Grunnleggende oppgaver i Access 2010

Komme i gang med Office 2010 Her er noen grunnleggende oppgaver du kan utføre for å få hjelp til å lære hvordan du bruker Microsoft Access 2010.

 


I denne artikkelen


Hva er Access?

Access 2010 er et verktøy for databaseprogramutforming og -distribusjon som du kan bruke til å holde oversikten over viktig informasjon. Du kan beholde dataene på datamaskinen, eller du kan publisere dem på weben slik at andre kan bruke databasen med en webleser. .

Mange begynner å bruke Access når programmet de bruker til å holde oversikten over noe, stadig passer dårligere for oppgaven. Anta for eksempel at du er en arrangementsplanlegger, og du vil holde oversikten over alle detaljene for å få vellykkede arrangementer. Hvis du bruker et tekstbehandlings- eller regnearkprogram til å gjøre dette, kan du lett få problemer med dupliserte og inkonsekvente data. Du kan bruke et kalenderprogram, men det er vanskelig å spore økonomisk informasjon i en kalender.

Relasjonsdatabaser i Access

Enkelte ganger trenger du en relasjonsdatabase for å spore slik informasjon – et enormt datalager som er delt inn i mindre datasamlinger (kalt tabeller) for å fjerne redundans, og deretter relatert basert på felles informasjonsbiter (kalt felt). En relasjonsdatabase for arrangementsplanlegging kan for eksempel inneholde en tabell med kundeinformasjon, en tabell med leverandørinformasjon og en tabell med arrangementsinformasjon. Tabellen med arrangementsinformasjon kan ha et felt for å relatere den til kundetabellen og et felt for å relatere den til leverandørtabellen. Hvis for eksempel telefonnummeret til en leverandør endres, kan også informasjonen endres én gang i leverandørtabellen, i stedet for i hvert arrangement som leverandøren er involvert i.

Access er et verktøy du kan bruke til raskt og enkelt å utvikle relasjonsdatabaseprogrammer som hjelper deg med å behandle informasjon. Du kan opprette en database som hjelper deg med å holde oversikten over nesten alle typer informasjon, for eksempel lager, jobbkontakter eller forretningsprosesser. Access leveres faktisk med maler du kan bruke umiddelbart til å spore en rekke opplysninger, slik at det blir enkelt selv for en nybegynner.

Når du åpner Access

Når du starter Access 2010, vises Microsoft Office Backstage-visning, der du kan hente informasjon om den gjeldende databasen, opprette en ny database, åpne en eksisterende database og vise innhold fra Office.com.

Backstage-visning i Access 2010

Backstage-visning inneholder også mange andre kommandoer du kan bruke til å justere, vedlikeholde eller dele databasene. Kommandoer i Backstage-visning gjelder generelt for hele databaser, og ikke for objekter i en database.

 Obs!   Du kan når som helst gå til Backstage-visning ved å klikke kategorien Fil.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Finne og bruke en mal

Access har mange maler som du kan bruke til å gjøre det raskere å opprette databaser. En mal er en database som er klar til bruk, og som inneholder alle tabellene, spørringene, skjemaene og rapportene som kreves for å utføre en bestemt oppgave. Det fines for eksempel maler som kan brukes til å spore problemer, behandle kontakter eller holde oversikten over utgifter. Enkelte maler inneholder noen eksempelposter som hjelp for å vise hvordan de brukes. Maldatabaser kan brukes som de er, eller du kan tilpasse dem slik at de passer bedre til dine behov.

Gjør følgende for å finne og bruke en mal i databasen:

  1. Klikk Ny i kategorien Fil.
  2. Gjør ett av følgende under Tilgjengelige maler:
  • Hvis du vil bruke en mal du nylig har brukt, på nytt, klikker du Nylige maler, og deretter velger du malen du vil bruke.
  • Hvis du vil bruke en mal du allerede har installert, klikker du Mine maler, og deretter velger du malen du vil bruke.
  • Hvis du vil søke etter en mal på Office.com, klikker du en malkategori under Office.com-maler og velger malen du vil bruke, og deretter klikker du Last ned for å laste ned malen fra Office.com til datamaskinen.

 Obs!    Du kan også søke etter maler på Office.com fra Access. Skriv inn ett eller flere søkeord i boksen Søk etter maler på Office.com, og klikk deretter pilknappen for å søke.

  1. Du kan eventuelt klikke mappeikonet ved siden av Filnavn-boksen for å finne en plassering der du vil opprette databasen. Hvis du ikke angir en bestemt plassering, opprettes databasen på standardplasseringen som vises under Filnavn-boksen.
  2. Klikk Opprett.

Databasen opprettes og åpnes for bruk.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Opprette databaser fra begynnelsen

 Obs!   Hvis du ønsker en grundigere innføring i begrepene bak bruk av Access for å opprette en database, kan du se artikkelen Grunnleggende om databaseutforming.

Hvis ingen av malene innfrir dine behov, eller hvis du har data i et annet program som du vil bruke i Access, kan det hende at du vil opprette en database fra begynnelsen. I Access 2010 har du et valg: en standard database på datamaskinen eller en webdatabase.

 Obs!   Hvis du vil ha mer informasjon om webdatabaser, kan du se artikkelen Bygge en database som skal deles på weben.

Gjør følgende for å opprette en ny database:

  1. Start Access.
  2. Klikk Tom database eller Tom webdatabase i kategorien Ny i Backstage-visning.

 Viktig!   Det du velger her, vil avgjøre hvilke funksjoner som er tilgjengelige i databasen. Databaser på datamaskinen kan ikke publiseres på weben, og webdatabaser støtter ikke enkelte skrivebordsfunksjoner, for eksempel totalverdispørringer.

  1. Skriv inn et navn på databasen til høyre i Filnavn-boksen.

Hvis du vil endre plasseringen der du oppretter filen, klikker du Bla gjennomKnappesymbol ved siden av Filnavn-boksen, blar til og velger den nye plasseringen, og deretter klikker du OK.

  1. Klikk Opprett.

Databasen opprettes, og deretter åpnes det en tom tabell (kalt Tabell1) i dataarkvisning (dataarkvisning: En visning som viser data fra tabeller, skjemaer, spørringer, visninger eller lagrede prosedyrer i et rad-og-kolonne-format. I dataarkvisning kan du redigere felt, legge til og slette data, og søke etter data.).

  1. Markøren plasseres i den første tomme cellen i kolonnen Klikk for å legge til i den nye tabellen.

Hvis du vil legge inn data, kan du begynne å skrive, eller du kan lime inn data fra en annen kilde, som beskrevet i delen Lime inn data fra en annen kilde i en Access-tabell senere i denne artikkelen.

 Obs! 

  • Registrering av data i dataarkvisning ligner mye på registrering av data i Excel-regneark. Hovedbegrensningen er at data må registreres i tilstøtende rader og kolonner, fra det øverste venstre hjørnet i dataarket. Du bør ikke formatere dataene ved å inkludere tomme rader eller kolonner, som du kan gjøre i et Excel-regneark, ettersom du vil bruke unødvendig mye plass i tabellen. Tabellen inneholder bare dataene. All visuell presentasjon av dataene gjøres i skjemaene og rapportene som du utformer senere.

Hvis du ikke vil angi data ennå, klikker du Lukk Knappesymbol.

 Obs!   Tabell1 slettes hvis du lukker den uten å lagre.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Åpne en eksisterende Access-database

 Tips!   Hvis du raskt vil åpne en av de siste databasene som var åpne, klikker du Siste i kategorien Fil, og deretter klikker du filnavnet.

  1. Klikk Åpne i kategorien Fil.
  2. Klikk en snarvei i dialogboksen Åpne , eller klikk stasjonen eller mappen som inneholder databasen du vil bruke, i Søk i-boksen.
  3. Dobbeltklikk mapper i mappelisten til du finner mappen som inneholder databasen.
  4. Når du har funnet databasen, gjør du ett av følgende:
  • Hvis du vil åpne databasen i standard åpningsmodus, dobbeltklikker du den.
  • Hvis du vil åpne databasen med delt tilgang i et flerbrukermiljø (flerbrukerdatabase (delt): En database som gir flere brukere tillatelse til å få tilgang til og endre samme sett med data samtidig.), slik at både du og andre brukere kan både lese og skrive i databasen samtidig, klikker du Åpne.
  • Hvis du vil åpne databasen for skrivebeskyttet tilgang, slik at du kan vise den men ikke redigere den, klikker du pilen ved siden av Åpne-knappen, og deretter klikker du Åpne skrivebeskyttet.
  • Hvis du vil åpne databasen for alenetilgang, slik at ingen andre kan åpne den mens den er åpen, klikker du pilen ved siden av Åpne-knappen, og deretter klikker du Åpne i alenemodus.
  • Hvis du vil åpne databasen for skrivebeskyttet tilgang, klikker du pilen ved siden av Åpne-knappen, og deretter klikker du Åpne som skrivebeskyttet i alenemodus. Andre brukere kan fortsatt åpne databasen, men de har bare skrivebeskyttet tilgang.

Hvis du ikke finner databasen du vil åpne    

  1. Klikk snarveien Min datamaskin i dialogboksen Åpne , eller klikk Min datamaskin i Søk i-boksen.
  2. Høyreklikk stasjonen som du tror inneholder databasen, i listen over stasjoner, og klikk deretter Søk.
  3. Skriv inn søkekriteriene, og trykk deretter ENTER for å søke etter databasen.
  4. Hvis databasen blir funnet, åpner du den ved å dobbeltklikke den i dialogboksen Søkeresultater.

 Obs!   Ettersom søket ble startet fra dialogboksen Åpne, må du klikke Avbryt i denne dialogboksen før databasen åpnes.

Du kan åpne en datafil direkte i et eksternt filformat (for eksempel dBASE, Paradox, Microsoft Exchange eller Excel). Du kan også åpne ODBC-datakilder (ODBC-datakilde: Data og informasjon som er nødvendig for å få tilgang til data fra programmer og databaser som støtter ODBC-protokollen (Open Database Connectivity).) direkte, for eksempel Microsoft SQL Server eller Microsoft FoxPro. En ny Access-database opprettes automatisk i samme mappe som datafilen er plassert i, og koblinger legges til for alle tabellene i den eksterne databasen.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Komme i gang med å bruke den nye databasen

Avhengig av malen du har brukt, må du kanskje gjøre ett eller flere av følgende for å komme i gang med den nye databasen:

  • Hvis dialogboksen Logg på vises med en tom brukerliste, kan du gjøre følgende for å komme i gang:
  1. Klikk Ny bruker.
  2. Fyll ut Brukerdetaljer-skjemaet.
  3. Klikk Lagre og lukk.
  4. Velg brukernavnet du akkurat har angitt, og klikk deretter Logg på.
  • Hvis det vises et tomt dataark, kan du begynne å skrive inn data direkte i dataarket eller klikke andre knapper og kategorier for å utforske databasen.
  • Hvis det vises en Komme i gang-side, kan du klikke koblinger på denne siden for å lære mer om databasen eller klikke andre knapper og kategorier for å utforske databasen.
  • Hvis det vises en Sikkerhetsadvarsel-melding i meldingsfeltet og du stoler på kilden til malen, klikker du Aktiver innhold. Hvis databasen krever pålogging, må du logge deg på igjen.

Når det gjelder datamaskindatabaser og webdatabaser, kan du også starte med et av disse trinnene:

Til toppen av siden Til toppen av siden

Legge til en tabell

Du kan legge til en ny tabell i en eksisterende database ved hjelp av verktøyene i Tabeller-gruppen i kategorien Opprett.

Tabeller-gruppen i kategorien Opprett

 Obs!   I en webdatabase er bare kommandoen Tabell tilgjengelig i Tabeller-gruppen.

Uansett hvilken visning du starter i, kan du alltid bytte til den andre visningen ved hjelp av visningsknappene på statuslinjen i Access-vinduet.

Opprette en tom tabell i dataarkvisning     I dataarkvisning kan du skrive inn data umiddelbart og la Access bygge tabellstrukturen i bakgrunnen. Feltnavn tilordnes numerisk (Felt1, Felt2 og så videre), og Access angir feltdatatyper basert på typen data som du skriver inn.

  1. Klikk Tabell i Tabeller-gruppen i kategorien Opprett Knappesymbol.
  2. Tabellen opprettes, og deretter plasseres markøren i den første tomme cellen i kolonnen Klikk for å legge til.
  3. Når du skal legge til data, begynner du å skrive dem inn i den første tomme cellen, eller du kan lime inn data fra en annen kilde, som beskrevet senere i denne artikkelen. 
  • Hvis du vil endre navn på en kolonne (felt), dobbeltklikker du kolonneoverskriften, og deretter skriver du inn det nye navnet.

 Tips!   Gi hvert felt et navn som gir mening, slik at du vet hva det inneholder uten at du trenger å se på dataene.

  • Hvis du vil flytte en kolonne, merker du den ved å klikke kolonneoverskriften, og deretter drar du den til den ønskede plasseringen. Du kan også merke flere tilstøtende kolonner og dra alle til en ny plassering sammen.

Hvis du vil legge til flere felt i tabellen, kan du enten begynne å skrive inn i kolonnen Klikk for å legge til i dataarkvisning, eller du kan legge til nye felt ved hjelp av kommandoene i gruppen Legg til og slett i kategorien Felt.

Opprette tabell fra utformingsvisning     I utformingsvisning oppretter du først strukturen for den nye tabellen. Deretter bytter du enten til dataarkvisning for å angi dataene, eller du skriver inn dataene ved hjelp av en annen metode, for eksempel med et skjema.

 Obs!   Utformingsvisning er ikke tilgjengelig for tabeller i en webdatabase.

  1. Klikk Tabellutforming i Tabeller-gruppen i kategorien OpprettKnappesymbol.
  2. For hvert felt i tabellen skriver du inn et navn i Feltnavn-kolonnen, og deretter velger du en datatype fra Datatype-listen.
  3. Du kan skrive inn tilleggsinformasjon for hvert felt i kolonnen Beskrivelse. Beskrivelsen som du angir, vises på statuslinjen når innsettingspunktet er i dette feltet og brukes som statuslinjetekst for alle kontroller som du oppretter ved å dra feltet fra Feltliste-ruten til et skjema eller en rapport, og for alle kontroller som opprettes for dette feltet ved hjelp av skjema- eller rapportveiviseren.
  4. Når du har lagt til alle feltene, lagrer du tabellen:
    • Klikk Lagre i kategorien Fil.
  5. Du kan begynne med å skrive inn data i tabellen når som helst ved å bytte til dataarkvisning, klikke den første tomme cellen og skrive inn. Du kan også lime inn data fra en annen kilde, som beskrevet i neste del.

Lage en tabell basert på en SharePoint-liste    Med en SharePoint-liste kan dataene brukes av personer som ikke har Access. I tillegg lagres listedata på en server, som vanligvis gir bedre beskyttelse mot datatap enn filer som er lagret på en stasjonær datamaskin. Du kan enten starte med en ny liste, eller du kan koble til en eksisterende liste. Du må ha tilstrekkelige tillatelser på SharePoint-området der du vil opprette listen. Dette kan variere fra område til område, så kontakt SharePoint-administratoren for å få informasjon om mulighetene dine.

 Obs!   Denne funksjonen er ikke tilgjengelig i en webdatabase.

  1. Klikk SharePoint-lister i Tabeller-gruppen i kategorien Opprett.
  2. Du kan bruke en av listemalene til å opprette en standard SharePoint-liste, for eksempel Kontakter eller Hendelser.

Du kan også velge å opprette en egendefinert liste, eller koble til eller importere en eksisterende liste. Klikk alternativet du vil bruke.

  1. Hvis du velger en av listemalene eller å opprette en egendefinert liste, åpnes dialogboksen Opprett ny liste for å veilede deg gjennom prosessen. Hvis du velger å bruke en eksisterende liste, åpnes dialogboksen Hent eksterne data for å hjelpe deg.

Hvis du vil ha mer informasjon om tabeller, kan du se artikkelen Innføring i tabeller.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Lime inn data fra en annen kilde i en Access-tabell

Hvis dataene er lagret i et annet program, for eksempel Excel, kan du kopiere og lime inn dataene i en Access-tabell. Det fungerer vanligvis best hvis dataene allerede er atskilt i kolonner, slik de er i et Excel-regneark. Hvis dataene er i et tekstbehandlingsprogram, bør du først atskille datakolonnene ved å bruke kategorier, eller ved å konvertere dataene til en tabell i tekstbehandlingsprogrammet, og deretter kopiere dataene. Hvis dataene må redigeres eller endres (for eksempel dele fullstendige navn inn i for- og etternavn), bør du gjøre dette før du kopierer dataene, spesielt hvis du ikke er fortrolig med Access.

Når du limer inn data i en tom tabell, angir Access datatypen for hvert felt ut fra typen data feltet inneholder. Hvis et felt du har limt inn, for eksempel bare inneholder datoverdier, bruker Access datatypen Dato/klokkeslett for dette feltet. Hvis det innlimte feltet bare inneholder ordene "ja" og "nei", bruker Access datatypen Ja/nei for feltet.

Access navngir feltene avhengig av hva programmet finner i den første raden med innlimte data. Hvis den første raden med innlimte data er av samme type som de etterfølgende radene, bestemmer Access at den første raden er en del av dataene og tilordner feltene generiske navn (Felt1, Felt2 og så videre). Hvis den første raden med innlimte data ikke er av samme type som de etterfølgende radene, bruker Access den første raden som feltnavn, og utelukker den første raden i de faktiske dataene.

Hvis Access tilordner generiske navn, bør du gi navnene nye navn så fort som mulig for å unngå forvirring. Bruk følgende fremgangsmåte:

  1. Klikk Lagre i kategorien Fil for å lagre tabellen.
  1. I dataarkvisning dobbeltklikker du hver kolonneoverskrift og skriver inn et navn på kolonnen.
  2. Lagre tabellen på nytt.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Importere eller koble til data fra andre kilder

Det kan hende at du har data som du har samlet i et annet program som du vil bruke i Access. Kanskje du arbeider med personer som lagrer dataene i andre programmer, og vil arbeide med deres data i Access. Eller kanskje du har flere ulike datakilder, og trenger en "landingsplass" der du kan føre dem sammen for å få en mer omfattende analyse.

Ved hjelp av Access er det enkelt å importere eller koble data fra andre programmer. Du kan hente inn data fra Excel-regneark, en tabell i en annen Access-database, en SharePoint-liste eller flere andre kilder. Prosessen varierer noe avhengig av dataene, men disse instruksjonene hjelper deg med å komme i gang:

  1. Klikk kommandoen for filtypen du importerer fra, under Importer og koble i kategorien Eksterne data.

Hvis du for eksempel importerer data fra at Excel-regneark, klikker du Excel. Hvis du ikke ser den riktige programtypen, klikker du Mer.

 Obs!   Hvis du ikke finner den riktige formattypen under Importer og koble, kan det hende at du må starte programmet som du opprinnelig opprettet dataene i, og deretter bruke dette programmet til å lagre dataene i et filformat som Access støtter (for eksempel en delt tekstfil (tekstfil med skilletegn: En fil som inneholder data der de enkelte feltverdiene er atskilt med et tegn, for eksempel komma eller tabulator.)), og deretter importere eller koble til dataene.

  1. Klikk Bla gjennom i dialogboksen Hent eksterne data for å bla til kildedatafilen, eller skriv inn hele banen til kildedatafilen i Filnavn-boksen.
  2. Klikk det ønskede alternativet under Angi hvordan og hvor du vil lagre dataene i den gjeldende databasen. Du kan opprette en ny tabell ved hjelp av de importerte dataene eller opprette en koblet tabell med en kobling til datakilden.
  3. Klikk OK.

Avhengig av valget ditt åpnes dialogboksen Koble objekter eller Importer objekter.

  1. Bruk dialogboksen til å fullføre prosessen. Fremgangsmåten du følger, avhenger av import- eller koblingsalternativet som du velger.
  2. Klikk Fullfør på den siste siden i veiviseren.

Hvis du velger å importere, blir du spurt om du vil lagre detaljene for importoperasjonen som du nettopp fullførte.

  1. Hvis du tror at du vil utføre denne samme importoperasjonen på nytt, klikker du Lagre importtrinn, og deretter angir du detaljene.

Du kan deretter enkelt reprodusere importoperasjonen ved å klikke Lagrede importer i Importer-gruppen i kategorien Eksterne data, klikke importoppsettet og deretter klikke Kjør.

  1. Hvis du ikke vil lagre opplysningene for operasjonen, klikker du Lukk.

Dataene importeres til en ny tabell, og deretter vises tabellen under Tabeller i navigasjonsruten.

Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du importerer data til Access, følger du koblingene under Se også i denne artikkelen.

Til toppen av siden Til toppen av siden

De neste trinnene

Resten av utformingsprosessen varierer, basert på målene dine, men du bør vurdere å opprette spørringer, skjemaer, rapporter og makroer. Denne artikkelen inneholder ikke informasjon om hvordan du oppretter flere databaseobjekter.

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se disse artiklene:

Til toppen av siden Til toppen av siden

Importere data fra et regnearkprogram eller et annet program

Hvis du er kjent med andre database- eller regnearkprogrammer, kjenner du sannsynligvis til det grunnleggende om hvordan disse programmene virker og hva databaser brukes til. Access er annerledes enn mange andre databaseprogrammer ved at du kan opprette relasjonsdatabaser (relasjonsdatabase: En databasetype som lagrer informasjon i tabeller. Bruker samsvarende verdier fra to tabeller for å relatere data i én tabell til data i den andre tabellen. I en relasjonsdatabase lagres vanligvis en bestemt type data bare en gang.). Det er også forskjellig fra de fleste regnearkprogrammer ved at det inneholder verktøy for å utvikle avanserte spørringer, skjemaer og rapporter. Access gir også mange muligheter for å arbeide med andre databaseprogrammer, for eksempel SQL Server.

Importere Excel-regneark til Access

Mange begynner med å utforske Access når de jar bygget en liste i Excel. Excel er et godt utgangspunkt for en liste, men når listen blir større, blir den vanskeligere å organisere og holde oppdatert. Det neste logiske trinnet blir å flytte listen til Access.

En databasetabell har en struktur som ligner et regneark ved at dataene lagres i rader og kolonner. Følgelig er det vanligvis enklere å importere et regneark til en databasetabell. Hovedforskjellen mellom å lagre data i et regneark og lagre data i en database ligger i hvordan dataene organiseres. Bare å importere hele regnearket som en ny tabell i en database vil ikke løse problemene knyttet til organisering og oppdatering dataene, spesielt hvis regnearket inneholder overflødige data. Når du skal løse disse problemene, må du dele regnearkdataene inn i separate tabeller, der hver tabell inneholder relaterte data. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du organiserer data i tabeller, kan du se artikkelen Grunnleggende om databaseutforming.

Access inneholder veiviseren for tabellanalyse, som kan hjelpe deg med å utføre denne prosessen. Når du importerer dataene til en tabell, hjelper veiviseren deg med å dele tabellen inn i separate tabeller, hver bestående av data som ikke er duplisert i noen av de andre tabellene. Veiviseren oppretter også de nødvendige relasjonene mellom tabellene.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Importere Excel-regneark som en tabell i en ny database

  1. Klikk Ny i kategorien Fil, og klikk deretter Tom database.
  2. Skriv inn et navn på den nye databasen i Filnavn -boksen, og klikk deretter Opprett.

Den nye databasen åpne, og det opprettes en ny, tom tabell kalt Tabell1.

  1. Lukk Tabell1.

Når du blir spurt om du vil lagre endringene i utformingen av Tabell1, klikker du Nei.

  1. Klikk ExcelKnappesymbol i gruppen Importer og koble i kategorien Eksterne data.
  2. Klikk Bla gjennom i dialogboksen Hent eksterne data.
  3. Bruk dialogboksen Åpne fil til å finne filen.
  4. Merk filen, og klikk Åpne.
  5. Kontroller at det er merket av for Importer kildedataene til en ny tabell i den gjeldende databasen i dialogboksen Hent eksterne data.
  6. Klikk OK.

Veiviseren for regnearkimport starter og stiller noen spørsmål om dataene.

  1. Følg instruksjonene, og klikk Neste eller Tilbake for å navigere gjennom sidene. På den siste siden i veiviseren klikker du Fullfør.

 Obs!   Access spør om du vil lagre detaljene for importoperasjonen som du nettopp fullførte. Hvis du tror at du vil utføre denne samme importoperasjonen på nytt, klikker du Ja, og deretter angir du detaljene. Du kan deretter enkelt reprodusere operasjonen i fremtiden ved å klikke Lagrede importer i gruppen Importer i kategorien Eksterne data. Hvis du ikke vil lagre detaljene for operasjonen, klikker du Lukk.

Access importerer dataene til en ny tabell, og deretter vises den under Alle tabeller i navigasjonsruten.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Bruke veiviseren for tabellanalyse til å organisere dataene

Når dataene er importert til en Access-tabell, kan du bruke veiviseren for tabellanalyse til å identifisere overflødige data raskt. Veiviseren gir deretter en enkel metode for å organisere data i separate tabeller, slik at de lagres på den mest effektive måten. Access bevarer den opprinnelige tabellen som en sikkerhetskopi, og deretter opprettes nye tabeller som du kan bruke som grunnlag for databaseprogrammet.

  1. Åpne Access-databasen som inneholder tabellen som du vil analysere.
  2. Klikk Analyser tabell i Analyser-gruppen i kategorien Databaseverktøy.

Veiviseren for tabellanalyse starter.

De første to sidene av veiviseren inneholder en kort opplæring, komplett med knapper som du kan klikke for å se eksempler. Hvis du ikke ser de innledende sidene, men i stedet ser en avmerkingsboks merket Vis innledende sider, merker du av for dette alternativet, og deretter klikker du Tilbake to ganger for å se innledningen. Hvis du ikke vil se de innledende sidene når du har lest dem, kan du fjerne merket for Vis innledende sider.

  1. På siden Hvilken tabell inneholder felt med verdier som gjentas i mange poster? velger du tabellen du vil analysere, og deretter klikker du Neste.
  2. Du kan la veiviseren bestemme hvilke felt som skal plasseres i hvilke tabeller, eller du kan bestemme dette selv. Hvis du følger veiviserens forslag, kan du fortsatt foreta endringer i tabelloppsettet på neste side i veiviseren.

 Obs!   Hvis du lar veiviseren bestemme hvilke felt som skal plasseres i hvilke tabeller, er det ikke sikkert at valgene alltid passer til dataene, spesielt hvis det ikke er mye data å arbeide med. Du bør kontrollere veiviserens resultater nøye. På den andre siden kan veiviseren foreslå en mer effektiv organisering enn den du har tenkt på, så det er en god idé å i det minste prøve veiviserens forslag én gang. Hvis du ikke liker forslagene, kan du fortsatt omorganisere feltene manuelt, og du kan alltid klikke Tilbake og organisere alle feltene selv.

  1. Klikk Neste. På denne siden kan du angi hvilke tabeller som inneholder hvilke felt. Hvis du velger å la veiviseren bestemme, skal det vises flere tabeller koblet sammen med relasjonslinjer. Hvis ikke, oppretter Access bare én tabell som inneholder alle feltene. I begge tilfellene kan du foreta endringer på denne siden.
  • Du kan dra feltene fra en tabell til et tomt område på siden som inneholder disse feltene. Access ber deg om å angi et tabellnavn.
  • Du kan dra felt fra en tabell til en annen hvis du tror de blir lagret mer effektivt der.
  • De fleste tabeller blir gitt et felt for ID eller Generert entydig ID. Hvis du vil ha mer informasjon om ID-feltene, klikker du Tips øverst til høyre i veiviseren.
  • Hvis du vil angre en endring, klikker du Angre.
  • Hvis du vil gi nytt navn til en tabell, dobbeltklikker du tittellinjen, skriver inn det nye navnet, og deretter klikker du OK.
  1. Når du har feltene organisert slik du vil ha dem, klikker du Neste.
  2. Hvis veiviseren finner poster som har svært like verdier, identifiseres disse verdiene som mulige typografiske feil, og et skjermbilde vises der du kan bekrefte hva du vil gjøre med dem. Bla gjennom listen for å finne noen som har verdier i kolonnen Retting, og deretter klikker du det aktuelle elementet i rullegardinlisten. Velg (Ingen endringer) for å hindre veiviseren i å foreta endringer med verdien. Når du er ferdig, klikker du Neste.
  3. Veiviseren spør om du vil opprette en spørring som ligner på den opprinnelige tabellen. Hvis du allerede har bygget skjemaer og rapporter som er basert på den opprinnelige tabellen, er det en god ide å opprette en slik spørring. Hvis du velger Ja, lag spørringen, gir veiviseren nytt navn på den opprinnelige tabellen ved å føye til "_OLD" i tabellnavnet, og deretter gis den nye spørringen navn ved hjelp av navnet på den opprinnelige tabellen. Skjemaene og rapportene som var basert på tabellen, bruker nå spørringen for dataene, og de forsetter å fungere som før.
  4. Klikk Fullfør.

Veiviseren oppretter de nye tabellene som angitt, og deretter åpnes dem. Lukk dem når du er ferdig med å kontrollere resultatene.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Arbeide med data fra andre programmer

Access 2010 har funksjoner for å arbeide med data som er lagret i andre programmer.

Opprette en ny Access-database som kobler til data i et annet filformat     Du bruke Access til å åpne en fil med et annet filformat, for eksempel tekst-, dBASE- eller regnearkformat. Access lager automatisk en Access-database og kobler filen.

  1. Start Access.
  2. Klikk Åpne i kategorien Fil.
  3. Klikk filtypen du vil åpne, i listen i dialogboksen Åpne. Hvis du ikke er sikker på filtypen, klikker du Alle filer (*.*).
  4. Hvis det er nødvendig, blar du til mappen som inneholder filen som du vil åpne. Når du finner filen, dobbeltklikker du den for å åpne den.
  5. Følg instruksjonene i veiviseren. På den siste siden i veiviseren klikker du Fullfør.

Importere eller koble data til en eksisterende Access-database     Du kan importere data fra andre kilder og programmer til Access-tabeller slik at dataene plasseres i Access-filen, eller du kan koble til dataene fra Access slik at dataene forblir i den opprinnelige filen (utenfor Access-filen).

  1. Klikk formatet som dataene er lagret i, i gruppen Importer og koble i kategorien Eksterne data.

Du kan importere eller koble til data fra følgende kilder:

  • Excel    Du kan hente inn data fra et regneark eller et navngitt område i en Excel-arbeidsbok. Hvert regneark eller navngitt område må importeres eller kobles separat.
  • Access    Dette er svært nyttig for å skille prosessen fra dataene, og opprette en delt database. Det vil si at du kan bruke én database der du plasserer alle skjemaene, rapportene og makroene dine, og dataene dine oppbevares i en annen database. Deretter kan du utvikle forbedringer uten å avbryte arbeidet til andre. Du kan også kombinere data fra mange ulike Access-databaser i én, slik at det bli enklere å oppsummere data på tvers av avdelinger eller mellom forretningspartnere.
  • ODBC-database    Mange programmer støtter dette formatet, inkludert mange databaseserverprodukter. Dette hjelper deg med å lage databaser som fungerer som "landingsplasser", der du kombinerer data fra ulike systemer.
  • Tekstfil    Du kan koble til en enkel tekstfil, og kan til og med bruke Access til å endre innholdet i denne filen. Dette kan bidra til at Access-dataene blir enklere å bruke i en hel rekke programmer.
  • XML-fil    Dette formatet gir også kompatibilitet med en rekke andre programmer, inkludert enkelte webservere.
  • SharePoint-liste    Dette gjør at dataene dine kan brukes med en webleser, som er standardmetoden for å bruke en SharePoint-liste.
  • Datatjenester    Du kan koble til webdatatjenester i bedriften.
  • HTML-dokument    
  • Outlook-mappe    Du kan koble til Outlook-mapper, slik at det blir enklere å integrere kontaktinformasjonen med resten av dataene.
  • dBase-fil    dBase er et populært alternativt databasesystem som støttes av Access

Dialogboksen Hent eksterne data vises.

  1. Følg instruksjonene i dialogboksen.

Access vil importere eller koble dataene til databasen. For de fleste formater må du angi plasseringen for dataene, og deretter velger du hvordan du vil at dataene skal lagres i databasen.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Bruke en database fra en tidligere versjon i flere versjoner av Access

Hvis Access-databasen eller Access-prosjektet er opprettet i Access 2000 eller senere, kan du bruke databasen eller prosjektet i versjonen av Access som de ble opprettet i, eller i alle senere versjoner – selv om filen er sikkerhetsaktivert. Access 2000-filer kan for eksempel brukes i Access 2000, Access 2002, Access 2003, Access 2007 og Access 2010.

Det kan hende at du er i en situasjon hvor du vil beholde dataene i en tidligere versjon av Access, men du har brukere med en nyere versjon av Access som vil koble til disse dataene, men fremdeles vil bruke noen av funksjonene i den nyere versjonen. Løsningen er å opprette en frontdatabase i den nyere versjonen (som inneholder skjemaer, rapporter, spørringer, makroer, men ingen tabeller) og koble den til tabellene i filen i den tidligere versjonen. Bruk én av de følgende fremgangsmåtene, avhengig av om databasen befinner seg i én fil eller om den allerede er delt inn i et front-/bakprogram (front-/bakprogram: Et databaseprogram som består av en "bak"-databasefil som inneholder tabeller, og kopier av en "front"-databasefil som inneholder alle andre databaseobjekter med koblinger til "bak"-tabellene.).

Bruke en Access-databasefil i flere versjoner av Access

Hvis alle tabellene, skjemaene og de andre objektene i den tidligere versjonen av Access-databasen befinner seg i én MDB-fil, og du vil bruke databasen i flere versjoner av Access, kan du opprette en ny frontdatabase i en nyere versjon og koble den til den opprinnelige filen. Brukere som har den tidligere versjonen av Access, kan fortsatt bruke den opprinnelige databasen. Brukere som har den nyere versjonen, kan bruke den nye frontdatabasen til å koble til de samme dataene. Du kan opprette flere frontversjoner hvis du må tilpasse til flere versjoner av Access.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Trinn 1: Ta en kopi av den eksisterende databasen, og lagre den i et nytt format

Bruk den følgende fremgangsmåten til å konvertere databasen til ett av de tre siste formatene: Access 2000, Access 2002-2003 eller Access 2007. Denne kommandoen bevarer den opprinnelige databasen i det opprinnelige formatet og oppretter en kopi i formatet som du angir.

  1. Lukk Access-filen. Hvis filen er en flerbruker-Access-database plassert på en server eller i en delt mappe, kontrollerer du at ingen andre har den åpen.
  2. Start Access 2010.
  3. Klikk Åpne i kategorien Fil.
  4. Bla gjennom til plasseringen av filen du vil konvertere, og deretter dobbeltklikker du den for å åpne den.

 Obs!   Hvis dialogboksen Databaseutvidelse vises med spørsmål om du vil utvide databasen, klikker du Nei.

  1. Hvis et skjema åpner når du starter databasen, lukker du skjemaet.
  2. Klikk Lagre database som i kategorien Fil.
  3. Skriv inn et navn på den nye databasen i dialogboksen Lagre som.

 Obs!   Med mindre du vil lagre den nye databasen på et annet sted, må navnet være forskjellig fra navnet på den opprinnelige databasen. Uansett er det vanligvis best å bruke et annet navn, slik at du enkelt kan skille mellom frontdatabasen og bakdatabasen. Hvis du konverterer til Access 2007-format, endres imidlertid filtypen fra MDB til ACCDB, slik at du kan bruke det samme filnavnet.

  1. Klikk Lagre.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Trinn 2: Del den kopierte databasen, og bruk den opprinnelige filen som bakdatabasen

Del den konverterte databasen ved å bruke følgende fremgangsmåte:

  • Klikk Access-database i Flytt data-gruppen i kategorien Databaseverktøy. Knappesymbol
  • Klikk Del database i dialogboksen Databaseoppdeling.

 Obs!   Du kan lage en sikkerhetskopi hvis du vil, men du kan også bare gjenopprette kopien ved å bruke den opprinnelige databasen.

  • Skriv inn et navn på bakdatabasen, og klikk deretter Del.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Trinn 3: Koble den nye frontdatabasen til den opprinnelige databasen

  1. Slett bakdatabasen som databaseoppdelingsverktøyet opprettet – og pass på at du ikke sletter den opprinnelige databasen.
  2. Koble den nye frontdatabasen til tabellene i den opprinnelige databasen: Klikk Tabellkoblingsbehandling i gruppen Importer og koble i kategorien Eksterne data. Knappesymbol
  3. Klikk Merk alt, og merk deretter av for Spør alltid etter ny plassering.
  4. Klikk OK, bla til databasen i den tidligere versjonen, og deretter dobbeltklikker du den.

Hvis alt går bra, viser Access en melding om at alle valgte koblede tabeller ble oppdatert.

Du kan nå utvide den nye frontdatabasen til å støtte nye funksjoner for brukere som har nyere versjoner av Access. Brukere som har tidligere versjoner, kan forsette å bruke databasen i den tidligere versjonen.

Til toppen av siden Til toppen av siden

Bruke et front/bakprogram i flere versjoner av Access

Hvis Access-databasen allerede er et frontprogram/bakprogram (front-/bakprogram: Et databaseprogram som består av en "bak"-databasefil som inneholder tabeller, og kopier av en "front"-databasefil som inneholder alle andre databaseobjekter med koblinger til "bak"-tabellene.), kan du konvertere fronten til et nytt filformat. Ingen endringer er nødvendige for bakdatabasen.

Den følgende fremgangsmåten viser hvordan du bruker kommandoen Lagre database som til å konvertere frontdatabasen til et av de tre nyeste formatene: Access 2000, Access 2002-2003 eller Access 2007. Denne kommandoen bevarer den opprinnelige databasen i det opprinnelige formatet og oppretter en kopi i formatet som du angir.

  1. Lukk frontdatabasen. Hvis filen er en flerbruker-Access-database plassert på en server eller i en delt mappe, kontrollerer du at ingen andre har den åpen.
  2. Start Access 2010.
  3. Klikk Åpne i kategorien Fil.
  4. Bla gjennom til plasseringen av frontdatabasen, og deretter dobbeltklikker du den for å åpne den.

 Obs!   Hvis dialogboksen Databaseutvidelse vises med spørsmål om du vil utvide databasen, klikker du Nei.

  1. Hvis et skjema vises når du åpner databasen, lukker du skjemaet.
  2. Klikk Lagre database som i kategorien Fil.
  3. Skriv inn et navn på den nye databasen i dialogboksen Lagre som.
  4. Klikk Lagre.

Du kan nå forbedre den nye frontdatabasen slik at den støtter nye funksjoner.

Til toppen av siden Til toppen av siden

 
 
Gjelder:
Access 2010