Komme i gang med Access 2007

Du kan komme i gang med Microsoft Office Access 2007 på flere måter, avhengig av om du bruker Access for første gang, flytter data fra et annet database- eller regnearkprogram til Access eller oppgraderer fra en tidligere versjon av Access. Denne artikkelen dekker spørsmål som kan dukke opp i hver av disse situasjonene.

Hva vil du gjøre?


Starte med å bruke Access for første gang

Office Access 2007 er utstyrt med flere forbedringer som gjør prosessen for å opprette en database enklere enn noen sinne. Brukere som har opprettet databaser i Access tidligere, vil ha glede av hvordan disse nye og forbedrede funksjonene gjør opprettelsesprosessen raskere.

Når du starter Office Access 2007, vises først siden Komme i gang med Microsoft Office Access (med mindre du startet Access ved å dobbeltklikke en Access-databasefil – da åpnes denne databasen i stedet). Siden Komme i gang Microsoft Office Access er startpunktet for å opprette en ny database, åpne en eksisterende database eller vise innhold fra Microsoft Office Online.



Opprette databaser ved hjelp av maler

Access har mange maler som du kan bruke til å gjøre prosessen for å opprette databaser raskere. En mal er en database som er klar til bruk og som inneholder alle tabellene, spørringene (spørring: Et spørsmål om dataene i tabellene, eller en forespørsel om å utføre en handling på dataene. En spørring kan sette sammen data fra flere tabeller for å tjene som kilde til dataene for et skjema eller en rapport.), skjemaene og rapportene som trengs for å utføre en bestemt oppgave. Det fines for eksempel maler som kan brukes til å spore problemer, behandle kontakter eller holde oversikt over utgifter. Noen maler inneholder noen eksempelposter som hjelp til å vise hvordan de brukes. Maldatabaser kan brukes som de er, eller du kan tilpasse dem slik at de passer bedre til dine behov.

  1. Start Access, hvis du ikke har gjort det.

Hvis en database allerede er åpen, gjør du følgende for å vise siden Komme i gang med Microsoft Office Access:

  • Klikk Microsoft Office Knappesymbol, og klikk deretter Lukk database.Knappesymbol

Siden Komme i gang med Microsoft Office Access

  1. Flere maler vises under Aktuelle maler i Online på siden Komme i gang med Microsoft Office Access, og flere blir tilgjengelige hvis du klikker én av kategoriene under Malkategorier til venstre i Access-vinduet. Du kan laste ned enda flere fra webområdet for Microsoft Office (se neste del, Laste ned en mal fra Microsoft Office Online, hvis du vil ha mer informasjon).
  2. Klikk malen som du vil bruke.
  3. I ruten på høyre side av Access-vinduet foreslår Access et filnavn for databasen i boksen Filnavn. Du kan redigere filnavnet og angi en annen mappe. Du kan velge om du vil opprette databasen og koble den til et Windows SharePoint Services 3.0-område.
  4. Klikk Opprett (eller klikk Last ned for en Office Online-mal).

Access oppretter og åpner deretter databasen. Et skjema vises, og der kan du begynne med å registrere data.

 Obs!   Hvis malen inneholder eksempeldata, kan du slette hver post på denne måten:

  • Klikk radoverskriften for posten som du vil slette. (Radoverskriften er boksen eller linjen like til venstre for posten.)
  • Klikk Slett i Poster-gruppen i kategorien Data.Knappesymbol
  1. Når du skal begynne med å angi data, klikker du den første tomme cellen i skjemaet, og deretter begynner du med å skrive inn. Når du har skrevet inn noen poster, kan du bruke navigasjonsruten til å se om det finnes andre skjemaer eller rapporter som du vil bruke.

Laste ned en mal fra Microsoft Office Online

Hvis du ikke finner en passende mal i siden Komme i gang med Microsoft Office Access, finner du et større utvalg på webområdet for Office Online.

  1. Start Access, hvis du ikke har gjort det.

Hvis en database allerede er åpen, gjør du følgende for å vise siden Komme i gang med Microsoft Office Access:

  • Klikk Microsoft Office Knappesymbol, og klikk deretter Lukk database.Knappesymbol
  1. I den nederste delen av siden Komme i gang med Microsoft Office Access klikker du Maler under Mer på Office Online.

Webområdet for Office Online vises i et nytt leservindu.

  1. Bruk søkeverktøyene i området Office Online til å søke etter og laste ned den ønskede malen
  2. Når du har lastet ned en mal, lagres den nye databasen i én av følgende mapper:
    • Microsoft Windows Vista    c:\Brukere\brukernavn\Dokumenter
    • Microsoft Windows Server 2003 eller Microsoft Windows XP    c:\Dokumenter og innstillinger\brukernavn\Mine dokumenter

Neste gang du vil arbeide med databasen bruker du Access eller Windows Utforsker til å åpne den fra denne plasseringen.

Toppen av delen

Opprette databaser fra begynnelsen

Hvis ingen av malene innfrir dine behov, eller hvis du har data i et annet program som du vil importere til Access, kan det hende at du vil opprette en database fra begynnelsen. Som regel innebærer dette ett eller begge av følgende:

  • Opprette nye tabeller og deretter skrive inn, lime inn eller importere data i disse tabellene.
  • Importere data fra andre kilder og opprette nye tabeller underveis.

Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du planlegger og utformer en database, eller hvordan du lager relasjoner, skjemaer, rapporter eller spørringer, følger du koblingene under Se også i denne artikkelen.

Opprette en tom database

  1. Start Access.
  2. Klikk Tom database på siden Komme i gang med Microsoft Office Access.

Tom database-knapp

  1. I ruten Tom database skriver du inn et filnavn i Filnavn-boksen. Hvis du ikke angir filtype, legges den til automatisk. Standardplasseringen for filer er én av følgende:
    • Microsoft Windows Vista    c:\Brukere\brukernavn\Dokumenter
    • Microsoft Windows Server 2003 eller Microsoft Windows XP    c:\Dokumenter og innstillinger\brukernavn\Mine dokumenter

Hvis du vil endre plasseringen av filen, klikker du Bla gjennomKnappesymbol ved siden av boksen Filnavn, blar gjennom til, og velger, den nye plasseringen, og deretter klikker du OK.

  1. Klikk Opprett.

Access oppretter databasen, og deretter åpnes en tom tabell (kalt Tabell1) i dataarkvisning (dataarkvisning: En visning som viser data fra tabeller, skjemaer, spørringer, visninger eller lagrede prosedyrer i et rad-og-kolonne-format. I dataarkvisning kan du redigere felt, legge til og slette data, og søke etter data.).

  1. Access plasserer markøren i den første tomme cellen i kolonnen Legg til nytt felt.

En ny, tom tabell i en ny database

Når du skal legge til data, begynner du å skrive dem inn, eller du kan lime inn data fra en annen kilde, som beskrevet under Lime inn data fra en annen kilde i en Access-tabell senere i denne artikkelen.

 Obs! 

  • Registrering av data i dataarkvisning ligner mye på registrering av data i Excel-regneark. Hovedbegrensningen er at data må registreres i tilstøtende rader og kolonner, fra det øverste venstre hjørnet i dataarket. Du bør ikke formatere dataene ved å inkludere tomme rader eller kolonner, som du kan gjøre i et Excel-regneark, ettersom du vil bruke unødvendig mye plass i tabellen. Tabellen inneholder bare dataene. All visuell presentasjon av dataene gjøres i skjemaene og rapportene som du utformer senere.
  • Tabellstrukturen opprettes når du skriver inn data. Hver gang du legger til en ny kolonne i tabellen, defineres et nytt felt. Access angir datatypen (datatype: Kjennetegnet for et felt som bestemmer hvilken type data det kan inneholde. Datatyper inkluderer Boolsk, Heltall, Langt, Valuta, Flyttall, Langt flyttall, Dato, String og Variant (standard).) for feltet basert på typen data som du registrerer. Hvis du for eksempel har en kolonne der du bare har angitt datoverdier, angir Access datatypen for dette feltet til Dato/klokkeslett. Hvis du senere prøver å skrive inn en annen verdi enn en dato (for eksempel et navn eller telefonnummer) i dette feltet, viser Access en melding som informerer deg om at verdien ikke passer til datatypen i kolonnen. Når det er mulig, bør du planlegge tabellen slik at hver kolonne inneholder samme type data, for eksempel tekst, datoer, tall eller andre typer. Dette gjør det mye enklere å bygge spørringer, skjemaer og rapporter som velger bare dataene som du vil ha.
  • Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du arbeider med dataark, se artikkelen Åpne et tomt dataark.

Hvis du ikke vil registrere data på dette tidspunktet, klikker du LukkKnappesymbol .

Legge til tabell

Du kan legge til en ny tabell i en eksisterende database ved hjelp av verktøyene i gruppen Tabeller i kategorien Opprett.

Access-båndsymbol

Klikk Tabell for å opprette en tom tabell i dataarkvisning. Du kan bruke dataarkvisning til å begynne med å skrive inn data umiddelbart og la Access opprette tabellstrukturen for deg mens du arbeider, eller du kan bruke utformingsvisning (utformingsvisning: En visning som viser utformingen for følgende databaseobjekter: tabeller, spørringer, skjemaer, rapporter og makroer. I utformingsvisning kan du opprette nye databaseobjekter og endre utformingen på eksisterende objekter.) til å opprette tabellstrukturen først, og deretter bytter du tilbake til dataarkvisning for å skrive inn dataene. Uansett hvilken visning du starter i, kan du alltid bytte til den andre visningen ved hjelp av visningsknappene på statuslinjen i Access-vinduet.

Sette inn tabell fra dataarkvisning    I dataarkvisning kan du skrive inn data umiddelbart og la Access bygge tabellstrukturen i bakgrunnen. Feltnavn tilordnes numerisk (Felt1, Felt2 og så videre), og Access angir feltdatatyper basert på typen data som du skriver inn.

  1. Klikk Tabell i gruppen Tabeller i kategorien Opprett.Knappesymbol
  1. Access oppretter tabellen, og deretter plasseres markøren i den første tomme cellen i kolonnen Legg til nytt felt.

 Obs!   Hvis du ikke ser en kolonne kalt Legg til nytt felt, kan det hende at du er i utformingsvisning i stedet for dataarkvisning. Du bytter til dataarkvisning ved å dobbeltklikke tabellen i navigasjonsruten. Access spør deg om et navn for den nye tabellen og bytter deretter til dataarkvisning.

  1. Klikk Nytt felt i gruppen Felt og kolonner i kategorien Dataark.Knappesymbol

Access viser ruten Feltmaler som inneholder en liste over vanlige felttyper. Hvis du drar ett av disse feltene til dataarket, legger Access til et felt med dette navnet og angir egenskapene til en passende verdi for denne felttypen. Du kan endre egenskapene senere. Du må dra feltet til området i dataarket som inneholder data. Et loddrett innsettingsfelt vises og angir hvor feltet vil bli plassert.

  1. Når du skal legge til data, begynner du å skrive dem inn i den første tomme cellen, eller du kan lime inn data fra en annen kilde, som beskrevet senere i denne artikkelen.
    • Hvis du vil gi nytt navn på en kolonne (et felt), dobbeltklikker du kolonneoverskriften, og deretter skriver du inn det nye navnet. Du bør gi et beskrivende navn for hvert felt, slik at du vet hva det inneholder når du ser det i Feltliste-ruten.
    • Hvis du vil flytte en kolonne, merker du den ved å klikke kolonneoverskriften, og deretter drar du den til den ønskede plasseringen. Du kan også merke flere tilstøtende kolonner og dra alle til en ny plassering sammen.

Sette inn tabell fra utformingsvisning    I utformingsvisning oppretter du først strukturen for den nye tabellen. Deretter bytter du enten til dataarkvisning for å angi dataene, eller du skriver inn dataene ved hjelp av en annen metode, for eksempel liming eller tilføying.

  1. Klikk Tabellutforming i gruppen Tabeller i kategorien Opprett.Knappesymbol
  1. For hvert felt i tabellen skriver du inn et navn i kolonnen Feltnavn, og deretter velger du en datatype fra listen Datatype.

 Obs!   Hvis du ikke ser kolonnene Feltnavn og Datatype, kan det hende at du er i dataarkvisning i stedet for utformingsvisning. Du bytter til utformingsvisning ved å klikke Utformingsvisning på statuslinjen i Access-vinduet. Access spør deg om et navn for den nye tabellen og bytter deretter til utformingsvisning.

  1. Hvis du vil, kan du skrive inn en beskrivelse for hvert felt i kolonnen Beskrivelse. Beskrivelsen som du angir, vises på statuslinjen når innsettingspunktet er i dette feltet og brukes som statuslinjetekst for alle kontroller som du oppretter ved å dra feltet fra Feltliste-ruten til et skjema eller en rapport, og for alle kontroller som opprettes for dette feltet ved hjelp av skjema- eller rapportveiviseren.
  2. Når du har lagt til alle feltene, lagrer du tabellen:
    • Klikk Microsoft Office Knappesymbol, og klikk deretter Lagre eller trykk CTRL + S.
  1. Du kan begynne med å skrive inn data i tabellen når som helst ved å bytte til dataarkvisning, klikke den første tomme cellen og skrive inn. Du kan også lime inn data fra en annen kilde, som beskrevet i neste del.

Hvis du vil legge til ett eller flere felt i tabellen når du har skrevet inn noen data, kan du begynne med å skrive inn i kolonnen Legg til nytt felt i dataarkvisning, eller du kan legge til nye felt ved hjelp av kommandoene i gruppen Felt og kolonner i kategorien Dataark.

Se artikkelen Lage tabeller i en database hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du lager tabeller, inkludert bruk av tabellmaler.

Toppen av delen

Lime inn data fra en annen kilde i en Access-tabell

Hvis dataene er lagret i et annet program, for eksempel Office Excel 2007, kan du kopiere og lime inn dataene i en Access-tabell. Det fungerer vanligvis best hvis dataene allerede er atskilt i kolonner, slik de er i et Excel-regneark. Hvis dataene er i et tekstbehandlingsprogram, er det best å atskille datakolonnene ved å bruke kategorier, eller ved å konvertere dataene til en tabell i tekstbehandlingsprogrammet før dataene kopieres. Hvis dataene må redigeres eller endres (for eksempel dele fullstendige navn inn i for- og etternavn), bør du gjøre dette før du kopierer dataene, spesielt hvis du ikke er fortrolig med Access.

Når du limer inn data i en tom tabell, angir Access datatypen for hvert felt ut fra typen data feltet inneholder. Hvis et felt du har limt inn, for eksempel bare inneholder datoverdier, bruker Access datatypen Dato/klokkeslett for dette feltet. Hvis det innlimte feltet bare inneholder ordene "ja" og "nei", bruker Access datatypen Ja/nei for feltet.

Access navngir feltene avhengig av hva programmet finner i den første raden med innlimte data. Hvis den første raden med innlimte data er av samme type som de etterfølgende radene, bestemmer Access at den første raden er en del av dataene og tilordner feltene generiske navn (F1, F2 og så videre). Hvis den første raden med innlimte data ikke ligner på de etterfølgende radene, bestemmer Access at den første raden består av feltnavn. Access navngir feltene tilsvarende og inkluderer ikke den første raden i dataene.

Hvis Access tilordner generiske feltnavn, bør du gi feltene nye navn så raskt som mulig for å hindre forveksling. Følg denne fremgangsmåten:

  1. Lagre tabellen.
    • Klikk Microsoft Office Knappesymbol, og klikk deretter Lagre eller trykk CTRL + S.
  1. I dataarkvisning dobbeltklikker du hver kolonneoverskrift og skriver inn et gyldig feltnavn for hver kolonne. Det kan se ut som om du skriver over data, men kolonneoverskriftsraden inneholder feltnavn, ikke data.
  2. Lagre tabellen på nytt.

 Obs!   Du kan også endre navn på feltene ved å bytte til utformingsvisning og redigere feltnavnene der. Når du skal bytte til utformingsvisning, høyreklikker du tabellen i navigasjonsruten, og deretter klikker du Utformingsvisning. Når du skal bytte tilbake til dataarkvisning, dobbeltklikker du tabellen i navigasjonsruten.

Toppen av delen

Importere data fra en annen kilde

Det kan hende at du har data som du har samlet i et annet program og vil importere til Access. Eller kanskje du arbeider med personer som lagrer dataene i andre programmer, og vil arbeide med deres data i Access. Uansett gjør Access det enkelt å importere data fra andre programmer. Du kan importere data fra Excel-regneark, en tabell i en annen Access-database, en SharePoint-liste eller flere andre kilder. Prosessen varierer noe avhengig av kilden, men disse instruksjonene setter deg i gang:

  1. I kategorien Eksterne data velger du gruppen Importer og klikker kommandoen for filtypen som du skal importere fra.

Access-båndsymbol

Hvis du for eksempel importerer data fra at Excel-regneark, klikker du Excel. Hvis du ikke ser den riktige programtypen, klikker du Mer.

 Obs!   Hvis du ikke finner den riktige formattypen i gruppen Importer, kan det hende at du må starte programmet som du opprinnelig opprettet dataene i, og deretter bruke dette programmet til å lagre dataene i et vanlig filformat (for eksempel delt tekstfil (tekstfil med skilletegn: En fil som inneholder data der de enkelte feltverdiene er atskilt med et tegn, for eksempel komma eller tabulator.)) før du kan importere dataene i Access.

  1. I dialogboksen Hent eksterne data klikker du Bla gjennom for å bla gjennom til kildedatafilen, eller skriv inn hele banen til kildedatafilen i boksen Filnavn.
  2. Klikk det ønskede alternativet under Angi hvordan og hvor du vil lagre dataene i den gjeldende databasen. Du kan opprette en ny tabell ved hjelp av de importerte dataene, føye til data i en eksisterende tabell eller opprette en koblet tabell med en kobling til datakilden.
  3. Klikk OK.

Access starter importveiviseren.

  1. Følg instruksjonene i importveiviseren. Fremgangsmåten du følger, avhenger av import- eller koblingsalternativet som du velger.
  2. På den siste siden i veiviseren klikker du Fullfør.

Access spør om du vil lagre detaljene for importoperasjonen som du nettopp fullførte.

  • Hvis du tror at du vil utføre denne samme importoperasjonen på nytt, klikker du Lagre importtrinn, og deretter angir du detaljene.

Du kan deretter enkelt reprodusere importoperasjonen ved å klikke Lagrede importer i gruppen Importer i kategorien Eksterne data, klikke importoppsettet, og deretter klikke Kjør.

  • Hvis du ikke vil lagre detaljene for operasjonen, klikker du Lukk.

Access importerer dataene til en ny tabell, og deretter vises tabellen under Tabeller i navigasjonsruten.

Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du importerer data til Access, følger du koblingene under Se også i denne artikkelen.

Toppen av delen

Åpne eksisterende Access-databaser

  1. Klikk Microsoft Office Knappesymbol, og klikk deretter Åpne.
  1. Klikk en snarvei i dialogboksen Åpne eller klikk stasjonen eller mappen som inneholder den ønskede databasen i boksen Søk i.
  2. Dobbeltklikk mapper i mappelisten til du finner mappen som inneholder databasen.
  3. Når du har funnet databasen, gjør du ett av følgende:
    • Hvis du vil åpne databasen i standard åpningsmodus, dobbeltklikker du den.
    • Hvis du vil åpne databasen med delt tilgang i et flerbrukermiljø (flerbrukerdatabase (delt): En database som gir flere brukere tillatelse til å få tilgang til og endre samme sett med data samtidig.), slik at både du og andre brukere kan både lese og skrive i databasen samtidig, klikker du du Åpne.
    • Hvis du vil åpne databasen for skrivebeskyttet tilgang, slik at du kan vise den men ikke redigere den, klikker du pilen ved siden av Åpne-knappen, og deretter klikker du Åpne skrivebeskyttet.
    • Hvis du vil åpne databasen for alenetilgang, slik at ingen andre kan åpne den mens den er åpen, klikker du pilen ved siden av Åpne-knappen, og deretter klikker du Åpne i alenemodus.
    • Hvis du vil åpne databasen for skrivebeskyttet tilgang, klikker du pilen ved siden av Åpne-knappen, og deretter klikker du Åpne som skrivebeskyttet i alenemodus. Andre brukere kan fortsatt åpne databasen, men de har bare skrivebeskyttet tilgang.

Hvis du ikke finner databasen du vil åpne    

  1. I dialogboksen Åpne klikker du Min datamaskin-snarveien , eller gå til Søk i-boksen, og klikk Min datamaskin.
  2. I listen over stasjoner høyreklikker du stasjonen som du tror inneholder databasen, og deretter klikker du Søk.
  3. Skriv inn søkekriteriene, og trykk deretter ENTER for å søke etter databasen.
  4. Hvis databasen blir funnet, åpner du den ved å dobbeltklikke den i dialogboksen Søkresultater.
  5. Ettersom søket ble startet fra dialogboksen Åpne, må du klikke Avbryt i denne dialogboksen før databasen åpnes.

 Obs!   Du kan åpne en datafil direkte i et eksternt filformat (for eksempel dBASE, Paradox, Microsoft Exchange eller Excel). Du kan også åpne ODBC-datakilder (ODBC-datakilde: Data og informasjon som er nødvendig for å få tilgang til data fra programmer og databaser som støtter ODBC-protokollen (Open Database Connectivity).) direkte, for eksempel Microsoft SQL Server eller Microsoft FoxPro. En ny Access-database opprettes automatisk i samme mappe som datafilen er plassert i, og koblinger legges til for alle tabellene i den eksterne databasen.

VisTips!

  • Når du skal åpne en av de siste av flere databaser som har vært åpen, klikker du filnavnet i listen Åpne siste database på siden Komme i gang med Microsoft Office Access. Access åpner databasen og bruker de samme innstillingene som databasen hadde sist du åpnet den. Hvis listen over nylig brukte filer ikke vises, klikker du Microsoft Office-knappenKnappesymbol, og deretter klikker du Alternativer for Access. Dialogboksen Alternativer for Access vises. Klikk kategorien Avansert, og velg deretter inndelingen Vis og merk av for Liste over nylig brukte filer. (Du kan også angi hvor mange nylig brukte filer du vil vise i listen – opptil ni.)
  • Hvis du åpner en database ved klikke Microsoft Office-knappenKnappesymbol og ved hjelp av kommandoen Åpne, kan du vise en liste over snarveier til databaser som du har åpnet tidligere, ved å klikke Mine siste dokumenter i dialogboksen Åpne.

Toppen av delen


Til toppen av siden Til toppen av siden

Importere data fra et regnearkprogram eller et annet program

Hvis du er kjent med andre database- eller regnearkprogrammer, kjenner du sannsynligvis det grunnleggende om hvordan disse programmene virker og hva databaser brukes til. Access er annerledes enn mange andre databaseprogrammer ved at du kan opprette relasjonsdatabaser (relasjonsdatabase: En databasetype som lagrer informasjon i tabeller. Bruker samsvarende verdier fra to tabeller for å relatere data i én tabell til data i den andre tabellen. I en relasjonsdatabase lagres vanligvis en bestemt type data bare en gang.). Access gir også mange muligheter for å arbeide med andre databaseprogrammer, for eksempel SQL Server.

I dette avsnittet


Importere Excel-regneark til Access

Mange begynner med å utforske Access når de jar bygget en liste i Excel. Excel er et godt utgangspunkt for en liste, men når listen blir større, blir den vanskeligere å organisere og holde oppdatert. Det neste logiske trinnet blir å flytte listen til Access.

En databasetabell har en lignende struktur som et regneark ved at dataene lagres i rader og kolonner. Som et resultat er det vanligvis enklere å importere et regneark til en databasetabell. Hovedforskjellen mellom å lagre data i et regneark og lagre data i en database ligger i hvordan dataene organiseres. Bare å importere hele regnearket som en ny tabell i en database vil ikke løse problemene knyttet til organisering og oppdatering dataene, spesielt hvis regnearket inneholder overflødige data. Når du skal løse disse problemene, må du dele regnearkdataene inn i separate tabeller, der hver tabell inneholder relaterte data. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du organiserer data i tabeller, se artikkelen Grunnleggende om databaseutforming.

Access inneholder en veiviser for tabellanalyse, som kan hjelpe deg med å utføre denne prosessen. Når du importerer dataene til en tabell, hjelper veiviseren deg med å dele tabellen inn i separate tabeller, hver bestående av data som ikke er duplisert i noen av de andre tabellene. Veiviseren oppretter også de nødvendige relasjonene mellom tabellene. Se Relasjoner i databaser i denne artikkelen hvis du vil ha mer informasjon om relasjoner.

Importere Excel-regneark som en tabell i en ny Office Access 2007-database

  1. Klikk Microsoft Office Knappesymbol, og klikk deretter Ny.
  1. Skriv inn et navn for den nye databasen i boksen Filnavn, og klikk deretter Opprett.
  2. Lukk Tabell1.

Når du blir spurt om du vil lagre endringene i utformingen av Tabell1, klikker du Nei.

  1. Klikk Excel i Importer-gruppen i kategorien Eksterne data.Knappesymbol
  1. I dialogboksen Hent eksterne data klikker du Bla gjennom.
  2. Bruk dialogboksen Åpne fil til å finne filen.
  3. Merk filen og klikk Åpne.
  4. I dialogboksen Hent eksterne data kontrollerer du at det er merket av for alternativet Importer kildedataene til en ny tabell i den gjeldende databasen.
  5. Klikk OK.

Veiviseren for regnearkimport starter og stiller noen spørsmål om dataene.

  1. Følg instruksjonene, og klikk Neste eller Tilbake for å navigere gjennom sidene. På den siste siden i veiviseren klikker du Fullfør.

 Obs!   Access spør om du vil lagre detaljene for importoperasjonen som du nettopp fullførte. Hvis du tror at du vil utføre denne samme importoperasjonen på nytt, klikker du Ja, og deretter angir du detaljene. Du kan deretter enkelt reprodusere operasjonen i fremtiden ved å klikke Lagret import i gruppen Importer i kategorien Eksterne data. Hvis du ikke vil lagre detaljene for operasjonen, klikker du Lukk.

Access importerer dataene til en ny tabell, og deretter vises den under Alle tabeller i navigasjonsruten.

Bruk veiviseren for tabellanalyse til å organisere dataene

Når dataene er importert i en Access-tabell, kan du bruke veiviseren for tabellanalyse til å identifisere gjentatte data raskt. Veiviseren gir deretter en enkel metode for å organisere gjentatte data i separate tabeller, slik at de lagres på den mest effektive måten. Access bevarer den opprinnelige tabellen som en sikkerhetskopi, og deretter opprettes nye tabeller som du kan bruke som grunnlag for databaseprogrammet.

  1. Åpne Access-databasen som inneholder tabellen som du vil analysere.
  2. Klikk Analyser tabell i Analyser-gruppen i kategorien Databaseverktøy.

Veiviseren for tabellanalyse starter.

I tilfelle du ikke kjenner konseptet normalisering, inneholder to innledende sider i veiviseren en kort opplæring , komplett med knapper som du kan klikke for å se eksempler. Hvis du ikke ser de innledende sidene, men i stedet ser en avmerkingsboks merket Vis innledende sider, merker du av i boksen, og deretter klikker du Tilbake to ganger for å se innledningen. Hvis du ikke vil se de innledende sidene når du har lest dem, kan du fjerne merket.

  1. På siden som starter med setningen Hvilken tabell inneholder felt med verdier som gjentas i mange poster?, velger du tabellen som du vil analysere, og deretter klikker du Neste.
  2. Du kan la veiviseren bestemme hvilke felt som skal plasseres i hvilke tabeller, eller du kan bestemme dette selv. Hvis du følger veiviserens forslag, kan du fortsatt foreta endringer i tabelloppsettet på neste side i veiviseren.

 Obs!   Hvis du lar veiviseren bestemme hvilke felt som skal plasseres i hvilke tabeller, er det ikke sikkert at valgene alltid passer til dataene, spesielt hvis det ikke er mye data å arbeide med. Du bør kontrollere veiviserens resultater nøye. På den andre siden kan veiviseren foreslå en mer effektiv organisering enn den du har tenkt på, så det er en god idé å i det minste prøve veiviserens forslag én gang. Hvis du ikke liker forslagene, kan du fortsatt omorganisere feltene manuelt, og du kan alltid klikke Tilbake og organisere alle feltene selv.

  1. Klikk Neste. På denne siden kan du angi hvilke tabeller som inneholder hvilke felt. Hvis du velger å la veiviseren bestemme, skal det vises flere tabeller koblet sammen med relasjonslinjer. Hvis ikke, oppretter Access bare én tabell som inneholder alle feltene. I begge tilfellene kan du foreta endringer på denne siden.
    • Du kan dra feltene fra en tabell til et tomt område på siden som inneholder disse feltene. Access ber deg om å angi et tabellnavn.
    • Du kan dra felt fra en tabell til en annen hvis du tror de blir lagret mer effektivt der.
    • De fleste tabeller blir gitt et ID- eller Generert entydig ID-felt. Hvis du vil ha mer informasjon om ID-feltene, klikker du Tips øverst til høyre i veiviseren.
    • Hvis du vil angre en endring, klikker du Angre.
    • Hvis du vil gi nytt navn til en tabell, dobbeltklikker du tittellinjen, skriver inn det nye navnet, og deretter klikker du OK.
  2. Når du har feltene organisert slik du vil ha dem, klikker du Neste.
  3. Hvis veiviseren finner poster som har svært like verdier, identifiseres disse verdiene som mulige typografiske feil, og et skjermbilde vises der du kan bekrefte hva du vil gjøre med dem. Bla gjennom listen for å finne noen som har verdier i kolonnen Retting, og deretter klikker du det aktuelle elementet i rullegardinlisten. Velg (Ingen endringer) for å hindre veiviseren i å foreta endringer med verdien. Når du er ferdig, klikker du Neste.
  4. Veiviseren spør om du vil opprette en spørring som ligner på den opprinnelige tabellen. Hvis du allerede har bygget skjemaer og rapporter som er basert på den opprinnelige tabellen, er det en god ide å opprette en slik spørring. Hvis du velger Ja, lag spørringen, gir veiviseren nytt navn på den opprinnelige tabellen ved å føye til "_OLD" i tabellnavnet, og deretter gis den nye spørringen navn ved hjelp av navnet på den opprinnelige tabellen. Skjemaene og rapportene som var basert på tabellen, bruker nå spørringen for dataene, og de forsetter å fungere som før.
  5. Velg Fullfør.

Veiviseren oppretter de nye tabellene som angitt, og deretter åpnes dem. Lukk dem når du er ferdig med å kontrollere resultatene.

Toppen av delen

Arbeide med data fra andre programmer

Office Access 2007 har funksjoner for å arbeide med data som er lagret i andre programmer.

  • Opprette en ny Access-database som kobler til data i et annet filformat    Du bruke Access til å åpne en fil med et annet filformat, for eksempel tekst-, dBASE- eller regnearkformat. Access lager automatisk en Access-database og kobler filen.
    1. Start Access.
    2. Klikk Microsoft Office Knappesymbol, og klikk deretter Åpne.
  1. I dialogboksen Åpne klikker du filtypen som du vil åpne, i rullegardinlisten Filtyper. Hvis du ikke er sikker på filtypen, klikker du Alle filer (*.*).
  2. Hvis det er nødvendig, blar du til mappen som inneholder filen som du vil åpne. Når du finner filen, dobbeltklikker du den for å åpne den.
  3. Følg instruksjonene i veiviseren. På den siste siden i veiviseren klikker du Fullfør.
  • Importere eller koble data til en eksisterende Access-database    Du kan importere data fra andre kilder og programmer til Access-tabeller slik at dataene plasseres i Access-filen, eller du kan koble til dataene fra Access slik at dataene forblir i den opprinnelige filen (utenfor Access-filen).

Importere eller koble data

  1. I kategorien Eksterne data i gruppen Importer klikker du formatet som dataene er lagret i.

Du kan importere eller koble data fra følgende formater:

  • Microsoft Office Access
  • Microsoft Office Excel
  • Microsoft Windows SharePoint Services
  • Tekstfiler
  • XML-filer
  • ODBC-databaser
  • HTML-dokumenter
  • Microsoft Office Outlook
  • dBase
  • Paradox
  • Lotus 1-2-3

Dialogboksen Hent eksterne data vises.

  1. Følg instruksjonene i dialogboksen.

Access vil importere eller koble dataene til databasen. For de fleste formater må du angi plasseringen for dataene, og deretter velger du hvordan du vil at dataene skal lagres i databasen.

Toppen av delen


Til toppen av siden Til toppen av siden

Bruke en database fra en tidligere versjon i flere versjoner av Access

Hvis Access-databasen eller Access-prosjektet er opprettet i Access 2000 eller senere, kan du bruke databasen eller prosjektet i versjonen av Access som de ble opprettet i, eller i alle senere versjoner – selv om filen er sikkerhetsaktivert. Access 2000-filer kan for eksempel brukes i Access 2000 til og med Office Access 2007, og Access 2002-2003-filer kan brukes i Access 2002-2003 til og med Office Access 2007.

Det kan være at du har en situasjon hvor du vil beholde dataene i en tidligere versjon av Access, men du har brukere med en senere versjon av Access som vil koble til disse dataene men fortsatt bruke noen av funksjonene i den senere versjonen. Løsningen er å opprette en frontdatabase i den senere versjonen (som inneholder skjemaer, rapporter, spørringer, makroer men ingen tabeller) og koble den til tabellene i filen i den tidligere versjonen. Bruk én av de følgende fremgangsmåtene, avhengig av om databasen befinner seg i én fil eller om den allerede er delt inn i et front-/bakprogram (front-/bakprogram: Et databaseprogram som består av en "bak"-databasefil som inneholder tabeller, og kopier av en "front"-databasefil som inneholder alle andre databaseobjekter med koblinger til "bak"-tabellene.).



Bruke enfils Access-database i flere versjoner av Access

Hvis alle tabellene, skjemaene og andre objektene i Access-databasen befinner seg i én MDB-fil, og du vil bruke databasen i flere versjoner av Access, kan du opprette en ny frontdatabase i en senere versjon og koble den til den opprinnelige filen. Brukere som har den tidligere versjonen av Access, kan fortsatt bruke den opprinnelige databasen. Brukere som har den senere versjonen, kan bruke den nye frontdatabasen til å koble til de samme dataene.

  1. Bruk den følgende fremgangsmåten til å konvertere databasen til ett av de tre siste formatene: Access 2000, Access 2002-2003 eller Access 2007. Denne kommandoen bevarer den opprinnelige databasen i det opprinnelige formatet og oppretter en kopi i formatet som du angir.
    • Lukk Access-filen. Hvis filen er en flerbruker-Access-database plassert på en server eller i en delt mappe, kontrollerer du at ingen andre har den åpen.
    • Start Access 2007.
    • Klikk Microsoft Office Knappesymbol, og klikk deretter Åpne.
  • Bla gjennom til plasseringen av filen som skal konverteres, og deretter dobbeltklikker du den for å åpne den.

 Obs!   Hvis dialogboksen Databaseutvidelse vises med spørsmål om du vil utvide databasen, klikker du Nei.

  • Hvis et skjema åpner når du starter databasen, lukker du skjemaet.
  • Klikk Microsoft Office Knappesymbol, pek på Lagre som, og klikk deretter filformatet du vil konvertere til, under Lagre database i et annet format.
  • I dialogboksen Lagre som skriver du inn et navn for den nye databasen.

 Obs!   Med mindre du skal lagre den nye databasen på et annet sted, må navnet være annerledes enn navnet på den opprinnelige databasen. I alle tilfeller er det vanligvis best å bruke et forskjellig navn, slik at du enkelt kan skille mellom frontdatabasen og bakdatabasen. Hvis du konverterer til Access 2007-format, endres imidlertid filtypen fra MDB til ACCDB, så du kan bruke det samme filnavnet.

  • Velg Lagre.
  1. Del inn den konverterte databasen i et front-/bakprogram ved hjelp av denne fremgangsmåten:
    • Klikk Access-database i Flytt data-gruppen i kategorien Databaseverktøy.Knappesymbol
  • I dialogboksen Databaseoppdeling klikker du Del database.
  • Skriv inn et navn for bakdatabasen, og klikk deretter Del.
  1. Slett bakdatabasen som databaseoppdelingsverktøyet opprettet – pass på at du ikke sletter den opprinnelige databasen.
  2. Koble den nye frontdatabasen til tabellene i den opprinnelige databasen: Klikk Tabellkoblingsbehandling i gruppen Databaseverktøy i kategorien Databaseverktøy.Knappesymbol
  1. Klikk Merk alt, og merk deretter av for Spør alltid etter ny plassering.
  2. Klikk OK, bla til database i den tidligere versjonen, og deretter dobbeltklikker du den.

Hvis alt går bar, viser Access en melding som sier at alle valgte koblede tabeller ble oppdatert.

Du kan nå utvide den nye frontdatabasen til å støtte nye funksjoner for brukere som har oppgradert til Access 2000, Access 2002-2003 eller Access 2007. Brukere som har tidligere versjoner, kan forsette å bruke databasen i den tidligere versjonen.

Hvis du vil, kan du også konvertere den nye frontdatabasen til en annen versjon. Hvis for eksempel den opprinnelige databasen er i Access 2000-format, kan du opprette en Access 2002-2003-front for brukere med denne versjonen og en Access 2007-front for brukere med denne versjonen. Begge frontversjonene vil koble til dataene i Access 2000-filen.

Toppen av delen

Bruke front/bakprogram i flere versjoner av Access

Hvis Access-databasen allerede er et frontprogram/bakprogram (front-/bakprogram: Et databaseprogram som består av en "bak"-databasefil som inneholder tabeller, og kopier av en "front"-databasefil som inneholder alle andre databaseobjekter med koblinger til "bak"-tabellene.), trenger du bare å konvertere fronten til Access 2000-, Access 2002-2003- eller Access 2007-filformatet. Ingen endringer er nødvendige for bakdatabasen.

Den følgende fremgangsmåten viser hvordan du bruker kommandoen Lagre database som til å konvertere frontdatabasen til ett av de tre siste formatene: Access 2000, Access 2002-2003 eller Access 2007. Denne kommandoen bevarer den opprinnelige databasen i det opprinnelige formatet og oppretter en kopi i formatet som du angir.

  1. Lukk frontdatabasen. Hvis filen er en flerbruker-Access-database plassert på en server eller i en delt mappe, kontrollerer du at ingen andre har den åpen.
  2. Start Access 2007.
  3. Klikk Microsoft Office Knappesymbol, og klikk deretter Åpne.
  1. Bla gjennom til plasseringen av frontdatabasen, og deretter dobbeltklikker du den for å åpne den.

 Obs!   Hvis dialogboksen Databaseutvidelse vises med spørsmål om du vil utvide databasen, klikker du Nei.

  1. Hvis et skjema vises når du åpner databasen, lukker du skjemaet.
  2. Klikk Microsoft Office Knappesymbol, pek på Lagre som, og klikk deretter filformatet du vil konvertere til, under Lagre database i et annet format.
  1. I dialogboksen Lagre som skriver du inn et navn for den nye databasen.
  2. Velg Lagre.

Du kan nå utvide den nye frontdatabasen til å støtte nye funksjoner for brukere som har oppgradert til Access 2000, Access 2002-2003 eller Access 2007.

Toppen av delen


Til toppen av siden Til toppen av siden

 
 
Gjelder:
Access 2007