Innføring i rapporter i Access

Rapporter gir deg en måte å vise, formatere og oppsummere informasjonen i Microsoft Access-databasen din. Du kan for eksempel lage en enkel rapport over telefonnumrene til alle kontaktene dine, eller en sammendragsrapport for totalsalg i ulike regioner og tidsperioder.

I denne rapporten får du en oversikt over rapporter i Access. Du får også lære det grunnleggende om opprettelse av rapporter og å bruke alternativer som sortering, gruppering og oppsummering av data og om hvordan du forhåndsviser og skriver ut rapporten.

 Obs!     Informasjonen i denne artikkelen er beregnet for bruk bare med Access-skrivebordsdatabaser.

I denne artikkelen


Oversikt

Dette kan du gjøre med en rapport

En rapport er et databaseobjekt som er praktisk når du vil presentere informasjonen i databasen din til følgende bruk:

  • Vise eller distribuere sammendrag av data.
  • Arkivere skjermbilder av dataene.
  • Gi detaljer om enkeltposter.
  • Opprette etiketter.

Deler av en rapport

Det er mulig å lage såkalte ubundne rapporter, som ikke viser data, men i denne artikkelen forutsetter vi at rapporten er bundet til en datakilde som for eksempel en tabell eller en spørring. Utformingen av en rapport er delt inn i inndelinger som du kan vise i utformingsvisning. Forståelse av hvordan hver inndeling fungerer kan hjelpe deg å lage bedre rapporter. Inndelingen der du velger å plassere en beregnet kontroll, bestemmer for eksempel hvordan resultatene beregnes i Access. Følgende liste er et sammendrag av inndelingstypene og bruksområdene for dem:

Inndeling Hvordan inndelingen vises når den skrives ut Hvor inndelingen kan brukes
Topptekst i rapport I begynnelsen av rapporten. Bruk toppteksten i rapport til informasjon som vanligvis vises på en forside, for eksempel en logo, en tittel eller en dato. Når du plasserer en beregnet kontroll som bruker mengdefunksjonen Sum i toppteksten i rapporten, er den beregnede summen for hele rapporten. Toppteksten i rapport skrives ut før toppteksten på side.
Topptekst på side Øverst på hver side. Bruk en topptekst på side til å gjenta rapporttittelen på hver side.
Gruppetopptekst På begynnelsen av hver ny gruppe med poster. Bruk topptekst for gruppe til å skrive ut gruppenavnet. I en rapport som er gruppert etter produkt, bruker du for eksempel toppteksten for gruppe til å skrive ut produktnavnet. Når du plasserer en beregnet kontroll som bruker mengdefunksjonen Sum i toppteksten for gruppe, er summen for gjeldende gruppe. Du kan ha flere deler med topptekst for gruppe i en rapport, avhengig av hvor mange grupperingsnivåer du har lagt til. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du oppretter topp- og bunntekster for grupper, kan du se delen Legge til gruppering, sortering eller totalsummer.
Detalj Vises én gang for hver rad i postkilden. Her plasserer du kontrollene som utgjør hoveddelen av rapporten.
Bunntekst for gruppe På slutten av hver ny gruppe med poster. Bruk en bunntekst for gruppe til å skrive ut sammendragsinformasjon for en gruppe. Du kan ha flere deler med bunntekst for gruppe i en rapport, avhengig av hvor mange grupperingsnivåer du har lagt til.
Bunntekst på side Nederst på hver side. Bruk en bunntekst på side til å skrive ut sidetall eller informasjon per side.
Bunntekst i rapport

På slutten av rapporten.

 Obs!     I utformingsvisning vises bunnteksten i rapporten under bunnteksten på siden. I alle andre visninger (for eksempel oppsettvisning, eller når rapporten skrives ut eller forhåndsvises), vises imidlertid bunnteksten i rapporten over bunnteksten på siden, like etter den siste bunnteksten for gruppen eller detaljlinjen på den siste siden.

Bruk bunnteksten i rapport til å skrive ut rapportsummer eller annen sammendragsinformasjon for hele rapporten.

Det er mye lettere å lage meningsfulle rapporter når tabellstrukturen og relasjonene i databasen er gjennomtenkt. Se artikkelen Grunnleggende om databaseutforming hvis du vil ha en innføring i planlegging og utforming av databaser.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Opprette en rapport

Du kan opprette rapporter for Access-skrivebordsdatabasen din ved å følge trinnene nedenfor:

Trinn 1: Velg en postkilde

Som postkilde for en rapport kan du bruke en tabell, en navngitt spørring eller en innebygd spørring. Postkilden må inneholde alle rader og kolonner med data du vil vise i rapporten.

  • Hvis dataene er fra en eksisterende tabell eller spørring, velger du tabellen eller spørringen i navigasjonsruten, og deretter fortsetter du med trinn 2.
  • Hvis postkilden ikke eksisterer ennå, gjør du ett av følgende:
    • Fortsett til trinn 2, og bruk verktøyet for Tom rapport,

eller

  • Opprett tabellene eller spørringen som inneholder de nødvendige dataene. Merk spørringen eller tabellen i navigasjonsruten, og fortsett deretter til trinn 2.

Trinn 2: Velg et rapportverktøy

Rapportverktøyene finner du i Rapporter-gruppen i kategorien Opprett på båndet. Tabellen nedenfor beskriver alternativene:

Verktøy Beskrivelse

Rapport

Oppretter en enkel, tabellarisk rapport som inneholder alle feltene i postkilden du valgte i navigasjonsruten.

Rapportutforming

Åpner en tom rapport i utformingsvisningen, der du kan legge til de nødvendige feltene og kontrollene.

Tom rapport

Åpner en tom rapport i oppsettvisning, og viser feltlisten der du kan legge til felt i rapporten.

Rapportveiviser

Viser en flertrinnsveiviser der du kan angi felt, grupperings- eller sorteringsnivåer og oppsettalternativer.

Etiketter

Viser en veiviser der du kan velge standard eller egendefinerte etikettstørrelser samt hvilke felt du vil vise og hvordan de skal sorteres.

Trinn 3: Opprett rapporten

  1. Klikk på knappen for verktøyet du vil bruke. Hvis det vises en veiviser, følger du trinnene i veiviseren og klikker Slutt på siste side.
    Access viser rapporten i oppsettvisning.
  2. Formater rapporten for å få utseendet du ønsker:
  • Endre størrelsen på felt og etiketter ved å merke dem og deretter dra dem i kantene til de får ønsket størrelse.
  • Flytt et felt ved å velge det (og eventuelt tilhørende etikett) og deretter dra det til den nye plasseringen.
  • Høyreklikk et felt og bruk kommandoene på hurtigmenyen for å slå sammen eller dele opp celler, slette eller velge felt, eller utføre andre formateringer.

I tillegg kan du bruke funksjonene beskrevet i følgende avsnitt for å gjøre rapporten mer tiltalende og lesbar.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Legge til gruppering, sortering eller totalsummer

Den raskeste måten å legge til gruppering, sortering eller summering i en rapport for en skrivebordsdatabase på, er å høyreklikke feltet du vil gruppere, sortere eller summere, og deretter klikke ønsket kommando på hurtigmenyen.

Du kan også legge til gruppering, sortering eller summering ved å bruke ruten Grupper, sorter og summer når rapporten er åpen i oppsett- eller utformingsvisningen:

  1. Hvis ruten Grupper, sorter og summer ikke allerede er åpen, klikker du Grupper og sorter i gruppen Gruppering og summering i kategorien Utforming.
  2. Klikk Legg til en gruppe eller Legg til en sortering, og velg deretter feltet du vil gruppere eller sortere på.
  3. Klikk Mer på en grupperings- eller sorteringslinje for å angi flere alternativer og for å legge til summer.

Hvis du vil ha mer informasjon om gruppering, sortering og summering, kan du se artikkelen Opprette en gruppert rapport eller sammendragsrapport.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Utheve data med betinget formatering

Access inneholder verktøy for å utheve data i en rapport. Du kan legge til regler for betinget formatering for hver kontroll eller kontrollgruppe, og i klientrapporter kan du også legge til datastolper for å sammenligne data i flere poster.

Slik legger du til betinget formatering for kontroller:

  1. Høyreklikk navnet rapporten i navigasjonsruten, og klikk Oppsettvisning.
  2. Velg de nødvendige kontrollene, og klikk Betinget formatering i Formatere kontroll-gruppen i kategorien Format.

 Tips!     Hvis du vil merke flere kontroller, holder du nede CTRL-tasten og klikker kontrollene.

  1. Klikk Ny regel i dialogboksen Behandling av regler for betinget formatering.
  2. I dialogboksen Ny formateringsregel velger du en verdi under Velg en regeltype:
  • Hvis du vil lage en regel som evalueres individuelt for hver post, velger du Kontroller verdier i gjeldende post eller bruk et uttrykk.
  • Hvis du vil lage en regel som sammenligner poster med hverandre ved hjelp av datastolper, velger du Sammenlign med andre poster.
  1. Under Rediger regelbeskrivelsen angir du regelen for når formateringen skal brukes, og hvilken formatering som skal brukes, og deretter klikker du OK.
  2. Hvis du vil lage en ekstra regel for samme kontroll eller kontrollsett, gjentar du prosedyren fra trinn 4.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Tilpasse farge og skrifter

Prøv et av Apptema-alternativene for å tilpasse fargen og skriftene.

  1. Åpne en rapport i oppsettvisningen ved å høyreklikke den i navigasjonsruten og deretter klikke Oppsettvisning.
  2. Klikk Temaer i Rapportoppsettverktøy i kategorien Utforming, og hold markøren over de forskjellige temaene i galleriet for å forhåndsvise effektene. Klikk et tema for å velge det, og lagre deretter rapporten.
  3. Bruk Farger- eller Skrifter-galleriene for å angi farger eller skrifttyper individuelt.


Til toppen av siden Til toppen av siden

Legge til en logo eller et bakgrunnsbilde   

Du kan legge til en logo eller et bakgrunnsbilde i en rapport, og hvis du oppdaterer bildet, skjer oppdateringen automatisk der bildet brukes i databasen.

Slik legger du til eller fjerner et bilde:

  1. Høyreklikk rapporten i navigasjonsruten, og klikk Oppsettvisning.
  2. Klikk posisjonen der du vil legge til bildet i rapporten, og klikk Logo i Topptekst/bunntekst-gruppen i kategorien Utforming.
  3. Naviger til bildet, og klikk Åpne. Access legger til bildet i rapporten.
  4. Hvis du vil fjerne bildet, høyreklikker du det og velger Slett fra hurtigmenyen.

Slik legger du til et bakgrunnsbilde:

  1. Høyreklikk rapporten i navigasjonsruten, og klikk Oppsettvisning.
  2. Klikk Bakgrunnsbilde i Bakgrunn-gruppen i kategorien Format.
  3. Velg et bilde fra Bildegalleri-listen, eller klikk Bla gjennom, merk et bilde, og klikk OK.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Forhåndsvise og skrive ut en rapport

Forhåndsvise en rapport

  1. Høyreklikk rapporten i navigasjonsruten, og klikk Forhåndsvisning. Du kan bruke kommandoene i kategorien Forhåndsvisning til å gjøre følgende:
  • Skrive ut rapporten
  • Justere sidestørrelse eller utforming
  • Zoome inn eller ut, eller vise flere sider om gangen
  • Oppdatere dataene i rapporten
  • Eksportere rapporten til et annet filformat
  1. Klikk Lukk forhåndsvisning
    .

Skrive ut en rapport

Slik skriver du ut en rapport uten å forhåndsvise den:

  • Høyreklikk rapporten i navigasjonsruten, og klikk Skriv ut. Rapporten sendes til standardskriveren.

 Obs!     Hvis du merker rapporten i navigasjonsruten og velger Skriv ut fra kategorien Fil, kan du velge flere utskriftsalternativer, som antall sider og eksemplarer og å velge en skriver.

  • Hvis du klikker Skriv ut, vises en dialogboks der du kan velge skriver, angi antall kopier og så videre før du skriver ut.

Til toppen av siden Til toppen av siden

 
 
Gjelder:
Access 2013