelen kan evaluere data i det aktive regnearket. Hvis du vil evaluere data i et annet ark eller i en annen arbeidsbok, kan du definere et navn (navn: Et ord eller en streng med tegn som representerer en celle, et celleområde, en formel eller en konstantverdi. Bruk navn som er lette å forstå. Bruk for eksempel Produkter for områder som er vanskelige å forstå, for eksempel Salg!C20:C30.) i det aktive regnearket på dataene i et annet ark eller i en annen arbeidsbok. Du kan også skrive inn en referanse til dataene i en celle i det aktive regnearket. Deretter refererer du til denne cellen eller dette navnet i formelen. Hvis du for eksempel vil evaluere data i cellen A5 på Ark1 i arbeidsboken Skatteår.xls, skriver du inn denne referansen, inkludert likhetstegnet (=), i en celle i det aktive arket: =[Skatteår.xls]ARK1!$A$5

Formelen kan også evaluere vilkår som ikke er basert på regnearkdata. Formelen =Ukedag("05.12.99")=1 returnerer for eksempel en verdi for SANN hvis datoen 05.12.99 er en søndag. Hvis en formel ikke refererer spesielt til de merkede cellene du formaterer, har dette ingen innvirkning på celleverdiene enten betingelsen er sann eller usann. Hvis en formel refererer til de merkede cellene, må du angi cellereferansen i formelen.

• Bruke cellereferanser som vilkåret       Du kan angi cellereferanser (cellereferanse: Settet med koordinater som en celle har i et regneark. Referansen for cellen som vises i skjæringspunktet for kolonne B og rad 3, er for eksempel B3.) i en formel ved å merke cellene direkte i et regneark. Når du merker cellene i arket, blir absolutte cellereferanser (absolutt cellereferanse: Den nøyaktige adressen til en celle i en formel, uavhengig av plasseringen av cellen som inneholder formelen. En absolutt cellereferanse har formatet $A$1.) satt inn i regnearket. Hvis du vil at referansene skal justeres for hver celle i det merkede området, bruker du relative cellereferanser (relativ referanse: Adressen til en celle i en formel basert på den relative plasseringen av cellen som inneholder formelen, og cellen det refereres til. Hvis du kopierer formelen, justeres referansen automatisk. En relativ referanse tar formen A1.).
• Bruke datoer       Datoer og klokkeslett evalueres som serienummer. Hvis du for eksempel sammenligner celleverdien med datoen 7. januar 2001, representeres datoen ved hjelp av serienummeret 36898.

Eksempel 1: Bruke data i en celle

Eksempel 2: Bruke en formel og eksterne cellereferanser

Eksempel 3: Bruke en formel og en cellereferanse

Bekrefte et betinget format før du bruker det       Du kan kontrollere at formelreferanser er korrekte på en enkel måte ved først å bruke den betingede formateringen på én enkelt celle i området. Deretter merker du hele området, velger Betinget formatering på Format-menyen og velger OK. Den betingede formateringen du brukte i den første cellen, blir brukt i hele området, og formelen justeres riktig for hver enkelt celle.