Nyheter i Microsoft Access

I Microsoft Access 2010 kan du opprette webdatabaser og publisere dem på et SharePoint-område.

“Start samarbeid med én gang.”

Besøkende på SharePoint-området kan bruke databaseprogrammet i en webleser ved at du bruker SharePoint-tillatelser til å angi hvem som kan se hva. Microsoft har vertsbaserte SharePoint-løsninger som en del av SharePoint Online-tjenesten, slik at du kan gjøre webdatabasen tilgjengelig på Internett. Du kan begynne med en mal, slik at du kan starte samarbeidet med én gang. Mange andre forbedringer støtter denne nye webpubliseringsfunksjonen og har også fordeler for tradisjonelle skriverbordsdatabaser.

Brukergrensesnittet i Access 2010 er også endret. Hvis du ikke kjenner til Office Access 2007, er sannsynligvis båndet og navigasjonsruten også nytt. Båndet erstatter menyene og verktøylinjene fra tidligere versjoner. Navigasjonsruten erstatter og utvider funksjonene til databasevinduet. Backstage er nytt i Access 2010 og gir tilgang til alle kommandoene som gjelder for hele databaser, for eksempel komprimere og reparere, eller kommandoer som tidligere var på Fil-menyen.

I denne artikkelen beskrives funksjoner som ble introdusert i Office Access 2007 og Access 2010. Hvis du trenger en generell innføring i Access, kan du se artikkelen Komme i gang med Access 2010.

I denne artikkelen


Oversikt

Hvis du har tilgang til et SharePoint-område med Access Services, kan du opprette en webdatabase med Access 2010. Personer kan bruke databasen i et webleservindu, men du må bruke Access 2010 til å utføre utformingsendringer. Selv om visse skrivebordsdatabasefunksjoner ikke kan overføres til weben, kan du gjøre mange av de samme tingene ved å bruke nye funksjoner, for eksempel beregnede felt og datamakroer.

Dele en database på weben

  • Bruke en mal    Access 2010 har fem maler: Kontakter, Aktiva, Prosjekter, Hendelser og Veldedige bidrag. Du kan også endre en mal før og etter publisering.
  • Starte fra begynnelsen    Når du oppretter en ny, tom database, kan du velge mellom en vanlig database og en webdatabase. Dette valget påvirker hvilke utformingsfunksjoner og kommandoer du ser, slik at det er lett å sørge for at programmet er webkompatibelt.
  • Konvertere en eksisterende database til en webdatabase    Du kan publisere et eksisterende program på weben. Ikke alle skrivebordsdatabasefunksjoner støttes på weben, så det kan være at du må justere noen funksjoner i programmet.

 Obs!   Du kan kjøre den nye webkompatibilitetskontrollen for å identifisere og fikse eventuelle kompatibilitetsproblemer.

  • Intranett eller Internett    Du kan publisere på din egen SharePoint-server, eller du kan bruke en vertsbasert SharePoint-løsning.

Hvis du vil ha mer informasjon om webdatabaser, kan du se i artikkelen Bygge en database som skal deles på weben.

Nytt makroverktøy

Access 2010 har et nytt makroverktøy med IntelliSense og et rent og enkelt grensesnitt.

Makroverktøyet

Bildeforklaring 1 Velg en handling fra listen ...
Bildeforklaring 2 ... eller dobbeltklikk en handling i handlingskatalogen for å legge den til i makroen.
Bildeforklaring 3 Kategorien Utforming vises når du arbeider med en makro.

Når du legger til en handling, vises det flere alternativer i makroverktøyet. Når du for eksempel legger til en Hvis-handling, vises følgende:

Makro med Hvis-handling

I tillegg til tradisjonelle makroer kan du bruke det nye makroverktøyet til å opprette datamakroer, som er en ny funksjon.

Datamakroer: Endre data basert på hendelser

Datamakroer støtter mengder i webdatabaser og gjør det også mulig å bruke utløsere i Access 2010-databaser.

Anta for eksempel at du har et ProsentFullført-felt og et Status-felt. Du kan bruke en datamakro til å angi ProsentFullført til 100 når du angir Status til Fullført, og 0 når du angir Status til Ikke startet.

Forbedret uttrykksverktøy

Uttrykksverktøyet har nå IntelliSense, slik at du kan se alternativene mens du skriver. Det viser også hjelp for den valgte uttrykksverdien i uttrykksverktøyvinduet. Hvis du for eksempel velger trimmefunksjonen, vises følgende i uttrykksverktøyet:

Trim(streng) Returnerer en variant av typen Streng som inneholder en kopi av en angitt streng uten innledende og etterfølgende mellomrom.

Beregnede felt

Du kan opprette et felt som viser resultatet av en beregning. Beregningen må referere til andre felt i samme tabell. Du bruker uttrykksverktøyet til å opprette beregningen.

Tabellvalideringsregler

 Obs!   Denne funksjonen ble introdusert i Access 2007.

Du kan opprette en regel som forhindrer dataregistrering hvis den endrede posten validerer en bestemt regel. I motsetning til en feltvalideringsregel kan en tabellvalideringsregel sjekke verdien i flere enn ett felt. Du bruker uttrykksverktøyet til å opprette valideringsregelen.

Databasemaler for oppretting av fullstendige programmer

Access 2010 inkluderer en pakke profesjonelt utformede databasemaler for å spore blant annet kontakter, oppgaver, hendelser, studenter og aktiva. Du kan bruke dem med én gang eller forbedre og endre dem for å spore informasjonen akkurat slik du måtte ønske.

Tilgjengelige maler i Backstage-visning

Hver mal er et fullstendig sporingsprogram som inneholder forhåndsdefinerte tabeller, skjemaer, rapporter, spørringer, makroer og relasjoner. Malene er utformet for å kunne tas i bruk umiddelbart, slik at du kan komme i gang raskt. Hvis malutformingen oppfyller behovene dine, kan du sette i gang. Hvis ikke kan du bruke malen til å komme raskt i gang med å opprette en database som oppfyller dine spesifikke behov.

Webdatabase for aktiva

I tillegg til malene som er inkludert i Access 2010, kan du koble til Office.com og laste ned flere maler.

Programdeler for å legge til funksjonalitet i en eksisterende database

Du kan lett legge til funksjoner i en eksisterende database ved å bruke en programdel. Programdelen er nytt i Access 2010, og er en mal som består av en database – for eksempel en forhåndsformattert tabell eller en tabell med tilknyttet skjema og rapport. Hvis du for eksempel legger til en Oppgaver-programdel i databasen, får du en Oppgaver-tabell, et Oppgaver-skjema og muligheten til å knytte tabellen til en annen tabell i databasen.

Programdeler i kategorien Opprett

Forbedret dataarkvisning

Du kan opprette en tabell og begynne å bruke den uten å definere felt på forhånd. Bare klikk Tabell i kategorien Opprett, og begynn å angi data i det nye dataarket som vises. Access 2010 bestemmer automatisk den beste datatypen for hvert felt, slik at du kommer raskt i gang. Kolonnen Klikk for å legge til viser hvor du kan legge til et nytt felt. Hvis du trenger å endre datatypen eller vise formatet til et nytt eller eksisterende felt, kan du bruke kommandoene i kategorien Felt på båndet. Du kan også lime inn data fra Microsoft Excel-tabeller i en nytt dataark. Access 2010 oppretter alle feltene automatisk, og datatypen gjenkjennes også automatisk.

Klikk for å legge til i dataarkvisning

Feltliste-ruten

Du kan bruke Feltliste-ruten, som ble introdusert i Access 2007-versjoner, til å legge til felt fra tabellen i postkilden, fra relaterte tabeller eller fra ikke-relaterte tabeller i databasen. Hvis en relasjon mellom tabeller er nødvendig, opprettes den automatisk, eller du blir ledet gjennom prosessen.

Feltliste-ruten

Oppsettvisning gjør det raskere å utforme skjemaer og rapporter

Bruk oppsettvisning til å utføre utformingsendringer mens du viser data i et skjema eller en rapport.

Oppsettvisning har mange forbedringer i forhold til Access 2007 og er nå påkrevd hvis du utformer et skjema eller en rapport for weben.

Skjema i oppsettvisning med direkte data

Du kan for eksempel legge til et felt i utformingsrutenettet ved å dra et felt fra Feltliste-ruten, eller du kan endre egenskapene ved å bruke egenskapsarket.

Bruke kontrolloppsett til å holde orden på ting

Oppsett ble innført i Office Access 2007 og er en gruppe kontroller som du kan flytte og endre størrelse på som en enhet. I Access 2010 er oppsett forbedret for å gi deg mer fleksibel plassering av kontroller i skjemaer og rapporter. Du kan dele eller slå sammen celler vannrett eller loddrett, slik at du lett kan ordne felt, kolonner eller rader på nytt.

Du må bruke oppsettvisning når du utformer webdatabaser, men utformingsvisning er fremdeles tilgjengelig for utformingsarbeid for skrivebordsdatabaser.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Nytt brukergrensesnitt

Det nye grensesnittet, som ble innført i Office Access 2007 og forbedret i Access 2010, ble utformet for å gjøre det enkelt å finne kommandoer og funksjoner som tidligere ofte var begravd i kompliserte menyer og verktøylinjer.

Båndet

Båndet er en samling kategorier som inneholder kommandogrupper som er organisert etter egenskap og funksjon. Båndet erstatter menyene og verktøylinjene i tidligere Access-versjoner.

Access-båndsymbol

Båndets hovedfunksjoner inkluderer:

  • Kommandokategorier – Kategorier som viser kommandoer som vanligvis brukes sammen, slik at du kan finne kommandoene du trenger, når du trenger dem.
  • Kontekstavhengige kommandokategorier – En kommandokategori som vises avhengig av konteksten  – objektet som du jobber med, eller oppgaven som du utfører. En kontekstavhengig kommandokategori inneholder kommandoene som mest sannsynlig gjelder oppgaven du holder på med.
  • Gallerier – Nye kontroller som gir deg en forhåndsvisning av en stil eller et alternativ, slik at du kan se resultatene før du tar et endelig valg.

Backstage-visning

Backstage-visning er nytt i Access 2010 og har kommandoer som du kan bruke i hele databasen, for eksempel komprimere eller reparere eller åpne en ny database. Kommandoene er plassert i kategorier på venstre side av skjermen, og hver kategori inneholder en gruppe relaterte kommandoer eller koblinger. Hvis du for eksempel klikker Ny, ser du et sett med knapper som du kan bruke til å opprette en ny database fra grunnen av eller ved å velge fra et bibliotek med profesjonelt utformede databasemaler.

Mange av kommandoene i Backstage-visning var tilgjengelige på Fil-menyen i tidligere Access-versjoner. I tillegg er det databaser du nylig har åpnet, og koblinger til Office.com-artikler (hvis du er koblet til Internett).

Backstage-visningen i Access

Navigasjonsruten

Navigasjonsruten ble innført i Access 2007 og viser og gir lett tilgang til alle objektene i databasen som for tiden er åpen. Bruk navigasjonsruten til å organisere objektene etter objekttype, dato opprettet, dato endret, relatert tabell (basert på objektavhengigheter) eller i egendefinerte grupper som du har opprettet. Trenger du mer plass til å jobbe med skjemautforming? Du kan lett skjule navigasjonsruten slik at den tar liten plass, men fremdeles er tilgjengelig. Navigasjonsruten erstatter databasevinduet som ble brukt i tidligere Access-versjoner enn Access 2007.

Objekter i navigasjonsruten

Objekter med faner

Som standard vises tabeller, spørringer, skjemaer, rapporter og makroer som objekter med faner i Access-vinduet.

 Obs!   Du kan endre denne innstillingen per database og bruke objektvinduer i stedet for faner.

Objekt med fane i Access 2007

Du kan klikke objektfanene for å veksle mellom forskjellige objekter på en enkel måte.

Hjelp-vindu

Access 2010 gir lett tilgang til både Hjelp for Access og utviklerreferanseinnhold fra samme Hjelp-vindu. Du kan endre omfanget av søket til for eksempel bare utviklerreferanseinnhold. Uansett hvilke innstillinger du gjør i Hjelp-vinduet, er Hjelp for Access og utviklerreferanseinnhold alltid tilgjengelig elektronisk på Office.com eller MSDN.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Kraftigere objektopprettingsverktøy

Access 2010 gir deg et intuitivt miljø for å opprette databaseobjekter.

Kategorien Opprett

Bruk kategorien Opprett til raskt å opprette nye skjemaer, rapporter, tabeller, spørringer og andre databaseobjekter. Hvis du velger en tabell eller en spørring i navigasjonsruten, kan du opprette et nytt skjema eller en ny rapport basert på dette objektet med ett klikk ved å bruke kommandoen Skjema eller Rapport.

De nye skjemaene og rapportene som opprettes med denne ettklikksprosessen, bruker en oppdatert utforming til å gjøre dem mer visuelt tiltalende og nyttige. Automatisk genererte skjemaer og rapporter får et profesjonelt utseende med overskrifter som inkluderer logo og tittel. I tillegg inkluderer også en automatisk generert rapport informasjon om dato og klokkeslett og informativ bunntekst og totaler.

Rapportvisning og oppsettvisning

Disse visningene, som ble innført i Office Access 2007 og forbedret i Access 2010, lar deg arbeide med skjemaer og rapporter på en interaktiv måte. Du kan bruke rapportvisningen til å bla i en presis gjengivelse av rapporten uten å måtte skrive den ut eller vise den i forhåndsvisning. Hvis du vil fokusere på visse poster, kan du bruke filterfunksjonen, eller du kan bruke en søkeoperasjon til å søke etter tilsvarende tekst. Du kan bruke kommandoen Kopier til å kopiere tekst til utklippstavlen eller klikke de aktive hyperkoblingene som vises i rapporten, for å følge en kobling i webleseren.

Med oppsettvisning kan du utføre utformingsendringer mens du blar gjennom data. Du kan bruke oppsettvisning til å utføre mange vanlige utformingsendringer mens du viser data i et skjema eller en rapport. Du kan for eksempel legge til et felt ved å dra et felt fra den nye Feltliste-ruten, eller du kan endre egenskapene ved å bruke egenskapsarket.

Oppsettvisning tilbyr nå forbedrede utformingsoppsett – grupper med kontroller som du kan justere samtidig, slik at du kan omorganisere felt, kolonner, rader eller hele utforminger. Du kan også fjerne et felt eller legge til formatering i oppsettvisning.

Rapport i oppsettvisning

Effektiv oppretting av grupperinger og sortering i rapporter

Office Access 2007 innførte en bedre og mer tilgjengelig måte å gruppere og sortere på i rapporter og legge til summering. Brukergrensesnittet er enkelt å navigere og forstå, og når du bruker det sammen med den nye oppsettvisningen, ser du resultatet av endringene umiddelbart.

Ruten Grupper, sorter og summer

Anta at du vil se totalt salg etter område i en rapport. Bruk oppsettvisning og ruten Grupper, sorter og summer til å legge til et gruppenivå og be om en summering, og se endringene umiddelbart i rapporten. Totalt-raden gjør det enkelt å legge til en sum, et gjennomsnitt, et antall, et maksimum og et minimum i topptekst/bunntekst i rapporten. Enkle totaler krever ikke lenger at du manuelt oppretter et beregnet felt. Nå kan du bare peke og klikke.

Opprette en total i en rapport

Forbedret kontrollutforming gjør det enklere å opprette profesjonelle skjemaer og rapporter

Skjemaer og rapporter inneholder ofte tabellinformasjon, for eksempel en kolonne som inneholder kundenavn, og en rad som inneholder alle feltene for en kunde. Du kan gruppere disse kontrollene i en utforming som du enkelt kan endre som én enhet, inkludert etiketten.

Kommandoer i Kontrolloppsett-gruppen i kategorien Ordne

Ettersom du kan velge kontroller fra forskjellige inndelinger, for eksempel etiketten i inndelingens topptekst eller bunntekst, har du mye fleksibilitet. Du kan enkelt gjøre følgende:

  • Flytte eller endre størrelse på en utforming. Du kan for eksempel flytte en kolonne til venstre eller høyre.
  • Formatere et oppsett. Du kan for eksempel formatere en kolonne med kundenavn i fet skrift, slik at den skiller seg ut.
  • Legge til en kolonne (eller et felt) i et oppsett.
  • Slette en kolonne (eller et felt) i et oppsett.
  • Slå sammen eller dele celler (bare Access 2010).

Flytte kolonner i oppsettvisning

Oppsett lagres med utformingen, slik at de fortsatt er tilgjengelige.

Dele skjemaer for å bla gjennom dataene raskt

 Obs!   Denne funksjonen ble introdusert i Access 2007.

Bruk et delt skjema til å opprette et skjema som kombinerer dataarkvisning og skjemavisning. Du kan angi en egenskap slik at dataarket plasseres øverst, nederst, til venstre eller til høyre.

Delt skjema

 Obs!   Delte skjemaer er ikke tilgjengelige i webdatabaser.

Innebygde makroer i skjemaer og rapporter

Innebygde makroer ble innført i Office Access 2007.

Bruk innebygde makroer i stedet for å skrive kode. En innebygd makro lagres i en egenskap og er en del av objektet som den tilhører. Du kan endre utformingen av en innebygd makro uten å bekymre deg om eventuelle andre kontroller som bruker makroen, siden alle innebygde makroer er uavhengige. Innebygde makroer er klarerte fordi de automatisk forhindres i å utføre potensielt usikre operasjoner.

Tilordne en innebygd makro til hendelsen Ved dobbeltklikk

Til toppen av siden Til toppen av siden

Nye datatyper og kontroller

Beregnede felt lar deg lagre resultatet av en beregning, noe som er nytt i Access 2010. Office Access 2007 innførte følgende nye og forbedrede datatyper og kontroller:

  • Flerverdifelt
  • Datatypen Vedlegg
  • Forbedrede notatfelt
  • Innebygd kalenderkontroll for dato- og klokkeslettfelt

Beregnede felt

Du kan opprette et felt som viser en verdi som er beregnet fra andre data i samme tabell. Du kan bruke uttrykksverktøyet til å opprette beregningen, slik at du kan bruke IntelliSense og få lett tilgang til Hjelp for uttrykksverdier.

Data fra andre tabeller kan ikke brukes som kilden for de beregnede dataene. Enkelte uttrykk støttes ikke av beregnede felt.

Flerverdifelt

Flerverdifelt ble innført i Office Access 2007 og kan lagre flere verdier per post. La oss anta at du skal tilordne en oppgave til én ansatt eller underleverandør, men at du vil tilordne oppgaven til flere. I de fleste databasebehandlingssystemer og i tidligere Access-versjoner enn Office Access 2007 måtte du opprette en mange-til-mange-relasjon for å få til dette.

 Obs!   I Access opprettes en skjult tabell for å opprettholde de nødvendige mange-til-mange-relasjonene for hvert flerverdifelt.

Flerverdifelt passer spesielt godt når du jobber med en SharePoint-liste som inneholder én av flerverdifelttypene som brukes i Windows SharePoint Services. Access 2010 er kompatibel med disse datatypene.

Flerverdifelt

Vedleggsfelt for filer

Ved hjelp av datatypen Vedlegg kan du enkelt lagre alle slags dokumenter og binære filer i databasen uten at størrelsen på databasen øker unødig mye. Vedlegg komprimeres automatisk når det er mulig, slik at plassbruken minimeres. Trenger du å legge ved et Word-dokument til en post eller lagre en serie med digitale bilder i databasen? Vedlegg gjør disse oppgavene mye enklere. Du kan til og med legge til flere vedlegg i én enkelt post.

Dialogboksen Vedlegg

 Obs!   Du kan bruke vedleggsfelt i webdatabaser, men hver webtabell kan ha maksimalt ett vedleggsfelt.

Notatfelt har nå rik tekst og støtter revisjonslogg

Notatfelt med rik tekst ble innført i Office Access 2007 og innebærer at du ikke lenger er begrenset til ren tekst i postene. Du kan formatere tekst med alternativer (for eksempel fet skrift og kursiv i tillegg til forskjellige skrifter og farger og andre vanlige formateringsalternativer) og lagre teksten i databasen. Tekst som er formatert som rik tekst, lagres i et notatfelt i et HTML-basert format som er kompatibelt med datatypen rik tekst i Windows SharePoint Services. Du kan angi den nye egenskapen Tekstformat til enten Rik tekst eller Ren tekst, og informasjonen formateres deretter i tekstbokskontrollene og i dataarkvisning.

Notatfelt er nyttige for lagring av store mengder informasjon. Du kan konfigurere egenskapen Bare tilføy for å beholde en logg over alle endringer i et notatfelt. Du kan deretter vise loggen over disse endringene. Denne funksjonen støtter også sporingsfunksjonen i Windows SharePoint Services, slik at du også kan bruke Access til å vise SharePoint-listens innholdslogg.

Kalender for å velge datoer

 Obs!   Denne funksjonen ble introdusert i Access 2007.

Felt og kontroller som bruker datatypen dato/klokkeslett, får automatisk støtte for en innebygd interaktiv kalender, introdusert i Access 2007. Kalenderknappen vises automatisk til høyre for datoen. Vil du vite datoen for kommende fredag? Klikk knappen, og kalenderen vises automatisk, slik at du kan finne og velge datoen. Du kan velge å slå av kalenderen for et felt eller en kontroll ved å bruke en egenskap.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Forbedret datapresentasjon

Nye funksjoner for datapresentasjon gjør det mulig å opprette databaseobjekter raskere og deretter analysere dataene på en enklere måte.

Forbedrede sorterings- og filtreringsverktøy

Anta at du trenger å finne en samsvarende verdi eller sortere en kolonne med data. Autofiltreringsfunksjonen som innføres i Office Access 2007, supplerer de allerede kraftige filtreringsmulighetene, slik at du raskt kan fokusere på dataene du trenger. Du kan enkelt velge fra de unike verdiene i en kolonne, noe som er nyttig i situasjoner der du ikke husker navnet du trenger, eller du kan sortere verdiene ved å bruke kontekstavhengige menyalternativer i vanlig språk, for eksempel Sorter fra eldste til nyeste eller Sorter fra minste til største.

Autofilter

De vanligste filteralternativene er lett synlige i menykommandoene, eller du kan bruke hurtigfiltre til å begrense informasjonen basert på dataene du angir. Alternativene for hurtigfilter endres automatisk basert på datatypen slik at du ser passende valg for tekst, dato og numerisk informasjon.

Datofiltre-menyen

Totaler og skiftende bakgrunnsfarger i dataark

I dataarkvisning er det en totalrad der du kan vise sum, antall, gjennomsnitt, maksimum, minimum, standardavvik eller varians. Når du har lagt til totalraden, peker du på pilen i kolonnens celle og velger ønsket beregning.

Totalrad i dataark

Dataark, rapporter og kontinuerlige skjemaer støtter skiftende bakgrunnsfarger for rader, som du kan konfigurere uavhengig av standard bakgrunnsfarge. Det er enkelt å skyggelegge annenhver rad, og du kan velge en hvilken som helst farge.

Dataark med skiftende radfarge

Betinget formatering

Access 2010 inneholder nye funksjoner for betinget formatering, slik at du kan få til noen av de samme formateringsstilene som i Excel. Nå kan du for eksempel legge til datastolper for å gjøre en kolonne med tall enklere å lese, som vist i følgende illustrasjon:

Betinget formatering i en Access-rapport

 Obs!   Betinget formatering er ikke tilgjengelig i webdatabaser.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Økt sikkerhet

Forbedrede sikkerhetsfunksjoner og sterk integrasjon med Windows SharePoint Services gjør det mer effektivt å administrere og gjør det mulig å gjøre informasjonssporingsprogrammene sikrere enn før. Du kan lagre sporingsprogramdata i lister i Windows SharePoint Services, slik at du kan overvåke revisjonslogger, gjenopprette slettet informasjon og konfigurere datatilgangstillatelser.

Office Access 2007 innførte en ny sikkerhetsmodell som er tatt med og forbedret i Access 2010. Enhetlige klarerte beslutninger er integrert med Microsoft Office Klareringssenter. Klarerte plasseringer gjør det enkelt å klarere alle databaser i sikre mapper. Du kan laste inn et Office Access 2007-program som har kode eller makroer som er deaktiverte, for å levere en sikrere opplevelse i sandkassemodus (det vil si at usikre kommandoer ikke kan kjøres). Klarerte makroer kjøres i sandkassemodus.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Samle inn data med InfoPath-skjemaer og Outlook

Datainnsamlingsfunksjonen som ble innført i Office Access 2007, hjelper deg med å samle tilbakemeldinger ved å bruke Outlook og eventuelt InfoPath. Du kan generere et InfoPath-skjema eller et HTML-skjema automatisk og bygge det inn i brødteksten i en e-postmelding. Du kan deretter sende skjemaet til mottakerne som er valgt fra Outlook-kontaktene, eller til navn på mottakere som er lagret i et felt i Access-databasen.

Bruke en e-postmelding til å samle inn data

Du velger om du vil samle inn ny informasjon eller oppdatere eksisterende informasjon. Mottakere fullfører deretter skjemaet og returnerer det. I Outlook gjenkjennes de innkommende skjemaene, og dataene lagres automatisk i Access-databasen – uten at du trenger å skrive noe på nytt.

Eksportere til PDF og XPS

I Access 2010 kan du eksportere data til filformatet PDF (Portable Document Format) eller XPS (XML Paper Specification) for å skrive ut, poste og sende via e-post hvis du først har installert tilleggsprogrammet Publiser som PDF eller XPS. Når du eksporterer et skjema, en rapport eller et dataark til en PDF- eller XPS-fil, kan du registrere informasjon i et skjema som er lett å distribuere, og som beholder all formatering, men ikke krever at andre brukere må installere Access på datamaskinen for å skrive ut eller gå gjennom filen.

  • PDF (Portable Document Format)    PDF er et elektronisk filformat med fast oppsett som bevarer dokumentformatering og støtter fildeling. PDF-formatet sikrer at filen beholder nøyaktig det formatet du har planlagt, når den vises på weben eller skrives ut, og at dataene i filen ikke enkelt kan kopieres eller endres. PDF-formatet er også nyttig for dokumenter som skal gjengis ved hjelp av trykkerimetoder.
  • XPS (XML Paper Specification).    XPS er et elektronisk filformat som opprettholder dokumentformateringen og støtter fildeling. XPS-formatet sikrer at filen beholder nøyaktig det formatet du har planlagt, når den vises på weben eller skrives ut, og at dataene i filen ikke enkelt kan kopieres eller endres.

Enklere bruk av eksterne data

Du kan nå koble til en webtjeneste som en ekstern datakilde. Du trenger en definisjonsfil for webtjenesten fra administrator for webtjenesten. Når du har installert definisjonsfilen, kan du koble til webtjenestedata som en koblet tabell.

Nye funksjoner i Office Access 2007 gjør det enklere å importere og eksportere data. Du kan lagre en import- eller eksportoperasjon og deretter bruke den lagrede operasjonen neste gang du vil utføre samme oppgave. Veiviseren for import av regneark lar deg overstyre datatypen som Access velger, og du kan importere, eksportere og koble til nye filer som minst har filformatet Office Excel 2007.

Til toppen av siden Til toppen av siden

En bedre måte å feilsøke problemer på

Microsoft Office-diagnostikk ble innført i Office Access 2007 og er en serie med diagnosetester du kan bruke til å finne ut hvorfor datamaskinen krasjer. Diagnosetestene kan løse noen problemer umiddelbart, og i noen tilfeller gir de også informasjon om hvordan du kan løse andre problemer. Microsoft Office-diagnostikk erstatter følgende funksjoner i Microsoft Office 2003: Finn og reparer og Gjenoppretting av Microsoft Office-program.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Forbedrede korrekturverktøy

Nedenfor finner du noen av de nye funksjonene i stavekontrollen:

  • Stavekontrollen er blitt mer konsekvent på tvers av programmene i Office. Eksempler på denne endringen omfatter følgende:
  • Stavekontrollen inneholder den nye ordlisten for fransk. I Microsoft Office 2003 var dette et tillegg som måtte installeres separat. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se artikkelen Velg hvordan stave- og grammatikkontroll skal virke.
  • Det opprettes automatisk en ordliste for utelukkelse for et språk første gang det brukes. Du kan bruke ordlister for utelukkelse til å tvinge stavekontrollen til å flagge ord du vil unngå å bruke. Ordlister for utelukkelse er nyttige når du vil unngå ord som er støtende, eller som ikke er i overensstemmelse med dine språklige retningslinjer. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se artikkelen Bruke ordlister for utelukkelse til å angi en foretrukket stavemåte for et ord.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Last ned prøveversjonen av Office 2010: (c) Microsoft Corporation
 
 
Gjelder:
Access 2010