Smart arbeid: Planlegge og bli med på elektroniske møter

Du kan planlegge et møte i Microsoft Lync Online ved hjelp av tilleggsprogrammet Online Meeting for Microsoft® Lync™ 2010. Du kan også bruke Lync Online til å starte et ikke-planlagt møte for å diskutere noe som må håndteres umiddelbart.

 Viktig!    I gjeldende versjon av Lync Online er det ikke aktivert funksjoner som gjør det mulig å integrere og koble til mellom telefonbasert lydkonferanse og datamaskinlyd. For at møtedeltakere skal kunne høre den andre, må alle bruke en telefon for å ringe til møtet ved å bruke telefonnummeret som leveres med ACP (Audio Conferencing Provider). Du kan også koble til møtelyd via datamaskinen (ved hjelp av Voice-over-Internet-Protocol, eller VoIP). Det er ikke sikkert at VoIP-lyd er tilgjengelig i organisasjonen din.

Hva vil du gjøre?


Planlegge et elektronisk møte eller en telefonkonferanse

Følg denne fremgangsmåten for å opprette en elektronisk møteinvitasjon:

  1. I Ny-gruppen i kategorien Privat i Microsoft® Outlook® Kalender klikker du Nytt elektronisk møte (i Microsoft® Outlook® 2010) eller Elektronisk møte (Microsoft® Office Outlook® 2007).

Knappen Nytt elektronisk møte i Outlook-kalenderen

  1. I Til-boksen i møteinnkallelsen skriver inn du e-postadressene til personene du vil invitere til møtet, atskilt med semikolon.
  2. I Emne-boksen i møteinnkallelsen skriver du inn emnet for møtet.
  3. (Valgfritt) I teksten til møteinnkallelsen, over koblingenBli med på elektronisk møte, skriver du inn flere møtedetaljer.
    Du må ikke endre noe av den eksisterende teksten i møteinnkallelsen. Hvis du vil gjør det, kan du det hindre personer i å bli med på møtet.
  4. (Valgfritt) Klikk Planleggingsassistent i Vis-gruppen i kategorien Møte. Bruk planleggingsassistenten til å kontrollere at alle er tilgjengelige på tidspunktet du velger.
  5. Klikk Alternativer for møte i gruppen Elektronisk møte i møteinnkallelsen, og godta eller endre standardalternativene etter behov.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Angi møtetilgang og alternativer for presentatører

Standardalternativene for elektroniske møter er best for små møter eller delings- og samarbeidsøkter med personer fra din egen organisasjon. Hvis du planlegger et elektronisk møte med personer utenfor organisasjonen din, eller hvis møtet er uvanlig stort, bruker du dialogboksen Alternativer for elektronisk møte som en hjelp til å fastslå følgende:

Slik angir du alternativer for tilgang og presentatører:

  1. Klikk Alternativer for møte i gruppen Elektronisk møte i kategorien Møte i møteinnkallelsen du opprettet.

Knappen Alternativer for møte i møteinnkallelsen

  1. Merk av for Tilpass tilgang og presentatører for dette møtet i dialogboksen Alternativer for møte.
  2. Velg alternativene som passer for møtestørrelsen og møtetypen du planlegger, under Tilgang og Presentatør. Se skjermbildene og tabellene på slutten av denne prosedyren for veiledning.
  3. Klikk Lyd og telefon for å vise informasjon om møtelydkonferansen. Hvis du ikke ser alternativet Lyd og telefon, betyr dette at møtene dine bare vil bruke VoIP-lyd. Kontakt kundestøtteteamet for å få mer informasjon.

Tilgangsalternativer kontrollerer hvilke deltakere som må vente i lobbyen Lobbyen – ny i Lync 2010 – er et elektronisk venteområde. Du kan kontrollere tilgang til møtet, eller gi noen som ikke har tilstrekkelig møtelegitimasjon, tilgang. Personer i lobbyen kan gis tilgang enkeltvis eller alle samtidig. før de får delta av en presentatør.

Alternativer for møtetilgang i Lync

Tabellen nedenfor beskriver hvert alternativ i detalj.

Tilgangsalternativ Hvem som venter i lobbyen Når dette alternativet brukes
Bare arrangør (låst) Alle Du vil ikke at deltakerne skal se støttearkene eller Microsoft® PowerPoint®-lysbildene før møtet
Personer jeg inviterer fra firmaet mitt Personer som ikke har en konto på nettverket ditt og personer som ikke er invitert Dere diskuterer noe sensitivt eller konfidensielt
Personer fra firmaet mitt Personer som ikke har en konto på nettverket ditt Alle deltakerne har en konto på organisasjonens nettverk
Alle, inkludert personer utenfor firmaet mitt (ingen begrensninger) Ingen Du inviterer deltakere utenfra

Alternativer for presentatører kontrollerer hvilke deltakere som automatisk får rettigheter som presentatør Presentatører kan dele eller laste opp møteinnhold, be om tillatelse til å endre innhold som deles med andre, angi alternativer i møte, dempe eller fjerne demping av andre og gi tilgang til alle som venter i lobbyen. Møtearrangøren er automatisk en presentatør. når du planlegger møtet.

Angi alternativer for presentatør

Tabellen nedenfor beskriver hvert av disse alternativene i detalj.

Alternativ for presentatør Hvem er presentatør Når dette alternativet brukes
Bare arrangør Bare personen som planlegger møtene For presentasjoner der deltakerne ikke trenger å samhandle med møteinnholdet. Vær oppmerksom på at du kan angi flere presentatører under møtet.
Personer fra firmaet mitt Alle du inviterer som har en konto i nettverket For gruppearbeidsøkter der deltakerne arbeider i organisasjonen og kan dele og endre møteinnholdet
Alle, inkludert personer utenfor firmaet mitt (ingen begrensninger) Alle du inviterer For gruppearbeidsøkter med personer som ikke har en konto i nettverket
Personer jeg velger Du og deltakerne du velger For presentasjoner med flere presentatører

Til toppen av siden Til toppen av siden

Starte et ikke-planlagt møte ved hjelp av Møt nå

 Slik starter du et ikke-planlagt møte ved hjelp av kommandoen Møt nå:

  1. I Lyncs hovedvindu klikker du Vis meny-pilen Alternativer-pilen, og deretter klikker du Møt nå.

Starte et elektronisk møte eller en telefonkonferanse ved hjelp av Møt nå

  1. Klikk menyen Alternativer for personer i gruppesamtalevinduet Knappen for Alternativer for personer i Lync, og gjør deretter ett av følgende:
  • Hvis du vil invitere personer fra kontaktlisten, klikker du Inviter etter navn eller telefonnummer, velger én eller flere kontakter, og deretter klikker du OK.
  • Hvis du vil invitere personer ved å sende en e-post, klikker du Inviter via e-post, kopierer møteinformasjonen og fyller deretter ut møteinnkallelsen.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Bli med på planlagte elektroniske møter eller telefonkonferanser

Følg fremgangsmåten nedenfor for å bli med på et planlagt møte eller en planlagt telefonkonferanse.

  1. Åpne møtet du ønsker å bli med på, under Kalender i Outlook.
  2. Klikk Bli med på elektronisk møte i møteinnkallelsen.

Communicator

Til toppen av siden Til toppen av siden

Bli med på ikke-planlagte møter

Du kan bli invitert til et ikke-planlagt møte, eller et Møt nå-møte, eller til et møte som allerede pågår:

  • Klikk Bli med i varslingen som åpnes i systemstatusfeltet helt til høyre på oppgavelinjen.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Koble seg til møtelyd

Du kan konfigurere Lync til å koble seg til lyden i møtet på samme måte hver gang, eller du kan bli bedt om å velge.

Velge et alternativ for lydtilkobling første gang du bruker Lync Online

Første gang du blir med på et møte eller en telefonkonferanse i Lync, vises dialogboksen Koble til møtelyd.

Vær oppmerksom på at du kanskje kan se andre valg, avhengig av hvordan organisasjonen din er konfigurert.

Dialogboksen Koble til møtelyd

Koble deg til møtelyden ved å følge disse trinnene:

  1. Velg alternativet du ønsker, i dialogboksen Koble til møtelyd. Se tabellen på slutten av denne prosedyren for nærmere informasjon.
  2. (Valgfritt) Merk av for Ikke vis dette igjen hvis du vil bruke dette alternativet for lydtilkobling for hvert møte.
  3. Klikk OK for å bli med på møtet.
Alternativ for tilkobling av møtelyd Når dette alternativet brukes
Ikke koble til lyd Du vil ringe inn til møtet ved hjelp av telefonnummeret som leveres av ACP.
Bruk Lync (integrert lyd og bilde) Du vil bruke datamaskinlyden og videoen som er innebygd i Lync.
Ring meg på: (Denne funksjonen støttes ikke.)

Endre standardvalget for lyd

  1. Klikk Alternativer-knappen i hovedvinduet i Lync Knapp for alternativer i Lync.
  2. Klikk Telefoner i dialogboksen Lync - Alternativer, og gjør ett av følgende i boksen Koble til møtelyd fra under Bli med i telefonkonferanser:
  • Klikk Lync hvis du vil bruke integrert lyd på datamaskinen under møter.
  • Hvis du vil få leverandøren av lydkonferansen til å ringe deg, velger du et telefonnummer fra listen.

 Obs!    Dette alternativet er ikke tilgjengelig i gjeldende versjon av Lync Online.

  • Hvis du vil bruke en telefon for å ringe inn til møter, velger du Ikke koble til lyd

Dialogboksen Alternativer, kategorien Telefon – Bli med i telefonkonferanser

  1. (Valgfritt) Merk av for Be meg om å bekrefte eller velge en annen lydkilde før jeg blir med under Bli med i telefonkonferanser. Velg dette alternativet hvis lydinnstillingene dine forandres ofte.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Invitere personer som ikke har Lync 2010 installert

Personer i eller utenfor organisasjonen din kan bli med på et Lync-møte fra en datamaskin som ikke har Lync installert.

Når personene du inviterer åpner møteinnkallelsen og deretter klikker koblingen Bli med på elektronisk møte, ser de én eller flere av følgende valgmuligheter, avhengig av hvordan organisasjonen din – eller organisasjonen til personen du inviterer – er konfigurert:

Alternativ for å bli med Alternativ møteklient

Bli med på møtet ved hjelp av webleseren

Microsoft® Lync™ Web App

 Viktig!    Lync Web App krever den nyeste versjonen av plugin-modulen Microsoft Silverlight for webleseren. Hvis Silverlight ikke allerede er installert, må du ha administratorrettigheter for å installere det.

Laste ned og installere Lync Attendee

Lync 2010 Attendee

Bruke Communicator

Microsoft® Office Communicator 2007 R2 eller Microsoft® Office Communicator 2007

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Bli med fra en datamaskin uten at Lync Online er installert, i hjelpen for Lync Online på Office.com.

Til toppen av siden Til toppen av siden

 
 
Gjelder:
Lync