Innføring i tabeller

Tabeller er sentrale objekter i en database siden de innholder all informasjon eller alle dataene. En database for et firma kan for eksempel innholde en Kontakter-tabell som inneholder navnene, e-postadressene og telefonnumrene til alle leverandørene. Denne artikkelen gir deg en oversikt over tabellene i Access. Før du oppretter tabeller, bør du tenke gjennom hvilke behov du har, og finne ut hvilke tabeller du trenger. Hvis du vil ha en innføring hvordan du planlegger og utformer databaser, kan du se Grunnleggende om databaseutforming.

I denne artikkelen


Oversikt

En relasjonsdatabase som Access har vanligvis flere relaterte tabeller. I en godt utformet database innholder hver tabell data om et bestemt emne, for eksempel ansatte eller produkter. En tabell har poster (rader) og felt (kolonner). Felt innholder ulike typer data, for eksempel tekst, tall, datoer og hyperkoblinger.

Kunder-tabell som viser oppsett for poster og felt

Bildeforklaring 1 En post
: Inneholder spesifikke data, som informasjon om en bestemt ansatt eller et bestemt produkt.
Bildeforklaring 2 Et felt
: Inneholder data om ett aspekt av tabellemnet, for eksempel fornavn eller e-postadresse.
Bildeforklaring 3 En feltverdi
: Hver post har en feltverdi, for eksempel Contoso, Ltd. eller noen@example.com.

Tabell- og feltegenskaper

Karakteristikken og virkemåten til tabeller og felt bestemmes og styres av egenskapene. Tabellegenskapene angis på egenskapssiden for tabellen. Du kan for eksempel angi Standardvisning-egenskapen for en tabell for å angi hvordan tabellen vises som standard. En feltegenskap definerer et aspekt av feltets virkemåte. Du kan også angi feltegenskaper i utformingsvisning ved å bruke Feltegenskaper-ruten. Hvert felt har en datatype som indikerer hvilken type informasjon som lagres i feltet, for eksempel flere linjer med tekst eller valuta.

Tabellrelasjoner

Selv om hver tabell i en database lagrer data om et bestemt emne, lagrer tabeller i en relasjonsdatabase som Access, data om relaterte emner. En database kan for eksempel inneholde følgende:

  • En kundetabell med firmaets kunder og tilhørende adresser
  • En produkttabell med produktene du selger, inkludert priser og bilder for hver vare
  • En ordretabell som sporer kundeordrer

Du kan koble dataene som lagres i forskjellige tabeller, ved å opprette relasjoner. En relasjon er en logisk forbindelse mellom to tabeller som har et felles felt.

Nøkler

Felt er en del av en tabellrelasjon som kalles nøkler. En nøkkel består vanligvis av ett felt, men den kan bestå av flere felt. Det finnes to typer nøkler:

  •    Primærnøkkel: En tabell kan bare ha én primærnøkkel. En primærnøkkel består av ett eller flere felt som unikt identifiserer hver post du lagrer i tabellen. Access oppretter automatisk et unikt identifikasjonsnummer, et såkalt ID-nummer, som fungerer som primærnøkkel. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Legge til eller endre primærnøkkelen for en tabell.
  •    Sekundærnøkkel: En tabell kan ha én eller flere sekundærnøkler. En sekundærnøkkel inneholder verdier som tilsvarer verdier i primærnøkkelen til en annen tabell. Du kan for eksempel ha en ordretabell der hver ordre har et kunde-ID-nummer som tilsvarer en post i en kundetabell. Feltet for kunde-ID er sekundærnøkkelen for ordretabellen.

Verdisamsvar mellom nøkkelfelt utgjør grunnlaget til en tabellrelasjon. Du bruker en tabellrelasjon til å kombinere data fra relaterte tabeller. Anta for eksempel at du har en kundetabell og en ordretabell. I kundetabellen identifiseres hver post av primærnøkkelfeltet ID.

Du kan knytte hver ordre til en kunde ved å legge til et sekundærnøkkelfelt som tilsvarer ID-feltet i kundetabellen, i ordretabellen og deretter opprette en relasjon mellom de to nøklene. Når du legger til en post i ordretabellen, bruker du en verdi for kunde-ID som kommer fra kundetabellen. Når du vil vise informasjon om kunden for en ordre, bruker du relasjonen til å identifisere hvilke data i kundetabellen som tilsvarer hvilke poster i ordretabellen.

En tabellrelasjon i Relasjoner-vinduet

En tabellrelasjon i Relasjoner-vinduet.
Bildeforklaring 1 En primærnøkkel identifiseres av nøkkelikonet ved siden av feltnavnet.
Bildeforklaring 2 En sekundærnøkkel – legg merke til at nøkkelikonet mangler.

Fordeler ved å bruke relasjoner

Det har følgende fordeler å holde data atskilt i relaterte tabeller:

  • Konsekvens    Siden hvert dataelement bare registreres én gang i én tabell, er det mindre fare for tvetydighet eller inkonsekvens. Du lagrer for eksempel kundens navn bare én gang i en tabell for kunder, i stedet for å lagre det gjentatte ganger (og muligens inkonsekvent) i en tabell som inneholder ordredata.
  • Effektivitet    Hvis du registrerer data bare ett sted, bruker du mindre diskplass. Dessuten er små tabeller raskere enn store tabeller. Hvis du ikke bruker separate tabeller for separate emner, introduserer du nullverdier (mangel på data) og redundans i tabellene, og dette kan sløse med plassen og påvirke ytelsen.
  • Forståelse    Utformingen av en database er enklere å forstå hvis emnene deles i tabeller.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Legge til en tabell i en skrivebordsdatabase

Opprett en ny tabell hvis du har en ny datakilde som ikke hører hjemme i noen av de eksisterende tabellene. Du kan legge til en tabell i Access-databasen på flere måter. Du kan for eksempel opprette en ny database, sette inn en tabell i en eksisterende database eller importere eller koble til en tabell fra en annen datakilde, for eksempel en Microsoft Excel-arbeidsbok, et Microsoft Word-dokument, en tekstfil, en webtjeneste eller en annen database. Du kan deretter legge inn data i tabellen for å begynne å definere feltene.

Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du legger til felt i en skrivebordsdatabase, kan du se Legge til et felt i en tabell.

Opprette en ny tabell i en ny skrivebordsdatabase

  1. Klikk Ny > Tom skrivebordsdatabase under Fil.
  2. Skriv inn et filnavn for den nye databasen i Filnavn-boksen.
  3. Klikk mappeikonet hvis du vil lagre databasen på en annen plassering.
  4. Klikk Opprett.

Den nye databasen åpnes med en ny tabell som heter Tabell1. Gi tabellen et nytt navn basert på typen data den skal inneholde.

Opprette en ny tabell i en eksisterende database

  1. Klikk Fil > Åpne, og klikk databasen hvis den er oppført under Siste. Hvis ikke velger du et av alternativene for å bla gjennom for å finne databasen.
  2. Klikk Tabell under Opprett.

En ny tabell legges til og åpnes i dataarkvisning.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Eksterne data

Du kan koble til en rekke eksterne datakilder, for eksempel andre databaser, tekstfiler og Excel-arbeidsbøker. Når du kobler til eksterne data, kan koblingen brukes som om den var en tabell. Avhengig av den eksterne datakilden og måten du oppretter koblingen på, kan du redigere dataene i den koblede tabellen og opprette relasjoner som involverer den koblede tabellen. Du kan imidlertid ikke endre utformingen av de eksterne dataene ved å bruke koblingen.

Importere eller koble for å opprette en tabell

Du kan opprette en tabell ved å importere eller koble til data som er lagret andre steder. Du kan blant annet importere eller koble til data i et Excel-regneark, en Windows SharePoint Services-liste, en XML-fil, en annen Access-database eller en Microsoft Outlook-mappe.

Når du importerer data, oppretter du en kopi av dataene i en ny tabell i den gjeldende databasen. Påfølgende endringer i kildedataene vil ikke påvirke de importerte dataene, og endringer i de importerte dataene påvirker ikke kildedataene. Når du har koblet til en datakilde og importert dataene, kan du bruke de importerte dataene uten å koble til kilden. Du kan endre utformingen av en importert tabell.

Når du kobler til dataene, oppretter du en koblet tabell i den gjeldende databasen som representerer en direkte kobling til den eksisterende informasjonen som er lagret andre steder. Når du endrer data i en koblet tabell, endrer du den i kilden. Når data endres i kilden, vises denne endringen i den koblede tabellen. Du må kunne koble til datakilden når du bruker en koblet tabell. Du kan ikke endre utformingen av en koblet tabell.

 Obs!     Du kan ikke redigere data i et Excel-regneark ved å bruke en koblet tabell. En løsning er å importere kildedataene til en Access-database og deretter koble til databasen fra Excel. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du kobler til Access fra Excel, kan du søke i Hjelp for Excel.

Opprette en ny tabell ved å importere eller koble til eksterne data

  1. Klikk en av de tilgjengelige datakildene i gruppen Importer og koble i kategorien Eksterne data.
  2. Følg instruksjonene i dialogboksene som vises i hvert trinn.

Det opprettes en ny tabell som vises i navigasjonsruten.

 Tips!     Du kan også importere eller koble til en SharePoint-liste. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Importere fra eller koble til en SharePoint-liste.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Bruke et SharePoint-område til å opprette en tabell

Du kan opprette en tabell i databasen som importerer fra eller kobler til en SharePoint-liste. Du kan også opprette en ny SharePoint-liste ved å bruke en forhåndsdefinert mal.

  1. Klikk SharePoint-lister under Opprett, og gjør ett av følgende:
  1. Klikk Kontakter, Oppgaver, Problemer eller Hendelser.
  2. Skriv inn inn URL-adressen for SharePoint-nettstedet der du vil opprette listen, i dialogboksen Opprett ny liste.
  3. Skriv inn et navn på den nye listen og en beskrivelse i boksene Angi et navn på den nye listen og Beskrivelse.
  1. Hvis du vil åpne den koblede tabellen etter at den er opprettet, merker du av for Åpne listen etter fullføring (valgt som standard).

  1. Klikk Egendefinert. I dialogboksen Opprett ny liste skriver du inn URL-adressen til SharePoint-området hvor du vil opprette listen.
  1. Skriv inn et navn for den nye listen og en beskrivelse i boksene Angi et navn på den nye listen og Beskrivelse.
  2. Hvis du vil åpne den koblede tabellen etter at den er opprettet, merker du av for Åpne listen etter fullføring (merket av som standard).

  1. Klikk Eksisterende SharePoint-liste.
  2. Skriv inn URL-adressen til SharePoint-området som inneholder dataene du vil importere, i dialogboksen Hent eksterne data.
  3. Klikk Importer kildedataene til en ny tabell i den gjeldende databasen, og klikk deretter Neste.
  4. Merk av for hver SharePoint-liste du vil importere.

  1. Klikk Eksisterende SharePoint-liste.
  2. Skriv inn URL-adressen til SharePoint-området som inneholder listen du vil koble til, i dialogboksen Hent eksterne data - SharePoint-område.
  3. Klikk Koble til datakilden ved å opprette en koblet tabell, og klikk deretter Neste.
  4. Merk av for hver SharePoint-liste du vil koble til.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Bruke en webtjeneste til å opprette en tabell

Du kan opprette en tabell i databasen som kobler til data på et webområde som har et grensesnitt for webtjenester.

 Obs!     Webtjenestetabeller er skrivebeskyttet.

  1. Klikk Mer og deretter Datatjenester i gruppen Importer og koble i kategorien Eksterne data.
  2. Hvis koblingen du vil bruke, allerede er installert, kan du gå til trinn 5. Ellers fortsetter du med trinnene nedenfor.
  3. Klikk Installer ny tilkobling.
  4. Klikk tilkoblingsfilen du vil bruke, og klikk deretter OK.
  5. Utvid koblingen som du vil bruke, i dialogboksen Opprett kobling til webtjenestedata.
  6. Velg tabellen som du vil koble til. Feltene vises til høyre i dialogboksen.
  7. Gi eventuelt den koblede tabellen et navn i boksen Angi koblingsnavn. Dette navnet brukes på den koblede tabellen i navigasjonsruten.
  8. Klikk OK. Den koblede tabellen opprettes.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Angi tabellegenskaper i en skrivebordsdatabase

Du kan angi egenskapene som gjelder for en hel tabell eller hele poster.

  1. Velg tabellen der du vil angi egenskapene.
  2. Klikk Visning i Visninger-gruppen i kategorien Hjem, og klikk deretter Utformingsvisning.
  3. Klikk Egenskapsside i Vis/skjul-gruppen i kategorien Utforming.

Vis/skjul-gruppen i kategorien Utforming.

  1. Klikk kategorien Generelt på egenskapssiden.
  2. Klikk boksen til venstre for egenskapen som du vil angi, og angi deretter en innstilling for egenskapen. Hvis du vil vise en liste over tabellegenskaper, klikker du Tilgjengelige tabellegenskaper.
  3. Trykk CTRL+S for å lagre endringene.
Bruk denne tabellegenskapen Hvis du vil
Vis visninger på SharePoint-område

Angi om visninger som er basert på tabellen, kan vises på et SharePoint-område.

 Obs!    Effekten av denne innstillingen er avhengig av innstillingen for databaseegenskapen Vis visninger på SharePoint-område.

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Se også.

Underdataark utvidet Utvide alle underdataark når du åpner tabellen.
Høyde på underdataark

Gjør ett av følgende:

  • Hvis du vil utvide underdataarkvinduet for å vise alle rader, kan du angi 0" for denne egenskapen.
  • Hvis du vil kontrollere høyden på underdataarket, kan du angi ønsket høyde.
Retning Angi visningsretningen, avhengig av om språket leses fra venstre mot høyre eller høyre mot venstre.
Beskrivelse Skrive inn en beskrivelse for tabellen. Denne beskrivelsen vises i verktøytips for tabellen.
Standardvisning Angi Dataark, Pivottabell eller Pivotdiagram som standardvisning når du åpner tabellen.
Valideringsregel Skrive inn et uttrykk som må være sant når du legger til eller endrer en post.
Valideringstekst Skrive inn en melding som vises når en post ikke overholder uttrykket i Valideringsregel-egenskapen.
Filtrer Definere vilkår for bare å vise samsvarende rader i dataarkvisning.
Bestill innen Velge ett eller flere felt for å angi standard sorteringsrekkefølge for rader i dataarkvisning.
Navn på underdataark Angi om et underdataark skal vises i dataarkvisning, og hvilken tabell eller spørring som i så fall skal angi radene i underdataarket.
Koble underordnede felt Vise feltene i tabellen eller spørringen som brukes til underdataarket som tilsvarer egenskapen Koble overordnede felt som er angitt for tabellen.
Koble overordnede felt Vise feltene i tabellen som tilsvarer egenskapen Koble underordnede felt som er angitt for tabellen.
Filtrer ved lasting Bruke filtervilkårene i Filter-egenskapen automatisk (ved å angi Ja) når tabellen åpnes i dataarkvisning.
Ordning på ved lasting Bruke sorteringsvilkårene i Sorter etter-egenskapen automatisk (ved å angi Ja) når tabellen åpnes i dataarkvisning.

 Tips!    Hvis du trenger mer plass til å skrive inn eller redigere en innstilling i egenskapsboksen, trykker du SKIFT+F2 for å vise Zoom-boksen. Hvis du angir et uttrykk for Valideringsregel-egenskapen og vil ha hjelp til å utforme uttrykket, klikker du Knappesymbol ved siden av egenskapsboksen Valideringsregel for å vise uttrykksverktøyet.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Legge til et felt i en tabell i en skrivebordsdatabase

Du lagrer hver datadel som du vil spore, i et felt. I en kontakttabell kan du for eksempel opprette feltene Etternavn, Fornavn, Telefonnummer og Adresse. I en varetabell kan du opprette feltene Produktnavn, Produkt-ID og Pris.

Før du oppretter felt, må du dele data inn i de minste delene som gir mening. Det er mye enklere å kombinere data senere enn å skille dem. I stedet for et Fullt navn-felt kan du for eksempel opprette separate felt for etternavn og fornavn. Deretter kan du enkelt søke eller sortere etter fornavn, etternavn eller begge deler. Hvis du skal rapportere, sortere, søke i eller beregne med et dataelement, legger du dette elementet i et eget felt. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du utformer en database og oppretter felt, kan du se koblingene under Se også.

Når du har opprettet et felt, kan du også angi feltegenskapene for å kontrollere utseendet og virkemåten.

Du kan opprette et nytt felt i Access ved å skrive inn data i en ny kolonne i dataarkvisningen. Når du oppretter et felt ved å skrive inn data i dataarkvisningen, tilordnes feltet automatisk en datatype basert på verdien du angir. Hvis det du skriver inn, ikke krever en annen datatype, velges datatypen Tekst, men du kan endre datatypen.

Legge til et felt ved å skrive inn data

Når du oppretter en ny tabell eller åpner en eksisterende tabell i dataarkvisning, kan du legge til et felt i tabellen ved å skrive inn data i kolonnen Legg til nytt felt i dataarket.

Dataark med kolonnen Legg til nytt felt

Bildeforklaring 1 Skriv inn data i den tomme kolonnen Legg til nytt felt.

Slik legger du til et nytt felt:

  1. Opprett eller åpne en tabell i dataarkvisning.
  2. Angi navnet på feltet du vil opprette, i kolonnen Legg til nytt felt. Bruk et beskrivende navn, slik at det blir enklere å identifisere feltet.
  3. Skriv inn data i det nye feltet.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Angi feltegenskaper

Når du har opprettet et felt, kan du angi feltegenskaper for å kontrollere utseendet og virkemåten.

Du kan for eksempel angi feltegenskapene for å gjøre følgende:

  • Kontrollere utseendet til data i et felt
  • Forhindre feil dataregistrering i et felt
  • Angi standardverdier for et felt
  • Gjøre det raskere å søke og sortere i et felt

Du kan angi noen av de tilgjengelige feltegenskapene når du jobber i dataarkvisning. Hvis du vil ha tilgang til og angi den fullstendige listen over feltegenskaper, må du imidlertid bruke utformingsvisning.

Angi feltegenskaper i dataarkvisning

Du kan gi feltet et nytt navn, endre datatypen, endre Format-egenskapen og endre noen av de andre egenskapene for feltet mens du arbeider i dataarkvisningen.

  • Åpne en tabell i dataarkvisning:    Høyreklikk tabellen i navigasjonsruten, og klikk Dataarkvisning på hurtigmenyen.
  • Angi nytt navn for felt:     Når du legger til et felt ved å skrive inn data i dataarkvisningen, tilordnes feltet automatisk et generisk navn. Navnet Felt1 tilordnes til det første nye feltet, Felt2 til det andre nye feltet og så videre. Feltnavnet brukes som standard som feltetikett der feltet vises, for eksempel som kolonneoverskrift i et dataark. Du kan gi feltene nye og mer beskrivende navn som gjør dem enklere å bruke når du viser eller redigerer poster.
  1. Høyreklikk overskriften til feltet som du vil gi nytt navn (for eksempel Felt1).
  2. Klikk Gi kolonnen nytt navn på hurtigmenyen.
  3. Skriv inn det nye navnet i feltoverskriften.

Feltnavn kan bestå av opptil 64 tegn (bokstaver eller tall), inkludert mellomrom.

Endre datatypen for et felt

Når du oppretter et felt ved å skrive inn data i dataarkvisning, undersøker Access dataene for å fastsette en passende datatype for feltet. Hvis du for eksempel skriver inn 01.01.2006, gjenkjennes dataene som en dato, og Dato/klokkeslett angis for feltets datatype. Hvis datatypen ikke gjenkjennes, angis Tekst for datatypen som standard.

Datatypen for feltet bestemmer hvilke andre feltegenskaper du kan angi. Du kan for eksempel bare angi Bare tilføy-egenskapen for et felt som har datatypen Hyperkobling eller Notat.

Det kan hende at du vil endre datatypen for et felt manuelt. Anta at du har romnumre som ligner på datoer, for eksempel 10/2001. Hvis du skriver inn 10/2001 i et nytt felt i dataarkvisning, får feltet automatisk datatypen Dato/klokkeslett. Siden romnumrene er etiketter og ikke datoer, bør de ha datatypen Tekst. Gjør følgende for å endre datatypen for feltet:

  1. Velg kategorien Dataark.
  2. Velg ønsket datatype i gruppen Datatype og formatering i Datatype-listen.

Access-båndsymbol

Endre formatet til et felt

I tillegg til at datatypen for et nytt felt bestemmes, kan det også hende at Format-egenskapen angis for feltet, avhengig av hva du skriver inn. Hvis du for eksempel skriver inn 10:50 AM, angis datatypen til Dato/klokkeslett og Format-egenskapen til Middels klokkeslett. Slik endrer du Format-egenskapen for et felt:

  1. Klikk kategorien Dataark på båndet.
  2. Angi ønsket format i gruppen Datatype og formatering i listen Format.

 Obs!     Format-listen kan være utilgjengelig for visse felt (for eksempel Tekst), avhengig av datatypen for feltet.

Angi andre feltegenskaper

  1. Klikk feltet du vil angi egenskapen for, i dataarkvisning.
  2. Velg ønskede egenskaper i gruppen Datatype og formatering i kategorien Dataark.

Access-båndsymbol

Til toppen av siden Til toppen av siden

Angi feltegenskaper

Du kan angi en feltegenskap ved å åpne tabellen i utformingsvisning.

  • Åpne en tabell i utformingsvisning   : Høyreklikk tabellen i navigasjonsruten, og klikk Utformingsvisning på hurtigmenyen.
  • Endre datatypen for et felt   : Finn feltnavnet du vil angi datatypen for, klikk Datatype-feltet, og velg deretter en datatype fra listen.
  • Angi andre feltegenskaper   : Merk feltet du vil angi egenskaper for, i tabellutformingsrutenettet. Skriv inn innstillingene for hver egenskap i Feltegenskaper-ruten. Trykk CTRL+S for å lagre endringene.

 Obs!     Hvilke egenskaper du kan angi, avhenger av datatypen for feltet.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Tabeller i Access-apper

Access-klienten inneholder utforminger for oppretting og endring av tabeller som lagres på SQL Server. Informasjonen Access må ha for å opprette og vedlikeholde en tabell og egenskaper, som inndatamasker, oppslagsinformasjon og formatering, lagres i en systemtabell (Access.ColumnProperties) i brukerens database. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Opprette en Access-app.

Til toppen av siden Til toppen av siden

 
 
Gjelder:
Access 2013